大数据时代高校档案数据的共享策略

文玉花 郭 斐

(1.山东警察学院 办公室，山东 济南 250200；2.齐鲁师范学院 继续教育学院，山东 济南 250013)

在“数据为王”的时代，大数据技术飞速发展，随着新一代信息技术的广泛运用和智能科学、数据科学等科学范式的应用，高校档案信息化建设快速发展，档案数据海量产生，爆炸式的增长速度难以想象。高校档案信息的记录方式、存储模式和传播途径发生了新的变化，“原生环境数据化、形成方式数据化、来源形态数据化”的档案形成生态逐渐形成[1]5。档案管理主体逐渐由传统的实体档案、数字档案演变为以数据档案为主，档案资源由此实现了从数字化向数据化的重大转变。如何实现档案数据的多样利用有效共享，成为高校档案部门研究的重要课题。

一、档案数据的内涵

1992年，冯惠玲教授发文《档案工作现代化的重大课题——论档案计算机检索的数据准备》，首次提出“档案数据”的概念，开拓出档案学研究的新领域，相关研究随之兴起[2]41-45。随着大数据时代的到来，国内学者对档案数据的关注度急剧攀升，研究质量和数量、深度与广度达到高峰。档案数据在档案学研究中出现的频次逐渐增加，成为档案学领域的重要概念并广泛应用。然而，通过梳理相关文献发现，对于档案数据内涵研究的成果较少，还没有形成统一认识。于英香认为档案数据是一种具备档案属性的数据，包括电子文档、数字资源等[3]153。陶水龙指出档案数据是大数据中具有档案属性的数据，包括数字化档案和电子档案等[4]94。王金玲将档案数据界定为档案目录信息资源、档案信息内容资源、多媒体信息资源、档案应用信息资源、档案实体信息资源和档案馆库信息资源六种类型[5]61。查阅已有文献，发现对档案数据的研究还没有明确的概念内涵。基于学者们从不同角度对档案数据内涵研究的基础上，金波等将档案数据诠释为“数据化的档案信息及具备档案性质的数据记录”[1]7。随着大数据技术的不断发展，档案数据作为新的研究热点，其内涵还需要进一步加深研究，将会不断出现新的阐释。

当前，国内对于档案数据共享研究文献较少。杨鹏分析了档案数据共享面临的中心化存储、整合效率低、数据孤岛等问题，提出了基于区块链技术的档案数据共享策略[6]105-112。余友辉提出了建立高校档案数据平台共享机制实现数据共享[7]195-197。赵善栋认为高校档案数据共享应加强协同机制，健全共享标准，构建安全保障机制、建设专业人才队伍[8]128-130。袁绍晚对城建档案数据共享进行了研究，提出建立共享平台、打造共享文化、建立数据管理组织、提升业务人员数据素养等策略[9]85-89。综上所述，档案数据共享属于基础性研究焦点，目前缺乏大量的更深层次的研究内容。

二、高校档案数据共享的必要性

随着社会共享时代的到来，通过资源的共享，可以减少资源闲置带来的浪费，实现资源的有效利用和进一步优化配置。高校档案数据通过多样化的利用，让静止的数据动起来，充分挖掘档案的社会价值，满足大众的利用需求，已经成为档案管理工作发展的必由之路。

(一)政策标准新要求

《“十四五”全国档案事业发展规划》就档案利用服务发展目标提出，“以人民为中心的档案服务理念深入人心，档案开放力度明显加大、共享程度显著提高、利用手段更加便捷，档案资政服务、公共服务、文化教育能力明显提升”[10]19，明确指出了当前我国档案数据资源共享的发展趋势和目标要求。

(二)信息技术发展新要求

近年来，信息技术革命的蓬勃发展，极大推动了数据化时代的进程。档案作为记录原始信息的重要载体，在不断发展的技术环境中，正在实现由“模拟态”“数字态”向“数据态”的转变，为档案数据资源共享提供了广阔的发展空间。巨量的馆藏实体档案经过数字化建设转换为易于管理的数字档案，在新一代信息技术背景下，通过人工智能、大数据手段，完成了数字化向数据化的逐渐演进，海量优质档案数据的存储为利用和共享打下了坚实的基础。现代网络信息技术的发展，是档案数据共享得以实现的重要因素。计算机技术的普及，网络的广泛应用，信息技术的日臻成熟，简化了档案管理工作流程，提高了服务质量和效率。档案管理与数据库技术、超文本技术、网络通信技术相融合，克服了时空限制对共享造成的阻碍，为数据的采集、查询和利用提供了有力的支持。大数据技术手段的应用，为档案数据利用者提供丰富的在线服务途径，满足其阅览需求，档案数据资源的社会共享有了技术保障，从而使档案数据的社会服务职能得到进一步深化。

(三)档案管理内在发展新要求

三、高校档案数据共享的现状分析

目前，高校档案数据更多限于学校档案部门内部查询利用，开放共享意识欠缺，严重制约了档案数据社会价值的有效发挥。

(一)缺乏档案数据共享意识和共享服务体系

大部分高校档案数据共享意识欠缺，利用服务不充分，靠前一步、主动作为理念淡薄。传统的档案管理模式下，档案部门的服务对象主要是校内师生员工。社会利用者查询档案数据信息，需要提供身份证、毕业证、介绍信等相关有效身份证件，查询手续复杂繁琐，费时费力。

完善的档案数据共享服务体系的构建是档案数据共享的重要基础，是直接影响档案数据共享质量和效果的主要因素。当前许多高校还没有建立针对数据共享的服务体系和平台，学校内部的行政管理部门各自为政，大部分数据仍然在部门数据系统存储使用，没有及时传输到学校的档案管理系统，部门墙依然存在。虽然部分高校建立了档案数据共享平台，但是提供的开放数据数量少质量低、内容和品种单一，并且共享方式和途径有限，服务效率低下，严重影响了档案数据的利用。

(二)档案数据缺乏统一规范，存在安全隐患

高校档案数据来源广泛，内容繁杂，数量庞大，质量参差不齐。学校各部门工作职能不同，形成的档案数据的类别和内容不同。部门根据自身的业务特点建设的数据系统，与其他部门和学校的档案管理系统相互独立、分散、异构，数据内容和格式千差万别，形成了“信息孤岛”，相互之间有着巨大的关联价值却得不到充分利用，极大地影响了档案数据共享。不同的软件系统形成的数据在精准性、完备性、规范性、稳定性方面存在着一定的差异，缺乏统一的标准规范，影响了档案数据的利用需求。

高校档案数据数量巨大，类目众多，内容丰富，涉及到公共安全、国家机密、个人隐私等，特别是数据在网络环境下运行，安全隐患日益增加。档案数据面临被黑客入侵的风险，黑客借助于网络攻击、系统漏洞、传播计算机病毒等方式，致使档案数据被篡改、窃取、泄露等；档案数据基础设施包括存储设备、运行设备、一体机和其他软硬件设施的老化损坏、更新换代缓慢；档案人员专业操作能力不强、技术水平欠缺、操作不当等，诸多隐患直接影响着档案数据共享的安全利用。

(三)档案数据开放尺度难以把握，利用共享形式单一

高校办公系统的广泛运用，特别是在线归档方式和技术的发展，为档案数据共享提供了巨量数据资源。面对海量的档案数据，数据开放与利用限制经常存在冲突，难以掌握开放方式与权限管控的尺度。权限管控严格，业务流程不畅通；权限管控放松，难以保证数据安全。如何界定开放程度是共享面临的实际问题。目前，大多数高校仍沿用传统服务方式，档案部门通过内部查询，将所需数据提供给利用者，服务方式单一，极大限制了档案数据的利用需求。

根据机器人的作业任务需求及高压室环境模型，机器人要求具有较大的工作空间并且具有较高的自由度以便完成复杂的检测和操作任务。考虑采用机械臂搭载多功能末端工具盘的设计方案，机械臂保证多功能末端工具盘达到指定的位姿，由多功能末端工具盘完成指定的检测和操作任务。机械臂采用的是UR5型六关节机械臂。根据该机械臂的构型和结构参数，通过Denavit-Hartenber法建立各连杆的坐标系，如图12所示，并推导相应的运动学方程。运动学方程表示为：

四、高校档案数据共享的策略探析

高校档案数据共享，必须强化以人民为中心的理念，以提升服务能力和水平为目标，从“建设共享平台、构建保障体系，确立开放方式，创新服务模式”等四个方面着手。

(一)建设高校档案数据共享平台

随着“互联网”、5G技术、云计算、区块链、人工智能的发展，档案管理智能化建设受到了前所未有的关注。特别是通过建设共享平台进行统一存储并对外提供档案访问数据，使迅速发展的档案数据化完全顺应了“让数据多跑路”的时代要求。构建基于新一代信息技术的档案数据共享平台，实现档案实体管理向智慧型档案数据管理的转化，提升利用效能，让利用者方便快捷地获取和利用档案数据，对于提升档案管理服务能力，具有广阔发展前景和重要应用价值。

高校档案数据共享平台是依赖网络技术，集采集、存储、发布、利用等功能的软硬件集合体，以丰富的档案数据资源为基础，面向学校各部门业务开展、管理决策、师生员工利用和社会共享提供工具支持，进行复杂的档案数据检索以及快捷准确地在线查询，高效地分析处理巨量数据，是各项档案数据利用的技术支撑，是顺应信息化技术水平发展、服务档案利用共享的架构平台，具有监测分析档案数据运行及规范档案数据共享管理体系等功能。平台贮存学校各个历史阶段的教学、科研、行政、党群、基建、财会、人事等多方面工作的大量数据。档案部门利用现代信息技术将巨量数据资源统一汇聚到档案数据共享平台，通过大数据技术手段进行融合融通，及时实现准确有效的开放利用服务。建立共享平台，实现传统档案管理向以大数据为核心的全方位一体化的智慧型管理的快速转型，为学校各项工作的开展提供精细化、深层次的数据利用赋能，满足广大利用者精准快捷的服务需求，实现高校业务流程、应用平台、数据资源无缝集成，数据信息交互共享高度融合。平台以保密原则为基础，整合数据资源，减少数据流通的壁垒，逐步实现档案数据的校内共享、校际共享和社会共享。

(二)构建高校档案数据共享保障体系

一是构建数据采集保障体系。完整齐全、质量上乘的档案数据是共享平台建设的基础。数据的数量及质量关乎整个平台的运行和共享的效果，因此数据采集和存储在平台建设中处于重要地位。

首先，要统一数据采集与存储标准。保障档案数据共享平台正常运转，档案部门必须统一规范各部门数字化采集、数据化存储以及信息化传输，保证每个服务器终端与档案数据共享平台快速对接，否则数据的存储和调用会出现技术问题。档案数据的边界在大数据背景下逐渐扩展，信息存储能力不断增强，扩大了档案的保存范围。将OA办公流程与电子文件归档、电子档案管理流程对接，通过电子文件归档与电子档案管理原型系统实现对电子档案数据的有效管理。建立档案数据共享机制和服务体系，促进档案数据的多样化利用。各部门既要加强多元数据、综合数据、完整数据、全面数据的收集，又要注重底层化、复杂化、碎片化数据的采集，实现“应归尽归、应收尽收、应管尽管”，为档案数据利用提供数据保障。

其次，采集数据要从最关键的数据开始。通过适度的自顶向下的规划，对档案数据进行仔细梳理具体分析，形成源端的数据资源目录、数据湖的数据资源目录、利用共享的数据资源目录，明确档案数据共享的具体内容，便于在采集时目的明确、重点掌握。同时关注自底向上的需求调研，采用问卷调查等形式积极了解利用者的关注热点，以需求促开放。另外，要将价值高、利用率高、难度大的数据，放在采集的首位，具有跨部门价值的数据应采尽采。

二是构建安全保障体系。保障平台运行安全和数据本身无损及安全存储使用，确保个人隐私、公共安全和国家机密安全，是实施共享的关键因素。

一方面，要保障数据共享平台安全。安全是档案数据共享平台管理工作的重中之重[11]49，是平台运行的生命线，必须制定严格的监督管理机制和全面的安全保障制度，加强平台的管理和应用，确保在网络环境下安全高效运行。档案数据共享平台要具有防火墙技术、平台自身防注入、系统补丁等主动防御机制，提升系统的自动防御能力。针对自然灾害可能造成的破坏，制定相应的应急措施减小系统损失，采取数据异质异地备份等方式对数据进行有效保护，确保系统及时恢复运行。对硬件设备定期检查更新，及时安装杀毒软件，防范黑客和计算机病毒入侵。对档案管理人员实施操作规程培训，提高安全管理意识，明确岗位责任，严禁操作不当造成损失。

另一方面，要保障数据安全。随着《国家数据安全法》《网络安全法》《个人隐私保护法》等陆续颁布，数据安全深刻影响着高校档案数据开放共享的进程。大数据时代，档案数据已经成为学校宝贵的数字资产和财富，是促进学校事业发展的要素之一。从保密角度出发，保障档案数据全生命周期的管理和数据处理合乎法律规范，重点关注数据的应用场景和隐私安全以及敏感数据保护，由单一平台或数据，扩展到覆盖数据的所有环节和应用场景，重视数据角色权限管理。数据平台安全作为最底端、最基本组件要为其上数据的运行提供安全保障；数据管理安全是在数据的流转过程中提供保护功能；最顶端的隐私安全是以数据安全为基础对敏感数据的有效保护。要建立贯穿于数据平台安全、数据管理安全、隐私保护安全全过程的合规处理机制。

(三)确立高校档案数据开放共享方式

如何界定开放的程度是高校档案数据共享面临的主要问题，因此要根据数据内容和具体利用对象确定不同开放方式。

完全开放：利用者查询档案数据不需要走审批流程，不受时间和地域的限制，随时需要随时查询，实现了全面利用共享。对于完全开放的档案数据，可以统一上传至共享平台公共数据库，由平台统一存储和管理，各参与部门无条件利用共享，并提供线上档案目录和全文数据的公开检索及查阅服务。

可控开放：档案数据查询使用时必须经相关部门负责人进行审批的数据，对于可控开放数据，由于安全保密性要求较高，宜采取全文数据库分布存储于学校档案系统，由档案部门管理维护，学校只向平台传输数据目录，平台建立统一目录检索体系，线上提供目录检索、查询。利用者通过网上提交预约查询申请和相关身份证明材料，档案部门依据查阅权限审批，以事先约定方式反馈。

不可开放：包括学校档案部门从数据资源安全性出发，明确禁止开放的档案数据和具体部门明确标识不予开放的档案数据。对于涉密数据，严格执行有关保密工作规定，其档案数据只能存储于独立的涉密计算机或系统内，不得在非涉密的网络系统利用。

众多的档案数据属于哪种开放形式不是由数据本身所决定的，而是由数据和利用对象共同决定的，离开利用对象谈某个档案数据是否可以开放很难具备实际操作性。不同类型的开放方式，为数据的收集和保管工作提供了依据，提升了数据的利用水平，间接降低了档案数据共享成本，在安全的共享环境下，体现了档案的参考、凭证价值，保证了共享平台下载的档案数据的法律效力[12]114。

(四)创新高校档案数据共享服务模式

大数据时代，档案数据共享是档案部门创新服务方式的重要举措。档案部门要及时调整工作思路，不断改变信息化背景下的档案管理方式和服务模式，提升档案服务现代化水平，真正实现“让数据多跑路，群众少跑腿”的服务理念，在科技发展突飞猛进的时代，档案数据利用途径更加方便快捷。

智能语音电话服务。将广大师生关注度高、咨询量大、急需解决的问题纳入智能语音系统内，形成语言简捷、逻辑清晰、指向明确的解答内容，全天24小时开展个性化的语音服务，提高了档案数据利用共享的便捷性和实效性。

共享平台远程查询。在档案数据共享平台，完全开放信息不需要注册，上网即可浏览。对于可控开放信息，可在平台注册并实名认证通过线上线下相结合的方式远程利用。实名认证在填写身份证信息后，再通过支付宝实名认证或银联实名认证等方式确认身份信息。

档案微信公众号。微信是拥有海量用户的自媒体平台，微信公众号与档案管理相融合，档案微信公众号应运而生。利用者通过微信平台关注档案微信公众号，可以了解高校最新档案数据，同时可以实现便捷的档案查询预约，线上提交查档申请，注明查阅内容和用途，上传有效身份信息，在系统设定的时间内获取纸质档案。档案微信公众号开创了档案数据利用共享服务新模式。

五、结语

新一代信息技术背景下，档案数据共享已成为档案管理工作面临的重要挑战。高校档案部门要充分认识共享的必要性，直面问题，转变传统的服务理念，充分利用先进的信息技术手段，积极构建共享平台和保障体系，不断开发和挖掘便捷的服务途径，加大档案数据的开放力度，满足新时期档案数据利用多样化需求，促进高校档案数据的社会共享。