浅析企业采购合同管理存在的问题与对策

张隽

摘要：随着社会经济的迅猛发展，企业采购合同的管理在企业的经营管理中越来越重要，若企业拥有完善的采购合同管理制度，并高效地组织实施，可以为企业带来市场竞争的优势。

关键词：企业采购合同;合同管理;采购合同管理存在的问题

一、采购合同管理概念

采购合同是采供双方在进行正式交易前为保证双方的利益，对采供双方均有法律约束力的正式协议。合同管理是指对合同的签订、履行、变更、解除、纠纷处理、资料保管、监督检查等全过程的管理。

二、物资需求计划、采购计划的管理

在簽订采购合同前，物资的使用单位根据物资需求提报物资采购计划，物资计划管理是对物资需求信息的调研、搜集，并对需求计划进行审核、汇总，编制、下达物资采购计划及计划执行情况的全过程进行管理。维护物资计划的及时性、准确性、计划的预见性、严肃性是至关重要的。

（一）物资需求计划分类

按照使用单位报送需求计划的周期划分为年度物资需求计划、月度物资需求计划、追加物资需求计划。

1. 年度物资需求计划，是以会计年度为周期，依据使用单位年度生产经营情况，编制的物资耗用计划。相关业务部门根据使用单位提报的年度需求计划和上一年度物资消耗规律，编制下一年度需求计划。

2. 月度物资需求计划，是指在年度需求计划内，依据月份实际需求，编制的月份分解计划。

3. 追加物资需求计划，是年度、月度需求计划以外，根据生产的需要、生产情况的突变而临时提出的物资需求计划。

（二）物资需求计划内容

1. 主要内容包括：物资编码、物资名称、规格型号、材质、图号、计量单位、数量、计划价格、用途或使用地点、资金渠道、交货时间、主机厂（品牌）和主机型号，物资属性、非标设备、配件或有特殊要求的附详细的技术要求等。

2. 物资需求计划要求及时、准确、完整。

（三）物资需求计划接收

业务部接收使用单位提报的物资需求计划，有技术要求的物资，使用单位在提报计划的同时与相应技术要求一同上报，避免因无技术要求影响采购流程的进度。需要相关资质的物资（MA、Ex、LA等），计划提报前，要求提报单位认真核对计划的准确性，确保型号准确，在相关网站可以查询。

（四）物资需求计划审核

业务员要对使用单位提报的物资需求计划进行审核。

1. 物资需求计划须经使用单位物资管理部门的审核确认，并加盖单位公章。

2. 物资需求计划须要素齐全，内容准确，采购周期合理，资金渠道明确，如生产费用、内部投资、安全费用等。

3. 使用单位填报物资需求计划时，如果因生产需要，需要指定采购渠道，须出据书面申请，说明指定采购渠道的原因。

4. 使用单位编制的物资需求计划，要综合考虑物资采购周期，包含采购计划核实和审批时间、采购决策和合同签订时间、供应商生产加工和运输时间等，确保需求物资能够满足供应需求。

如购买汽车，虽然汽车的生产周期很长，但是汽车销售一般都是4S店销售成品汽车，所以要求的采购时间就很短，只考虑采购计划审批时间、采购决策和合同签订时间就行;购买轴承，虽然轴承的生产周期也很长，但是轴承是标准件，购买时可根据所需型号或批量确定不同的需求时间;而有一些配件，是某种设备独有，且该设备就是为某个公司单独设计的，生产企业需要按订单安排生产，就要根据采购批量，加工生产周期、运输时间合理提出需求时间。

5. 具有国家标准或行业标准的物资，可直接提供配件所对应的国家标准编号，无需提报技术要求。若因生产需要，使用单位提报非标设备、配件及有特殊要求的物资需求计划，须提供详细的技术要求，还需经公司技术主管部门认定确实无法提供图纸或技术要求的，按定向议标组织采购。

6. 需要相关资质的物资（MA、Ex、LA等），业务员接到计划后要审核物资型号是否准确，在相关网站是否可以查询。如不合格要及时原渠道退回，并与使用单位沟通，修改、核实后尽快上报。

（五）物资需求计划变更或取消

原则上物资需求计划一经提报不得更改。如果因信息提报错误、生产变更等情况的，需变更或取消物资需求计划，使用单位应及时提出变更、取消物资需求计划申请，并说明原因。

需求计划发生变更或取消时，已订货的，与供应商协商停止生产和发货;已到货的，在公司内部予以调剂或与供应商协商退货;无法调剂经协商又不能退货的，只能与使用单位协商由使用单位按原始需求计划支领结算。

（六）物资需求计划的整理、汇总

业务部门按照业务分工，对各级使用单位报送的物资需求计划进行整理、汇总，作为编制物资采购计划的基础。业务部门对接收的需求计划进行整理、审核、汇总，平衡利库等，并按公司招标管理办法的要求，确定物资采购方式。

三、采购合同的签订

签订合同的业务流程包括：对合同对方当事人的调查、合同文本拟定、合同审核、合同的签订、合同登记编号、合同履行登记、备案、公证等有关手续。

（一）签订采购合同前的调查

签订采购合同前要对合同对方当事人进行调查，合同主管部门也应对合同对方进行持续全面地尽职调查，搜集相关合同材料，确保其具有合同主体资格和合法资质。

1. 查验对方的营业执照并留存复印件，并注意查询企业的年报及公示信息。

2. 相关许可资质证件（例如MA、Ex、LA证等）。

3. 法人授权代表的授权委托书，证明其代理事项、权限和期限。

4. 资信情况，对方的资产规模、财务状况及银行信用、企业信用、生产经营范围、生产规模、履行合同能力等。

通过加强了解、审核可以保证所签合同能正常履行。

（二）合同文本

1. 合同文本要做到内容合法、主要条款完备、权利义务明确、双方责任分明、语言文字规范。

2. 采购合同内容包括单位名称、签订时间、签订地点、标的物名称、数量（包括数量、单位、计量方式）、质量条款（包括技术规范、质量标准、规格型号、品牌等）、价格、运输、付款方式、交货地点、检验标准、保险、违约责任、解决争议方法、法人授权代表签字、盖章、合同份数、生效日期等。

（三）合同審核

对于技术条件复杂，合同条款风险较高，金额特别巨大的合同文本，合同管理部门组织公司主管领导、计划业务部门、采购部、财务部等部门专业人员共同审此类合同。

合同内容的审核要求内容合法、条款齐全、表述准确、形式完备。

1. 内容合法。指合同的订立内容不得违反国家法律和集团公司的规章制度，不得利用合同损害国家的利益、社会的公共利益和企业利益。合同的签订、履行、变更、解除等行为合法有效。不能签订无效的采购合同（采购合同违反法律规定，国家不承认其法律效力的合同）和可撤销的采购合同（重大误解、显失公平、欺诈、胁迫的采购合同）。

2. 条款齐全。指合同文本应符合合同法规定的条款，经双方协商一致，其它条款填写清楚、齐全。

3. 合同对方委托代理人的审核。合同对方委托代理人必须经过法定代表人或负责人的授权，授权委托应包括委托事项、权限、期限，并由委托代理人签字（预留签字样）。法定代表人授权的代理人需审核委托或授权的原件，并留存复印件及其他相关资料的复印件。杜绝效力待定的采购合同（无代理权人以他人名义或限制行为能力的人签订的采购合同）。签订招标采购合同时，委托代理人应与供应商投标时一致，不能更换委托代理人。

4. 合同签订采用合同各方均签字并盖章的方式。合同签字盖章后交由相关的合同管理人员负责编号，盖章。

四、采购合同的履行、变更、解除

（一）合同履行的基本要求

1. 合同生效后，应全面适当履行。

2. 合同坚持书面履行的原则，禁止口头履行合同的行为。合同履行期间，双方当事人协商一致的有关修改合同的文书、传真、往来凭证、电子邮件等一律采用书面形式。

3. 履行期限较长的合同，承办部门要对合同对方当事人的履行情况进行动态跟踪，采取有效措施解决合同履约过程中出现的非正常履约情况，控制和降低合同风险。

4. 合同承办部门应建立合同履行情况台账，对合同履行情况进行记录。按月或者按季度，对历史合同履行情况、未履行情况、未履行合同的分布年份和原因及风险较高的合同进行统计分析，并上报相关管理部门和公司主要领导。对历年未完全履行的合同，结转到下一年度合同，继续执行，并在月末分析时一并分析。

（二）采购合同的管理

采购合同的管理还包括业务员要按合同约定的交货时间，及时与供应商沟通，掌握生产进度及合同履行情况，督促供应商按时交货。如供应商交货不及时，业务员要及时与使用单位沟通反馈，一方面了解使用单位真正需求时间，另一方面告知使用单位供应商可能延迟交货，减少因延迟交货造成的影响。

（三）履行或者不全面履行合同

对方不履行或者不全面履行合同（或对方提出异议）时，合同承办部门应及时向合同管理部门反映情况，采取紧急措施，并尽快以法定或约定的方式向对方提出书面异议，最长不得超过法定或约定的期限。异议书须经合同管理部门审查，必要时应会同合同承办部门和相关职能部门对合同履行中出现的特殊情况进行分析研究。

（四）合同期间发生重大变化

合同对方发生合并、分立、改制、破产或其他重大变化时，合同承办部门应及时通过合同主体变更等方式确认新的合同主体。

（五）合同内容变更

合同内容变更的，应由合同承办部门以书面形式向合同管理部提交合同变更的原因，变更合同的协议在未批准之前，原合同仍有效，仍应继续履行。合同变更包括对合同内容的补充和修改。

（六）合同中止

合同承办部门发现必须中止合同的情况（或对方提出中止合同的要求）时，应将相关情况报单位主管领导批准后，以公司名义向对方发出书面中止合同的通知。合同承办部门认为需要中止合同的情形已经消除，经单位主管领导批准继续履行合同。

（七）合同解除

合同双方协商一致约定解除合同的，应当签订解除合同的书面协议，解除合同的协议在未批准之前，原合同仍有效，仍应继续履行，但特殊情况经双方一致同意的除外。

五、采购合同纠纷的协调解决

（一）合同纠纷处理的责任机构为合同承办部门

合同承办部门对发生争议的合同应及时做出反应并进行处理，以防止超过诉讼时效。任何人不得以任何方式随意放弃追究对方当事人的违约责任的权利。

（二）合同发生争议时

1. 因各种原因合同发生争议时，应首先采取协商、调解方式解决，达成一致的，经合同管理部门审核并报单位主管领导批准后，与对方订立书面协议。

2. 协商、调解方式无法解决的争议，可依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决纠纷。合同承办部门应立即向单位主管领导汇报，同时主动会同法律管理部门和其他相关职能部门，研究解决纠纷的办法，并形成书面报告。

3. 以仲裁或诉讼方式解决纠纷时，合同承办部门应指定相关人员参与处理，并提供全部相关资料。法律管理部门统一办理合同纠纷案件的登记、审查。

物资组织到货后，业务员还要及时与供应商催要发票，及时挂账、结账。尤其是有预付款的合同，业务员更要及时关注、追踪预付款付款后情况，主管业务员要按合同约定的时间节点督促供应商发货，催要增值税发票。有的供应商因为各种原因（主要是经济原因），不能及时开具增值税发票的，业务员要及时汇报，并与供应商多沟通，跟踪供应商增值税发票开具情况，直至挂账完成。

六、结语

结合上述内容，企业要加强企业采购合同管理，企业采购合同管理是企业生产经营管理的一项至关重要的内容，采购合同管理好坏一定程度上影响着企业的经营状况。加强采购合同管理，结合法律法规构建科学完善的采购合同管理体系，促进企业稳步发展。

（作者单位：开滦集团有限责任公司物资分公司）

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