财经类高校实验室项目建设管理信息化探讨

陈东丽，夏惟怡

(1.广西财经学院 实验教学中心项目部，广西 南宁 530022；2.广西财经学院防城港学院，广西 防城港 538000)

一、前言

实验室作为高校培养学生实操技能与综合素质的重要平台，是衡量高校办学质量、科研水平的重要指标之一。2018年教育部颁布的《关于加快建设高水平本科教育全面提高人才培养能力的意见》明确提出打造适应学生自主学习、自主管理、自主服务需求的智慧课堂、智慧实验室、智慧校园。同时还大力推动互联网、大数据、人工智能、虚拟现实等现代技术在教学和管理中的应用。国内各大高校积极响应号召，对过去设备老旧、功能单一的实验室进行更新换代。

近年来，财经类高校积极探索将基础实验室、专业特色实验室与智慧实验室相互融合建设，希望达到一室多用的目的，以节约建设成本和场地。财经类高校由于其专业的特殊性和对学科教学的需求与综合性大学有所不同，主要侧重于财经知识、行为习惯、财务技能、创新创造能力的培养，因此对实验室的建设要求与综合性大学相异，其实验室主要分为普通实验室和专业特色实验室两类。普通实验室主要针对财经专业的通识型课程，例如计算机基础、办公自动化等，这类课程所用的实验设备以电脑、交换机、网络铺设为主，学生的实验主要是通过电脑和软件。专业特色实验室则注重将教室环境与真实市场环境接轨，尽力营造一个高仿真的财经环境，设备以高性能电脑为主，配以不同的虚拟仿真教学软件、实训平台、沙盘，全方位打造高品质财经专业实验课程。国家目前提倡的共享智慧实验室则强调对实验室内部资源实现智能化管理以及对实验课程资源的开放共享。

尽管财经类高校的实验室建设主要设备采购以电脑、软件、实训平台、模拟沙盘等为主，没有复杂危险的器械，但是单凭过去建设普通实验室的经验和落后的人工监管手段，已经无法满足当前国家对实验室智慧化、虚拟仿真化、大数据化、信息化的要求。因此要建设智慧型、高水平、高层次的实验教学平台，首先要加强实验室项目建设的信息化，努力提高实验室项目建设精细化管理水平，着力解决实验室项目建设中存在的无标准化、无规范化、无透明化、无集约化、无信息化、无智能化等问题，不断探索以科学的项目管理理论为指导、实验室项目建设信息化管理为抓手，推动实验教学改革不断深化，促进现代信息技术与实验、实训、教育教学的深度融合，为建设高等教育强国、加快实现教育现代化提供有力支撑。

二、实验室项目建设管理现状与存在问题

(一)实验室项目建设管理现状

根据调查，目前国内各财经高校在实验室的管理模式主要分为集中、分散、集中分散并存等三种类型管理模式。

集中型管理模式。高校设立实验室管理中心，负责统一筹划全校的实验室建设，二级学院需要建设专业实验室时必须向实验室管理中心提交申请。实验室管理中心收集各二级学院的建设需求后，结合高校资源，对建设需求进行合并与调整，与全校的统筹建设规划相冲突的将被驳回。这种直线化管理是进行项目建设信息化管理最容易推行的一种方式，自上而下统一管理有利于全校资源的统筹协调，最大限度地节约校内教室、设备、人力、资金等资源。

分散型管理模式。由高校内各二级学院自行建设和管理自己学院的实验室，有利于各学院根据专业课程打造符合其需求的内部环境，采购相应的设备及软件。但从高校管理的角度上来说，这种管理模式会造成重复建设和资源的浪费。因此，这种各自为政的多头建设方式对项目的信息化推进会造成一定的影响，同时也没有牵头部门对全校的项目建设信息化管理去进行统一规划、监督与检查。

集中分散并存型管理模式。在高校内部设立学校实验室管理中心，主要负责普通专业实验室统筹建设和管理，各二级学院专业实验室由其自行建设，这种管理模式既可以在一定程度上统筹规划全校的实验室资源，又给各二级学院自主建设的权利。这种矩阵式管理，对于项目建设信息化推广先从学校层面开始，再推广到二级学院，逐步提高全校实验室项目建设的信息化水平和能力。

(二)实验室项目建设缺乏信息化所带来的问题

1.项目整体规划上，极易造成项目的重复建设。目前，财经类高校实验室建设项目尚未采用信息化管理手段，主要采用传统的纸质和ExceL文档进行管理。由管理部门向各二级学院进行征集，各二级学院通过纸质和电子邮件的方式向管理部门申报建设需求，或者二级学院自行审核申报建设。在审核建设需求时，由于缺乏信息化管理系统，往往通过相关负责人的记忆或查询汇总的纸质和ExceL文档来确认是否存在重复建设的情况，人工筛选出哪些项目是需要建设的。这样难免会因负责人人为失误或岗位变动而造成遗漏，这种方式既无智能可言，亦不能对整个学校乃至二级学院实验室进行整体规划，很难达到整体效果。

2.在项目的执行上，易造成过程数据丢失，难以形成规范化管理。实验室项目建设没有智能化的管理系统，无法实时对项目执行过程数据进行记录、分类、汇总、整理、存档、分析。从前期项目征集、评审、招标，到中期项目执行过程以及后期验收全靠项目负责人手工记录后用Word、ExceL等文档工具汇总留档，存在环节多、耗时长、易丢失、难保存等问题，难形成项目建设的规范化和流程化管理。

3.在项目的管控上，不利于同时对多个项目完成进度和风险因素进行防控。一是无法对项目进行精细化管理。实验室建设项目执行的过程由项目负责人使用Word、ExceL等文档工具进行记录，每周定期召开部门例会集中汇报建设进度和存在问题。若管理人员想了解项目的执行进度，只能向项目负责人询问，而无法直接查询项目进程，不利于对项目执行过程的精细化管理。二是无法实时掌握多个项目建设进度。当出现多个建设项目时，同样只能利用Word、ExceL等文档工具记录每个项目当前的进度，无法对每个项目的执行进展进行对比分析，难以从整体上把握多个实验室建设项目进程。对进度落后项目的影响环节依靠项目负责人口头总结，无法智能化地利用数据分析得出，这样的方式既不能准确预估项目完成时间，又容易出现拖延工期或成本增加等情况，极大地影响年度预算执行率，也对实验教学产生影响。三是无法实时监控项目中存在的风险因素。每个实验室建设项目内容不同，采购的设备也各异，如专业型实验室、智慧型实验室的设备种类多且技术含量较高。如果建设内容涵盖对实验室内部的装修，还需要对装修材料和工艺进行管控。因此，若实验室建设项目种类多样，建设内容复杂，采购大量设备，在建设的过程中将出现多个不同的风控点，例如电线、网线的铺设，防水、防漏电装置的安装，众多设备的调试、接入全校网络，极端天气和节假日等。没有信息化的管理手段，项目负责人容易出现疏忽，管理人员也无法实时监控风控因素。

4.在项目的评估上，无法准确地对项目执行进行绩效评价。实验室建设项目各阶段信息均由项目负责人手工记录，用Word、ExceL等文档工具汇总留档，学校财务部门难以对项目执行过程和结果与制定的绩效目标进行直观对比，需由各项目负责人填写绩效评估表，提交财务部门后，方可进行绩效评价。作为项目管理部门同样需要对项目的执行情况进行绩效评价，了解项目的建设质量，总结存在问题，整理出新的风控因素，在后期出现同类项目的时候，可以提前避开，提高实验室建设质量和效率。

5.在项目合作方管理上，不利于等级制管理供应商。在实验室项目建设过程中，通过政府集中采购、询价采购、竞争性谈判和单一来源采购等方式选择供应商，最常见的是政府集中采购。因此，项目在建设时会遇到各类供应商，其技术和服务水平良莠不齐，建设的进度和质量也不尽相同。对供应商的项目建设情况均通过日常的手工记录，采用Word、ExceL等文档工具汇总，不利于多维度考核供应商的整体技术、服务水平和诚信记录，不能对供应商等级化管理。

三、实验室项目建设管理信息化实施方案

财经类高校实验室项目建设是一项综合性工程，涉及多种设备、家具、装修、网络等建设任务，因此我们应尽可能将项目管理中科学的方法运用到项目建设的各个阶段，不断地在实际建设工作中总结、归纳经验，将实验室建设作为一个项目去管理，并充分利用智能化、信息化的手段，实现项目的精细化管理和高效完成绩效目标。

在实验室项目建设信息化系统中，融入项目管理中的里程碑事件和反馈控制环方法，使管理人员和项目负责人可以对项目建设过程中成本、进度以及过程进行严格控制，并为实现项目的目标提供保障。

依据项目的生命周期，绘制项目执行全过程，挖掘出影响项目建设进程的要素，并将这些影响要素贯穿到项目建设信息化路径及信息化系统中，实现对项目执行过程的全方位把控。

项目建设的信息化路径以资源引入、过程处理和成果输出三个阶段来打造，信息系统框架则依照项目具体的执行过程划分项目启动、执行与变更、完结三大块功能区，涵盖项目建设全过程，嵌入项目建设的影响要素控制点，实现精确化、细致化、网格化管理。

(一)充分利用项目管理中的里程碑事件与反馈控制环

里程碑事件：通过建立项目开展过程的里程碑节点，检验项目各个节点的完成情况，从而控制项目工作的进展和保证实现总目标。

基础反馈控制环：针对一个正在执行的项目，我们应该知道实际操作与计划的差异在哪里，一旦差异产生就应该调查原因，及时提出解决方案。

将里程碑事件加入基础反馈控制环中(如图1)，有利于管理者和项目负责人周期性、针对性、高效率地发现项目是否如期进行，及时解决项目中存在的问题，修正偏差，达到控制项目圆满完成的目标。

图1 基础反馈控制环

(二)掌握实验室项目建设管理信息化流程及要素

实验室项目建设管理是财经类高校中一个特殊的项目类型。依据项目生命周期的管理过程和实施步骤，挖掘出项目建设的12个影响要素(如图2)，始终贯穿在项目的整个生命周期里，影响整个项目的建设过程和效益。任何人对于项目的期望都是在越短的时间内，花越少的钱做越多的事情，还不影响质量和产出，为此，项目负责人需要平衡各个要素之间的关系。

做好项目成本和预算测算，采购供应商在项目范围内，按工作内容切分项目配备人力，收集和保存项目过程文档，提前防控风险因素，做好变更操作，与项目中的厉害关系人做好沟通，确保项目进度和质量能够按目标完成。

图2 实验室项目管理信息化流程及要素

(三)构建实验室项目建设管理信息化的有效路径

在掌握了实验室项目建设管理信息化流程及要素后，分资源引入、过程处理、成果输出三个阶段来构建实验室建设项目管理信息化建设有效路径(如图3)。

在资源引入期，进行可行性分析，并规划总体系

图3 实验室建设项目管理信息化建设路径

统框架，依据实际情况撰写系统开发需求。进入过程处理环节后，系统地规划各部分功能和流程走向，依据信息采集维度收集学校实验室数据，利用一个开源的把业务逻辑之外的其他代码模块都封装提供好、可以更专注于独特业务逻辑代码的工具框架(ABP)，快速搭建系统。成果形成后推广使用并注意收集项目负责人及二级学院、财务等相关部门的反馈意见，不断改进和完善。

项目建设管理信息化将实现对学校有限资源进行整合、组织、计划、人员调配和控制，确保项目质量并在规定期限内实现优质绩效目标。

(四)实验室项目建设管理信息化系统框架

实验室建设项目离不开与厉害关系人的沟通协调，包括校内二级学院、采购、审计、财务、实验室管理、校外专家、供应商等，如果沟通不畅，就会影响到整个项目执行的进程。因此，在进行系统框架设计之前，需要充分了解当前实验室项目建设的主要流程及涉及部门、工作环节以及各部门的责任和分工(如图4)。

图4 年度实验室项目建设主流程图

(五)实验室建设项目管理信息化系统功能设计

实验室建设项目管理系统，以项目管理中的WBS、项目过程管理、里程碑法、关键路径等方法为指导，将系统分为数据库层、基础功能层和主要业务功能三个层级(如图5)。

图5 实验室建设项目管理系统功能框架

底层数据库做好基础数据采集工作，可以智能化形成各类报表，为实验室管理部门管理者对全校实验室整体统筹规划提供数据参考，为项目执行的总体把握提供报表依据。基础功能则支撑系统业务功能的流程和运行。主要业务功能以项目启动、项目执行与变更、项目完结三个主要过程进行划分，涵盖了实验室项目生命周期的全过程及12个影响要素，可以全面、智能、直观地对项目整个过程进行记录，信息化的手段保证项目如期完成，大大提高项目负责人的项目执行效率和质量，节约项目成本。

四、实验室项目管理信息化成效分析

项目管理科学方法的应用能够实现对实验室项目建设管理全过程的严格把控与合理监督，并通过信息化手段，促使管理产生一定的有效性和合理性。

(一)建设丰富的实验室项目储备库

财经类高校实验室建设项目通常需要结合学校发展定位、各学科发展和人才培养需求制定建设规划，合理布局，优化资源配置，有目的、有侧重、分轻重进行规划建设。借助信息化管理手段，可以向各二级学院收集未来三年建设项目，并邀请校内外专家对项目的可行性、先进性和可延续性进行充分论证和评审，结合各高校已有实验室情况和未来发展规划，以优化实验室结构、提升实验教学基础条件和为学科专业服务能力、开放资源共享为原则，根据轻重缓急等级制纳入项目储备库，提高实验室项目整体申报方案的质量和效率。

(二)形成实验室项目建设标准化模板

财经类高校建设实验室的主要种类为普通实验室和专业特色实验室两大类，专业特色实验室又分为财政类、会计类、公共关系类、管理科学类等，只要充分利用信息化手段，规范建设流程，针对不同类型的建设项目建立标准化模板，当出现新的建设需求时，可以在标准化建设模板基础上增加与修改，快速复制，即可降低项目方案制作难度与成本，提高效率，全面协调高校各类资源。

(三)实现实验室项目建设过程智能化监控

基于系统数据库收集项目开展数据，定期智能匹配里程碑事件节点，如未能按期抵达节点则直接提醒项目负责人。项目负责人可立即查找延误原因，找到对策，赶工或是调整其他环节工期来追上下一个里程碑节点。部门领导也可以实时监控单个或多个项目建设进度，及时介入超时环节，多举措确保整个项目按期、按质完成，应付、耗时、费力、仓促、失误、偏差现象将不复存在。

(四)搭建实验室项目建设验收资料数据库

借助信息化手段，对已经完成的实验室建设项目，依据合同参数收集证明材料进行存档，特别是项目变更、装修工程的水电图纸、工程量清单、隐蔽工程的施工视频、设备软件的使用说明和操作手册等材料的归集，既有助于专家快速验收，同时也有利于对项目执行效果做出客观公正的评估，还可以为未来建设提供素材和成功案例资料。

(五)建立项目绩效自评价体系

实验室项目建设管理系统建设了7个数据库，收集项目启动、执行和变更，一直到项目完结整个过程的数据，用于对实验室建设质量进行绩效评价。针对项目计划的执行情况、建设进度、技术的先进性、资金使用情况、验收结果、未来可持续性以及投入使用后产生的各种经济效益、社会效益、教学效益等多个维度，自动形成考评数据，客观、直接、可靠地评价项目的建设优劣。这些数据可以为管理者和项目负责人提供各类精准的数据报表与时效性报告，深度挖掘数据价值，为实验室项目建设信息化模式提供了真实的参考决策依据。

(六)智能化总结项目执行关键风险因素

利用信息化手段发现项目执行过程中耗时最长，或是影响整个项目建设进度的环节，找出存在问题，形成项目执行关键风险因素，针对性地提出解决方案。在未来的项目执行过程中，自动提示该环节需要注意的风险因素，如节假日、梅雨季节对项目执行带来的影响，项目负责人需提前调整项目时间，做好防范，确保项目按时、按质完成。

五、结语

财经类高校实验室项目建设管理信息化是顺应国家创新驱动战略方针下高等教育策略应变需要，是信息技术与专业学科教育质量的深度融合，是促进教育信息化发展与提高专业学科教学质量相结合的有效途径。通过不断加强高水平、智能化实验室的建设，围绕学校培养创新人才必须满足实践教学的客观需求，充分利用信息化手段，持续探索实验室项目建设管理信息化的道路。