央企办公室行政管理工作精细化

王春波 国能远海航运有限公司

一、办公室精细化管理概述

（一）办公室工作的概念

央企办公室是央企的综合性办公室，它开展的工作包括综合协调和信息研究，具有央企中其他职能部门不可替代的重要作用，是央企实施行政管理的重要部门[1]。

（二）精细化管理基本概念

精细化管理，是建立在常规管理工作的基石上，并把常规管理工作推向更深入的基本思维和模式上，是一个以尽可能地节约管理工作耗费的各种资源和减低管理工作成本费用为目标的管理工作方法。精细化管理主张全方位的管理工作方法，主要分为精细运作、精细化管理、精细核算、精细数据分析和精细计划。精细化管理是公司运营的核心，公司若想变得更加强大，就必须进行精细化管理。公司成本核算的精细化管理模式，在国际上已开展并实施了多年，有着一定的发展经验，但随着社会主义市场经济的进一步发展，中国国内的央企也开始将精细化降低成本模式运用于自己的企业管理工作中，需要从公司管理中吸取市场的管理经验，取其精髓，去其糟粕，并进一步地在发展中完善自身。

首先，精细化管理是一个不断追求更好的管理理念。“没有最好，只有更好”是其思想的内核；其次，精细化管理是一种精益求精的企业管理思维方法，即企业任何一个部门要对自己分管的工作应该坚持着由粗到细、由细到精、由精到优，由优到质量领先的原则，不断地持续改进、提升和完善，做到精益求精，不断优化。如海尔集团提出的“日事日毕”就是精细化管理的成功实践；最后，精细化的管理还是企业需要长期投入和持续改进完善的过程。这里的细化过程包含以下这两个基本方面含义：一是企业由最简单的粗放管理到精细管理过程：二是指企业精细化管理是一个可持续发展过程。过程中，要注意将企业精细化管理目标逐渐地细化并贯彻到企业各个具体工作环节之中，并要求员工不断地自我创新，提高精细化管理执行能力。形成一个管理动态闭环，做到管理考核流程环环紧扣、事事处处严格把关，不断提高员工自身整体素质[2]。

（三）办公室的精益化管理特性

第一，关键是创建科学的步骤。因为办公室劳动量大，必须尽量健全工作内容，这也是精益化管理的必定规定。粗放型、传统式的阶梯性体系管理很有可能会限定办公室总体经营高效率的提升，阻拦办公室未来的发展。第二，以民为本。重视办公室员工的主体作用，即办公室员工的运用，充分运用主观性主动性，有益于将精益化管理的核心价值真正加入实际工作上，进而完成精益化管理的目标。第三，重视企业中间的协作与和睦。央企办公室管理方法不是一项独立的工作中，反而是央企别的工作上业务洽谈的有机总体。仅有加强各企业、各办公室中间的协作与融洽，才可以真正地做到精益化管理，减少管理成本，提高效率。

二、央企办公室行政管理工作精细化管理的重要性

一是增强央企核心竞争力的内在需要。现阶段，随着中国经济开放水平日益提高，加上“一带一路”倡议与区域经济一体化战略的推进，给央企进一步发展壮大提供机会的同时，也表明了央企必须肩负更多的社会责任，以及应对着更多的国际挑战。要更好地增强央企核心竞争力，推进央企国际化、现代化、科学化和规模化发展的新步伐，做好办公室管理工作也变成了必然选择。

二是为适应世界经济发展新常态的必然趋势。在中国经济体制改革步入深水区之后，市场环境的变化速度将加大，央企对宏观经济政策、立法和国内经济运行趋势的研究就显得尤为重要。央企办公室作为经济信息资料的主要集散地与发布地，它在经济政策法规出台、规章制度颁布、文件出台领域中扮演着重要的角色，能够较好地统筹好央企各个部门相互之间的管理工作，克服实践工作中出现的信息孤岛不对称等现状，提高央企有关机关和下级单位对宏观经济政策、立法、国内经济运行趋势等的把控程度，有必要深入改革央企办公室管理工作，最大限度地提高办公机构整体的运行效能，并一次性地把职责落实到位[3]。

三、央企办公室行政管理工作存在问题

（一）管理观念落后

企业实施细致化的办公室行政管理工作首先必须仔细研究企业实际状况，制订出合理的精细化管理策略，这是保证工作高效开展的前提。当前，由于许多员工还没有基本的精细化意识，在企业日常管理工作中还存在着一系列的小问题，而上述问题的暴露也在一定程度上影响并制约了企业管理的有效实施。因此，合理地开展办公室精细化的管理就是要求企业的主管制订出合理规章制度，强化对有关人员的监管，并针对企业可能存在的各类问题制订出切实的解决办法，如此才能够保证企业行政工作管理落到实处，从而推动了公司运营水平的提高。

（二）管理项目陈旧

随着经济社会形势的日益变革，中小企业开展办公精细化管理工作必须针对具体内容适时作出调整。许多公司仍然沿用传统的办公行政管理方式，这些模式会造成公司的日常管理工作漏洞较多，无法满足现代市场经济形势下对办公行政部门管理的需求。所以，公司亟须对办公行政部门实施更细致化的管理。为了实施办公行政精细化管理工作，就必须根据公司实际状况，重新规范管理的具体内容，从而使得办公精细管理更具可执行性，从而将整个公司办公行政工作和各部门的职责有效进行了整合，并确定考勤，纪律制度，督查等各项工作的责任归属和执行规范，通过上述举措都可以提高整个公司的工作效率。

（三）管理制度落后

合理的规章制度可以更有效地保障企业的顺利发展，也是办公室行政人员必须着重进行的管理工作。但当前，不少公司在规章制度方面都出现了许多问题。首先是内部管理体系的设计并不准确，不能严格按照公司实际状况进行内部管理体系设计，导致了公司各个部门之间的管理模式，以及工作方法上存在雷同，严重影响了公司的正常运作。其次是内部分工没有清楚，很多工作人员都不能做出合理的责任落实，使得工作人员都没有主动工作的激情。同时，公司缺乏具体而精细的绩效考核系统，奖惩也没有清楚，很多制度实施都没有到位，制度也是一纸空文。

四、办公室行政管理精细化实施的主要思路

（一）细化量化所有考核指标

现代公司的持续发展与壮大，就需要对办公行政部门必须实施更加精细化的管理。由于传统的办公管理方式已经陈旧或滞后，管理的方式与相应的理论基础都比较落后，已不能满足现代公司发展壮大的需要。因此，推进现代办公实行精细化管理，第一步所要进行的工作便是对各种项目的量化和细分。而过去办公管理的另一种主要问题便是管理的事项范围模糊不清，权责界定不到位，为现代公司的管理工作造成了不少问题。而实施办公行政管理精细化能够更有效地处理这些问题。对办公行政部门的细化，主要就是指把每一项办公工作都有效进行了逻辑化拆分，通过这么做既能够管理好工作的每一具体环节，还能够从全局的高度加以合理的把控。通过办公室行政精细化管理工作能够有效掌控各个环节的进度，设置出最科学合理的运行过程，管理整个项目的执行进程，提升执行操作的水准。同时需要做好量化管理，掌握每一项目流程的实际任务完成状况，随时调度各岗位的项目任务，在管理上提升效率。

（二）制定相关制度开展办公室行政精细化管理

为了更高效地实施办公室行政精细化的管理工作，必须制订出规范的业务流程，并确定每项管理工作的具体要求。采用精细化管理的手法，以及相应的规章制度来严格要求办公工作人员，以规范日常的活动，从而全面提高了其管理工作的具体效能。在进行流程化管理工作的过程当中，还需要针对具体工作内容进行了认真的分解，根据一定的时间逻辑加以合理划分，以及具体执行流程中所采用的工作方式等，对这些事项都要制订出具体的工作合格规范，有关责任人也要严格地依照规范来加以进行，在工作进行以后还要有专人加以检验，并形成奖罚分明的质量管理体系，以此来确保工作进行的品质。由此可见，在实施办公室行政精细化管理工作的过程中，公司必须建立出科学合理的规章制度和具体的工作流程，以确保所有员工都依照一定标准要求完成日常工作，这对公司的不断发展有着巨大的促进意义。

（三）企业内部沟通协调，提高效率，控制成本

公司的运作中通常包括了许多行政部门的众多人员，各行政部门间的交流与配合对整个公司的高效运作非常重要。而办公室的精细化管理工作则需要各个部门间的协同配合，仅凭借行政部门内部工作人员的能力往往无法取得实际的成效，各个环节的通力合作才能够切实地将办公室的行政管理工作做好到位，例如公司内部档案资料的管理工作，就涉及了文书的接收，登记地办理，最后是档案的保管，看似非常简单的事情却必须通过许多环节合作才能实现，没有了各行政部门间的高效协同交流，这些非常简单的事情也就无法完成。另外，在做好办公室行政管理后，还要尽量管理好相应的办公成本，降低不必要的花费，在提升效率的同时为公司降低成本。

五、央企办公室行政管理工作精细化管理策略

（一）拟定办公室精细化管理方案

要更好地为办公人员日常工作进行指引，并真正地把精细化管理理念渗透到办公管理的各个环节，就必须要制订好办公室的精细化管理各项工作方案。首先，制定了精细化管理工作总体目标，以确定精细化管理工作的整体目标、具体步骤，在宏观上可以做一些原则性的指导，同时，还可以成立相应的领导组织，为精细化管理工作落到实处提供保证。第二，细化工作过程。精细化管理工作，是要对原来冗长多余、琐碎重复的工作业务流程进行优化，在降低人员工作压力的同时，也保证了办公工作得以顺利进行。也因此，央企各部门都要根据当前的办公工作环境、人员设置和职责配置，在保证各个工作岗位相匹配和相协同发展的基础上，对工作业务流程进行细化，以全面提高办公的整体工作效能。在具体岗位流程过程中，应同时对岗位任务加以细分，实现人岗融合、人岗对应和岗位对应。第三，通过制定办事成本降低计划和办事效能提高方案，有效精简行政成本，降低了办事流程中浪费、推诿和等待等现象。第四，通过完善政府部门信息沟通制度，进一步完善了政府部门和单位之间的信息沟通制度，有效利用网络信息技术、物联网信息技术和数据融合管理系统，破除信息孤岛信息不对称的现状，有效促进信息资源流动，体现了信息资源共享在现代信息化社会中的重要价值。第五，完善职责履行制度和绩效考核制度，明确各个岗位职责的同时，严格人员行为规范，提高办公室人员责任意识。除此之外，还要建立科学、平等合理的考核评价机制，并使用绩效激励方法来实现权力对应。总之，唯有形成一个较为完备的精细化管理体系，并提出了办公室精细化管理工作方法，才能真正达到改革目标。

（二）强化培训工作，打造精细化管理人才队伍

央企办公室人员是企业精细化管理工作的主要实践者与执行者，其综合素养和专业技能素质将会直接影响办公室人员精细化管理与改革工作的进展。正基于此，央企需要逐步加强对企业办公室人员的培训，逐步帮助员工形成精细化的工作作风，进一步培育企业员工精细化的管理意识。第一，企业有关主管部门要优化培训教学内容，从基本职业道德、法律规范、制度、企业精细化管理理念、企业数字化技术等方面来培育企业员工的综合素养。第二，建立了实际培训和理论教学相结合的培训制度，采取在室外开展锻炼训练、半军事化培训、座谈论坛等方法，以提高办公人员执行力、身体素质和心理素质，并提高了员工的奉献意识、社会责任意识。

（三）提升办公室整体执行力

办公室的岗位执行力，不但决定着办公室总体管理工作绩效，而且关乎整体公司的正常运营。正是基于此，央企可从如下多个层面入手，全面提高办公室人员整体执行力。首先，利用企业执行文明建设、运用公司绩效考核、企业奖励机制等来提高办公室人员的整体执行实力。但必须重视的是，在运用公司绩效考核以及奖励机制时，必须要全面地根据本公司情况，并切忌设定较为严格的实施规范，以彰显公司人文关怀，并营造和谐的运行环境。第二，做好人员招聘管理工作，以使得办公室人员总体工作量和人员总量达到一个均衡且匹配的状况。第三，进一步完善政府内部的审核管理机制，利用现代化信息技术，实现政府内部审核网络化、规范化，切实提高信息资料、政府文书的内容流动效率和审核效率，在减少办公流程和做事日期的条件下，提高政府做事整体效果。

（四）定期开展自查自评，重视意见反馈

央企办公室精细化管理工作是一个较长时间、系统性的管理工作，在短期内需要完成并不太符合中国公司现实情况。所以，企业在推行精细化管理工作的这一过程中，就必须定期进行自查自评，查找精细化管理工作改革中出现的不足并加以改进，做到精细化管理工作改革与公司现实情况之间的有机衔接。

六、结语

行政效率是解决行政工作的基础，也是行政工作的最终目标。如何提高行政效率是目前中国央企非常关注的问题之一。本文通过理论研究的方式，结合现有文献，探讨央企行政效率的现状，分析行政效率低的原因，利用自己的知识和理解提出相关解决方案，希望帮助相关部门，为相关部门提供参考。