企业档案管理工作中大数据技术的运用

赵依琳 四川省生态环保产业集团有限责任公司

信息时代，企业经营发展中产生了越来越多的信息资源，因此，加大档案资源的管理力度势在必行。大数据技术在企业档案管理中的有效性应用，可以实现管理模式的创新，提高信息化管理水平，真正体现档案资料的价值作用，为企业长远发展奠定良好的基础。

一、大数据技术在企业档案管理中的应用意义

（一）可以提高档案管理效率

大数据技术的应用可以把纸质档案转换为数字化档案。改变以往人工管理方式，可以通过电脑软件对档案资料进行智能化分类和分析管理，进行便捷化查询和利用。用户只需要输入关键词，就可以快速查找自己需求的档案资料，从而促进档案资料管理工作效率的提升[1]。

（二）助力企业科学决策

现代企业管理中，需要大量的数据和技术为其科学决策提供依据，而档案资料是企业决策的重要依据和凭证，可以为企业决策提供可利用资源。在大数据技术支持下，可以对档案数据进行高速收集、管理、分析和处理，促进档案管理质量的提升，优化其服务能力，为企业科学决策提供数据支撑[2]。

（三）实现档案管理模式创新

在以往的人工管理模式中，管理工作主要是对纸质档案进行收集和保存，缺乏主动服务意识，对档案资料的内在价值挖掘不足，难以真正发挥档案资料的应用价值。通过大数据技术的应用，可以实现数字化档案管理，以便对档案资料进行数字化整合，提高档案归档、保存效率，简化工作流程。此外，还可以让管理人员把更多精力和时间应用在挖掘档案资料内在价值上，强化主动服务意识，提高档案资料的服务质量，满足用户的个性化需求，促进管理模式的创新与优化[3]。

二、大数据技术档案管理创新技术

（一）物联网

物联网技术的优化应用，可以实现物物相连，这是对互联网技术的扩展和延伸，能够对不同类型的数据信息进行全面联结和汇总。利用物联网技术展开档案资料管理工作，可以加强不同档案资料之间的通信和联结，促进档案信息材料的高效整合和汇总[4]。

（二）云空间

现代化企业发展中，档案材料数量越来越多，对存储空间提出了更高的要求。在大数据技术支持下，可以对云空间进行优化应用，利用服务器硬盘展开档案信息的存储工作，并把档案信息存储在系统服务终端，对其进行汇集、整理，最终在服务器中进行存储。云空间的存储量比较大，可以对海量档案资料进行优化存储，同时对档案管理流程进行简化，方便档案信息的查询和利用，并实现档案管理模式的创新与优化。

（三）移动终端

大数据技术的应用离不开智能终端设备和互联网技术。尤其是在信息技术的高速发展背景下，无线移动终端在不同领域得到了广泛应用和推广。在档案管理工作中，可以对移动终端进行优化应用，实现管理模式的创新与优化，能够提高档案信息管理工作的灵活性，能够对档案信息进行随时随地整理和管理，并可以进行实时查询和使用，进一步推动了档案管理和服务质量的提升[5]。

三、大数据技术在企业档案管理中的创新途径

（一）云存储模式

云存储模式是档案管理中大数据技术应用的重要途径，稳定性较好，可以增加档案管理的存储容量，能够对海量档案资料进行优化存储，而且还可以保障档案信息的齐全性和安全性，避免档案资料丢失、被盗的风险[6]。利用云存储模式可以对存档位置进行精确，方便进行查询、利用，提高档案信息的利用率，促进企业档案的便捷化、个性化、多元化服务，满足企业各级人员的个性化需求。在利用云存储方式进行档案管理工作时，需要做好基础设施建设工作，既要准备高性能的硬件设施，还要配备应用能力较强的配套基础设施，确保云存储模式功能的多样化。在此环境下，还需要建立多功能的数据信息库，并构建云平台系统，这样可以对多种形式的档案资料进行存储，如图片、视频、声音等媒体形式，并保障档案信息的全面性和真实性。在此模式下，还需要与国家云档案管理中心进行良好的互动和交流，保障企业档案管理工作的可靠性和安全性。

（二）对各种技术进行优化应用

为了提高数字化档案资料的有效性应用，需要对现代化科学技术进行合理引入，如签名技术，包含光笔签名、数字签名。通过这种方式可以保障电子文件的原创性，确保数字的真实性；防篡改技术的应用，可以把数据库中的数据设置为只读模式，用户只能读取信息不能进行修改，这样可以保障档案信息的安全性，避免信息被篡改的风险；加密技术的应用，可以对涉密文件进行有效性保密和保护，这样可以保障档案信息的安全性，避免出现数据泄露的问题。通过这种方式可以对涉密信息进行伪装，避免非法者对涉密信息进行盗窃。此外，还可以对不同用户的访问权限进行合理设置，避免用户对电子文件进行随意操作，促进电子文件的高质量管理[7]。

（三）优化用户的数据分析服务

把大数据技术引入档案管理工作中，可以对管理流程进行优化，实现档案服务的多元化。同时，对不同类型的档案信息数据展开高效性分析和整理，满足不同用户的个性化需求，改变以往档案管理工作的不足之处。在大数据技术应用中，最为重要的就是要强化用户数据分析服务功能，以便对电子档案展开高质量分析和服务，这样可以对档案资料的内在价值进行深度挖掘和开发，从而可以结合不同用户的实际需求，为其提供针对性的信息材料，强化档案资料的服务质量。此外，还可以利用大数据技术对用户信息展开数据分析，对他们的检索信息、档案资料使用习惯等进行智能化收集和分析，这样可以了解不同用户的档案服务需求，这样可以为用户提供个性化和针对性服务。由此可见，通过大数据技术的应用还可以实现档案信息资源的共享，实现不同档案信息数据库的有效相连，这样可以对档案数据分析范围进行拓展，满足各个用户的需求，以便对档案信息内在价值的深度挖掘和分析[8]。

（四）强化数字化档案的检索能力

大数据技术在档案管理工作中的有效性应用，进一步强化其工档案查询功能的多样化和智能化。在大数据技术支持下，需要利用互联网信息技术对档案资料信息进行全面性收集和整理，然后对不同的档案信息展开分类、分析，这样可以实现对档案资料信息数据的规范化、系统化管理，方便用户进行检索、查询和利用。利用大数据技术还可以实现档案资料信息的可视化分析，对各种媒体形式的档案资料进行完整性保存，并对其进行可视化展示，方便用户进行直观化查询和利用，确保数字化档案的检索功能的针对性和规范性。

四、大数据技术在企业档案管理中的优化策略

（一）提高管理人员综合素养

实现企业档案的信息化管理，需要培养大量的专业化管理人才，为大数据技术的优化应用奠定良好的基础。要注意引进高素质的专业管理人员，提高整体管理团队的综合素养；要加大对档案管理人员的继续教育力度，增加现有工作人员的专业知识和技能储备，并定期展开专业化培训，对培训内容和培训方式进行优化设置。此外，还需要培养档案管理人才的信息素养，使其能够对大数据技术熟练使用，充分掌握数据收集、管理和分析能力。引进最新知识、技术和理论，拓展档案管理人才的知识视野，为大数据技术在企业档案管理中的有效性应用奠定良好的基础[9]。

（二）加强安全管理

大数据技术管理背景下，企业档案的存储形式发生了重要改变，主要是在云盘上进行存储，也可以利用光盘等方式进行存储。为了保障档案信息数据的安全性，需要对云存储以及不同介质存储的档案信息进行定期检查和维护，确保其安全性，有效规避档案风险。网络存储可以保障档案资料的长久保存，并方便进行检索调动，但是，由于网络的开放性，导致数字化档案信息容易受到黑客袭击，导致信息被非法篡改、泄露，致使企业商业机密被盗，对企业造成极大的经济损失。利用不同介质进行存储，可以有效缩小存储体积，而且能够对海量的资料进行优化存储，但是不方便进行查阅和使用，需要对不同介质进行优化存储和管理，避免受到外界环境的干扰和影响。必要情况下，需要做好档案资料的备份工作，保障档案资料安全性。

（三）挖掘档案信息内在价值

在大数据支持下，要积极构建档案中心数据库，对相关信息进行全面汇总和收集，为企业档案信息资源的共享奠定了良好的基础。同时需要优化企业档案信息化平台建设，为企业大数据技术应用创建良好的条件[10]。同时，要把档案信息系统与业务系统、公文系统进行整合和链接，把档案信息化管理工作真正融入企业整体信息化系统建设中，方便档案数据的收集和利用，充分挖掘档案信息内在的价值作用；在大数据技术支持下，需要对档案资源价值创造力进行充分挖掘和开发。大数据技术可以对海量档案信息进行收集、存储、管理和分析，并将其融入企业日常经营管理中，使其形成企业内部人力、财务、资产、负债、成本、利润等数据，并对市场环境、政策的动态变化趋势进行分析，并利用大数据技术进行深入分析，提高档案资料的利用率，为企业决策提供数据依据，促进企业经营管理水平的全面性提升。

（四）强化档案基础工作

大数据技术背景下，需要加大对档案资源的基础建设力度，对不同类型、不同载体的档案资料进行全面收集，保障档案资料的齐全性和准确性，对任何档案数据的内在价值进行深度挖掘。引进先进科学技术，对馆藏档案进行深度研究，真正做好档案编研工作，为档案信息资源的高效性共享奠定良好的基础。在大数据技术支持下，需要对信息化技术进行优化应用，使其在档案编研工作中发挥重要作用。通过信息化技术的交互性功能，展开档案编研工作，可以在网络上发布档案编辑计划、编研成果等，并鼓励用户进行下载阅读，并给出自己的反馈意见，增加档案编研工作与外界的互动，这样可以充分利用互联网的高速传递功能，结合用户的反馈意见对编研计划进行优化和补充，确保档案编研工作的全面性和高质量性。此外，还需要完善管理制度，配备完善的软硬件设施，为大数据管理工作的有效性应用，同时要对档案管理机制进行优化，完善管理机构和制度，为数字化档案管理工作的开展奠定良好的基础；同时，需要对档案管理流程进行优化，实现档案收集、存储、管理、分析工作流程的规范化和系统化，促进数字化档案管理效率的提升。

五、结语

综上所述，随着现代化企业经营发展中的档案资料越来越多，加大企业档案资料管理模式的创新非常重要。信息时代，需要进一步提高档案资料的信息化管理力度，并对大数据技术进行优化应用，促进档案材料分析能力的提升，并优化数字档案检索能力，为用户提供多元化的服务，对档案资料的真正价值进行深度挖掘和高效利用，全面促进档案资料管理效率的提升，并实现管理模式的创新，为企业科学决策提供依据和保障。在具体应用中，需要提高档案管理人员的综合素养，优化其信息素养，能够对大数据技术进行优化应用，还要完善基础设施建设，加强安全管理，深度挖掘档案信息的内在价值，全面发挥档案信息的重大价值。