高校招标档案管理平台功能设计

文/马竹英

随着电子招投标的普及和信息化时代的发展，以及高校招标档案数量的不断增加，开发招标档案管理平台势在必行。高校招标档案管理平台统筹协调文件管理与档案管理、业务工作与档案工作之间的关系，从档案归档管理、档案检索查询统计管理、档案借阅管理、系统管理和系统对接等功能进行设计开发，符合高校招标归档业务实际，又符合档案管理要求,实现电子档案及实物档案的全生命周期管理

招标采购在高校建设发展中发挥着重要的作用，招投标档案是整个招标过程的真实记录，还原了招标过程的每个环节。对招标采购过程相关文件的有效管理则是准确反映招标采购全流程是否符合有关法律法规的重要历史凭证，也是明确各方主体责任的证明材料，保护各方主体的正当利益。伴随着招标采购领域不断整合及电子化交易的迅速开展，在招投标业务开展过程中都产生了大量的档案数据，而如何做好电子文件的归档和对这些电子档案规范化、系统化的管理是当前高校招标采购领域档案管理所面临的新挑战。

一、招标档案信息化管理的政策透视

2015年3月1日起施行的《中华人民共和国政府采购法实施条例》第四十六条规定：“政府采购法第四十二条规定的采购文件，可以用电子档案方式保存”；2019年国办函〔2019〕41号文件《国务院办公厅转发国家发展改革委关于深化公共资源交易平台整合共享指导意见的通知》要求实现包括文件归档在内的招投标工作全流程电子化；2020年，《关于积极应对疫情创新做好招投标工作保障经济平稳运行的通知》(发改电〔2020〕170号)要求加快推进包括文件归档在内的招投标工作业务全流程电子化；《电子招标投标办法》中规定：“数据电文形式与纸质形式的招标投标活动具有同等法律效力”；2021年1月1日起施行的《中华人民共和国档案法》中“档案信息化建设”一章中明确规定“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用”。

二、高校招标档案管理平台功能设计

高校招标档案管理平台功能设计应统筹协调文件管理与档案管理、业务工作与档案工作之间的关系，从功能角度分为档案归档管理、档案检索查询统计管理、档案借阅管理、系统管理和系统对接等，能够对招标过程中产生的文件进行收集、整理、鉴定、统计、维护、利用和处置的计算机信息系统[1]。同时还应充分考虑到今后的纵向和横向平滑扩张能力。

1.档案归档管理

招标档案归档管理是基于招标业务流程进行设计。一般情况下，高校招标采购根据国家及所在省份集中采购目录及限额标准，通过招标代理公司和校内自主招标来实现。以笔者所在高校为例，招标具体流程如图一所示。

根据图一招标流程，招标归档流程描述：按照采购项目预算金额，业务归口部门将经部门负责人及其分管校领导签字的项目执行审批资料、立项证明材料进行扫描或拍照上传至档案管理平台；招标管理部门根据项目限额标准（以笔者所在高校为例：5-10万元实行校内集中采购，10万元以上委托代理机构实施）进行管理。在上述招标流程图中，每一环节都有相应的档案资料需要留存，其中确定代理公司、审核招标文件、发布招标公告、确定采购人代表或抽取评审专家、确认评审结果、发布结果公告等流程还需特定人员审核或审批，审批人员在自己权限范围内审核，文件资料以附件形式上传，审批资料直接系统内提取，招标管理部门按归档资料要求在档案管理平台进行归档管理。如果高校有自己的招标管理系统，招标档案管理平台须与招标业务系统无缝对接，调用与招标业务系统的接口提取项目基本信息。开标评标过程中所形成的纸质档案资料线下扫描后，系统支持线上导入档案管理平台，音视频直接上传归档。归档资料包括：档案封面、档案目录及页码、归档文件目录清单、审批信息清单、音视频等，所有需要归档的环节均涵盖在内。招标管理部门对所有归档资料进行复核，复核通过后进行最终归档，已归档的资料在权限许可的范围内供内部或外部借阅。平台同时为档案管理提供归档资料修改功能，可对正在归档的归档项目进行补充资料、上传附件、补充信息等操作，并完成归档。归档管理模块如图二所示。

图一

笔者所在高校遵循“采管分离”原则，招标结果公布无异议，招标管理部门给业务归口部门发放采购结果通知，招标活动即结束。有的高校还有后续的合同签订、合同实施、组织验收等环节，因此招标档案管理平台还应充分考虑到今后的纵向和横向平滑扩张能力，以适应高校各部门业务调整之需。

2.档案检索查询统计管理

应用服务主要通过数据挖掘、智能搜索等技术实现招标档案的查询检索、统计分析、动态监管、宏观决策等功能[2]。档案管理员对档案进行统一管理，包括案卷全宗、案卷目录管理，文件目录、文件配置等信息管理，可以对已经归档的档案按时间、关键字、项目名称、项目编号、预算金额等途径进行模糊和精确检索，检索档案存档情况，并按时间进行顺序或倒序排列；档案管理人员根据检索信息精确调取项目详细信息，档案管理平台具有对查询结果进行查看、导出、下载、打印等功能；平台提供给用户档案统计功能，包括归档项目统计、使用统计、下载统计、借阅统计等。归档项目统计按采购内容进行货物、工程、服务分类统计，按组织形式进行政府采购、非政府采购、出租出借、委托经营、供应商遴选等统计。随着高校巡视、评估、审计等工作对招标档案的高频利用，招标档案统计管理功能的“资政”作用越发凸显，档案库就发展为支持学校领导决策的智库[3]。

3.档案借阅管理

高校招投标活动的业务档案是工作查考的凭证，是经验总结的参考，是相关人员决策的依据，也是招投标活动不可再生的宝贵财富[4]，因此档案借阅管理功能不可或缺。归档档案实现档案借阅全流程利用管理，使用单位经办人员通过办事系统发起借阅申请，填写借阅信息，选择借阅内容，经使用部门负责人同意，招标管理部门档案管理人员报负责人同意后通过系统执行借阅审批工作。外部借阅者经相关部门批准后可以通过开通临时账号登录系统，实现档案借阅。分配临时账号时，需检测账号是否存在重复，同时需要指定账号的有效期。

平台能够控制借阅者的档案权限，借阅者在授权范围内在线浏览、查看、下载自己借阅的档案信息，同时生成档案借阅记录，借阅者所借阅的档案到期后，平台会自动归还档案。平台可查询借阅的历史借阅记录，并按项目信息、申请部门、临时账号等进行检索，统计出招标档案借阅数据，为后续招标档案管理工作提供借鉴。

4.系统管理和系统对接

系统管理包括系统参数设置、招标业务及审批流程管理、角色权限分配及各模块元数据管理等。系统的权限管理主要分为对归档文件整理的权限控制和对档案查询中数据访问权限的控制。为了确保档案资料文件的安全，系统可以方便地给角色或用户赋予数据权限或电子全文权限。具备完善的权限继承与屏蔽功能，可基于用户、角色等控制授权，以满足应用系统应用于多级部门多级职能的需要。系统管理功能还记录用户的操作信息、系统启动定制信息、用户登陆信息，并提供统计功能，可以根据实际需要统计出哪些用户在一定时间段内做了哪些操作等，为安全控制提供可靠依据。

系统对接主要与省政府采购管理平台及高校自主采购管理系统实现无缝对接，接口支持结构化的数据对接、非结构化的文件对接，可将交易系统中产生的电子档案直接调取并存储，实现部分招标档案的在线同步一键归档，从立项、预算计划到招标过程再到结果、合同、验收等形成整个档案资料的信息化管理闭环。因此，在具体实施开发过程中，还需要考虑一定的前瞻性，防止因为兼容性、扩容性等问题减少了平台的生命周期[5]。

不言而喻，招标档案资源来自于工作、来自于实践，是基础；档案利用即服务于工作、服务于实践，是目的。高校招标档案管理平台应努力打造成为全校采购工作的忠实记录者、监管审查的佐证者、行政决策的辅助者，从而强化“大档案”理念，构建“大技术”平台，实施“大服务”战略，激发“强智库”功能。充分发挥档案资源的功能，为高校的创新发展提供大力支撑与良好服务。