企业数字档案馆（室）建设问题与对策

王洋

摘要：本文立足国家档案局《企业数字档案馆（室）建设指南》要求，对当前企业数字档案馆（室）建設工作中普遍存在的有关电子文件长期保存、四性检测、元数据管理等方面的问题进行梳理，从人员、管理等角度分析产生问题的原因，提出要正确实施工作过程记录管理功能、加强若干技术研究、加强项目管理和系统验收测试等改进建议，以供读者参考。

关键词：档案信息化 数字档案馆 数字档案室

随着信息技术的快速发展，企业信息化建设规模不断扩大，企业档案工作随之进行数字化转型升级，由此企业数字档案馆（室）建设成为当务之急。为加强对企业数字档案馆（室）建设工作指导，国家档案局印发了《企业数字档案馆（室）建设指南》，从基础设施建设、电子档案管理系统（以下简称“档案系统”）建设、数字档案资源建设、制度规范建设等多个方面进行指导和规范。企业纷纷按照规范要求开展数字档案馆（室）建设，在系统部署模式、数据整合治理、软件功能开发、安全保障应用等方面突出亮点和创新之处，取得了较好的经济效益和社会效益。但对照《企业数字档案馆（室）建设指南》要求，笔者认为企业数字档案馆（室）在系统功能建设、元数据管理等方面还需加强和完善。

（一）工作过程记录管理功能有待改进

工作过程记录管理功能指的是记录类似全宗卷信息的功能。它等同于手工管理模式下，对全宗档案进行管理过程中形成的、能够说明该全宗历史情况的各种文件材料所组成的专门案卷。大多数企业建设数字档案馆（室）时并没有按照这样的要求进行工作过程记录管理，而是更多地依赖于信息技术，将这项功能与系统日志等同起来，通过日志记录所谓的“工作过程”，使档案系统中类似全宗卷信息缺失。

（二）长期保存功能有待深化

电子文件长期保存是在电子环境下，为了使文件信息长时间保持有效可用，而采取一定的方法，尽量减少电子文件对计算机软硬件环境的依赖性。例如，要对不符合长期保存要求的电子文件进行存储格式转换，定期对电子文件及其软硬件环境进行读取、测试、处置，档案系统就要支持文件格式迁移、具有仿真功能等。目前，企业数字档案馆（室）建设在长期保存方面一般只关注电子文件存储格式转换，而在定期对电子文件及其软硬件环境进行读取、测试、处置等方面，往往因电子文件所依赖软硬件环境的元数据缺失而无法进行。档案系统在文件格式迁移和其依赖环境仿真功能的支持方面也不尽如人意。

（三）四性检测功能有待完善

四性检测是在电子文件归档、移交与接收和长期保存过程中，为了保障其真实性、完整性、可用性、安全性而应具备的一项系统功能。企业在数字档案馆（室）建设时大多考虑了这项功能，但检测结果一般并不理想。有的企业即使系统显示了四性检测界面、检测报告也显示全部通过，但电子文件日期、责任者等关键元数据依然空缺。有的企业没有公钥基础设施（PKI/ CA），仅通过数字摘要来实现电子文件来源真实性校验，检测的环节、触发事件、前后比对的实现方法欠佳。有的企业将数字摘要与源文件一并传输，存在着二者一并被篡改的风险。

（四）电子文件元数据方案有待完善

元数据是描述电子文件的背景、内容、结构及其管理过程的数据，伴随着电子文件的形成而产生，并在整个电子文件管理过程中不断增加和更新，为电子文件的真实性、完整性、可靠性、可用性和其证据性提供保障，是电子文件的重要组成部分。企业在建设数字档案馆（室）过程中，大多比较关注那些常用的文件实体元数据，如文件题名、文号、年度、保管期限、责任者等，而会忽视一些不常用的说明电子文件电子属性或数字化属性的元数据，如电子文件格式信息、文档创建程序、信息系统描述、数字化对象形态、扫描分辨率等。另外，描述电子文件管理过程的业务实体元数据，如业务状态、业务行为、行为时间、行为描述等也比较欠缺。

（一）有关研究不够深入

企业数字档案馆（室）建设既涉及“数字”，又涉及“档案”，这就需要规划和实施这项工作的人员至少具备计算机和档案两方面的专业知识，并熟知数字档案馆（室）建设的相关制度标准要求。这对从事档案工作的人员来说是一项专业技能的挑战。一般档案人员较少具有计算机专业的教育背景，也较少接触信息化建设项目，对于数字档案馆（室）建设中遇到的问题，一般只能靠自身档案工作经验和计算机常识去判断，对涉及计算机技术、电子文件管理等方面的研究难以深入。

（二）项目管理不规范

大多数企业开展数字档案馆（室）建设都能够以项目形式运作，特别是在场地、设备等资源投入上能与日常职能工作分开，单独列支资金，但在实施过程中却很少严格按照信息系统的项目管理要求来实施。首先，企业在组建项目团队时，重档案、轻信息化，其档案部门大包大揽，甚至一家独大。在实施项目时，企业以上线档案系统为工作核心，多以引进一家市面上产品较为成熟的软件厂商的方式，将系统功能实现、接口实现、数据校验等工作全部交予厂商。而信息技术部门除了提供基础设施和信息安全保障外，较少参与其中。其次，缺少项目监控。可能考虑到项目规模或资金的问题，大多数企业一般不引入项目监理对项目质量、进度、投资等方面进行控制。

（三）测试工作不够重视

在数字档案馆（室）建设中，大多数企业对档案系统软件进行研发的能力有限，一般采用购置比较成熟的软件原型并二次开发的方式进行系统建设。在二次开发过程中，企业往往对软件厂商的依赖性较强，对软件测试工作不够重视，将验收测试委托软件厂商进行，使软件厂商既当“运动员”，又当“裁判员”。有些企业对系统建设要求的测试报告，也直接使用软件厂商提供的软件原型的测试报告，实际上它与企业应用的产品范围并不一致。像四性检测结果全部合格，但文件日期、责任者等元数据还是空缺的情况，就与企业不够重视软件测试工作不无关系。

（一）正确实施工作过程记录管理功能

工作过程记录管理功能是记录类似全宗卷信息的功能，该功能无非是把全宗卷从纸质形式变为电子形式，把它的保存从档案库房搬到了档案系统里。基于此，企业在建设数字档案馆（室）时，就应按照全宗卷范围，将有关档案管理过程记录形成电子全宗卷，如通过系统接口接收电子文件后形成的归档清单、借阅电子档案的审批流程、电子档案到期鉴定意见和清单等。企业不能因为这些记录是由档案系统形成的而忽略归档，而应将档案系统视同于一个处理档案管理业务的“业务系统”，同等对待由这个系统形成的记录及由其他业务系统形成的记录。此外，企业在建设数字档案馆（室）过程中还会形成系统接口标准、元数据方案、数字化技术规范等用于数字档案馆（室）建设的技术材料，这些材料也应一并被归入电子全宗卷。

（二）加强若干技术研究

1.加强长期保存功能实施研究。当前实行长期保存功能的难点在于实现环境虚拟和仿真。由于环境虚拟和仿真应用较少且需要较高的信息技术知识，目前档案界仍缺少可行的流程和方案。为此，企业档案部门或通过与信息技术部门合作，或引进信息技术人才，加强对环境虚拟和仿真的研究，通过研究摸索出具体可实施的技术并转化为技术标准或管理规范，从而使其在数字档案馆（室）建设中得以全面实施。

2.加强四性检测技术研究。在实施电子文件四性检测方面，企业应按照四性检测相关要求，制定适合本企业的电子文件四性检测方案，对其中涉及的关键技术要深入研究，提出符合实际的功能需求，明确技术路径。例如电子文件来源真实性检测可通过数字摘要、电子签名、时间戳等多种技术实现，那么本企业采用哪一种或哪几种技术需要企业在制订方案时予以明确。再如要实现归档电子文件元数据完整性检测，就要求企业先进行元数据梳理，划定哪些元数据是必有项，再进行完整性比对。如果企业业务系统及档案系统均部署于私有云上，或者数据的物理存储全部在一套存储设备上，那么是否还需要对电子文件来源的真实性进行检测则需要商榷。如果企业档案系统应用服务器安装杀毒软件，那么是通过档案系统调用杀毒软件接口实现安全性检测，还是直接通过应用服务器的系统级服务对安全性进行保障，也是需要深入研究后予以明确的。

3.加强元数据方案研究。元数据是保障电子文件真实性、完整性、可靠性、可用性和体现其证据性的重要组成部分，企业应根据电子文件的类别对相关元数据进行科学、合理规划。企业应参照国家有关元数据标准，对各类业务系统形成的电子文件元数据进行规划，制订元数据方案，如OA系统电子文件元数据方案、会计核算系统电子文件元数据方案、项目管理系统电子文件元数据方案等，使之与各类业务系统形成的电子文件元数据一一对应。如果企业认为这样会使一些元数据项重复，那么也可将常出现的元数据列入通用元数据方案，再针对不同业务系统形成的特殊元数据，制订专用元数据方案。在这一过程中，企业会特别注意业务实体元数据（即针对业务对象定义的一类元数据），而往往容易忽略如业务状态、业务行为、行为时间等这类业务实体元数据。

（三）加强项目管理

项目管理作为一种科学的管理方法，适用于各类项目。企业数字档案馆（室）建设实际上也是一个项目，要想做好这个项目，就要将项目管理理论和方法应用其中。企业要开展数字档案馆（室）建设，首先应设立建设目标，并对达到这一目标的可行性进行分析和研究，在一定条件的约束下，按照项目启动、计划、执行、监控和收尾五个过程进行，开展项目范围管理、进度管理、成本管理、质量管理等工作。所有项目工作归根到底都是由人来完成的，“人”的作用如何发挥，对于一个项目起着至关重要的作用。企业在进行数字档案馆（室）建设过程中需要特别关注团队合作，切忌档案部门一家独大，要依托于现有的人员力量，使档案部门与信息技术部门密切配合，邀请保密部门和有关业务部门共同参与，使怀有不同技能的人员在项目团队中各自发挥优势、通力合作。

（四）加强系统验收测试

系统验收测试主要是针对委托第三方进行软件开发的企业提出的，而一般进行自主研发的企业，往往比较重视软件开发中的测试环节。对于外购软件的企业，软件测试是一项必不可少的任务，它主要体现在验收测试上，一般应由购置软件的企业负责组织，安排本企业信息技术部门实施，或委托国家认可的第三方测试机构实施。在实施过程中，企业应依据合同、系统需求说明文档等，制订详细的测试计划，选择适当的测试方法，设计好测试用例，规范测试过程管理和输出相关的测试文档。特别注意的是，對于验收测试，企业要加强软件的配置管理，测试人员需要对已通过测试的验收状态和各项参数进行详细记录并归档保存。

参考文献：

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[2]秦航，杨强.软件质量保证与测试[M].2版.北京：清华大学出版社，2017.

[3]美国项目管理协会.项目管理知识体系指南（PMBOK？指南）[M].6版.北京：电子工业出版社，2018.

[4]王逸凡.《企业数字档案馆（室）建设指南》内容及相关问题思考[J].北京档案，2020（9）：19-24.

作者单位：中国电力建设集团有限公司