文件管理系统功能要求国际标准的变化

安小米 刘桓鑫 白文琳

摘要：从新旧标准的数量、标题、章节、术语、系统功能要求模型等方面对ISO 16175新旧标准进行了文本对比分析，从文件层、系统层以及应用层对文件管理系统功能要求进行了内容对比，发现了新旧ISO 16175标准之间的异同，分析了新标准的特点及其变化的动因，讨论了新标准修订对数字转型背景下我国电子文件管理工作带来的启示，以期推进新标准采用，为实施《国家标准化纲要》和《“十四五”全国档案事业发展规划》，促进我国电子文件管理高质量发展，提供借鉴。

关键词：电子文件管理 文件管理系统功能要求ISO 16175 对比研究

Abstract： Based on a comparative analysis of the old and new ISO 16175 series standards from differ？ ent aspects including the standard numbers， titles， clauses， terms， functional requirements models for records management systems， this paper found the similarities and differences between the old and new ISO 16175 series standard and identifies key fea？ tures of the new standards and drivers of the chang？ es made. In addition， facing challenges going to digi？ tal transformation， this paper provides implications and insights for adoption of the new international standards， which have significance for the implemen？ tation of National Standardization Program and the National Archives Development Plan during the 14th Five—year Plan Period. The study has also provided directions for the high quality development of the electronic records management in China.

Keywords：Electronicrecordsmanagement； Functional requirements for records management systems； ISO 16175； Comparative study

一、引言

隨着数字国家、数字政府、数字经济和数字社会建设的发展，大数据与区块链技术的广泛应用，AI新技术应用场景拓展至云端，形成了跨组织跨部门的业务新场景；政务服务和商务服务在线化，数字转型已成为全球趋势。

数字转型背景也对我国档案事业转型提出了新的要求。2021年4月，国家市场监督监管总局与国家标准化管理委员会发布了《电子文件管理能力体系第一部分：通用要求》（GB/T 39755.1—2021）和《电子文件管理能力体系第二部分：评估规范》（GB/T 39755.2—2021），要求加强电子文件管理能力建设与检查工作。[1-2]同年5月新版《公务电子邮件归档管理规则》（DA/T 32—2021）发布，替代了该标准的旧版本（DA/T 32—2005），该标准新增了关于公务电子邮件系统和电子档案系统建设相关规定，明确要求公务电子邮件的归档方式、归档格式以及元数据等相关要求。[3]新修订的ISO 16175系列标准对于国家标准与行业标准的制修订具有重要借鉴意义，新系列ISO 16175标准将文件管理功能要求从管理系统拓展到软件应用，对数字业务及其基础设施文件管理软件的规范性应用具有指导意义。

2021年6月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《“十四五”全国档案事业发展规划》，指出在“十四五”期间，文件档案工作亟待数字化转型，提升文件档案工作的治理与服务能力。[4]其中，对文件档案领域国际标准的研究，不仅是标准化工作的重要组成部分，也是解决文件档案工作数字转型中所存在的档案领域现有标准与国际标准接轨和一致的有效方式。

2021年10月，中共中央、国务院印发了《国家标准化发展纲要》（以下简称《纲要》）。《纲要》在发展目标中提到，2035年之前，要显著增强标准化开放程度，要求国家标准与国际标准关键技术指标的一致性程度大幅提升，国际标准转化率达到85%以上。在标准国际化战略层面，要求立足中国实际，吸纳先进理念、技术与规则，强调中国在国际标准制定上的参与。[5]而中国人民大学安小米教授作为国际标准化组织信息与文献技术委员会档案/文件管理分技术委员会文件系统设计工作组（ISO/ TC46/SC11/WG16）的委员，深度参与了ISO 16175系列标准的制修订全过程，对ISO 16175制修订动因进行分析与比较，对正确理解和更新采标标准，有重要的现实意义和实践价值。

（一）新旧ISO 16175标准基本情况

1.旧ISO 16175系列标准的基本情况。旧ISO 16175系列标准由三个部分组成。ISO 16175-1：2010《信息与文献电子办公环境中文件管理原则与功能要求第1部分：概述与原则》[6]（GB/T 34840.1—2017）建立了电子办公环境下用于形成和管理数字文件的软件的基本原则和功能要求，旨在广泛部署文件自动化管理的功能、支持审计活动、提升各类信息相关的法规要求遵从的能力，保障基于文件管理的善治，在文件管理功能要求方面促进档案、文件和信息管理领域达成共识与软件服务领域的沟通保持一致。ISO 16175-2：2011《信息与文献电子办公环境中文件管理原则与功能要求第2部分：数字文件管理系统指南与功能要求》（GB/T 34840.2—2017），规定了专门性数字文件管理系统的功能要求，用于识别和管理电子文件，明晰软件的文件管理的功能设计规范、指导采购或商业软件选用及文件管理系统合规性评估。[7]ISO 16175-3：2010《信息与文献电子办公环境中文件管理原则与功能要求第3部分：业务系统中文件管理指南与功能要求》（GB/T34840.3—2017）提供了用于业务系统中业务活动产生文件的规范性识别和管理及特定的要求及指南，用于理解业务系统中文件识别和管理的过程及要求，文件的功能要求，包括业务系统软件建立、升级或购买的设计规范，业务系统软件的文件管理能力评估及业务系统的文件功能及其合规性评估。[8]

2.新ISO 16175系列标准的基本情况。新ISO 16175系列标准由两个部分组成。2020年7月，ISO 16175-1：2020《信息与文献用于文件管理软件的过程与功能要求第1部分：电子文件管理应用软件的功能要求与相关指南》提供了管理数字文件的软件应用相关的模型、高层级的功能要求和相关指南。[9]ISO 16175-2：2020《信息与文献用于文件管理软件的过程与功能要求第2部分：管理文件的软件选择、设计、实施和维护指南》根据ISO15489-1：2016《信息与文献文件管理第1部分：概念与原则》规定的文件管理原则提供了软件选用、设计、实施和维护的决策指南。新系列标准的修订工作主要由国际标准化组织信息与文献委员会档案/文件管理分技术委员会文件系统设计工作组（ISO/TC46/SC11/WG16）完成，旨在为方案架构师、IT采购决策者、应用开发者、业务分析师、应用测试者等用户提供应用方案，为文件管理应用软件的功能要求确定及其实施软件的选择、设计、实施和维护提供指南。[10]

旧ISO 16175最早由国际档案理事会牵头制定，ISO/TC46/SC11/WG16直接采纳并将其转为ISO标准。新标准由ISO/TC46/SC11/WG16负责。新标准除电子办公环境外，还考虑了信息技术升级应用呈现出的跨部门、跨层级、跨领域的业务与技术融合的新工作场景。

（二）ISO 16175系列标准修订的动因及其修订意义

新ISO 16175系列标准通过构建概念模型、功能要求模型并辅以相关解释与用例。与旧标准应用场景为纸质文件与电子文件共生与共存相比较，新标准的应用场景更多地考虑业务数字转型背景下的文件管理数字转型，如何确保文件作为数字业务的有机组成、数字生成、数字保存，如何考虑文化以及组织、制度框架等的变化及其对文件管理和文件鉴定的影响。[11]

ISO 16175-1：2020和ISO 16175-2：2020对实施《“十四五”全国档案事业发展规划》，促进我国电子文件管理高质量发展，具有如下借鉴意义。

第一，新标准的修订与ISO 30300：2020的术语及定义保持一致，维护了档案/文件管理分技术委员会标准化文件相同术语使用相同概念及定义的一致性。

第二，新标准修订考虑了与ISO/TC46/SC11现行标准的一致性，重视标准化文件的动态修订与持续改进，参考以下标准，做了内容更新：

1） ISO15489-1：2016《信息与文献文件（档案）管理第1部分：概念与原则》（Information and documenta？ tion—Records management—Part 1： Concepts and principles）；

2） ISO 30300：2020 2019《信息与文献文件（档案）管理核心概念与术语》（Information and documenta？ tion—Records management—Core concepts and vo？ cabulary）；

3） ISO 30301：2019《信息与文献文件（档案）管理体系要求》（Information and documentation—Man？ agement systems for records—Requirements）；

4） ISO/TR 21946：2018《信息与文献用于文件（档案）管理的鉴定》（Information and documentation—Ap？ praisal for managing records）；

5） ISO/TR 21965：2019《信息与文献文件（档案）管理业务构架中的文件（档案）管理》（Information and documentation—Records management—Records management in enterprise architecture）。

第三，新標准适应业务数字转型新场景下文件管理数字转型的数字工作场景要求，考虑了旧标准纸质工作场景与电子工作场景的相互兼容，但更关注业务数字转型中文件无纸化生成、留存、归档与单轨制管理。

第四，新标准更多关注业务协同的文件管理，嵌入数字化、网络化、智能化设计的文件管理。

二、新标准修订变化分析

（一）新旧标准标题的变化

标准修订将ISO 16175-2：2011与ISO 16175-3： 2010与ISO 15489- 2：2001内容合并，更新为ISO 16175-1：2020和ISO 16175-2：2020两个标准，更名为《信息与文献用于文件管理软件的过程与功能要求第1部分：电子文件管理应用软件的功能要求与相关指南》《信息与文献用于文件管理软件的过程与功能要求第2部分：管理文件的软件选择、设计、实施和维护指南》。

（二）新旧标准章节结构的变化

通过梳理、对比新旧ISO 16175系列标准的章节结构，确认ISO 16175-1：2020，ISO 16175-2：2020，ISO 16175- 1：2010，ISO 16175- 2：2011，ISO 16175- 3： 2010第一、二、三章名称相同，分别为：范围、规范性引用文件、术语和定义。从第四章开始，各标准的章节名称出现不同。其中ISO 16175-1：2020第四章为“关键领域与配置选项”，第五章为“用于电子文件管理软件的高层级要求”，第六章为“用于管理电子文件的功能要求模型”，第七章为“对功能要求模型的理解”，第八章为“功能要求模型的使用”；ISO 16175-2：2020的第四章为“组织框架与背景评估”，第五章为“项目方法论确定”，第六章为“功能要求确定及其管理”，第七章为“配置确定”，第八章为“文件迁移与转换的要求确定”，第九章为“沟通、培训及与变更管理”，第十章为“实施之后的审核、修订、监控与评估”；ISO 16175-1： 2010的第二章为“最佳实践—电子文件及软件的作用”，第三章为“指导原则”，第四章为“实施事宜”；ISO 16175-2： 2011和ISO 16175-3：2010的第四章均为“指南”，第五章均为“功能要求”。

在新增加内容部分，发现ISO 16175-1：2020在第四章中增加了“关键领域与配置选项”内容。此外ISO 16175-2：2020在第四到第十章配套新增关于选择、设计、实施与维护文件管理软件的具体操作方法论与流程。ISO 16175-1：2020中文件管理软件功能要求的流程独立成章。在删除内容部分，ISO 16175-1：2010中的第五、六、七章被删除，并将其中一部分内容并入新标准之中。以适应跨系统、跨层级、跨组织的模糊边界的网络化工作要求。[12]在修改内容部分，ISO 16175-1：2020和ISO 16175-2：2020均采用了ISO 30300的术语定义。

（三）新旧标准内容的变化

新标准修订的内容可以划分为“增加”“删除”“修改”三方面。首先，在“增加”内容方面，ISO 16175-1：2020和ISO 16175-2：2020均有内容增加，将ISO 16175-2： 2011中第四章的内容修改并完善，将“关键领域与配置选项”新增为前者第四章，动因在于标准修订的环境要求适应新技术给文件管理带来的挑战，包括但不限于确保真实可信、安全隐私、自动高效等。而ISO 16175-2： 2020在第四章到第十章的内容均为新增内容，按照章节次序依次为：评估组织框架与内容、项目方法论的确定、功能要求的确定与管理、配置确定、确定文件迁移与转换的要求、交流、培训与变更管理和实施之后的修订、监控与评估。新增的内容主要是关于选择、设计、实施与保存文件管理软件的步骤与方法论，文件管理要求所配套的文件管理软件覆盖设计到保存全过程。

其次，所“删除”的内容集中在ISO 16175-1：2010之中，主要删除第二章“最佳实践—电子文件及软件的角色”，第三章“指导原则”，第四章“实施事宜”。其中第二章的内容被删除后分别并入其他章节，第三章删除主要归因于业务数字转型背景下文件管理数字转型的影响，如何确保文件作为数字业务的有机组成，如何考虑文化以及组织、制度框架等的变化及其对文件管理和文件鉴定的影响是其重要议题。

再次，在“修改”的内容主要包括：其一，将旧标准术语相关的内容进行修改。ISO 16175- 1：2010、ISO 16175-2：2011，ISO 16175-3：2010中的术语与定义均被修订，与ISO 30300：2020中的术语及定义保持一致。其二，受到文件管理系列标准协同应用的影响，ISO 16175-2：2011与ISO 16175-3：2010的功能要求被合并，成为ISO 16175-1：2020第六章“用于管理电子文件的功能要求模型”。其三，ISO 16175-3：2010第三章“指南”中提到的功能要求与实体关系被修订，成为ISO 16175-1：2020中“8.功能要求模型應用”和“2.3文件管理系统功能要求的变化”，体现对电子文件管理的敏捷性要求。

1.文件管理系统功能要求内容的变化。新标准打破了旧标准将应用环境分为数字文件管理系统与业务系统两大系统的限制，聚焦于适用所有电子文件管理应用软件的功能要求。此外，功能要求的变更也带来了相应实体关系的变更。

从内容架构上来看，新标准中文件管理系统功能要求继承并发展了旧标准中的数字文件管理系统功能要求（见表1）。后者主要包括“生成”“维护”“传播利用”以及“实施管理”4个部分，其中旧标准中的“生成”（ISO 16175- 2：2011，5.1）调整为“文件捕获与分类”（ISO16175-1：2020，6.3R1），将旧标准“维护”部分的“保存、迁移与处置”（ISO 16175-2：2011，5.6）单独形成新的一项文件管理系统功能要求，将“维护”和“生成”中的内容调整形成新标准中的“文件完整与维护”（ISO 16175-1：2020，6.3R3），将“传播利用”（ISO 16175-2： 2011，5.7.1）和“生成”中的内容调整形成“文件的发现、使用与共享”（ISO 16175-1：2020，6.4R4），删除“实施管理”（ISO 16175-2：2011，5.8）的内容。

新标准在文件管理系统功能要求部分与旧标准存在着内容方面的不同。在捕获与分类中主要的变化集中在“捕获”与“输出”。新标准中的“捕获”是对文件以及与其有关的元数据的捕获，而旧标准中的“捕获”，则是对文件及其相关背景、结构、内容信息的捕获。该方面的变更源于ISO 15489-1：2016中“元数据”概念的删除[13]，“文件元数据”概念的新增，以及ISO 15489-1：2016对文件元数据的功能属性的强调。

在“文件保存与处置”模块，相对于旧标准中的“保存、迁移与处置”，该模块不仅由旧标准“维护”中单独确定为功能要求，并且强调、增添了“销毁”环节。这一变化主要是受到ISO 15489-1：2016中文件资产管理理念的影响[14]，其强调应将文件视作组织的数字资产进行管理。此外，新增“检查”（Review）环节，该环节不仅要求文件管理者在文件保管期限将满之时对文件进行再次审查，同时，在法律、业务要求变化之时，若有必要，也应当对文件的保管期限进行修订。而在“迁移与输出”中，有以下三处变化：第一，新标准增添“新的应用中得以重建结构关联”的要求；第二，增添了在迁移与输出过程中对文件及关键元数据（Key Metadata）的最低标准与完整性检测的要求；第三，要求文件管理软件与系统能够支持多次迁移与输出。以上变化不仅反映软件与系统对文件管理支持能力的提升，同时也揭示了文件管理机联系的维护从基础的“保护”能力，提升到了“可追溯性”能力的提升。

“文件完整与维护”模块则被细分为“真实性与安全性”和“存储、报告与元数据管理”两项。前者主要变化包括：在权限管理方面，新标准要求文件管理软件进行常规性的用户验证，以确保对文件的分级存取管理；在确保文件完整与安全方面，新标准要求文件管理软件能够生成校验码和哈希代码或实施其他可支持确保文件实时完整性的机制，保证文件的真实与完整；在审计与跟踪方面，新标准要求支持自动捕获与呈现所有与权限与安全相关的操作细节，换言之，即强调权限管控与安全管理的日志管理。后者则对文件管理软件提出了智能化的要求，要求业务应用能够自动生成文件捕获、利用（Usage）与处置的报告。

“文件发现、利用与共享”（Records Discovery， Use and Sharing）模块则被细分为“搜索、检索、呈现、使用与互操作”（Search，Retrieval，Presentation，Use&In？ teroperability）、“存取权限”（Access restrictions and permissions）、“复制、摘录与冗余（Duplication，Extraction&Redac？ tion）”三项。[15]“搜索、检索、呈现、使用与互操作”部分增添了“互操作”的要求，要求能够在跨平台跨领域进行互操作，消弭电子文件管理软件平台与系统之间的界限与互操作局限。新增了存取权限，是ISO 15489-1：2016强化文件管控要求[16]的体现。此外，还新增了“复制、摘录与冗余”部分，要求确保可信的文件复制、摘录与冗余能力，以确保在组织内部业务应用软件与其他应用软件能够有效运行，并为其他组织经授权的应用软件接入提供可信保障。

2.文件管理系统功能要求模型中文件实体及关系的变化。确定了文件管理系统的功能模型之后，需要从文件管理功能系统模型的实体关系入手，明确模型中文件实体之间的相互作用及关系。

关于文件管理系统功能模型实体方面，首先，新标准删去“文件类目”（Record Category），并且将“业务系统（Business System）”替换为“业务应用（Business Ap？ plication）”。其次，修订了“数字文件聚合体”（Aggrega？ tion of digital records）的定义，新标准中删除了“实体”（Entity），认为“电子文件汇集是相关电子文件（已删去“Entity”）的累积（见图1）。

最后，在“电子文件”实体中突出强调电子文件包含元数据“incl.metadata”，承认元数据是文件的组成部分，遵从了ISO 15489-1：2016中体现的“元数据原则”。[18]

关于文件管理功能模型的关系方面，虽然仍旧保留了旧标准中阐述的“一对一或多”和“一对零或多”这两类关系，但新标准将“一对一（one to one）”替换为“多对多（many to many）”。其中包含元数据的电子文件与摘录之间的关系由“一对一”变成“一对零或多”；业务应用与电子文件汇集同电子文件（包含元数据）之间的关系由“一对零或多”变成“多对多”（见图2）。

3.文件管理系统功能要求模型核心层的比较。由于文件管理系统功能要求模型与其实体关系发生了较为显著的变化，新标准在对该模型的解释上面也发生了相应的变化。本文从文件层、系统层与应用层三个方面对该模型的变化进行归纳与阐述。

（1）文件层。从文件层入手，新标准在文件属性方面所强调的保障（见表2）。ISO 16175-1：2020在7.3中阐述的应当由业务应用保障的文件属性，包括：真实性（Authenticity）、可靠性（Reliability）、完整性（Integrity）和可用性（Usability）。同样，ISO 16175-2：2011则于4.1.1对文件应当具有的属性进行阐述，以用于电子文件管理系统的实施，并且旧标准中提到的文件属性也为真实性（Au？ thenticity）、可靠性（Reliability）、完整性（Integrity）和可用性（Usabili？ ty），但是在具体内涵、目的与要求上存在不同。

新旧标准在文件层方面的主要区别主要包括两点：应用范围与内容区别。首先，在应用范围方面，新标准的应用范围由“电子文件管理系统”修改为“业务应用软件”，并且强调业务驱动与业务要求的满足。其次，在内容方面，新标准所述的真实性（Authenticity）针对的是业务与形成者的真实可信，而非旧标准中所提出的在既定的时间、地点，通过既定的形成者将内容与目的相符的文件发送给既定的接收者。[20]旧标准因直接采用国际档案理事会（ICA）起草的标准而沿用档案学视角下真实性的经典定义，新标准对真实性属性的理解则与ISO 15489-1：2016中确认的权威证据原则一致，将文件与业务活动直接掛钩。在可靠性（Reliability）方面，新标准强调确保常规性的文件可靠性与元数据捕获以及长期保存中的可靠性，而旧标准则强调在业务中文件具有可靠性，要求系统具备常规化捕获与长期保存文件的能力，缺少对过程元数据的可靠性保障。在完整性（Integrity）方面，ISO 16175：2020新增对文件形成后有关的注释与附件的要求，并强调过程性的授权记录的完整性。在可用性（Usability）方面，新标准要求提供业务应用可用性交付服务，强调业务内容应由规范化的元数据管理实现，即由管理文件的活动实现。

（2）系统层。在系统层面，新标准相对于旧标准，以文件管理业务应用的特点替代电子文件管理系统的属性（见表3）。其中，文件管理业务应用的特点主要包括：安全、全面可理解、合规和系统。而旧标准中阐述的电子文件管理系统的属性则包括：在背景中形成与捕获文件、管理与文件控制、实施文件处置、对文件管理元数据的管理。两者在设置目的上存在着根本的不同，旧标准关注确保上述文件层所提及的文件属性稳定，而新标准则遵从ISO 15489-1：2016中5.3.2的要求，通过保障文件所具有的权威性以支持文件管理的业务应用。[21]

（3）应用层。并非所有存储在业务应用中的信息都被视作凭证记录，那么确定组织对文件的需要以确保有效发展与配置合适的战略与技术是必要之举，这也是新旧ISO 16175设立文件管理系统功能要求模型使用指南的初衷。而不同的是，新标准受到ISO 15489-1：2016第七章和ISO /TR 21946：2018的影响，文件管理工作中确定并记录文件要求的过程应当称之为鉴定，并且该过程是新标准应用层发生变化的关键驱动力。[22]

新标准给出了关于文件管理系统功能要求模型的使用指南，将原來应用程序由7步优化为5步。同时，新标准增添了“通过功能分析确定业务凭证要求”相关要求，将“确定用于业务凭证的要求”和“确定内容以及与其相关的文件凭证性管理信息”整合为“识别文件所需要的凭证信息”，删除“基于选项评估制定核心文件管理流程的策略”“风险与事项评估”部分，并以“反映在软件的功能要求中的业务凭据以及确定实施选项”替换ISO 16175-3：2010中的“实施”部分（见表4）。

三、ISO 16175-1：2020和ISO 16175-2：2020新标准的特点

（一）强化术语概念在标准化文件间使用的一致性与关联性

直接采用ISO 30300：2020的术语及定义，强化ISO/TC46/SC11标准化文件间术语概念使用的一致性和关联性是新标准高质量的重要体现。表现在ISO 16175-1：2020、ISO 16175-2：2020的第三章术语与定义（Termand Definition）直接采用ISO 30300给出的术语与定义，通过引用或定位标识（如“ISO 15489-1： 2016， Clause 4，Clause 6”）对标准中涉及的术语进行说明。此外，标准中许多概念、原则、要求与ISO 15489-1： 2016中表达一致，如文件管理系统功能要求模型使用指南受到ISO 15489-1：2016第七章“鉴定”的影响；功能要求模型文件层中“真实性”受到ISO 15489-1：2016“5.2.2权威文件原则要求的影响”[23]；标准中对“文件保存与处置”模块，新增“销毁”的要求受到ISO 15489-1： 2016中3.14中对要求文件作为“业务活动的凭据与信息资产”的文件资产观的影响[24]；在“捕获”部分，捕获对象的变更则是受到ISO 15489-1：2016中5.2.3对“文件元数据”的内涵重新确定的影响；同时，ISO 16175-1： 2020在7.2.2中关于元数据的概念与ISO 15489-1： 2016中元数据概念保持一致，即元数据包含内容、背景、结构和文件管理过程元数据。[25]

（二）强化新信息技术应用的文件管理特殊性

提出在构建功能模型，以及提供相关的使用实践案例与指南的过程中，要求借助前沿信息技术确保功能要求模型的实现。如在ISO 16175-1：2020的“6.3，R1”中首次提到对电子邮件的自动捕获要求，并将电子签名（Elec？ tronicSignature）技术等完整性校验工具作为校验准则（Criteria）；在ISO 16175-1：2020的“6.3，R3”中对文件完整性与安全的要求中，提到“必须使用能够生成校验码（Checksums）或哈希码（Hashes）……以支持实时的完整性检查”；在ISO 16175-1：2020的“6.3，R4”中“发现、使用与共享”部分要求对数据存储与跨平台共享必须使用诸如OAI—PMH（元数据收割协议，Open Ar？ chives Initiative—ProtocolforMeta？ data Harvesting）或者CMIS等协议；在ISO 16175-2：2020的“4.4技术环境中”，新增了云计算、基于网络的协同软件环境的描述与要求。

（三）强调业务嵌入，基于统一文件管理标准的软件应用

新ISO 16175系列标准“实现专门用于任何业务目的的软件应用程序和管理文件的应用程序不再区分”（ISO 16175-1：2020，0.2标准设定的目的），强调业务嵌入管理。表现在新系列标准不再区分电子文件管理系统与业务系统的文件管理系统功能要求，业务嵌入文件管理，并形成ISO 16175-1：2020标准；此外，在术语方面集中体现在使用“Business Application”（业务应用）替代“Business System”（业务系统），强调文件管理在业务中的嵌入，推进文件管理与业务流程的融合发展。

（四）强化服务协同与资源集约

在服务方面，ISO 16175-1：2020在关于可用性要求中（7.3.5，“业务应用应当能够提供可用性交付服务，这是一种能以实时的方式定位、检索并呈现示可读文件的服务”）新增关于交付的服务要求，并且在文件管理参考应用场景图（Archive Mate Diagrams）中将业务服务（Busi？ ness Service）和应用服务（Application Service）加入其中。在协同方面，ISO 16175-2：2020的4.4.3.3中明确指出“用于文件管理的软件应当能作为网络软件使用，并且在组织规模以及要求变化的情况下能够敏捷地进行配置”。由此可见，协同的内涵除了包括使用相同的，能够记录业务并确保对多方代理沟通交流的内外部软件，同时也对规模适配性、敏捷性以及响应速度有一定要求，且这一要求符合ISO 15489-1：2016中适应动态技术环境变化的敏捷性要求。[26]此外，在应用场景图中B2部分明确要求使用将业务应用组件作为一种服务受到业务应用控制的SOA（Service Oriented Architecture，面向服务的架构）。在资源集约化层面，新系列标准于ISO 16175-1： 2020与ISO 16175-2：2020中共有8处提到对高效、集约的要求，如ISO 16175-1：2020的7.2中要求“高效、系统的将业务记录凭证信息进行管理”，在7.5.2中要求业务分类方案能够提高分类与文件流转效率等。

（五）强化标准化简约与兼容

新标准系列在内容上相对于旧标准系列更加简洁，将三部标准合并为两部标准，内容页数由三个旧标准的178页缩减到2个标准79页，强化了标准术语、概念以及内容的兼容性与一致性与整体性。

四、新标准对我国数字转型背景下文件档案管理工作的启示

2021年10月印发的《国家标准化发展纲要》在战略层面为我国标准化事业发展提供了有效指引，对档案工作标准化发展指明了方向。ISO 16175-1：2020和ISO 16175-2：2020作为文件档案领域的重要国际标准，其修订对我国文件档案标准化工作具有以下启示。

第一，《国家标准化发展纲要》要求到2035年国际采标率达到85%，新系列标准的修订，要求加强标准化开放程度，提升文件管理系统功能要求国家标准与国际标准关键技术指标的一致性以及国际标准转化率。

第二，应该加强文件档案管理标准与相关软件应用技术标准工作的互动与联动及合作与协同和协调，建立文件档案管理标准化合作与联盟机制，及时将文件管理系统软件的功能要求嵌入到诸如人工智能、大数据、云计算、区块链等新技术应用的软件开发、设计、采购与评估中。

第三，应该加强数字转型背景下文件档案管理行业标准化协同机制的建立，推动跨行业跨领域的数字文件档案管理标准统一领导、统一部署和统一实施，支持基于证据的数字国家治理、数字政府治理、数字社会治理和数字经济可持续发展。

*本文为中国人民大学重大项目：政府大数据治理与综合利用的标准化协同管理体系构建与应用研究（批准号：21XNL019）研究成果之一。

注释及参考文献：

[1]GB/T 39755.1—2021.电子文件管理能力体系第一部分：通用要求. [S]北京：中国标准质检出版社，2021：1—28.

[2]GB/T 39755.2—2021.电子文件管理能力体系第二部分：评估规范.[S].北京：中国标准质检出版社，2021：1—44.

[3]中华人民共和国国家档案局.DA/T32—2021公务电子邮件归档管理规则.EB/OL].[2022-01-30].https：//www.saac.gov.cn/ daj/hybz/202109/8b71a80d44e546b1b480665350b1b139.shtml.

[4]中办国办印发《“十四五”全国档案事业发展规划》[J].中国档案， 2021（6）： 18—23.

[5]冯惠玲，连志英，曲春梅，等.“十四五”档案学重点研究领域展望[J].中国档案， 2021（4）：74.

[6]ISO16175：2010.Informationanddocumentation—Prin？ ciples and functional requirements for records in electronic office environments—Part 1： Overview and statement of principles[S]. Geneva：InternationalOrganizationforStandardization，2010：1—26.

[7][9][15][20]ISO 16175：2011.Information and docu？ mentation—Principles and functional requirements for re？ cords in electronic office environments—Part 2： Guide？ lines and functional requirements for digital records manage？ ment systems[S].Geneva：International Organization for Standardization，2011：1-72.

[8] [19]ISO 16175：2010.Information and documenta？ tion—Principles and functional requirements for records in electronic office environments—Part 3：Guidelinesand func？ tionalrequirementsforrecordsinbusinesssystems[S].Geneva：InternationalOrganizationforStandardization，2010：1—80.

[12][17]ISO 16175-1：2020.Information and documen？ tation—Processes and functional requirements for software for managing records—Part 1： Functional requirements and associated guidance for any applications that manage digital records[S].Geneva：International Organization for Standard？ ization，2020：1—48.

[10] [11]ISO 16175- 2：2020.Information and documenta？ tion—Processes and functional requirements for software for managing records—Part 2： Guidance for selecting， designing， im？ plementing and maintaining software for managing records[S].Ge？ neva：InternationalOrganizationforStandardization，2020：1—31.

[13] [21]ISO 15489- 1： 2016. Information and docu？ mentation—Records management—Part 1： Concepts and principles[S].Geneva：International Organization for Stan？ dardization，2016：1—30.

[14]安小米.文件管理术语国际标准的演进：基于ISO 30300：2011和ISO 30300： 2020的比较[J].2021（1）：37-43.

[16][25][26]林鹏，安小米.新旧ISO 15489-1文件管理标准比较[J].中国档案， 2016（8）： 70–71.

[18][22][23]刘越男.关于文件管理国际标准ISO—15489《信息与文献—文件管理》更新之处的思考[J].北京档案， 2020（7）： 7-11.

[22]ISO/TR21946：2018.Informationanddocumentation—Appraisalformanagingrecords.[S].Geneva：ISO，2016：1—33.

作者单位：1.中国人民大学信息资源管理学院2.中国人民大学档案事业发展研究中心3.天津师范大学管理學院