以H公司展会项目为例探索业财融合管理方式

孔曦

H公司成立于2005年，其主营业务之一是承接汽车、画作、花卉、服装、房产等类型的展会项目及提供其他配套服务。自该类型项目承办以来，公司始终未能达成既定经营目标，业务与财务相互独立的管理模式是导致该类型项目的收益始终未能达到合理预期水平的重要因素之一。为此，H公司基于业财融合管理理念，实践探索展会项目的业财一体化管理模式，建立事前基于市场评估的成本效益分析与价格定位、财务全程参与的运营方案设计与合同管理，事中以预算为主线的项目进度管控、以数据为支撑的项目合规管理、以科技为先导的项目精细管理，以及事后方案预算执行落实评价、业财融合强化结果反馈、数据集成扩展业务边界的长效管理机制，以期为相关企业提供经验借鉴。

一、引言

业财融合，顾名思义，就是指在企业经营管理的过程中将业务工作与财务工作相融合。展会的承接需要公司各部门协同配合，充分融合业务、技术和财务人员的职能范畴，但是如何在每个环节通过业财融合的管理模式，实现利润最大化却是公司需要考虑的关键问题所在。H公司基于业财一体化管理理念，对现有展会相关的业务、财务环节进行优化调整，替代了原来通过业务人员的销售经验和技术人员的布场技术进行运营方案设计，通过人管人的方式统计各展位资源消耗情况，以及通过套用方案设计模板而缺少利用以往项目复盘结果改进方案的方法等，实现企业管理的规范化、标准化、精细化。在外部经营环境并无明显改观的情况下，H公司成本收益率由2019年度同期的37.83%下降至2020年度的29.42%，实现了较好的管理效应和经济收益，进一步完善落实了企业项目合规高效管理机制。为此，本文以H公司展会项目管理为例，探索展会项目的业财融合管理模式，建立事前基于市场评估的成本效益分析与价格定位、财务全程参与的运营方案设计与合同管理，事中以预算为主线的项目进度管控、以数据为支撑的项目合规管理、以科技为先导的项目精细管理，以及事后方案预算执行落实评价、业财融合强化结果反馈、数据集成扩展业务边界的长效管理机制，以期为相关企业提供经验借鉴。

二、业财融合下的展会事前项目规划

（一）基于市场评估的成本效益分析与价格定位

H公司在承接某类型展会项目前，均会在业务人员了解客群特性、市场规模、供需结构的基础上，评估自身的经营目标以及营销潜力等指标。之后，邀请财务人员加入，结合业务、技术和财务数据，共同判断自身产品在该地域范围内与其他竞争对手相比的优势与劣势所在，计算市场占有率，以此决定在与客户沟通过程中的让利空间;同时进行预期销售额与运营成本的比较分析，计算盈亏平衡点，判断目标市场是否符合预期。

经过成本效益分析后，H公司根据展会项目类型明确价格体系。以车展项目为例，该类型的展会往往规模较大且举办时间较为稳定，主要参展客群是各汽车品牌车商，展位价格波动幅度相对较小，场馆租赁费、展会主题氛围搭建费和兼职劳务费用占运营成本的绝大部分。除展位的占地规模、地理位置以及顾客的个性化搭建需求外，H公司还需充分考虑展会举办内容复杂性和现场管理难度，随之应投入的人力和设备成本，以及利用相關历史财务数据计算最具市场竞争力的价格区间，形成阶梯式价格体系，展位占地面积越大、地理位置越优的价格越高，并配套相应销售优惠方案，激发目标客户的参展意愿。

（二）财务全程参与的运营方案设计与合同管理

除了优质的展会租赁产品及合理的租赁价格外，适当的营销方式及高效的人、财、物的资源配置也是促使客户被快速吸引并达成交易的重要保障。以往，H公司仅依靠业务人员的销售和展会策划设计人员的经验进行运营方案的设计，但是在展会的结算和报账支付环节却经常因为不符合公司的项目和财务管理制度规定，与财务人员产生冲突摩擦，影响了对供应商的结算进度。通过邀请财务部门全程参与运营方案设计过程，由财务人员审核把关合规性，充分考虑展会举办进程中预计发生的收支项目，以此精确制定预算方案和资金使用计划。同时，通过对业务和财务数据进行交叉融合，利用数据分析替代原来以固有经验为基础的营销策略制定方法，根据不同需求的目标客户群体制定相应的整合营销方案，进一步提高了资源的使用效益。

运营方案确定后，进入到销售合同订立环节。H公司首先明确了销售合同起草的职责分工，业务部门负责合同当中展位面积、位置、搭建标准等部分的拟定，技术部门负责合同当中展位布置施工及展会期间管理协调等部分的拟定，财务部门负责合同当中涉税事项、结算条款、违约赔付、保证金、押金等部分的拟定。经法务审核确定合同关键条款，出具格式合同模板和非标准合同模板，分别适用不同需求类型的客户。业务部门针对达成的客户意向发起合同审批流程，根据公司合同管理制度，经有权审核人审批后执行，同时留存纸质和电子合同数据及档案。在业务发生的起点阶段，财务有效的介入，既能及时发现风险点，又能为业务提供数据分析支持，同时将税务筹划落地在具体合同和运营模式中。此外，在合同中做好纠纷处理准备，充分考虑可能的突发状况与纠纷事件，通过合理的方式维护双方利益。

例如，场馆出租方对场馆的使用管理要求比较严苛，举办大型车展时，参加展会的知名品牌车商通常不委托展会举办方，而是根据将要展出的新款车型自行设计搭建展位，以求符合品牌风格。然而，搭建时间较短通常为两到三天，车商在其个性化搭建过程中超时超范围或损坏场馆原有设施事件时有发生。为了避免展会前期的布展纠纷影响开展计划，公司与参展车商在签订展位销售合同时即约定，由公司统一先行代为垫付场馆方的罚款、水电和加时服务费等支出，展会结束后，公司与参展车商再统一结算。

三、业财融合下的展会事中执行监管

（一）以预算为主线的项目进度管控

在展会进行一段时间后，H公司以预算为主线，提取相关数据分析项目运营效益，自动生成项目预算执行情况报告，判断项目各阶段的预算资金支出是否合理、人员调备是否合适、物资配备是否充足，适时调整执行方案，有效支撑和推动产品营销。如若在某阶段预算已超过计划范围，则迅速分析查找原因，判断是否因为计划方案设计不合理或由于突发状况导致等，适时调整各阶段预算配置计划方案，或调整预算总额，避免出现资金供应不足或超预算情况发生，同时也确保突发情况下各部门能够第一时间协同配合、迅速响应解决各类应急事件。

例如，在H公司举办的某次展会上，出现了前来参展的人流量超预期，且天气异常的情况，导致临时增加数名技术和安保人员进场，并且第一时间调拨帐篷覆盖户外展会场地，并调剂多台发电机保证电力供应，得益于H公司的业财融合管理模式，才能够维持展会如期顺利进行。虽然此次突发情况为公司带来了一些额外的费用支出，使得实际成本超过预算，但财务和业务的有机衔接与动态监督，第一时间确保现场秩序得到有效维护，保证整个项目的圆满完成，最终得到客户及参展人员的一致赞誉，维护并提升了公司的品牌价值和影响力。

（二）以数据为支撑的项目合规管理

展会方案施行后，H公司在ERP系统中建立项目台账，使业务和财务等部门可以随时查看项目进展及预算执行情况，强化过程管理，预防违规风险。首先，展位布置需要财务资金的保障，确保技术人员在设备安装和场地搭建过程中，以及展会现场管理、维持现场秩序的人力、物力支持等。其次，每个展位所消耗的成本均需要相关人员现场及时确认，包括展位数量、展位实际占地面积、电子设备安装数量等数据，需实时对接公司资产数据，在系统当中生成物料使用情况，并对各展位资源消耗数据进行动态维护，避免合同约定范围以外的成本费用支出。最后，在展会正式开始过程中，H公司为了充分保障展会的顺利进行，通过业务人员现场组织运营、财务人员后台资金监督，严格执行合同约定条款，并按照展会方案合规管理。

（三）以科技为先导的项目精细管理

对于近年流行的展销结合型展会，比如沉浸式体验的戏剧艺术类展，H公司依靠强有力的科技力量，例如全息影像、CG特效、人工智能、裸眼3D、5G云XR、AI人机交互、大数据可视化等关键技术手段，全方位呈现展会内容。前来观展的是消费者，亦是公司的客户，在付费入场环节给予适当门票价格优惠，引导消费者成为会员，通过识别消费者特征（年龄、性别、职业、收入等），描绘出消费者完整画像。进一步地，统计分析在不同场景的人员聚集和驻留时间，判断消费者对不同内容的喜好，动态调整展会内容的分布时长，微改沉浸内容的投放，减少消费者不感兴趣场景的现场布置成本，动态增加热门场景的人力、物力支持，提高参展消费者的欣赏体验满意度。同时根据消费者喜好，投放毛利率高的特色周边产品和销售广告，激发消费购买行为的发生，从而实现成本管控和经济效益的双赢。

此外，H公司通过会员制营销方式引导消费者通过自有社交账号分享参展经历，倍数传播放大展会的市场口碑效应，减少公司原有传统宣传渠道的营销费用支出，自动引流客户参展。公司将沉浸式展会打造成品牌体系，利用会员圈层培养积累忠实的客户群体，既能为公司新产品不断试错调研，又能及时了解掌握客户消费需求的变动趋势，形成良性双向循环的可持续经营模式。这部分会员形成公司重要的私域流量资源，即数字化可经营性的资产，公司不仅可以针对性地发售自身展会产品，还可以与其他品牌深入合作，销售其他符合会员需求的产品，由此在保证公司一定自有业务收益的同时，拓展了公司的营收来源。

四、业财融合下的展会事后评价应用

（一）方案预算落实事后评价

在展会结束后，通常需要对展厅进行人员疏导、展位撤场、归还租借的仪器设备以及清扫整个会场等。从业务角度来讲，展会结束后管理是项目结束的最后一个环节，安全有序地结束整个展会项目是方案设计形成闭环的体现。同时事后复盘也是一种对项目方案执行情况总结整理得最有效方法之一，通过梳理整个展会项目过程总结经验，提出有待改进的环节，融合到之后的展会项目方案中，不断优化公司的项目管理方式，提升产品质量和业务在同行业中的竞争水平。

与业务执行情况相对应的是预算执行结果。项目结束时的预算资金执行情况由展会过程中的预算动态更新数据综合而成，完整展示了该项目从事前规划、事中执行的资金支出情况，结合物资统计数据，在与顾客结算清付相关款项后，最终计算得出项目的收益情况，并以此进行项目间、季度间、年度间的横向、纵向数据对比，动态调整不同类型、不同时间段的项目预算计划方案，提高公司的资金利用率。

（二）业财融合强化结果反馈

从展会结束后的评价反馈与方案改进方面来讲，公司的业务部门应会同财务部门共同梳理复盘项目方案的执行。H公司通过审核所有实际成本项目支出的合理性，并与预算支出计划相匹配，结合各展位资源消耗的动态维护数据综合形成的项目整体预算资金支出结果，交叉核对后将相关数据作为下一次展会项目的方案优化依据，最终形成业财融合的管理闭环。除了关注实际成本和预算的差异外，H公司也重视展会收入情况所反映的市场状况和产品竞争力，及时顺应市场和客户变化，根据公司年度营收和利润目标，适时调整展会举办时节和展会产品类型，开源节流，增收增效，确保达成各项经营指标。

例如，针对展会物料一次性购买使用直接进入成本的问题，可以通过对展会物料的清点回收重复利用的方式，同时优化展会物料中新型材料的占比，降低展会项目的运营成本。针对展会人力投入密集且占成本较大的痛点，可以通过提高展会管理的专业水平，借力人工智能工具和自动化设备，降低人员成本。展会氛围营造设计中，引入科技光影技术替代传统硬装陈列，减少撤场清洁运输费用负担。

（三）数据集成扩展业务边界

H公司通过对展会举办过程中参展商、展品、买家和消费者偏好等大数据收集与热点轨迹信息追踪，建立了完整的展会动态数据库，为数据的深入挖掘提供了真实可靠且极具代表性的样本。公司由此数据库整合分析提炼制作各类专业行业报告，报告作为增值服务提供给展会各类参与者，也可单独销售给相关需求者，不仅延伸扩展了公司展会业务边界，而且提升了公司展会产品的市场竞争力。数据集成有利于公司研究开发设计新的展会平台、调整展品结构和优化营销策略，同时反哺合作方，引导生产制造商、品牌運营商和设计师优化产品线，催生新的展会模式。

结 语

在推动现代服务业发展的背景下，加强展会项目业财融合，能够实现企业的精细化管理，促进企业稳定、持续的发展。总体来说，H公司通过ERP系统实现了合同、资金、物料的简单管理，将业务数据和财务数据结合，打破原有企业各部门间的信息孤岛。同时利用技术手段和会员制营销方式，集成参展商、展品、买家和消费者数据，使业财融合的效果实现了倍数增长。为探索更多业财融合在企业运营过程中的方法，形成常态化管理，还需要利用相应的配套系统来实现，将项目库管理、预算管理、财务管理、采购管理、资产管理、合同管理、人力资源管理等模块充分融合，实现部门间数据共享，资源配置更加高效。这将极大提升企业运营效率，缓解各部门之间数据口径不一致、错漏和信息不对称，并实现展会财务数据和业务数据的自动衔接，甚至自动生成业务和财务相关报表，为公司顺应业务变化及时调整总体经营战略提供科学合理的数据依据。