刍议“互联网+”时代医院档案管理创新措施

摘 要：“互联网+”时代，由于医院档案信息量庞大，存储时间特别长，所以医院应充分发挥网络信息技术优势，使档案信息管理体制得到有效改善，同时优化医院信息资源的检索路径，利用互联网时代的发展优势，引进高端网络设备，确保医院档案安全、完整，进一步提升档案管理工作水平，使档案资源能被最大限度合理化利用。

关键词：“互联网+”;医院;档案管理

在“互联网+”时代，为了能更好地服务于医院，创建档案管理中心，整合医院远程服务机制，实现档案数字化管理，提高医疗民生的和谐发展。因此，在推动医院整体发展的同时，要积极探寻最优管理路径，革新理念，借助互联网技术从根本上改善医院档案管理工作水平。本文根据“互联网+”时代医院档案管理特点，具体分析了管理工作中存在的各种问题并总结了相关的创新策略，以供参考。

一、简述“互联网+”时代医院档案管理特点

1.档案查找效率高

“互联网+”时代，计算机是医院档案常规化管理的必备工具，利用现代信息技术有效整合医院所有的零散信息并做好相应处理，使其形成电子版的档案文件。然后，将其中的医务信息或人事信息等利用数字化档案建立各科室之间能够共享数据资源的管理体系。在整合档案数据的同时，设置相应的搜索引擎，提升档案资料的使用率。

2.更全面地收集档案

“互联网+”时代，医院档案管理在日常工作中还应注重信息收集与管控工作，收集档案资料时，应确保该类资料在被充分利用的同时，节约存储空间。医院可以利用计算机技术处理档案资料，实现电子化管理，在维护档案信息流通性的同时，具备一定的机密性。及时更新信息记录并做好相关的信息管控，从某种意义上来说，电子信息处理在保证档案信息全面性的同时，减轻了人力资源成本。

3.档案管理服务多元化

“互联网+”模式能够有效升级医院档案管理在服务方面的职能，在实际工作中充分优化档案信息，实现全过程收集机制。使档案在查找过程中发挥其综合利用价值。而且利用互联网管理体系建立的档案资源处理平台，能够实现档案信息归纳、收集、分类等方面操作，在保障档案完整性的同时，可以利用网络技术达到信息资源共享管理的目的，充分提高了档案资源的使用价值。

4.档案载体丰富

“互联网+”模式下电子档案资料在流动及利用的同时，可以实时收集或整理，不仅能提高工作效率，还能使档案的管理形式发生改变。比如，由传统的纸质档案转变为音频、影像等形式，为相关人员的不同需求提供更多选择。医院档案的载体也随着网络发展而变得形式多样，信息档案也因此变得更加准确、直观。医院档案管理人员能够多渠道获取自身所需的档案信息，最大限度体现了网络管理优势，使信息资源能被充分利用。

二、“互联网+”时代，档案管理的问题分析

1.档案管理理念滞后

信息技术发展虽快，但医院的档案管理人员在日常工作中，一般只是将档案信息换个位置在电脑中保存。在此期间并未对相关的档案信息数据进行有效处理，导致电子信息库得不到充分利用，相关数据的实际价值得不到合理利用，在全面优化医院档案管理工作方面也就起不到应有的作用。

2.档案管理存在安全隐患

目前，医院最常用的是电子档案进行日常管理工作，虽然该类档案优势明显，但也存在诸多方面的安全问题。毕竟医院电子档案有着较差的稳定性，部分档案资料很容易被更改。而且网络技術在发展的同时，黑客与病毒的出现对医院电子档案的存储也存在一定威胁，一旦档案数据遭到黑客或病毒攻击，相关数据资源就会因此而丢失，而且在数据无法修复的情况下，医院的常规工作都会因此受到严重影响。

3.档案数据不够规范

医院档案管理资源覆盖的信息相当广泛，档案数量也处于增加趋势，致使很多医院无法保证自身档案数字化建设质量，由于内部分工不够精细，导致档案管理部门与业务部门很难做好完美对接，使相关资源难以统筹管理。而且医院的部分档案未经业务部门处理，直接录入档案管理系统导致档案资源无法达成精细化管理目标。此外，部分医院没有明确规定归档时限，使档案资料的完整性得不到保证。很多医院没有统一规定图片类、音频类等不同类别档案的信息资料应采用什么数据格式，导致数据库中出现重复档案，严重影响了数据库建设。

4.档案数字化管理成效低

目前，很多医院都没能实现全方位档案数据化管理，医院尚存很多纸质档案并未进行电子化处理，因此无法将其录入相关的档案综合管理系统。而且部分医院缺乏高速扫描仪或文件格式转化器等相关的网络设施，无法快速有效地进行纸质档案的数字化分类、录入等工作，最终导致档案管理数字化程度低且管理难度大。

5.缺乏数字化档案管理专业人才

虽然很多医院开展了大量的人才培训工作，但却没有重点围绕“档案数字化管理”这一主题展开针对性的培训，档案管理人员对数字档案管理模式的认知程度较低，且医院与档案管理部门并没有太多交集，缺乏可以借鉴的管理模式，导致医院数字专业的档案管理人才紧缺，而且培训内容与数字化档案建设也不相匹配。

6.医院档案网络管理分工不明确

医院不同科室或部门所涉及的业务内容多且复杂，在进行档案网络管理时，应严格按照不同级别分档，将档案做好有效分类，才能方便后续的检索工作。但医院缺乏统一指导档案归档的管理部门，导致很多设备档案或文书档案得不到有效管理，而且医院从未配备专职人员负责医院综合档案的网络管理。因此，在日常的档案管理过程中，由于管理人员缺乏相关考核制度的制约，在分工不够精细的情况下，管理人员不明确自己的职责权限，使医院综合档案的网络管理难度增大。

三、医院档案管理的创新策略

1.提高服务理念，优化管理意识

医院管理层应高度重视医院内部档案管理理念是否存在滞后等方面的问题，这样在日常管理中才能有效推动医院档案管理的创新高度。因此，领导部门必须充分意识到“互联网+”时代下档案管理的重要性，结合医院实况制订相关的档案管理制度或完善日常化的档案监管体制。做好定期的督查工作，以便发现问题及时解决，有针对性地监管医院档案的相关整改流程，力求监管流程能够切合医院的发展需求。

2.创新服务方式

医院可以根据实际需求建立专门的档案管理网站，开展线上服务，使档案网站能够积极上传相关的信息数据，完美对接医院的服务网站，使患者在网上查询或搜索更加便捷。而且档案部门还可以在网站上设置便于上传电子文件的相关系统，极速收集信息并将其归档。利用相关的电子档案管理中心，紧密联系各个部门，开通非保密型资料的查询或服务等功能。同时，运用新型技术创新过去的档案管理模式，使档案原件的利用方法得到进一步改善，使人们能够根据自身需要利用网络系统快速精准地获取符合要求的信息。比如，患者能够及时预约医生问诊或查找病例等。

3.确保网络设施齐全

医院可以整合网络设施监管所有工作流程，完善统筹性良好的监督体系，利用网络信息技术开展具体的档案管理工作，进一步了解工作进度及实际需求。建立医院档案专项数据化管理部门，及时更新相应的网络设备，确保其能够匹配医院的实际需求，然后根据网络设施架构、制订合理的档案信息处理方案，在落实该方案的同时，可以对设计档案信息管理流程边维护，边优化。还可以直接聘请专业的工作人员对网络软件及相关的硬件设施进行有效升级维护，确保医院档案管理工作的基本水平得到充分发挥。

4.完善档案管理制度

在“互联网+”时代，医院可以通过完善相关档案管理制度，实现档案数字化管理及精细化分工，使各部门都能在相关制度的指引下，落实部门职责。可以由业务部门直接在档案管理系统中录入相关数据，或者将类型简单的纸质档案资料移交档案部门备份。对于复杂型档案资料，则应由该部门专责处理并将重要资料交由档案管理部门立卷存档。医院应按照人事、行政、技术等分类方式，细化归档范围，将相关的归档责任具体到对应的业务部门及档案部门，避免档案资料长期堆积，使不同类型档案的归档标准更加清晰明确。比如，音频文件用什么格式存档等，避免重复归档。

5.合理防范病毒风险，确保档案安全

在确保档案安全之前先得将相关档案科学分类，利用完善的管理制度确保档案管理工作能够有效开展，然后按要求分类并利用高科技设备将纸质档案快速高效转化为电子档案，优化系统目录方便医院档案管理能够及时更新或备份，防止丢失。此外，医院应在各部门所使用的电脑上安装杀毒软件，并设专门的系统保护重要档案，同时配备专业技术人员负责软件的日常运维、升级等方面的工作。档案管理人员应定期更新或维护相关的基础设施，加密重要档案并对其做多个备份，力求档案资料在安全的环境中实现共享。

6.实现医院档案数字化管理

“互联网+”时代，医院必须加快纸质档案数字化管理进程，才能有效解决档案增量与存量等方面的问题。在人力资源紧缺的情况下，医院可以跟外包企业签署相关协议，集中处理纸质档案资源使其数字化，能有效缓解医院内部人员的工作压力。医院还可以根据“互联网+”时代，档案管理专业的发展趋势，引进高端网络设施，优化医院内部档案管理环境，促进档案管理人员及时数据化分类相关档案，并做好档案编号、录入等相关事宜。结合医院业务特性及相关的档案服务需求，创建不同类别数据库，满足不同用户的各种需求，为后期档案专题建设打下坚实的基础，充分发挥档案数据库在医院学术研究、决策参考等方面的不同价值。

7.注重人才培训

时代在进步，医院的设备在持续更新，因此对应的档案管理人员必须具备较强的专业水平以及良好的职业道德。医院需制订合理的人才培训方案，以此提升档案管理人员业务能力，并为其提供良好的发展空间。定期组织内部档案管理人员参加相关培训，使他们的岗位意识得到进一步优化以及了解档案相关的法律知识，制订可行性强的考核制度，规范档案管理人员的工作行为，使其端正工作态度，确保管理风气得到真正改善。档案管理体系可以实行培训项目、信息安全防护等方面一体化监管，使档案管理流程具有一定的完整性，进而提高医院档案管理水平。

8.明确医院档案的网络管理范围

由于医院档案管理涉及的部门及科室相当多，因此需要在一个相对完善的管理体制中进行。医院的档案管理部门必须把所有档案按照一定的要求分级或分类处理，确保所有纸质档案电子化，然后制作出对应的检索目录，使档案管理范围明晰的同时，进一步优化综合档案管理系统。与此同时，医院的各个科室也应根据部门职责及时准确地收集每项业务中的档案资料，以便医院综合档案管理部门将其进行整理并存档。而且医院档案管理相关人员应及时收录最新档案资料，不断更新档案资料库，确保重要档案资料安全完整。

9.明确文书档案的管理要点

“互联网+”时代，办公自动化环境改变了档案管理工作的相关内容。文件形成后则应跟踪督导确保所需归档的文件资料的各个环节都满足档案管理的相关要求，办公自动化系统能够自动分类已经归档的医院档案资源，减轻了工作人员的工作量。因此，档案管理人员应将工作重点放在相关文件的真实、完整等方面，及时沟通部门文书人员，使档案管理工作具有一定的开放性，力求档案管理人员成为多功能型人才。

10.优化管理水平

在“互联网+”时代，医院应依法治档，确保档案管理部门能够为医生或患者提供最新档案资源，满足医疗服务的各种需求。由于医院档案资源丰富，需要档案管控平台支撑所有的数据资源管理操作，为信息档案的共享提供保障，所以医院必须从根本上提高相关的服务水平，利用信息技术为患者设置专门的个人档案，记录相关的信息及常规的健康管理，确保该类信息都能及时被收录、整理，打造全新的档案管理个性化服务。借助计算机技术分析或处理患者的一系列信息档案，有效管理医疗记录，能够有效解决看病难等方面的问题。

四、结束语

总之，“互联网+”时代，医院档案管理工作应从工作中的各种弊端问题入手，建立全记录、全渗透的监管机制，优化相关的服务效果。在进行档案管理过程中，革新观念，注重专业人才培养，提高档案管理人员的业务水平。实时完善网络设施及相关的制度规范，力求档案管理的时效性能够从根本上得到提高，使医患关系更加和谐，以此促进医疗事业的稳健发展。

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（作者单位：威海市胸科医院）

作者简介：王正红（1970-），女，汉族，山东威海人，党委副书记，副研究馆员，硕士，研究方向：档案管理。