“互联网+”背景下高校无接触式报账研究——以H高校为例

荣冰玉 华南理工大学财务处

引言

高校师生员工来自五湖四海，人员流动性大，而传统“面对面”报账模式存在人员接触频繁、扎堆报账、师生跑腿多等弊端，造成报账效率比较低。迫切要求高校财务部门突破旧思路，利用信息化技术手段，从传统的“接触式”线下报账，逐渐向“无接触”式线上报账转型。在“互联网+”背景下，积极创新财务工作方式方法，优化报账流程，提高信息化建设水平。

一、H高校财务报账模式现状分析

H高校自2013年正式上线了“财务网上综合服务平台”，包含财务查询系统、网上报账系统、酬金申报系统、统一支付系统、预算申报系统、预借票据系统等，其中网上报账功能彻底改变了以往师生报账难、排队时间长、熙熙攘攘聚集财务大厅取号办理财务业务的状况。相比诸多高校传统的聚集式财务报账模式，H高校网上报账的优势得以凸显。

（一）H高校财务目前的报账流程

（1）报账准备环节。经办人将教学、科研等活动中产生的合法票据粘贴在《粘贴卡》上，通过“网上报账系统”填录报销信息，生成带有条形码和预约单号的网报单并打印。

（2）报销单投递环节。将相关的附件资料装订在一起，经线下签字审批后，将单据投递到财务处指定的网报单投递机或委派会计处。

（3）后台处理环节。财务处专人定时取出报销单据，统一消毒后分发给财务处内部人员进行审核、复核和出纳。

（二）当前H高校财务报账流程存在的不足

作为H高校信息化建设的重大举措，“财务网上综合服务平台”实现了不等候报账，突破了报账时间、空间的限制，为师生带来了极大的便利，缓解了财务人员现场审核的压力。但经过几年的实践，报账流程仍存在一些缺陷，尤其在“互联网+”大背景下，许多工作环节仍不够智能化。

（1）报账审批采取线下“面对面”的方式。纸质报销单据需找项目负责人签字或各个归口部门审批、签字，程序比较繁杂。

（2）“无纸化”水平不高。一是在票据电子化的大背景下，仍需将电子发票打印出来报销。二是在“网上报账系统”填录信息时，需将电子发票逐张录入系统并关联网报单。在电子发票数量较多时，繁杂的录入和鱼鳞状贴票过程给经办人带来很大的困扰。

（3）报账精细化管理不够。一是当前报账流程缺乏预审机制，当前高校经费报账的重头戏——科研经费的报销不规范。报账人员多为在校研究生，对财务报销制度和流程不熟悉，报销单错填漏填、手续不齐全等问题层出不穷，加上流动性大，造成返单率极高。二是财务人员水平参差不齐，报账审核效率不高。三是单据不合规造成大量原始凭证在不同人员之间频繁流转，额外牵扯师生科研教学精力。

（4）现有的“网上报账系统”不完善。主要表现为项目预算额度控制系统与网报系统数据无法有效对接，常等到财务人员做账时系统才提示项目额度超支等现象，造成大量退单。

二、H高校“无接触式”报账流程优化的必要性

（一）高校财务管理信息化建设的需要

随着信息革命不断向纵深发展，各大高校致力于“智慧校园”建设，高校财务同样迫切需要顺应新时代新要求，进一步推动财务报账与“互联网+”、大数据深度融合，实现数字化转型。探索实行报账单据远程审签、会计档案电子归档和查阅等，确保报账人员足不出户地将报销单据传递到财务部门，是当前高校财务信息化建设的方向。

（二）多校区“互联网+”财务管理的需要

H高校地处粤港澳大湾区，是教育部直属的全国重点大学，校园分为W主校区、大学城校区和国际校区，日常报账业务需求多、业务量大。目前H高校具有相互独立又相互依存的核算体系，较好满足了各个校区的日常报销需要；但报账流程中的部分环节还需要跨校区完成，报账人经常坐校车往返各个校区之间，耗费大量时间和精力。运用互联网技术将财务综合服务平台与现有OA系统进行对接，搭建财务信息数据共享平台，实现三个校区各部门之间高效协同，做到跨越时空的“无接触”式报账，切实解决师生报账奔波苦、时间长的问题，是当前H校师生“急难愁盼”的事。

三、“无接触式”报账的思考与流程优化建议

为减少报账耗费的时间人力成本，提高报账效率，高校可按照人员“无接触”的理念，推进全流程“无接触式”报账。H高校可对财务报账涉及的各个环节进行优化，如在原有的“财务网上综合服务平台”上增加几个功能模块，构建以“网上预约报销系统、电子审签系统、网报单据预审系统、凭证电子影像化系统”为核心，各系统衔接有序、数据互通的新型互联网报账流程，实现报账业务全过程线上作业，全员各环节“无接触、不见面”。

（一）优化财务综合服务平台

1.优化网上预约报账系统

一是针对电子发票的报销，开发“无纸化报销”渠道。随着全国电子发票的普及，会计凭证电子化是未来发展的必然趋势。2020年3月，财政部、国家档案局联合印发《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号），为实现会计凭证报销入账归档全流程电子化提供了制度保障。H高校可在“财务综合服务平台”中增加电子发票智能识别功能，主要业务流程为：

（1）报账人通过微信卡包、支付宝卡包、“电子发票夹” APP等收集管理电子发票，并与网上报账系统对接，实现数据上传。

（2）网上报账系统自动识别预设好的H高校的发票抬头，分类归集不同经济业务并自动计算金额。

（3）系统生成电子网报单并推送给财务部门，由财务审核人员线上审核完成报销，并关联相应的记账凭证。

（4）系统自动将已报销的电子发票标注为“已核销”。

新增电子发票智能识别功能不仅可以有效避免电子发票重复报销、漏报销导致发票过期等问题，还能避免金额计算错误导致退单的风险，切实减轻了师生发票粘贴的负担，同时契合“无接触”财务报账模式要求。

二是针对项目预算管理系统与网上报账系统脱节的问题，进行系统优化。需实时更新项目剩余预算额度，同时数据反馈给网上预约报账系统，报账人在发起报销申请，选择报销内容环节即可收到系统提示额度是否超支、该业务类型能否从此项目支出。有效避免由于预算额度控制等问题导致的频繁退单。

2.增设电子审签系统

高校经费来源较多，财务报销需根据经费性质、金额大小等逐级审批签字，往往涉及人事处、发规处、科技处等多个经费主管部门。报账人需往返多个部门间进行审批，耗时耗力、效率低下。H高校可在现有OA办公门户系统中新增电子审签系统，并与网上预约报账系统对接，主要业务流程为：

（1）报账人通过高拍仪等设备扫描纸质报账材料并将扫描件上传至电子审签系统，也可直接上传电子发票、电子合同等原始凭证。

（2）通过电子审签系统，报账人将需签批的电子预约报销单据及电子原始凭证推送给项目负责人或主管领导。

（3）签批领导通过电子签批系统直接查阅影像化的原始凭证，完成线上签名审批。

增设电子审签系统既能解决“签字难”的问题，又能做到审批签章“无接触”。

3.增设网报单据预审系统

H高校可增设网报单据预审系统，主要业务流程为：

第一步：报账人将审签手续办结后的网报单提交传递至网报单据预审系统。第二步：财务人员对网报单进行线上预审。系统根据预先设定好的重要性原则，对各类报账业务进行智能识别。对简单业务如原材料采购、校内转账等归类后批量预审；大额复杂业务则放入待定区域，集中时间由复核人员线上讨论后重点预审，以提高审核效率和正确率，降低因财务人员水平参差不齐导致的审核差异。第三步：预审通过则由系统分发给会计科各审核人员直接制作记账凭证；预审不通过，则对存在的问题进行描述、归纳总结，线上反馈、线上退单，经报账人修改后再提交，直至审核通过。最后，由后台财务人员制作记账凭证、复核、出纳，完成报账全过程。具体流程如图1所示：

图1 网上预约报账预审流程图

将投递后线下审核转变为投递前线上审核，可实现财务审核环节“非接触式”，减少报账人因报销单据问题来回取单消耗的时间，并且推进了会计电子档案管理的进程。

4.增设凭证电子影像化系统

新《会计档案管理办法》明确了会计资料可以用电子形式保存归档。H高校科研项目种类多、数量大，结题审计经常需要调阅原始凭证拍照、扫描，消耗大量的时间。H高校可增设凭证电子影像化系统，以课题组为单位配备相应的精拍设备，将报账凭证资料电子化，既可助力实现线上报销，还可将电子档案归档，提高会计档案数字化管理水平，节约时间和档案储存成本。

（二）引入智能财务助手助力咨询服务

H高校会计核算人员每天需接受大量的财务咨询，其中以电话咨询和现场咨询为主，严重挤占财务人员审核做账时间。针对同样问题被反复咨询的现象，H 高校可在财务处网站设置“财务答疑机器人”，将常见问题归纳总结，同质化工作可交给机器人回答，这样就能及时满足师生报账咨询的需求，同时也减轻了财务人员现场咨询压力，帮助财务人员聚焦主责主业。

（三）进一步发挥委派会计桥梁纽带作用

随着高校办学规模的不断扩大，会计核算业务量逐年增加。会计人员委派制度在H高校已推行多年，委派会计人员接受H高校财务部门直接管理，对高校二级单位的经济业务进行会计核算和监督，发挥着桥梁和纽带的作用。由于受派单位地点比较分散，委派会计审核过程中发现的问题难以及时向校财务部门反馈，这既使得问题的处理相对滞后，也变相增加了人员“面对面”接触的频次。H高校财务部门可授权委派会计，运用迭代升级后的“财务网上综合服务平台”与校财务部门进行实时信息共享和互通，线上及时反馈和解决问题，实现“无接触”业务对接。

（四）完善科研财务助理制度

H高校作为全国“双一流”建设的重点高校，承担的科研项目数量庞大，为了最大限度地提高科研经费的使用效益，高校亟须建立健全科研财务助理制度。聘请具备一定财务知识、科研知识储备的专业人员参与到科研经费的全过程管理中。由科研财务助理把好第一道关，与校财务人员直接对接。有助于提高沟通效率，大大降低返单率，减少“面对面”接触的频次，缓解财务工作压力。同时，高校应完善科研财务助理制度，充分调动科研财务助理的工作积极性，增强其工作稳定性和职业归属感。

（五）提升财务人员的综合素质

高校财务报账业务作为高校基础经济业务环节，报账流程是否最优化、报账体验是否友好，关系到高校财务管理的绩效和高校财务氛围的和谐。H高校财务人员只有不断提高职业道德素养，强化综合业务能力水平，不断学习数据分析、信息化技术，耐心细致做好沟通服务，才能保证高校整体财务管理水平，确保高校各项事业健康平稳发展。

（六）加强财务网络安全保障

互联网是把双刃剑，带来便利的同时也存在风险。高校平时应加强校园网络财务信息安全管理，重视数据安全，做到重要文件加密存储和传输，不同业务数据通过逻辑隔离，确保数据信息的安全，避免敏感信息泄露，以有力有效的网络安全管控为财务管理工作顺利开展保驾护航。

结语

互联网技术的迅速发展，给高校财务部门带来挑战，同时，也孕育着机遇。它促使各高校积极引入新思路、新方法，及时进行流程优化，高效、有序、稳妥地开展财务报账工作，为师生提供优质、高效的财务服务。高校“无接触”财务报账流程优化是一个系统工程，涉及多部门的协同联动，需要全面统筹，并投入资金、设备等；这从长远来看有助于高校财务信息化建设，优化资源配置，构建适合“双一流”高校发展的科学、高效、人性化的新型财务管理模式，是高校财务向“智能化”“数字化”发展的必然选择。