中小企业存货管理问题及对策

方爱珺 南平武夷新区投资开发集团有限公司

一、相关概念的界定

（一）存货的概念

存货指的是一个公司为进行正常的生产经营所持有的、能够进行出售的产成品或商品，且包括生产这些商品所需的原材料及包装物等。

（二）存货管理及目标的概念

存货管理就是对仓库的物料或产品进行盘点、数据处理、保管、发放等进行日常性管理的事物活动。

存货管理的目标，就是在保证生产或销售经营需要的前提下，最大限度地降低存货成本。

二、南方制药存货管理现状分析

（一）概况

南方制药是一家股份有限公司，自2001年成立以来，专注紫杉烷类及其他类抗肿瘤原料药、医药中间体等药物的研究，是一家集研发、生产、销售于一体的制药公司[1]。

（二）经营情况

南方制药近几年来发展较为稳定，资产总额从2017年3.97亿元逐年增长到2020年底 的近6亿元。随着需求的增长，流动资产也随之增多。营业收入从2017年的1.24亿元增长到2019年的1.44亿元，净利润也随之增长。但2020年收入及利润均出现下滑趋势。

（三）存货概况

1.存货结构分析

原材料、库存商品、半成品占据南方制药存货的大部分（如表1所示）。自2019年后，库存商品和半成品的数量逐年增加，且存货总量在2020年也上涨到14,457.05万元，这将导致存货管理成本的增加。一方面，南方制药作为制药公司存货数量必然存在囤积，且近几年来不断研发原料药和新药品，产生一定数量的存货；另一方面，由于市场大环境的影响，导致库存积压。因而公司应当着手处理存货囤积现象，完善存货管理相关工作[2]。

表1 2017-2020年存货结构（单位：万元）

2.存货周转效率分析

存货周转率越高，资金回流较快且运行良好，相反，存货周转率较低就表示公司可能存在资金难以周转的情况。南方制药存货占比较大，存货周转率低，资金流动性较弱。《中国统计年鉴》统计了过去5年医药制药行业的存货周转率平均水平在3.2左右，而南方制药近4年的存货周转率都在0.5左右，远低于行业平均水平，因此，存货管理需要进一步改进。

三、南方制药存货管理存在的问题分析

（一）存货采购环节分析

1.采购计划不合理

南方制药一般在每年年底确定下一年度的生产经营指标，通过销售部门制定销售计划，再由各部门根据销售计划对生产成本、原材料采购等情况进行合理估计，交由采购部门制定计划进行采购。但是，由于销售部门对于市场以及自身销售情况的了解并不深入，以及市场不确定性因素增加，而无法制定合理的采购计划，这也是近年来库存积压的很大一部分原因[3]。

2.供应商选择和后续考核不严谨

由于制药行业的特殊性，对于供应商的选择尤其重要。因而，南方制药为此建立了供应商选择小组。首先对于市场供应与需求环境进行调查研究分析，根据选择供应商的目标原则等列出可供选择的供应商名单，再通过供应商报价是否合理、生产能力以及产品质量等多方面多角度进行考核，进而挑选出最符合公司标准的供应商。虽然对于供应商的挑选工作做得比较完备，但在实际操作过程中，仍有部分供应商存在延期供货、以次充好和抬高价格的情况，因而，制定合理的绩效考核制度，对供应商供货质量以及速度等进行考核评分，对供应商进行动态管理就尤为重要[4]。

（二）存货仓储环节分析

1.企业监管机制不够完善

公司首先在原料入库方面就存在如存货分类混淆、入库与仓储人员分工不明确、原材料入库未能妥善保管等问题。仓储人员与采购人员交接时，也存在如对订购单与采购发票上原材料单价未能仔细核对，或是对于货到单未到的原材料单价预估不准确，甚至出现原材料入库未能严格验收的情况。存货入库以后，仓储管理也存在如部分药材未按特定的温度湿度要求保管且未做到定期抽查检测原材料质量的纰漏[5]。

2.存货分类管理制度存在缺陷

南方制药现有原材料库和成品库，根据原材料和成品储存要求的不同，还可以细分为冷冻、冷藏以及常温三种类型。由于仓储人员的文化水平和受教育程度普遍不高，即使通过岗前培训，但是对于一些特殊药品的储存标准并不能充分了解，因而很有可能因为随意移动存货的位置而使药品的批次、种类等被混淆。若再加上未能按时进行存货盘点和质量检测，监管部门工作不到位，那么这样的错误就不能被及时发现，会直接影响药品的质量进而影响其价值。另外，仓储人员对于药品原材料与成品的价值未能正确认识，错将价值性差异很大的药品长期堆放在一起，长此以往就会忽视价值高的药品，以致药品的丢失或毁损。

（三）存货发出环节分析

1.出库核验工作不严谨

存货在出库的过程中，公司仓储部门通常只按照提货单据发出存货，未将销售合同与提货单据进行比对，很有可能导致存货出库数量、型号等与客户实际需求不匹配。尽管南方制药会定期核对仓库发货单和销售单的数量，但是核对频率较低和重复耗费人力物力，导致有些问题难以及时发现，影响仓库仓储状况且增加管理成本[6]。

2.运输监管力度较弱

南方制药产品主要有经销商或配送商模式。经销商模式下，企业向经销商销售药品，向其开具销售发票，并收取货款，再由经销商进行分销给医院；而在配送商模式下，企业产品通过配送商向医院或者终端客户销售药品，并向其开具销售发票。两者都需依靠外部物流运输，由于药品的特殊性，药品运输过程中湿度、温度、密封性等都有严格的要求，这种情况很可能对于产品运输速度有一定影响。同时，仓储人员与物流配送人员协调性不高，对于配送产品的质量和数量难以核实，外包的物流公司人员很难做到对于药品湿度、温度等严格要求的把控，更有甚者很可能为了节约成本而用普通的运输车运输药品[7]。

（四）存货退回环节分析

存货的日常销售免不了出现产品退货的状况，但是，由于企业难以确定产品退回的原因，相关部门职责界限不清且相互推诿，导致产品退回难以进行分类处理。例如仅外包装破损的药品与超过保质期的药品、未能特殊温度湿度保存导致腐烂的药品集中处置，然而处理人员专业能力、操作流程是否完善，是否重视再利用等这些人为原因也将造成很大程度的浪费，影响企业的存货管理能力[8]。

四、南方制药存货管理问题的改进策略

（一）采购环节优化措施

1.建立供应商绩效后续考核制度

选择合适的供应商对原材料、产品生产管理格外重要。原材料的质量、进货成本与生产产品的质量和成本有着密不可分的关联。当然，各种原材料的价格也会随着市场变化随之变化，这说明市场预测也非常重要，选择合适的供应商更为重要[9]。

评估供应商的业绩时，南方制药应将供应商的基本情况、质量指标、供应指标、财务指标、服务指标等作为绩效考核的评分，建立供应商分级管理制度，将供应商划分等级进行后续评估，对于那些考核评级不高的供应商，尽可能减少合作的次数和频率，甚至终止合作。另外，通过对供应商实行合理的分级管理，可以提升企业的议价能力，通过深度谈判降低存货采购成本。

2.完善授权管理审批制度

目前南方制药合同管理制度不够健全，对于大额采购或销售合同，公司应当明确审批管理权限，完善相应的管理审批制度，完善合同审批的流程；对签订的合同进行备份和档案存档。此外，负责合同签订、审核以及签署人员应当做到权责分离，对于重大金额或是重要事项的合同需要进行后续追踪[10]。

3.加强供应链管理

加强供应链管理，就是协调原材料供应商和经销商建立同盟关系并进行信息共享，在内部实施联合库存管理法，以便对市场变化和消费需求能够共同分析作出精准预测。制定合理采购计划，按公司的生产线提供小批量多批次原材料，减少库存产品数量，实现同步供货能够有效减少存货成本，缩短资金周转时间，实现盈利增长。

（二）仓储环节优化措施

1.加强原材料入库复核工作

针对原材料入库出现问题，除了仓储人员应当比较订单和原材料实际入库数量外，还应安排复核人员对入库的原材料实行数量及质量的复查。此外，还应当加强负责人员的定期培训，提升他们专业处理能力，增强仓储人员的责任意识。

2.完善问责监督机制

南方制药员工在处理原材料入库问题中没有做好细致分类，很大程度是因为公司内部问责机制不完善。所以，公司应当完善问责监督机制，加强对员工的监管力度，做到责任到人，对于违反企业规定的员工加大惩戒力度，做到赏罚有度。

3.改进存货仓储方法

南方制药存货种类主要有天然紫杉醇、半合成紫杉醇等几十种医药原料和中间体，这些药品种类繁多，且单位价值相差较大，若采用传统仓储方式，不能综合考虑存货价值，所以，南方制药应当改进存货仓储方法，根据存货金额占比大小和药品的综合价值，将存货分为A、B、C三类进行管理。

由ABC存货管理理论可知，A类存货往往在存货总量占比较少，但是资金占比高达70%；B类存货相比A类存货总量相似，但是资金占比远低于A类；C类存货数量最多，占比达到60%以上，而资金占比只有10%左右。对于这三类存货南方制药的管理要求具体如下：A类尽可能减少存货数量，避免因存货数量较多而导致公司资金流转较慢，并且要加强安全防护，定期盘查；B类存货要积极根据市场变化调整产品数量，按照类别进行分类管理；C类存货总体数量最多而单价金额较少，应选择集中大批采购的方式降低采购成本。

4.完善存货盘点制度

考虑到当前存货盘点制度存在缺陷，南方制药应当健全存货盘点制度，及时召开管理层会议或员工代表大会来制定明确的存货盘点制度，明确存货盘点的范围和频率，并且保证监督管理。针对A、B、C类存货，仓储部门应当按照每3～5天、每月或每年的频率进行存货盘查。

（三）发货环节优化措施

1.强化存货出库管理

按照存货出库顺序，南方制药应当采用先进先出法领用原材料，尽可能减少原材料因囤积时间久而变质。同样，产成品出库也应当考虑先进先出原则按照时间批次发货，在产品发出时，负责出库的人员应当对交货文件和产品质量进行严格审查，确保出库存货的准确性，避免错发漏发和产品损毁等。

2.加强物流管理

在选择物流运输公司时，要严格把控可选择公司的运输资格，对是否能够保证药品运输过程中所需的湿度和温度进行监控。此外，倘若能与运输公司建立长期合作关系，便能更好的监督管理物流运输，并且能够一定程度提高运输效率。对于选择的物流运输公司后续绩效有必要进行跟踪评估，一旦出现问题，及时解决。

（四）退货环节优化措施

1.完善质量管理体系

产品的退货率将会影响公司的经营业绩和信誉，完善的质量管理体系可以保证对企业存货全方位、多环节质量监控，更加精准地发现和解决问题，促进公司日后更好的发展。此外，对于产品修复、问题解决，还需要有关专业人员进行检验，加强公司内部各环节人员沟通和协作能力，保障产品质量的同时增强公司凝聚力。

2.明确退货责任，权责分离

对于南方制药而言，产品退回后的处理能力也非常重要。原材料生产过程中的问题，就应当优化生产环节和监管力度，并且加强库存管理工作；销售过程中的问题，就应当问责相关负责人；物流运输过程中的问题，补偿客户的同时，加强第三方物流运输公司的监督管理。针对不同环节出现的问题，明确责任到人，进而根本上降低药品退货率。