四川圣西朗建筑工程有限公司采购与付款循环内部控制分析

高星月，王巧灵

（四川工商学院会计学院，四川 眉山 620020）

1 绪论

1.1 选题背景与意义

我国自古以来“有房才有家”的传统观念，使住房需求在我们生活中扮演着举足轻重的角色。许多建筑公司良好的发展前景，得益于我国基础建设的快速增长和人们住房需求的增加，同时这也使企业发展和上缴的企业所得税总量不断增加，极大促进了市场经济的良好发展。

而企业可持续发展的重要保障是内部控制，内部控制对提高企业核心竞争力、促进企业规范高效运转、降低企业失误风险有着极其重要的作用。其中采购与付款又是企业内部控制的重要环节，也是经营活动的起始点，对企业的生产建设、资金运作、成本控制、库存管理都会产生直接影响。采购业务囊括了许多的环节，牵涉到的资金使用也比较庞大，如果制度设计和监督不合理，极易在这个过程中发生腐败、舞弊等行为。一旦在采购环节出现了差错或者违规，公司就将蒙受巨大的损失，公司产品质量、公司名誉也将遭受极大的负面影响。

1.2 国内外研究现状

(1)国内外研究现状

岳志超（2019）在分散采购形式的视角下对内部控制中采购与付款环节进行分析。他重点关注请购环节的报请审核制度、采购计划环节的监督机制、采购环节的准入商选择、验收入库环节的物品存放统筹管理，付款环节的审核流程与财务管控力度等，完善内部控制体系，降低经营成本。

钟媛（2021）在企业的经营发展工程中，强调了物资采购活动的重要性。在企业发生物资采购活动时，如果管控力度较弱，可能会给企业带来不利影响甚至增加一定经营风险。而加强内部控制管理体系有助于提升物资采购活动管理经验，一定程度上降低物资采购风险并带动企业可持续发展。

唐紫微（2021）指出采购和付款环节在公司经营管理的关键作用。因为物资采购时会有大笔交易金额和物资进行交换，这个过程极易发生不符合规定的采购情况，一定程度上可能造成企业的经济损失。她也对商业风险的关键点、采购点和企业付款周期进行分析，并就内部控制和风险管理的有效性提出了一些建议。

Sunil Kumar Sharma 和 Atri Sengupta（2019）认为参与采购业务的利益相关者众多，增加了采购过程的复杂性，易滋生腐败行为。如采购经理可能通过随意设置采购标准、泄漏重要信息、变更采购单据等方式实施腐败。

Estelle 和 Court (2020) 提出企业可以对以下四个方面进行关键风险点控制，从技术改革创新、物资运输发展、市场外部环境、供应商的管理模式层面制定相关策略来规避采购业务的内部控制过程中可能存在的风险。

(2)文献述评

通过对国内外文献的分析，可以发现我国学者对采购与付款内部控制的研究主要集中在对物资采购流程实施有效的控制管理。内部控制在国外的研究有了一个较为完整的理论体系，具备较强的条理性。国内研究者围绕内部控制的五要素，来对采购风险进行解释和识别，并对采购风险提出了一些建议和意见。国外研究人员从采购业务内部风险管理的角度研究采购风险和流程，重点关注采购物资报请审批、供应商的选择等可能存在采购风险的流程。

2 四川圣西朗建筑工程有限公司采购与付款内部控制现状

2.1 我国建筑业经营的现状

(1)我国建筑业规模及增长率

通过查阅国家统计局的资料发现我国2012年到2021年建筑业总产值持续增长，经营规模也在不断壮大。然而建筑业总产值同比增速在2012-2015年呈现快速下降趋势，趋势波动起伏较大。2016年开始增速上升，2018年至2019年增速放缓。2021年其总产值更是达到293079.31亿元，比上年增长了11.04%，建筑业总产值增速比上年提高了4.80个百分点，连续两年上升。近10年建筑业总产值及同比增速对比如图1所示:

图1 2012-2021年建筑业总产值及同比增速

(2)建筑业在国内生产总值的比重

建筑业的总产值在国内生产总产值中占有很大的比重，其创造的价值总量在国民收入中是不可替代的存在。从2012年开始，建筑行业总产值占国内生产总值的比例一直保持在25%以上，可以看出建筑业作为国民经济支柱产业地位稳固，如图2所示:

图2 2012-2021年建筑业总产值占国内生产总值比重

2.2 四川圣西朗建筑工程有限公司采购情况

四川圣西朗建筑工程有限公司，于2013年在成都注册成立，注册资本为2200万元。主要经营范围包括市政公共工程、公路工程、桥梁工程、铁路工程、隧道工程等业务。

(1)请购环节中的预算外采购

四川圣西朗建筑工程有限公司的采购与付款业务依据工程物资的库存量而进行采购申请。库房管理工作人员记录的物资量不足标准量时，采购部门将会接收到需用物资相关细节的请购单。采购经理和项目总监最终落实采购申请。另外，建筑公司与其他公司相比，经营不具有普遍性，部分物资没有办法进行预算管控。比如自然灾害和工程设备异常等情况发生而急需一些物资时，这些就不在预算管控范围之内了。

(2)预购计划与实际偏差较大

由表1、表2可知四川圣西朗建筑工程有限公司在主体结构和装修的环节中，采购的实际总价比预购计划分别高出18.38%和31.25%，因此可看出公司在采购和付款内部控制中的成本预算是有问题的，由于四川圣西朗建筑工程有限公司项目部缺乏对物资的市场调查，造成采购部在不清楚工程物资价格波动、市场供需、优惠项目等情况下制定的采购计划与工程物资市场的实际情况脱节。

表1 公司主体结构项目建设环节物资预算采购与实际支出的对比

表2 公司装修工程装饰环节物资预算采购与实际支出的对比

(3)采购环节实际控制现状

表3和表4是四川圣西朗建筑工程有限公司2021年一个建筑工程项目情况。在四川圣西朗建筑工程有限公司的主体结构和装修环节采购的物资中，实际采购总价偏高于预购计划。在主体结构的建设中，主要采购砼和钢材分别超出比例为13.75%和10.77%，其它具体的超出比例具体如表3所示。而在四川圣西朗建筑工程有限公司的装饰环节所采购的物资完全不同于主体建设环节，因为装饰环节所采购的物资更加复杂、种类多样，所以装饰环节物资采购总价超出的比例也更高，比如其中的五金电线和地板分别超出预算的52.22%和27.94%，其它在装饰环节主要物资采购超出比例具体如表4所示：

表3 公司采购与付款的内部控制实际控制情况

表4 相关人员具体工作内容

(4)招标审批流程

物资采购活动中，供应商的确定尤为重要。一般情况公司内部会先对工程物资进行选择性招标，以这种采购招标的方式确定最终的供应商。招标主要由采购部、工程部、招标小组组成。具体流程为采购部与确定数量的供应商之间进行招标邀请和递交标书的互换行为，与此对应的供应商对象不会经常更换，有利于公司与中标供应商长期合作伙伴关系维护。工程项目的采购招标流程主要如图3所示:

图3 招标流程图

(5)验收入库要求

工程物资由供应商送到仓储部后，项目部负责人员需要对购入物资和采购单上需够物资进行核实比对，下一步是技术检验部门和质量检验部门共同查看购入物资质量标准是否在验收规定范围之内。不符合验收标准的与物资供应商讨论售后服务，符合规定的物资直接存放仓库。

(6)付款审核现状

工程物资会按照实际的入库数量，由仓储部签字给采购本批次物资的采购部门，再交付给财务部，由财务部与供应商的物资发票和税票一一核对，由财务主管审批核实无误后出具出款单据并打款。对于总付款十万元以上的出纳款项必须经过项目经理签字后执行付款，财务部没有自主付款权。

3 采购与付款内部控制循环中存在问题

3.1 请购环节中预算外请购程序不科学

为了提前竣工四川圣西朗建筑工程有限公司工程建设项目，物资需要大量供应，一般实际到库数量会超过预算的10%。此外，一些紧急情况下的应急采购不包括在采购预算中导致公司缺乏合理的采购预算体系。在执行请购程序时，项目部没有重新整合采购预算，也没有将相关材料计划纳入预算管理范围中，多数情况下由项目部直接与供货方先将多出材料拉入施工地，再补交采购单到财务部去付款，这样一来预算采购的成本控制就形同虚设，无法发挥其真正的作用。项目部的权利过大会影响采购部的作用，对采购部的供应商管理制度、招标制度等会造成的极大的削弱作用。

3.2 采购环节中招标采购标准不清晰

四川圣西朗建筑工程有限公司制定的招标采购标准不清晰。当采购部与一定数量的供应商之间进行招标活动时，供应商的数量控制在一定范围之内，这样降低了供应商之间的竞争压力，对于公司来说也缩小了选择供应商的范围。此外，如果出现符合招标要求并向公司递交标书的供应商低于一定数量情况，招标小组的评估区间缩短，也许会造成公司退而求其次的场面，继而向不满足招标要求的供应商抛出橄榄枝。除此之外，中间还可能出现供应商与采购部之间的相互勾结的行为，为了获取利益，给相关供应商投标机会，给公司造成较大的损失。综上所述，选择性招标在某些方面导致公司采购活动的固态化，采购资金的使用价值也大打折扣。

3.3 验收环节中部门验收标准不统一

四川圣西朗建筑工程有限公司对于购入的工程物资没有明确的验收标准。若要购入工程物资成功进入库房，必须通过质量保障和安全性能验收检测这一关口。公司的技术保证部门和质量保证部门共同检查质量和安全性能，并出具相关的检查报告。例如，电梯质量保证部门和技术保证部门应参与核实电梯载荷实际情况和技术性能是否符合要求。对符合国家统一验收标准的工程材料，技术部门和质检部门应按照国家标准进行检验。然而，对于没有国家统一验收标准的工程物资，技术部门和质检部门有各自的检验参数区间，致使双方对试验结果的不同意见，导致验收物资效率不高，验收时间较长，对工程物资的顺利入库产生不利影响。

3.4 付款环节中审核程序不规范

四川圣西朗建筑工程有限公司付款审核程序不规范。一般情况下，财务部的出纳先对相关物资的付款凭证进行审核，然后递交财务总监复核，再次由项目经理对此审核并签字确认，最后出纳再进行付款。也就是说，财务总监并没有最终定夺权，这种审核制度扩大了项目经理的工作范畴。而在现实工作中，项目经理由于工作压力加大经常放权由财务总监做出决定。对于金额较大的付款，很容易造成采购资金的损失。同时，也可能导致延期付款，损害公司声誉。

4 采购与付款循环内部控制的优化建议

4.1 请购程序优化建议

四川圣西朗建筑工程有限公司应加强预算外请购程序控制。工程项目施工部进行预算之外的请购流程时，需要对以前的采购预算进行重新整合，然后向预算部门提交预算外请购单，预算部继而调整采购预算。审核后，交给工程项目经理进行审核，这样可以有效控制预算采购成本。此外，公司还可为监督工程项目施工部预算外采购活动而成立采购督察小队。对工程项目的预算外采购申请资金进行详细分析，防止各项目部以预算外项目为由执行超预算采购申请程序，减少剩余采购资金的损失。预算外请购程序流程如图5所示：

图5 预算外请购流程图

4.2 采购标准优化建议

四川圣西朗建筑工程有限公司应完善招标程序的采购标准。采购部应严格按照物资采购标准进行招标活动。视实际情况而定，将固态化的采购方式进行动态化调整。这样可以提供给众多供应商递交标书的机会，从而扩大公司对供应商的选择范围。例如，符合要求的投标供应商低于标准量、无合格中标的供应商，为及时完成工程项目急需招标物资的情况，采购部可同供应商进行谈判，最终确定最佳供应商。通过这种方式，公司可以解决工程物资供应不及时的问题。

4.3 物资入库优化建议

质量部门和技术部门统一工程物资储存的标准。只有在技术部门和质量保证部门检查工程物资的质量和安全符合标准后，才能接收并入库。一方面，技术部门和质量保证部门必须按照国家规定的测试参数范围进行检测。另一方面，国家没有明确规定检验参数范围的，对于不同类型的材料，必须以一致的方式定义技术和安全指标。由技术部门和质量保证部门提供调整本部门现有的材料测试标准，并保持与测试标准的一致性。入库须同时获得技术部门和质量保证部门的批准。这不仅提高了材料检验的准确性，还提高了验收入库的效率，简化了验收流程。

4.4 付款程序优化建议

在付款问题上，项目经理和公司财务部门必须在项目实施前进行审查，这在一定程度上避免了由于财务部门权力过大而造成的资金损失。然而，无论金额大小，都需要项目经理的控制，这就导致了对付款的低效控制，可能发生延迟付款和对公司声誉的损害事件。因此，财政部门的相关工作人员应该有权利支付

［］［］一定的金额，这样可以使财政部门支付一定的金额，在支付过程中形成权利和义务对等的制度，以提高支付的效率，同时保证资金的完整性。在大额付款的情况下，除了由项目经理控制外，还应在总部建立一个控制系统，并由总干事监督。对于不符合支付条件而被清算的支付项目，应严格履行复核人员的职责。付款流程如图7所示：

图7 付款优化流程图