从一则案例看出口订单执行前后的风险防范

蔡午萍

（广东创新科技职业学院，广东 东莞 523960）

加入WTO（世界贸易组织）以来，中国参与了世界自由贸易的进程，对外贸易发展迅速。2020年，中国正式签署了Regional Comprehensive Economic Partnership（《区域全面经济伙伴关系协定》），揭开了世界经济新秩序的序幕。这是一个经济总量和贸易总量占全球30%的最大自贸区，极大地促进了成员国之间商品和技术等的自由流通，推动中国进入了对外经济发展新阶段。在中国，占企业总数的90%以上的中小型企业，为了拓展业务，越来越多地进入国际市场，由于从业人员的经营管理水平和业务能力有限，对出口订单条款不重视，且在执行过程中没有跟进，产生投诉后处理方式不对，引发了一些不必要的风险，乃至损失。

一、案例简介

2021年3月，东莞某小五金出口公司外贸业务员小徐经过了一个多月的交易磋商，终于与新加坡某进口商达成一笔铝制垫圈（Aluminum Washer）的出口订单，直径为48.2mm。鉴于金额不大，确定付款方式为后T/T。新加坡进口商提供图纸，小徐在自家工厂下达生产订单，由于工厂经营了二十几年，产品质量可以控制，因此没有过多跟进。产品属于小五金，重量较轻，按照生产车间的出仓时间，直接采用国际快递方式寄送货物。

新加坡某进口商收到货物后，致电外贸业务员小徐，技术有问题，质量不过关，无法使用，要求取消订单。小徐查询账户，相关剩余款项至此仍未入账，于是质疑客户故意对质量问题说三道四逃避付款；客户则怀疑原材料是否有假，造成双方沟通一度陷入僵局。

因为小徐认为工厂机器都是精密仪器，机器生产都是按照系统参数设定，不应该出现误差。由于发货时，工厂并没有留存发货样品，无法后续核实，只有等待对方提供证据。而后对方展示图片测量结果，对方使用千分尺测量直径为48.18mm；而工厂出货前质检使用量规测量，测为48.2mm，符合要求。经过多方排查，问题出在增加哑光处理（客户后续要求）；工厂在后期处理亚光效果挂点时拉扯产品，导致产品变形，出现误差。

东莞小五金出口公司老板认为工厂有误，考虑国际业务刚刚拓展，影响信誉和排名，而客户又不愿意寄回产品，因为寄回的运费较贵。最终东莞小五金出口公司决定弃货，重新生产发货，损失3000美元。

二、案例分析

（一）订单执行前忽视质量条款的准确性

此案例下，与新加坡进口商为第一次合作，交易的产品为精密小五金配件。查阅之前的即时通信往来，东莞小五金公司以新加坡进口商提供的图纸为依据生产表示质量没有问题。但是遗憾的是，未提及精确的单位和约定测量工具，片面地以国内惯用单位和测量工具为准，造成了产品质量的风险。交货时，双方使用的测量工具不一致，精密度产生了差异。工厂质检时采用国内通用的量规测量，符合交货要求；而新加坡进口商采用了千分尺测量，产生误差0.02mm，不符合交货要求。

（二）订单执行前忽视打样和留样的必要性

在实际业务中，由于制作工艺不同，假如无法确定生产的商品是否符合图纸规范时，可以结合使用以实物表示中的凭样品成交。对于进口商只提供图纸的，出货前，最好按照图纸，结合自身生产技术和制造时间，制作样品，提前寄送对方确认。对于确认样品应该要妥善保存，维持品质不受破坏，必要时可交公证机构封存。东莞某小五金出口公司明知新产品定制，对自己产品质量过分自信，外贸业务员和外贸跟单员在订单生产过程中，均没有与生产技工充分沟通，更没有考虑后期的哑光处理可能造成产品精密度有误。作为惯例，新加坡进口商所下订单的产品属于第一次定制，批量生产前没有打样。生产完毕后，也没有留存样品。因此对方投诉时也无法核实，只能听信对方的一面之词，毫无疑问看出东莞小五金出口公司的员工业务能力有限，甚至给进口商造成不专业的印象。

（三）订单执行后确认到账的及时性

此案例下，东莞某小五金出口公司在发货后未及时确认对方剩余货款是否到账，认为阿里巴巴的信保单安全，轻易地将货物寄送出去。殊不知，一旦进口商以质量不符合，取消订单，一样要面对钱货两空的风险。付款方式选择后T/T，其实也不是安全的付款方式。

（四）订单执行后处理问题方式不当

面对客户投诉质量问题时，小徐首先质疑对方故意找碴，是不对。因为在没有核实具体情况，质疑容易引起双方冲突，也无益问题的解决。在收到客户投诉时，应该用心平气和的态度倾听，在没有十足把握之前，不与客户争辩，更不要去质疑客户投诉内容的真实性。可以让客户冷静后补发一封电邮陈述问题，这样对方不会受到情绪的影响，客观地描述问题，也不至于在后期沟通时陷入僵局。小徐可以及时与生产部门和质检部门取得联系，分析问题。找到原因，告知上级等待解决方案。同时耐心地与客户保持联系，汇报进度。好的服务也是出口企业的口碑和招牌，可以化解双方矛盾，解决问题，恢复客户的信赖。

此案例下，之所以造成质量不符合，双方都有问题。在交易磋商环节，双方都没有详细地规定质量条款；生产过程中，出口商没有制作样品和留存样品。东莞某小五金出口公司经营管理者将全部责任揽下，自行承担损失，恰恰反映了中小企业在订单执行后，面临问题时处理方式的不专业性，缺乏法律意识。双方都有过错下，应该共同协商，咨询进口商这笔订单是否可以降价转卖或者分摊损失又或是分摊运费寄回，把损失降到最低。

三、几点启示

（一）重视质量条款

订单在执行前，应该检查各项基本条款是否缺失。因为订单一旦确认，并进行生产备货，双方合同即告成立，不得随意撤销。质量条款是最容易发生争议性和欺诈行为的条款。联合国《国际货物销售合同公约》第三十五条规定，卖方交付的货物必须与合同所规定的质量和规格相符合。从此条可以看出，质量条款属于基本条款。

如此案例下的直径精确到千分位，肉眼是无法获知的。因此，针对技术性较强的产品，通常采用文字说明中的凭说明书或图纸等说明其具有的质量特征，如有必要还可结合使用凭样品成交。为了防止纠纷，质量条款在拟定时，要尽量明确具体，不要含糊不清。比如说按照行规，因为在不同的国家行业标准其实大不相同。对于质量不好掌握的产品，出口商应该主动标注质量机动幅度或质量公差，交货质量在公认的范围内认为符合。因此，订单执行前，交易双方应该对货物质量标准做出明确而详细的规定，同时对货物质量的检测也要约定，比如检测的工具和检测的机构选择达成一致。一旦发现货物质量与约定不符合时，可以提交给第三方机构进行检测，那么检测的报告对双方都有效力，作为证据的信服力也更高。出口商质量条款规定的越详细，将来处理和应对订单执行中出现的质量问题就越有利。

（二）重视打样和留样

产品质量风险是指提供的产品与客户需求不一致，从而导致客户可能取消订单或者退货的风险。其实这种风险通过前期的一些准备工作完全是可以提前发现，从而避免的。在实际业务中，样品其实是订单确认的前奏，外贸业务员不仅要准确理解国外客户对产品质量的要求，还要全面理解客户对生产厂商、产品辅料、环境保护是否有要求，并将这些专业术语准确地传达给生产部门，确保具体信息在沟通传递过程中不失真。控制定制产品的样品完成时间，因为这不仅仅体现出口企业实力，也体现了出口企业的工作效率。样品寄送时间要在规定之前，特别是预留充足时间，因为考虑不满足质量要求时，需要重复打样，延迟时间甚至影响最终的发货时间。

对于新产品的打样，建议出口企业打样数量要多于客户要求的数量。一是保留复样，作为外贸业务人员将来与客户沟通的基础，出现争议时备查。二是方便出口商业务的拓展，开发其他新客户。样品是否需要收费，实际业务当中并没有统一的做法，根据客户类型和样品价值确定。假如样品价值较低，无论是新客户还是老客户，可以免收。假如样品价值较高，对新客户收取；对老客户可以根据是否下单决定是否先收取后退费或者共同分摊费用或免费。样品在寄送出去前，需要业务人员再次核实样品规格型号等，制作样品标签，有必要给出出厂检报告单。样品寄送完毕后，应立即告知进口商，并提供快递单号，以便进口商及时查收，在获知对方收取样品后，需要询问客户的反馈意见，这体现了出口商企业对客户的重视和服务水准。

（三）实践标准，保护权益

中国国家标准化管理委员会发布新国家标准《国际贸易业务流程规范订单处理》自2021年6月1日起生效实施。《国际贸易业务流程规范订单处理》第五大点提到客户与供应商达成订单后，客户可以选择“由客户发起的订单变更协作”，“客户发起的订单变更协作可能会导致订单变更或恢复到现有订单”等条。此案例下，东莞某小五金出口公司即是供应商，新加坡公司则为客户。双方初次在外贸平台交易并达成订单，后新加坡公司提出了新工艺，即是“由客户发起的订单变更协作”，那么此订单变更协作，“供应商可以使用响应订单/变更交易（订单响应消息格式）接受或拒绝或反驳客户的更改建议”。由此可知，只要供应商拒绝订单变更，那么就按照原来的订单条件交货即可，也就不存在后来的质量之争了。

（四）选择安全的付款方式

在出口贸易中，有三种主要付款方式，分别是汇付、托收和信用证。汇付主要使用T/T（电汇），对资信可靠或者已经建立多次业务关系的客户，是最高效和安全的结汇方式。对于出口商而言，前T/T是最有利和最简单的方式，特别是中小企业本身资金有限；后T/T，是目前国际流行的付款方式，提前预付部分款项，剩余部分根据货运单据复印件付清余款。但是电汇是商业信用，一旦发货，遇到进口商拒付，或者某些国家不需要正本货运单据，也能提货，因此出口商也可能遭受钱货两空的风险，因此要谨慎使用。

托收中主要采用D/P（付款交单），出口商发货后，在一定程度上失去了货物和资金的主动权，假如遇到进口商出现资金问题或者市场发生变化，进口商可能不会去银行赎单收货；出口商则面临货物抵达目的港产生存仓、转售或不得已运回出口地的费用和损失。D/A（承兑交单），出口商通过银行交单给进口商银行，与D/P不同的是，进口商只需要承兑汇票就可以取得货运单据，然后等到汇票到期日再行付款。由此看出，风险最大，现在一般不采用D/A了。L/C是银行信用，而不是商业信用，相对更安全，但是前提开证行信誉一定要好。

出口商认真审核信用证，仔细研究各条款能否接受，特别是审核软条款。软条款是进口商在申请开证时，为了保护自己的利益，加上的各种限制性条款。有时出口商千方百计也无法完成的，造成银行信用形同虚设，因此软条款又被称为陷阱条款。为了不踩坑，要及时识破并提出改证要求。

发货后，出口商根据信用证要求，严格仔细制作单据，做到“单货一致、单单一致、单证一致”，避免出现单据不符合。第一会增加出口商的费用（如处理不符合点费用），二是失去了开证行或付款行的信用保护，有可能发生拒付，面临钱货两空的尴尬境地。

对于中小企业，特别是刚刚拓展海外业务的企业，选择恰当的付款方式，规避风险，收妥货款。生存赚钱，是所有中小型企业追求的目标。但是在最简单的道理上，出口商经常犯一些自身实力无法承受的错误。随着对外贸易市场竞争日趋激烈，经过了与进口商数轮的讨价还价，害怕失去眼前看似赚钱的机会，加上某些外贸业务员急于求成的心理，盲目地答应外商苛刻的付款方式，殊不知让企业处于风险之中，不要让有风险的付款方式将出口企业夹在缝隙中生存，一旦几单收不回款，出口企业就倒闭了。

在眼下全球新冠疫情影响下，规避风险的最好方式就是采用前T/T，让客户能够预付部分货款，货物生产后，付清尾款，再发货。对于已有的老客户，想要改变付款方式很难，只能慢慢劝说。但是对于新客户，一定要采用安全的付款方式。只要出口企业能够提供好的产品、好的质量、好的服务，那么真正的客户是不会放弃一个好的供应商的。假如没有好的服务和产品，一旦出现质量问题，客户会利用付款方式来挽回损失，最直接的就是拒付款项。

（五）加强外贸从业人员知识和素质，确立本企业的产品标准

其实，本案例下无论是质量条款拟定、产品批量生产前的打样和留样还是最后损失的全部承担都与外贸从业人员的知识水平和专业素养有关。外贸从业人员不仅要掌握基本的英语和网络平台基础知识，还要熟悉相关的国际贸易知识，如进出口贸易流程、合同的基本条款的拟定和履行、外贸单证知识、国际贸易管理和外贸法规政策，外贸从业人员要从此次案例损失中吸取教训。作为中小企业一样需要规范管理，参考国家标准或行业标准，制定本企业的各项产品标准，加强对质量和风险的控制，维护自身企业利益。