高校干部人事档案管理工作中存在的问题与对策

粟 妃

(湖南医药学院，湖南 怀化 418000)

1 新形势下加强高校干部人事档案管理的重要性

干部人事档案是干部个人信息的“记录仪”，是党组织历史地、综合地、全面地考察和了解干部，公道正派地选拔和任用干部的“信息源”。干部人事档案在准确识别干部、全面评价干部、合理使用干部、防止干部“带病提拔”等方面发挥着至关重要的作用，为各级党组织选准人、用对人奠定坚实基础，也是各级党组织识人、选人、用人的重要依据，干部人事档案信息如果不能如实准确地反映干部的真实情况，就会给高校组织人事、干部工作带来很多的阻力和反作用。同时，高校也是各类人才培养的摇篮，高校干部人事档案是高校干部管理工作的重要组成部分，对高校干部队伍、人才队伍建设起着举足轻重的作用。

2 新形势下高校干部人事档案管理工作中存在的不足

2.1 干部人事档案管理人员业务知识缺乏，业务能力不高

近年来，随着对档案工作要求的不断提高，对档案管理人员的工作能力、业务素质也不断提出新的要求。部分高校在干部人事档案管理人员的配备上，选任条件不高，要求不严，甚至没有配备专门的干部人事档案管理人员，大多时候是由负责干部管理工作的人员兼职承担干部人事档案管理工作。加之很多兼职干部人事档案管理人员不但没有档案专业学科背景，同时还缺乏档案管理工作相关经验，仅是单纯地发挥档案保管员的作用，而缺乏对整个档案工作系统的全面的把握、理解和思考，导致档案管理工作整体质量不高、效果不好。此外，兼职档案管理人员岗位流动性较大，人员变动频繁，又使得干部人事档案管理人员业务能力不强、专业素质不高这一问题变得更加明显。

2.2 档案资料收集工作长期处于被动状态

部分干部人事档案管理人员对岗位工作缺乏全面的认识和理解，从不主动学习档案管理工作相关的政策法规和业务知识，在工作中常常处于被动接收状态，有人交就收，没人交就不管，对什么资料必须入档，什么资料可以入档，归档工作应该在何时进行，入档的资料应该如何整理分类、标码排序等，完全处于不了解、不知道、把握不准状态，导致干部人事档案资料经常杂乱不全、真假难辨。

2.3 干部个人档案意识缺乏

高校部分人员对档案管理工作不了解、不重视，对形成的个人档案资料归档意识不强，很多时候都是因为在档案中查找某项资料查找不到时才意识到资料入档的重要性。而很多重要的档案资料，如各类继续教育培训资料、奖惩资料等，形成后也没有在第一时间放入个人档案，造成干部人事档案资料不齐全、不连续，甚至给个人的职称晋升、职级调整、工资调级等造成很大影响。有些人员在档案资料形成过程中对一些个人信息，如出生年月、参加工作时间、入党时间等，填写比较随意，涂涂改改，造成档案资料中多个出生年月、多个参加工作时间、多个入党时间的问题时有发生。

2.4 档案审核把关不严

在近几年开展的干部人事档案专项审核工作中，发现很多人的干部人事档案中都存在“三龄两历一身份”问题，如档案中出现多个出生日期、入党志愿书中入党时间前后不一、存在多个参加工作时间、学历证明材料不完整或缺失、干部选任材料不完整或缺失等。此外，干部人事档案材料填写过程出现人名用字不规范、档案资料有涂改等现象也时有发生，致使高校干部人事档案材料的真实性、可靠性存疑。

2.5 干部人事档案材料缺失

①大多数高校干部人事档案装订方法落后，仍在使用传统的打孔装订法，致使部分档案信息在装订过程中造成缺失，档案的完整性受到不同程度的破坏，也给后期档案材料的增加带来不便；②随着高校对高级人才的竞争日趋激烈，人才流动性增大，为争夺优秀人才，重人轻档，忽略原始档案的现象时有发生，导致部分人员的干部人事档案在完整性、连续性及真实性等方面大打折扣；③档案资料整理归档不及时，部分档案管理人员在完成档案接收后，并没有及时将档案资料按照要求放入档案中的相应位置，造成有些人员的干部任免审批表、干部选任考察材料、年度考核登记表、党团材料、职称评审材料、工资审批表、各种奖励等档案资料存在不同程度的缺失。

2.6 干部人事档案整理欠规范

①档案资料甄别审核不严格，如：档案资料既无签名也无公章或盖章不清晰，入党志愿书中下级党组织落款时间晚于上级审批机关落款时间，家庭成员之间称谓前后不一、关系混乱等现象也屡见不鲜；②档案目录和内部资料不一致，档案资料摆放混乱，没有按照档案管理相关规定进行分类、排序、整理装订；③档案资料中的页码、序号等使用不规范，材料份数和页数填写错误的问题也时有发生；④档案资料装订随意，对那些纸张大小不一的档案资料，未按档案管理要求作相应的裁剪和折叠、裱糊、加边与包边等处理，造成档案错落不一，参差不齐。

2.7 高校干部人事档案信息化工作推进缓慢

部分高校对干部人事档案信息化工作的重要性认识不够，致使目前很多高校档案信息化工作始终处于未启动或刚起步状态。干部人事档案查阅、信息检索等工作完全依赖于人工手动翻阅完成，造成档案查阅工作耗时长、易出错。同时，有些档案资料因形成时间较为久远，反复手动翻阅还易造成档案资料损坏或缺失，既加大了档案资料的保存难度，又给档案资料的管理带来缺失的风险。

3 高校干部人事档案管理工作的对策

3.1 拓宽干部人事档案管理人员的培训学习渠道

①经常组织档案管理人员积极学习档案管理工作的各项政策法规、规章制度，真正做到学懂弄通，落实到日常工作中；②鼓励干部人事档案管理人员积极参加各种业务培训，通过线上线下培训渠道，不断提升档案管理工作人员的业务能力和水平；③加大与其他院校的交流学习力度，取长补短，不断更新工作思路和拓宽工作方法。

3.2 重视干部人事档案管理工作的相关政策规定的宣传和学习

通过开展专题学习培训讲座、高校教职工个人自学、将档案管理知识融入党员干部“三会一课”等形式，加大干部人事档案管理有关知识的宣传和宣讲力度，让每个教职员工都能知档案、懂档案，从思想上真正重视档案，让档案管理工作相关政策制度从单纯的“制度挂上墙”变为“制度走进心”。

3.3 注重干部人事档案材料收集工作的时效性和准确性

①高校人事部门要认真把好把严干部人事档案转入关，按照干部人事档案管理有关规定，对新入职人员档案资料的真实性、完整性进行严格审核，确保新转入档案无问题；②加强对档案转递、交接等工作的监督管理,严格落实备案登记制度，杜绝“人档分离”现象,避免干部人事档案丢失、积压或损坏情况发生；③结合高校的自身工作特点,抓住各项工作完成时间节点，多渠道、分批次、有重点地收集干部人事档案材料,并对各类材料一一进行认真分类和甄别,守好干部人事档案资料准入门槛,避免将一些重复的、无用的材料放入干部人事档案,同时确保归档材料真实、准确、完整。

3.4 完善干部人事档案管理的各类规章制度，建立资料出、入档工作台账，让档案工作有据可依，有迹可循

很多干部人事档案材料都是在日常管理中由多个部门分散形成的，如教务、科研、人事、组织等部门及干部个人都有涉及，建立科学有效的干部人事档案管理转递归档制度，有利于分散形成的各项档案资料有序有效收集与归档，进一步确保了干部人事档案的完整性。

3.5 加快干部档案信息化推进进程

干部人事档案信息化就是要将传统的干部人事档案转变成为干部人事数字档案。干部人事档案信息化使档案查阅不再局限于传统的纸质查阅，在很大程度上提高了档案查阅速度，缩短了工作时效，延长了档案存放年限。同时，干部人事档案信息化不仅实现了干部人事档案管理从保管型向应用型的转变，还实现了档案管理者向信息管理者的转变。此外，干部档案信息化工作的推进，有利于降低和避免档案信息被随意篡改和造假的现象发生，从而达到更好地确保档案真实性的目的。