远洋运输企业财务共享服务中心数字化转型研究——以B 公司财务共享服务中心为例

方 宇

（中远海运散货运输有限公司，天津 300010）

一、研究背景

在经历机械化、自动化、信息化技术后，由新型数字化技术驱动的第四次工业革命已成为全球的共识，各国都在积极研究数字化技术应用的创新。党的十九大以来，习近平总书记多次强调加快数字经济发展，李克强总理多次指出要加快传统产业向数字化转型。国家“十四五”规划明确提出数字产业化、产业数字化，推动数字经济与实体经济深度融合，将科技作为企业发展的关键变量。

行业层面，在国家部委、行业发展要求指导下，颁布《数字交通发展规划纲要》、《关于大力推进海运业高质量发展的指导意见》、《智能航运发展指导意见》，标志着航运向数字化、网络化、智能化、高质量方向发展。数字化、智能化是近年来航运物流领域的重要趋势之一，本次疫情明显加速这一趋势。后疫情时代，面对复杂多变的外部环境和全球行业竞争压力，远洋运输企业必须直面挑战、达成共识，大力推动数字化转型。

财务管理部门是企业全域数据的汇集中心：从外部看，财务通过数字将企业与投资者、债权人、供应商、客户、税务机关等建立关系；从内部看，企业一切经营活动、财务活动最终都将以数字形式转化为财务信息，反应企业的财务状况和经营成果。作为对数字天然敏感的企业财务管理部门，数字化、信息化水平已超越其他业务管理部门，作为一直与数据打交道的财务人员，对数字化的接受程度较其他部门也更高。因此，财务数字化应作为企业数字化先行者，在新一代数字技术支持下融合业务，为企业数字化转型奠定坚实基础，而财务共享服务中心的建设与数字化转型是财务数字化转型的重要方式之一。根据ACCA、中兴新云、厦门国家会计学院联合发布的《2020 年中国共享服务领域调研报告》，截至2020 年底，中国境内共享服务中心已经超过1000 家，共享服务模式已被越来越多的中国企业所接受和应用，进而帮助企业提升财务管理水平，实现财务转型。

目前已有大量研究围绕公司数字化转型、财务数字化转型包括财务共享服务中心数字化转型等领域，但具体在远洋运输企业如何落地却鲜有涉及。在此背景下，本文以B 公司财务共享服务中心为例，对其数字化转型进行剖析和研究，以期为同行业企业的财务数字化转型提供一些借鉴。

二、B 公司财务共享服务中心概况

B 公司是某集团旗下重要直属企业，是一家专业化散装货物运输企业，航线覆盖国内沿海和世界主要港口，服务网络遍布全球，成为集团稳定收入和利润的价值贡献者，助力集团打造高质量发展的航运核心主业。B公司强化“船东+运营商”角色，总部及多家直属子公司管理和经营自有船、租入船和背靠背船，业务标准化程度较高。

B 公司财务共享服务中心于2019 年1 月正式成立，为总部、海南、香港及新加坡等多家直属子公司提供财务共享服务，负责公司船员费用、船舶费用、船舶经营收入、成本、行政费用等的审核及核算，并设信息化服务室作为技术支持部门。经过两年的运营，在财务流程标准化和集约化方面已经日趋成熟，将财务工作从重复性高、价值低的工作中解脱出来，但仍是以数据生产者的角色存在，距离财务共享深度融合、业财深度融合、数据资产化和管理智能化的目标还存在一定差距。

（一）B 公司财务共享服务中心数据平台

B 公司共享服务中心使用的业务系统有生产经营管理系统（以下简称“BMS”）、航运管理信息标准化平台（以下简称“航标”）和全面预算费控系统（以下简称“报销系统”）。财务系统有集团会计核算标准化SAP系统（以下简称“SAP”）、集团税务管理信息系统（以下简称“税务系统”）和集团财务公司资金管理平台（以下简称“TMS 系统”）。

1. BMS 是公司的核心业务管理系统，全面实现散货经营的通用功能，涵盖船舶信息、合同管理、航次任务、船舶调度、燃油业务、运费业务、使费业务、法务业务、财务综合、业务主办、基础信息等功能模块。其中财务共享服务中心燃油核算、运费核算和港使费核算业务使用该系统。

2.航标是公司的船舶管理系统，用于机务费用、船员费用、保险费和事故费等船舶固定费用的审批和支付。财务共享中心船舶费用核算、船员费用核算使用该系统。

3.报销系统从属于航标，适用于员工个人办理履职待遇、业务支出及其他行政费用报销业务。财务共享中心行政费用核算使用该系统。

4. SAP 用于财务账务处理，由集团统一管理，由公司负责日常使用和维护的财务会计、成本控制、固定资产、物料管理等财务核算管理相关模块。财务共享服务中心使用该系统进行财务核算、报表查询等日常应用。

5.税务系统是集团统一开发的高度整合各产业集群系统对接及业务管理的增值税业务管控系统，接入税控盘，包括销项管理、进项管理两个模块。财务共享服务中心使用该系统开具运输发票，进行增值税普票查验和专票认证。

6. TMS 系统是集团财务公司用于资金管理的平台。财务共享服务中心使用该系统进行境内人民币支付，财务人员在TMS 系统录入人民币支付经办单，经审核后递交至集团财务公司处理。

（二）B 公司财务共享服务中心数据平台对接关系

1. BMS 和税务系统通过接口对接。运费业务开具运输发票时，BMS 实现销项税发票的直连开具、打印、作废、红冲；燃油和港使费业务取得供应商开具的发票，可通过“扫描枪扫描发票二维码”、“在专票池选择发票号码”两种方式录入发票代码、金额等信息，实现发票信息自动采集和合规性查验，查验通过后财务人员通过BMS 向税务系统发起认证抵扣进项税申请，认证结果反馈至BMS。

2.航标和税务系统通过接口对接，简化机务费用、船员费用、保险费和事故费用发票录入工作，通过“扫描枪扫描发票二维码”、“在专票池选择发票号码”两种发票信息录入方式，实现发票信息自动采集和合规性查验，查验通过后财务人员通过航标向税务系统发起认证抵扣申请，认证结果反馈至航标。

3. BMS 运费、使费、燃油模块通过接口与SAP 对接，每日定点上传当天更新的符合条件的接口数据，满足财务核算需要；BMS船舶信息、航次信息、港口信息等生产统计数据通过接口自动上传至SAP，满足集团对航运企业SAP 进行航次核算管理的要求。

4.航标通过接口与SAP 对接，各项固定费用在业务审核流程结束后及时上传符合条件的接口数据，满足财务核算需要。

三、B 公司财务共享服务中心数字化转型路径

B 公司一直致力于推进业财一体化、标准化和自动化，财务共享服务中心专门设有信息化服务室作为技术支持部门，使其具备与最新数字化技术进行碰撞的天然优势。由以上概况可以看出，目前B 公司财务共享服务中心已具备数字化转型的雏形，其在推进数字化转型时，需要充分利用自身优势，弥补劣势，并着重从以下几方面入手：

（一）制定财务共享服务中心数字化转型战略和具体工作计划

数字化转型应是自上而下的颠覆式变革，系统地进行战略部署尤为重要。集团已经对财务数字化项目工作计划提出了具体要求。公司层面管理层高度重视公司数字化转型，多次提出要加快数据集成系统的开发和上线，以共享共建为原则，打通全域数据链条。管理层的大力支持为财务共享服务中心数字化转型奠定成功基础。财务共享服务中心应认真学习研究集团“数字化规划”，认真梳理中心业务系统和财务系统的对接情况，对以往数字化的经验、存在问题和困难进行总结，思考各系统间进一步互联互动的方式方法、思考如何将财务管控流程融入业务流程活动中。然后结合自身特点，对现有技术条件、组织架构、人员构成等做出评估，从转型模式、目标等方面制定具体工作计划。

（二）进行与数字化转型战略相匹配的文化、组织和人才建设

文化方面，在中心内部营造数字化转型文化氛围，如创新文化、变革文化等，要敢于尝试、接受失败。通过培训、创新课题研究等方式加深财务人员对财务数字化转型重要性的认识。

组织上，根据传统企业进行数字化转型可以借鉴的四种组织调整模式（于海澜等，2019），鉴于中心设有信息化服务室这一现状，中心数字化转型可采用IT 共享模式，即在中心提出需求后，由IT 部门建立数字化项目开发完成。

在数字化与智能化的背景下，下一代财务的思维特征表现为平台思维、链接思维、共享思维、协同思维和智能化思维（张庆龙，2020）。因此，在人才的选拔、培养和评价上，除专业技能外，还应注重财务人员数字思维能力，即对数据的收集、分析和运用能力，而不应仅局限于财务专业技能一隅。除财务管理知识和经验外，对航运市场和信息技术均有较深层次了解的跨领域综合人才应是未来财务共享服务中心需求的人才。

（三）建立标准化规则，支撑数字化转型。

标准化是数字化的基石，只有建立在统一标准上的数据才能被分析和利用，否则只能被储存而无其他利用价值，因此提升标准化水平成为数字化转型的核心内容。

1.主数据标准化

首先，依据B 公司船舶—航次的业务特性和管理需求，在各业务系统使用统一的船舶代码、航次号、港口代码。其次，梳理业务系统供应商/客户代码，合并重复项，为同一供应商/客户建立唯一代码。最后，建立租船合同和货物合同的合同号生成规则，便于进行合同管理。通过主数据标准化程度的提升，夯实数据分析基础。

2.业务流程标准化

梳理BMS 和航标各模块业务的标准化流程，形成用户基本使用操作指南，确保业务人员在处理同一业务时不受主观因素影响。在操作规范和管理提升方面从财务后端倒逼业务前端，实现业务高度标准化，从而生成逻辑一致的数据，为数据采集、建模、分析和整合等奠定基础。

3.核算标准化

基于目前BMS、航标与SAP 的上传接口，建立标准的业务系统收入/费用业务项目与财务系统科目代码的一一对应关系，通过接口上传数据形成统一财务数据。从核算政策、数据标准、系统功能三个层面将核算标准固化于信息系统中，逐步统一会计核算流程和方法，实现会计信息的标准化和规范化，为未来通过RPA 技术实现固定性、重复性财务工作的自动化奠定基础，实现智能核算。

（四）增强系统连接性，提升自动化水平。

“数字”和“连接”是数字化的两大关键词，只有连接才能使数字发生关联，因此增强系统连接是重中之重。对此，财务共享服务中心应该从以下几方面入手：

1.内部系统

（1） 航标—BMS 数据互通

财务共享服务中心港使费核算业务在BMS 中除负责经营公司港使费核算结算业务外，还按船管要求代垫船东费用，而代理可能会将同一船东费用账单直接寄至船舶费用核算室通过航标系统结算，导致重复结算问题。因当前BMS 及航标间没有数据互查功能，单靠两室人工筛选核实是否重复报账，工作量大且难免疏漏。为避免此类情况发生，应在BMS 和航标系统间搭建账单结算数据互查通道，通过以上建立的统一船舶代码、航次、港口、供应商、费用项目等主数据自动核查是否重复并进行提醒，避免信息不对称造成的重复支付风险。

（2）报账系统—SAP 自动上传入账

目前BMS 和航标中增值税发票信息的录入和账务处理已实现自动化，即通过扫描枪可实现扫描录入，并通过与SAP 的接口实现数据上传入账，提高了发票全流程操作的工作效率。但报销系统的增值税发票信息录入和账务处理仍是手工方式，录入不准确、不标准、不规范的情况时有发生。结合行政费用报销的特征，一方面开发移动端APP应用，员工通过手机APP 扫描发票方式自动录入发票相关信息，提高费用报销的便利性，提升用户体验感，减少因录入错误导致反复修改的情况；另一方面对标航标—SAP接口开发报账系统—SAP 接口，相关数据通过接口上传SAP入账，实现账务处理自动化。

（3）财企直连

目前中心所有境内支付人民币的业务均需财务人员在TMS 系统手工录入人民币支付经办单，大大影响支付效率，增加资金支付风险。中心应开展财企直连（支付）项目建设，实现SAP 与TMS 系统之间的数据实时交互，更好搭建“财务核算→经营（非经营）支付→资金结算”的业务线条。通过建设财企直连项目，不仅可以减少工作量，还可以降低错误率和支付风险，实现支付业务全流程系统化和资金结算不落地，增强业务付款环节的数据完整性、严谨性和安全性，提高中心对资金账户和支付的管控水平。

2.外部系统

对外连接是数字化转型过程中不可避免的一步，如与客户、供应商的数字化连接。比如，基于中心港使费业务的特点，对外与代理的业务链协同、全流程数字化和业务板块融合已具备必要条件，可考虑开发自动报账系统，以构建安全、统一的对外接口服务，搭建融合、共享的协作平台，实现上下游业务的有效对接。通过该系统实现BMS 与代理公司应用系统安全有效的数据交互，重构港使费业务一体化协同工作流程。通过“一个融合门户”达到港口使费账单从询价到账单报送、审核、结算全流程无纸化和数据的一键传达，彻底解决基础数据共享、单据录入对接、单据跟踪等业务难题。

（五）整合数据，加强业财融合，推动财务职能转型。

财务数字化的本质是为了以财务服务赋能业务发展，充分释放数据的决策价值，发挥财务预测、分析、控制和决策作用，推动财务职能不断从核算型向价值创造型转变。当前数据分散在各系统各模块内，形成数据孤岛，虽然各数据间关联性极强，却因难以利用变成死数据，无法发挥数据分析促进管理、参与决策的重要作用。在数字化转型的大背景下，加强业财融合、经营决策提供数据支撑，给数据查询和分析功能提出了新的要求。具体工作可从以下几方面展开。

1.备用金管控

在满足船舶靠港需求的情况下使备用金周转高效使用，减少超额备用金无效占用，甚至尽力避免备用金尾款催收风险，是港使费管理的重要课题。

（1）单船备用金管控

在BMS 中增加单船备用金管控模块，将原以SAP 为基础的EXCEL 表式备用金财务管理转由BMS 自动实现，充分利用业务数据资源，将使费预估、使费备用金付款、使费账单、使费对账结算等各模块数据提取至一个界面，打破各模块数据相互孤立的现状，主要优势有：

①充分实现信息共享。通过一单到底的使费预估、备用金预付、账单流转状态查询展示界面，减少业务与财务上下游各节点业务信息不对称。

②完善业财联动机制。将使费备用金财务管理工作与港使费上游业务流程全面融合，打破原来以月度单位进行邮件反馈的方式，对使费备用金进行实时动态监控。通过实时数据分析反馈为备用金预付比率、港费结算节奏、委代条款规划等业务流程提供数据支持，配合业务发展。

③提高人员参与度。通过向业务人员开放查询和反馈功能，流程上各节点人员均可实时查看进程并进行反馈，与上游调度和商务管理更加紧密和协调，从而加快账单催办或尾款催收力度。

④使备用金管理更加精细。使超付催收跟踪更加明晰，加速账单收取以核销备用金，并对超付单船备用金进行抵扣和回收，进一步提升单船备用金使用效能。

（2）定额备用金管控

在BMS 中针对定额备用金结算模式的周转使用情况建立定额备用金管理模型，对在途账单预估、定额备用金周转及代理对账工作，通过BMS 系统数据自动测算分析，实时反馈往来对账动态，降低资金占用率，提升定额备用金管理，为资金计划准确性提供指导方案，填补与代理对账功能空白，为业务补充或收回定额备用金的决策提供数据支持。

2.应收账款管理

加强主业应收账款管理是运费业务的重点工作，通过应收账款管理效果的提升可有效防范客户信用风险，保障资金安全，提高经营成效。

（1）在业务流程标准化前提下，BMS运费发票模块形成应收账款一手数据，形成BMS 应收账款报表，实时对客户付费情况进行跟踪和评价，提供客户赊账金额数据。

（2）开发BMS 应收账款超期预警功能，对超过信用期的应收账款触发预警提示，利用数字化技术提高超期欠款的反馈效率。

（3）充分利用BMS 客户管理功能，将客户信用评价指标内嵌于客户管理模块内，通过实力及背景、履约情况、财务状况和经营者素质等各评价维度的打分形成客户信用评价分数并划定等级，对客户进行分级管理。当客户资信变化时，相关部门重新审核并及时更新基本信息，由系统自动生成该客户最新等级表。根据集团下发的应收账款黑名单实行动态更新，并在系统内进行限制交易设置，不允许与其发生任何业务往来。

通过以上方式打破信息壁垒，使应收账款管理链条上各环节人员增强对应收账款的责任意识，前后端互相理解紧密合作，强化应收账款催收，从而降低应收账款余额，防范资金风险。

3.主业分析

除了以上按固定格式实现数据的抓取，满足管理需求外，还可以根据用户需要，自行组织分析维度和数据内容，通过数据下钻和关联分析，分析结果将更有针对性。只要是与系统数据相关的属性，如客户、航线、船型、货种等，都可以进行分类比较分析，细分业务，细分成本，最终实现赋能业务。如总体分析、成交分析、航次效益分析、成本分析、客户分析、项目分析等，

（六）实现可视化，提高数字化效果。

“可视化”是数字化的一种设计理念，通过可视化把对应的数据精确分发给不同的用户手中，助其各司其职，从而提高数据交互的准确性和效率。将这一概念应用于BMS 可为业财融合提供新思路，结合应用场景，设计可视化界面，直观、便捷提供数据服务。如，以航次动态为业务主线，将航次中多个关键点在主线中标明，关键点间形成业务段，各业务段完成相应的业务操作。用户通过主线可以充分了解航次执行情况。以业务主线为背景，将运费、燃油、使费业务线进行展示，一目了然，方便调度、商务、财务人员了解前期情况并及时跟踪后续信息。

结束语

在数字时代，数字化转型成为企业的必由之路，而财务共享中心数字化转型→财务数字化转型→企业数字化转型的方式成为很多企业的选择。本文以B 公司财务共享服务中心为例，从数字化视角进行具体分析，通过大数据的有效集成和深度挖掘，促进业财融合，为远洋运输企业的财务数字化转型提供一些思路。

当然，数字化转型是中长期推进的工作，不可能一蹴而就，要分步实施、持续完善，且数字化转型能否成功落地以及各项功能的完善程度，高度依赖业务人员参与程度，因此各部门都应提升对数字化转型的重视程度，继续加大人员投入，提升项目参与深度。共享服务模式下的财务数字化转型刚刚迈出第一步，相信随着 “数字思维”的形成和数字化转型的步步推进，财务将引领企业数字化转型向成功迈进，产生不可估量的巨大价值。