企业备用金法律风险管理思考

张荣芹

备用金是企业用于内部工作人员差旅费、零星采购、零星开支等用的款项，是流动资产的重要组成部分，也是企业财务管理的重要内容。备用金在企业资金中所占比重越来越大，不仅占用了企业的生产资金，而且增加了企业的资金成本。对企业备用金进行有效管理，成为企业财务管理的重点。备用金管理是否科学合理，关系到企业资金的使用效率、资金运转安全等。如何科学、有效地管理企业备用金，对于企业发展有十分重要的意义。为了提高资金的利用率，有效控制资金的占用，保证资金的安全，加速资金的周转，企业应强化备用金的管理。但在实际工作中，企业备用金管理依然暴露出了一些问题和隐患。企业必须要正确认识和消除备用金管理中存在的风险，保护企业财产安全完整不受损失。本文对此进行探讨。

一、企业备用金管理法规

受企业备用金管理和使用特点的影响，企业备用金会在一定时期内脱离企业控制，从而产生备用金被备用金借用人侵占、贪污或挪用的风险。企业备用金业务主要涉及我国《刑法》。

第二百七十一条对职务侵占罪进行了认定和量刑：公司、企业或者其他单位的人员，利用职务上的便利，将本单位财物非法占为己有，数额较大的，处五年以下有期徒刑或者拘役；数额巨大的，处五年以上有期徒刑，可以并处没收财产。

第二百七十二条对挪用资金罪进行了认定和量刑：公司、企业或者其他单位的工作人员，利用职务上的便利，挪用本单位资金归个人使用或者借贷给他人，数额较大、超过三个月未还的，或者虽未超过三个月，但数额较大、进行营利活动的，或者进行非法活动的，处三年以下有期徒刑或者拘役；挪用本单位资金数额巨大的，或者数额较大不退还的，处三年以上十年以下有期徒刑。

第三百八十二条对贪污罪认定：国家工作人员利用职务上的便利，侵吞、窃取、骗取或者以其他手段非法占有公共财物。受国家机关、国有公司、企业、事业单位、人民团体委托管理、经营国有财产的人员，利用职务上的便利，侵吞、窃取、骗取或者以其他手段非法占有国有财物的，以贪污论。

第三百八十三条对贪污罪进行了量刑。對犯贪污罪的，根据情节轻重，分别依照下列规定处罚：（略）

第三百八十四条对挪用公款罪量刑：国家工作人员利用职务上的便利，挪用公款归个人使用，进行非法活动的，或者挪用公款数额较大、进行营利活动的，或者挪用公款数额较大、超过三个月未还的，是挪用公款罪，处五年以下有期徒刑或者拘役；情节严重的，处五年以上有期徒刑。挪用公款数额巨大不退还的，处十年以上有期徒刑或者无期徒刑。

从上述法律条款看，企业备用金业务与职务侵占罪、贪污罪、挪用资金罪和挪用公款罪密切相关。但需要指出的是，第二百七十一条、第三百八十二条、第三百八十三条属于同一类型犯罪行为，第二百七十二条、第三百八十四条属于同一类型犯罪行为，只是在罪名认定上需要区分犯罪主体是否具有国家工作人员的身份。

二、企业备用金法律风险分析

根据企业备用金业务所涉及的法律条款，以及借用备用金人员所具有的不同工作身份，企业备用金业务主要存在以下法律风险：

职务侵占罪风险。根据《刑法》第二百七十一条规定，如果企业人员利用职务上的便利，将本单位财物非法占为己有，且犯罪主体不具有国家工作人员身份，以职务侵占罪论处。当借用备用金的企业人员不具有国家工作人员的身份，且在业务结束后，拒不核销并故意不予偿还所借用备用金剩余款项时，将会发生涉嫌职务侵占罪的风险。

贪污罪风险。根据《刑法》第三百八十二条规定，如果企业人员利用职务上的便利，侵吞、窃取、骗取或者以其他手段非法占有公共财物，且犯罪主体具有国家工作人员身份的，以贪污罪论处。也就是说，当借用备用金的企业人员具有国家工作人员的身份，且在业务结束后，拒不核销并故意不予偿还所借用备用金剩余款项时，将会发生涉嫌贪污罪的风险。

挪用资金罪风险。根据《刑法》第二百七十二条规定，如果企业人员利用职务上的便利，挪用本单位资金归个人使用或者借贷给他人，数额较大、超过三个月未还的，或者虽未超过三个月，但数额较大、进行营利活动的，或者进行非法活动，且犯罪主体不具有国家工作人员身份的，以挪用资金罪论处。也就是说，当借用备用金的企业人员不具有国家工作人员的身份，且擅自改变所借用备用金用途并出现下列行为之一时，将会发生涉嫌挪用资金罪的风险：将备用金挪作个人使用或者借贷给他人，数额较大、超过三个月未还的；将备用金挪作个人使用或者借贷给他人，虽未超过三个月，但数额较大，进行营利活动的；将备用金挪作个人使用或者借贷给他人，进行非法活动的。

挪用公款罪风险。根据《刑法》第三百八十四条规定，如果企业人员利用职务上的便利，挪用公款归个人使用，进行非法活动的，或者挪用公款数额较大、进行营利活动的，或者挪用公款数额较大、超过三个月未还的，且犯罪主体具有国家工作人员身份的，则以挪用公款罪论处。也就是说，当借用备用金的企业人员具有国家工作人员的身份，且擅自改变所借用备用金用途并出现下列行为之一时，将发生涉嫌挪用公款罪的风险：将备用金挪作个人使用进行非法活动的；将备用金挪作个人使用且挪用数额较大、进行营利活动的；将备用金挪作个人使用且挪用数额较大、超过三个月未还的。

三、企业备用金法律风险成因

引发企业备用金业务产生法律风险的原因，主要有两个方面，即主观故意行为和非主观故意行为。

主观故意行为导致的法律风险。这类法律风险通常是由企业备用金借用人员，在熟知相关法律法规和企业备用金制度的情况下，仍执意采取侵占、贪污或擅自改变用途等非法手段，占有或者挪用企业备用金而引发的。这种情况的发生，与企业内部管理秩序混乱、企业员工法律意识淡薄密切相关。当一个企业内部管理秩序混乱时，则意味着企业内部管理制度不健全或者即使有制度但也形同虚设，那么这就为企业中的不法分子乘机钻空子创造了有利条件，企业借出的备用金被不法分子非法占有或者挪用也就成为或早或晚的事情；而当企业员工法律意识淡薄且私心杂念较重时，则又会意味着个别员工即使明知有相关法律规定和企业制度而不可为，但也常常会抱有侥幸心理，认为偶尔为之也不会被发现，正是在这种复杂心理的驱使下，企业备用金借用人员才会利用职务上的便利，作出非法占有或者挪用企业备用金的不法行为。

非主观故意的潜意识行为导致的法律风险。这类法律风险与主观故意行为导致的法律风险具有本质上的区别，通常是由企业备用金借用人员在不了解和不掌握相关法律法规与企业备用金制度的情况下，临时占用或者因疏忽超过期限未予及时归还企业备用金而引发的。即企业备用金借用人员由于法律常识缺失，致使潜意识认为这样做不会犯大的错误，且其在主观意识上并不想占为己有或进行非法活动，而只是用来临时救急使用或者因一时疏忽大意而忘记了按期及时归还，并且在思想意识上不存在主观恶意。但即便如此，也仍涉嫌因违反相关法律规定而带来法律风险。这种情况的发生更多的是与企业备用金借用人员自身掌握相关政策不够、企业备用金制度执行不力、财务监管不到位等因素所致。如果企业财务部门能够定期组织和开展企业备用金清理活动，及时提醒和督促企业备用金借用人员在业务结束后按时核销，则完全可以避免类似问题的发生。

在企业备用金业务的日常管理过程中，不管是主观故意行为还是非主观故意的潜意识行为，只要是违反了企业制度，触犯了国家法律，当事者都必须承担相应的责任和后果。

四、企业备用金法律风险防范与控制

建立常态化法律法规培训机制，培养企业员工法治思维。法治思维的培养和运用是依法治企的基础，也是提升企业员工内在素质的要求。针对企业员工对法律法规知识掌握不足、法治思维习惯尚未形成等诸多问题，必须采取有效措施彻底整治企业中的这一薄弱环节。首要途径是要在企业中建立完善法律法规培训机制，使法律法规培训工作逐步走向常态化。在培训内容上，可以结合企业经营实际，选取与企业业务以及员工职业有关的法律法规，如公司法、税法、合同法、安全生产法以及刑法有关条款等进行有针对性的培训；在培训方式上，可以采取从高校聘请法律专业教师与从律师事务所聘请具有丰富实践经验的律师相结合的方式，聘请高校教师为企业员工讲解法律法规理论知识，聘请律师事务所律师讲解法律法规条款并辅以案例分析；在培训计划上，必须系统制定年度法律法规培训方案，确定企业当年法律法规培训项目，拟定培训教师人选，签订年度培训合同，做好年度培训总结。

建立严密的备用金管理制度，规范備用金管理行为。无规矩不成方圆，企业要实现备用金的规范管理必须建立健全备用金管理制度。一是在制度设计上，必须要充分考虑企业的生产经营特点，能满足企业生产经营正常需要，确保可以提高企业资金使用效率，能有效降低企业资金管控风险，全面保障企业备用金的安全与完整；二是在制度内容上，必须要明确企业备用金的基本概念、备用金使用范围、备用金管理部门及其职责、备用金管理责任及其划分、备用金借款原则、备用金借款额度、备用金借款方式、备用金借款及核销流程、备用金风险管理要求、相关责任及处罚等有关条款。尤其需要着重强调的是，备用金借款与核销必须坚持“前款不清，后款不借”、“谁借款，谁核销”的原则，这应作为企业备用金管理中一项铁的纪律来执行；三是在制度的贯彻落实上，必须要依据企业备用金的业务发生规模和发生频次，指定专职或兼职人员具体负责备用金制度的落实和执行。此外，针对企业备用金制度执行过程中出现的各种问题，要及时制定解决方案并报告财务部门负责人，最大限度确保企业备用金制度能够贯彻落实到位。

建立动态的备用金清理机制，确保备用金健康流动。企业备用金清理机制缺失是导致备用金业务产生法律风险的关键因素之一，因此，在企业中建立动态的备用金清理机制，是确保备用金健康流入流出、降低备用金法律风险的重要手段。动态的备用金清理机制应主要包括定期清理与适时清理相结合、全面清理与专项清理相结合、主动清理与上级要求清理相结合等各方面内容。在备用金清理的频度上，企业应按月度、季度或年度开展定期清理，做好备用金业务的日常监控；对于尚未到清理周期但确实需立即清理的事项应开展适时清理，如企业某员工因工作调动、辞职或其他原因而离开原工作单位时，必须启动适时清理。在备用金清理的范围上，企业既要对已发生但尚未核销的所有备用金业务进行逐项分析清理，即全面清理；更要针对因历史原因形成的备用金呆坏账，以及无正当理由但又长期拒不还款的“老赖”行为，分别制定清理方案，开展专项清理。在备用金清理的能动性上，不仅要按照企业备用金管理制度和备用金年度清理计划进行主动清理，而且还要严格落实上级业务部门部署的备用金清理工作要求，不折不扣地完成上级业务部门下达的备用金清理任务。

建立严厉的备用金管理考核机制，实行备用金管理与经营业绩考核相挂钩。企业应加大备用金管理责任考核力度，建立和推行备用金管理考核机制，层层传递备用金管理压力，在年初将确定的备用金管理考核目标，细化分解到备用金管理责任单位和责任人，实行备用金管理与备用金管理责任单位和责任人经营业绩挂钩考核的办法：一是要与财务部门的经营业绩挂钩考核，二是要与备用金借用单位的经营业绩挂钩考核，三是要与备用金审批人员的经营业绩挂钩考核，四是要与备用金借用人员的经营业绩挂钩考核。通过在企业建立和推行备用金管理考核机制，将备用金管理与备用金管理责任单位与责任人的经济利益直接捆绑在一起，可以大大提高备用金管理责任单位和责任人承担各自的备用金管理责任的主动性，为更加有效地将企业备用金管理制度落到实处起到非常好的推动作用。

建立科学的企业员工信用评估机制，实行备用金管理与员工职务晋升相挂钩。每个人都有实现个人理想、抱负，发挥个人潜能的欲望和需求，企业可以将员工职务晋升与企业备用金管理考核结果有机结合在一起，作为激励措施以鼓励员工为实现自我而主动做好企业备用金管理工作。另一方面，企业可以以强化企业备用金业务管理为依托，建立健全企业员工信用考评机制，将企业员工执行企业备用金管理制度的具体表现以及其他信用考评因素，全部纳入到企业员工信用考评体系中，将其作为企业选人用人决策和企业员工职务晋升的重要参考因素。

建立企业纪检监察部门介入机制，正确处理备用金业务中的违纪违法行为。企业备用金必须专款专用。对于编造借款理由套取现金、未按规定借用备用金等违反企业备用金管理制度的行为，由企业纪检监察部门依照企业有关职工违纪违规行为处分规定等进行处罚；对触犯国家法律构成违法犯罪的行为，移交司法机关依法追究刑事责任。

综上所述，在当前依法治国、依法治企、依法理财的大环境下，企业备用金管理业务虽小，但其折射出的潜在的法律风险却不容小觑，企业负责人必须高度重视企业备用金管理工作，在法律思维培养、制度建设、财务监管以及管理措施等各个环节上，制定最合理、最切实可行的运行方案，努力引导和保障企业持续稳定健康发展。