非定额备用金制下差旅费报销业务会计处理分析

陆艺

（无锡城市职业技术学院，江苏 无锡 214000）

非定额备用金是指单位对非经常使用备用金的内部各部门或工作人员，根据每次业务所需备用金的数额填制借款凭证，向出纳人员预借的备用金。非定额备用金使用后，凭发票等原始凭证一次性到财务部门报销，多退少补，一次结清，下次再用时，重新办理借款手续，而非定额备用金制下的差旅费报销业务则是单位最为经常发生的业务，但在报销时收据的填制、报销后记账凭证编制、附件张数的确定等方面，各单位处理都会以账户平衡为要，其规范性一直未引起重视，那么在面对这类最频繁发生的业务时应该如何科学、规范、高效地进行操作呢？

一、非定额备用金下差旅费报销时收据的开具

单位采用非定额备用金制下差旅费报销时，开具的收据并非是实际收回的多余备用金，开具的收据其实际意义在于注销先前借出的备用金。借出的备用金报销结算时开具收据的金额，具体分三种情况：

（一）报销金额大于预借的备用金金额

报销金额大于备用金金额，则根据借款金额开具一张同等金额的收据，另将差额部分的款项直接支付给报销人。

【例1】业务员出差前预借备用金6 000元，出差后报销差旅费6 700元。

【解析】本业务中业务员报销结算时出纳员开具的收据为6 000元，即注销出差前预借的备用金6000元，另将700元差额通过网银转账直接支付给报销人即可。

（二）报销金额等于预借的备用金金额

报销金额等于备用金金额，则根据借款金额开具一张同等借款金额的收据，不存在差额款结算。

【例2】单位业务员出差前预借备用金6 000元，出差后报销差旅费6 000元。

【解析】本业务中业务员报销结算时出纳员开具的收据为6 000元，即注销出差前预借的备用金6 000元，借出备用金金额与使用备用金金额一致，不存在差额款结算。

（三）报销金额小于预借的备用金金额

报销金额小于预借的备用金金额，则应分两种情形：

1．报销金额小于备用金额，如借款人在报销时同时归还多余部分备用金，则根据借款金额开具一张同等的收据，即注销出差前的借条中的备用金，同时收回多余备用金。

【例3】单位业务员出差前预借备用金6 000元，出差后报销差旅费5 600元，交来多余备用金400元。

【解析】本业务中业务员报销结算时出纳员开具的收据为6 000元，即注销出差前借条中的备用金6 000元，另收回400元多余备用金通过网银入账。

2．报销金额小于备用金，如借款人在报销时未将多余的备用金归还，则开具一张与报销单金额相同的收据，未归还的备用金等待以后归还。

【例4】单位业务员出差前预借备用金6 000元，出差后报销差旅费5 600元，尚未归还多余备用金。

【解析】本业务中业务员报销结算时开具收据为5 600元，即实际报销金额，多余备用金400元因尚未归还，作为“其他应收款”或“备用金”账户余额。

二、报销差旅费业务专用记账凭证编制

单位采用非定额备用金制下差旅费报销时，不应只从账务处理平衡角度进行处理，更应基于会计处理规范性和专用凭证编制与其附件的配比性等方面出发进行会计处理，具体分以下几种情况：

（一）报销金额大于备用金金额

报销金额大于备用金金额，则应根据实际报销金额编制转账记账凭证，借记“管理费用”等账户、贷记“其他应收款”或“备用金”账户；大于部分借记“其他应收款”或“备用金”账户、贷记“银行存款”账户。

【例5】承例【例1】业务员实际报销差旅费的6 700元（其中：住宿费发票增值税进项税额129.60元）金额，同时通过网银支付700元。

【解析】本业务中报销金额6 700元大于预借的备用金金额，先应将实际报销金额计入相应的费用账户和其他应收款（备用金）账户，编制转账凭证如下：

借：管理费用 6570.40

应交税费--应交增值税（进项税额）129.60

贷：其他应收款 6700

转账凭证附件为差旅费报销单及所附的各种原始凭证，差旅费报销单金额与转账凭证金额吻合，付款凭证附件为收到的银行付款回单。再根据网银支付的差额700元编制付款记账凭证如下：

借：其他应收款 700

贷：银行存款 700

通过上述会计处理后，实际报销的费用计入了相应账户，其他应收款账户也平衡。转账凭证和付款凭证分别与其附件金额吻合。

（二）报销金额等于备用金

报销金额等于备用金，则根据实际报销金额编制转账记账凭证，借记“管理费用”等账户、贷记“其他应收款”或“备用金”账户。

【例6】承例【例2】业务员实际报销金额的6 000元（其中：住宿费发票增值税进项税额108元）编制转账记账凭证如下：

【解析】本业务中报销金额与预借的备用金金额一致，将报销金额即借出金额计入相应的费用账户和其他应收款（备用金）账户，编制转账凭证如下：

借：管理费用 5892

应交税费--应交增值税（进项税额）108

贷：其他应收款 6000

转账凭证附件为差旅费报销单及所附的各种原始凭证，差旅费报销单金额与转账凭证金额吻合。

（三）报销金额小于备用金

1．报销金额小于备用金并退回多余备用金，则根据实际报销金额编制转账记账凭证，借记“管理费用”等账户、贷记“其他应收款”或“备用金”账户，根据退回的多余备用金金额编制收款凭证，借记“银行存款”，贷记“其他应收款”（备用金）账户。

【例7】承例【例3】业务员实际报销金额5 600元（其中：住宿费发票增值税进项税额86.40元），同时交来多余备用金400元。

【解析】本业务中报销金额为5 600元小于借出的备用金6 000元，先将报销金额计入相应的费用账户和其他应收款（备用金）账户，编制转账凭证如下：

借：管理费用 5513.60

应交税费--应交增值税（进项税额） 86.40

贷：其他应收款 5 600

转账凭证附件为差旅费报销单及所附的各种原始凭证，差旅费报销单金额与转账凭证金额吻合，收款凭证附件为银行收款回单。再根据通过网银收回的400元编制收款记账凭证如下：

借：银行存款 400

贷：其他应收款 400

2．报销金额小于备用金未收回多余备用金，则根据实际报销金额编制转账凭证，借记“管理费用”等账户，贷记“其他应收款”或“备用金”账户。

【例8】承例【例3】业务员实际报销金额5 600元（其中：住宿费发票增值税进项税额86.40元），尚未归还多余备用金400元。

【解析】本业务中业务员报销金额5 600元小于借出的备用金6 000元，将报销金额计入相应的费用账户和其他应收款（备用金）账户，编制转账凭证如下：

借：管理费用 5513.60

应交税费--应交增值税（进项税额） 86.40

贷：其他应收款 5 600

转账凭证附件为差旅费报销单及所附的各种原始凭证，差旅费报销单金额与转账凭证金额吻合。对于未收回的多余备用金400元，暂不做账务处理，余额保留在“其他应收款”（备用金）账户中。

三、编制的记账凭证附件张数计算

记账凭证所附原始凭证张数计算的原则是：没有经过汇总的原始凭证，按自然张数计算，有一张算一张；经过汇总的原始凭证，每一张汇总表算一张。职工报销差旅费中业务中，转账记账凭证的附件为1张即经过汇总的差旅费报销单，各种车船机票、住宿费发票等作为差旅费报销单的附件，在差旅费报销单上按实际张数填写附件张数；结算差额款的收款或付款记账凭证附件为1张即银行的收款或付款回单。

【例9】职工出差报销差旅费，出差前预借备用金8 000元，实际报销金额为7 200元，原始凭证共18张：填制的差旅费报销单1张，各种车船机票、住宿费发票、收据等原始凭证共16张、银行收款回单1张。

【解析】本业务中，编制的转账凭证附件为1张即差旅费报销单，差旅费报销单的附件为16张即各种车船机票和收据，编制的收款记账凭证附件为1张即银行收款回单。