浅议地勘单位备用金财务管理

鄢 琦

江苏省地质矿产局第六地质大队 江苏连云港地质工程勘察院

浅议地勘单位备用金财务管理

鄢 琦

江苏省地质矿产局第六地质大队 江苏连云港地质工程勘察院

备用金作为企业流动资产的重要组成部分,是财务管理工作的一项重要内容。备用金管理是否科学合理关系到企业资金的使用效率、资金运转安全性等问题。本文从地勘单位的备用金管理现状入手，分析了备用金管理存在的问题，并提出了加强管理的相应对策,希望能够对企业科学管理备用金,减少备用金不合理支出,保证资金安全有所帮助。

地勘单位；备用金；财务管理；管理措施

一、地勘单位备用金现状

备用金也称零用现金,是企业支付给各个部门作零星开支、小额差旅费等方面的款项。根据地勘单位备用金的使用情况可以划分为两大类：一类是传统意义上的一般日常用备用金，另一类是施工项目使用的备用金，包括野外作业零星开支和生活必需品储备。

近年来，地勘单位承接到工程项目后，单位职工需要借用备用金开展工作，备用金增长较快，本单位有些项目人员备用金已高达百万元，工程完工后发包方不及时结算工程款，导致项目人员无法冲销备用金，年底个人备用金余额太大，项目成本费用核算不真实。同时，有的职工不是按需借用，而是认为能多借就多借，超额借用备用金，给“小金库”的滋生和蔓延提供了土壤。备用金管理方式长期影响了单位的资金使用效率，增加了资金成本。

二、备用金管理方面存在的问题

1、项目备用金管理缺乏有效的预算。二级单位承接到项目后编制预算，但是预算大部分都是敷衍了事，而且经常预算超出实际支出很多。项目人员借用的备用金远远超出实际需要。

2、领导重视程度不够，借款手续不够完善，执行也不够严格。本单位职工在借用备用金时，单位领导没有严格执行单位“一把手”签批制，审批权分散，有时正职因公出差未经授权个别副职也可签字。借款单中没有写清事由、报销形式等内容。

3、财务人员对二级单位备用金管理不到位。项目人员借款时财务人员没有做到“前款不清，后款不借”，认为只要领导签字即可，结果损害了单位的利益。而且，财务人员没有对借出备用金进行跟踪管理，没有定期对备用金进行分析。

4、财务人员与项目人员沟通不到位。项目人员报销票据时存在许多不合规，不符合预算的单据，财务人员不予审核通过时，项目人员会认为是财务人员故意刁难，这就增加了财务人员和项目管理人员之间的矛盾，使得工作的开展与项目人员的配合不相协调，影响工作的进展。

5、个别职工思想品德有问题，他们认为反正都是单位的钱,能多借就多借，把备用金看做为自己谋取利益的手段，存在“小事巨借款、私事用公款”的现象。

三、加强单位备用金财务管理的几点措施

备用金是单位一项重要的资金，对单位的生产经营甚为重要。同时，备用金也是工程项目正常运转的“润滑剂”。它可以方便职工在小额支出项目上资金的灵活使用。虽然，备用金在整个成本比例中所占份额较小，但是合理利用备用金可以增加项目的效益，有利于节约项目的成本。所以，如何采取合理有效的措施，管好用好备用金，维护企业资产的完整性，提高资金利用率，提高企业的经济效益至关重要。

1、制定施工项目备用金管理制度，并严格遵守。

凡事预则立，不预则废，项目备用金的管理离不开科学有效的预算，项目备用金能否做到科学管理，关键还看预算，没有预算就如同无源之水，无帆之舟，之后的工作也就空谈，因此科学的规划预算是基础和前提。项目部应该根据实际情况编制项目预算，用预算约束支出，按工程进度合理申请备用金，安全有效的使用备用金，将有限的备用金用在刀刃上。坚持预算管理原则和专款专用原则，严格控制备用金不必要的、大额度的开支，做到无预算不支付、无审批不支付、超额度不受理，要切实利用好、管理好、维护好这部分资产，降低不必要的开支，更不能用于私人的开支，多做有利于降低项目成本，有利于提高项目效益的工作。

2、提高领导重视程度。

从严执行单位领导“一把手”签批制度，若单位正职领导因公出差，单位副职必须经过授权后方可签批，对于大额支出必须提前申请，单位行政领导共同审批，相互监督。

3、财务部门加强备用金管理。

财务人员应从源头上严格控制备用金的借出，完善借款手续，规定借款事由、金额和签批等内容。严格规范备用金的存放和使用范围，定期对账，防范意外损失。财务人员及借款人员严格执行“前款不清，后款不借”，在资金运作上，强化预算管理，严格按照轻重缓急的原则和资金预算调拨资金。对调出人员必须全部偿还备用金借款，方可办理调转手续。

加强跟踪管理，严格制度约束。财务人员要及时了解借款人员业务办理的情况，一旦借款人员经办事项结束，应要求其在期限内报销清账，在规定时间内未报销的，由财务人员负责催促，可以逐月从其工资中扣还，直至还清。对备用金余额进行经常性的清理，查清欠款原因，分别不同情况按规定处理，对一些额度较大，拖欠时间较长的欠款，要专项管理，限时清理。从而盘活企业资金，加速资金周转，有利于各项费用的按期归集，保证成本、费用、利润的真实性。

财务部门还应该发挥监督管理的职能。将备用金的管理作为一项重要工作，防范使用备用金的舞弊行为。

4、加强内部沟通。

财务人员在日常工作中应该深化服务意识，对项目人员提供帮助。同时，加强对项目管理人员的培训，设置专职或兼职的报账员，负责施工项目备用金的管理和报账资料的收集整理，对报账员进行业务培训，包括财务会计法律法规、会计基础工作，原始单据的要求归集、分类等。

备用金是企业财务管理的重要部分，管理好备用金，可以防范有关的舞弊行为，关系到很多领导和职工。现行的备用金管理还存在着许多问题，要管好这部分资金，使其发挥良好的作用，还需要在实际工作中不断总结，探索和创新。

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