精益管理视角下医疗卫生档案管理质量的提升研究

袁艳 广饶县医疗保障局

在现阶段，我国正处于全面深化改革发展的关键阶段，而医疗卫生体制改革是至关重要的一部分，其改革发展效果与我国医疗卫生水平密切相关。同时，医疗卫生档案作为完整、真实记录患者诊疗信息的重要载体，其管理质量提升助力提升医疗技术水平具有十分重要的作用和意义。不仅如此，医疗卫生档案管理质量的提升可以促进医疗卫生档案信息资源价值的挖掘，有利于医疗卫生机构工作质量和科研工作发展的积极作用。因此，在医疗卫生档案管理中，融入精益管理模式具有一定的必要性和重要性。但在实践中，不可否认的是医疗卫生档案管理还存在诸多缺陷和不足，直接影响医疗卫生档案管理工作价值的体现。基于此，文章基于精益管理视角研究医疗卫生档案管理质量提升路径具有一定的现实意义和必要性。

一、精益管理的内涵和医疗卫生档案管理的重要性分析

（一）精益管理的内涵

精益管理源自精益生产(lean production)，是衍生自丰田生产方式的一种管理哲学。精益管理模式的最早成功实践在生产系统管理中，发展至今，已经在企业的各项管理业务中推广应用[1]。基于核心视角而言，精益管理是生产者基于客户视角，不断改善生产流程，以此提高生产效率的同时，降低生产资源投入，起到有效控制生产成本，有效提高生产质量等作用，以期在提高客户满意度的基础上，实现社会性的价值最大化目标。

（二）医疗卫生档案管理的重要性

医疗卫生档案管理工作的重要性不言而喻，总结体现在以下几个方面：

1.医疗卫生档案管理工作是医疗机构健康发展的基础。在当前医疗体制改革深入的环境中，应加强医疗卫生档案管理工作，实现档案管理的规范化、标准化，才能有序推进医疗机构各项工作，为患者提供优质的医疗服务。由于医疗卫生档案是完整、准确记录医疗机构各项业务活动的重要记录，在医疗机构发展中起到重要作用，通过医疗卫生档案管理，可以研究医疗机构发展规律，从而能够在后续医疗卫生工作政策和措施决策中，有意地避免负面影响因素，能够大幅度提升医疗卫生各项业务水平，最终便于推动医疗机构健康、持续发展[2]。

2.医疗卫生档案管理是管理工作的核心构成部分。在医疗卫生档案管理工作中，科研档案收集是至关重要的一个环节，是档案积累的重要手段之一。档案工作者应对整个科研活动进行全过程跟踪收集与整理，便于完整收集准确的医疗档案资料[3]。不仅如此，医疗机构的管理水平、医疗技术水平等的提升与档案管理工作密切相关。具体来说，医疗技术水平的提升与科研工作和医务人员业务水平以及工作经验积累具有直接的联系，并且临床和各类档案资料的完整性，也是医疗技术水平提升的关键性因素。因此，加强医疗卫生档案管理，可以为医疗机构的医疗、科研、管理等工作提供必要的信息参考和支持，保证医疗机构各项工作有序进行。

3.维护医患双方利益。医疗卫生档案作为医疗活动中形成的重要资料，在记录过程中往往要保持完整性和真实性，尤其是在医疗纠纷发生之后，医疗卫生档案可以为医患双方之间的合法权益提供信息保障，原因在于医疗卫生档案形成过程中，往往是基于真实角度进行完整记录整个医疗过程，这样一来，就可以通过医疗卫生档案来明确医患双方的责任，使得医疗卫生档案可以成为还原医疗事故实时的有力凭证，便于在医患纠纷解决中提供具有法律凭证的依据，进而有利于维护医患双方利益[4]。

二、精益管理视角下医疗卫生档案管理现状问题分析

（一）医疗档案收集与转化工作不全面

1.在医疗卫生档案收集方面，仍然存在精细化不足问题，一方面，部分纸质档案书写存在字迹模糊、字体辨认不清等质量问题，难以使用计算机软件进行数字化识别和转换，导致难以保证医疗卫生档案电子化信息的完整性；另一方面，由于医疗机构在发展中没有建立统一的档案集中管理机构和机制，使得增量医疗卫生档案难以统一获取和保存，导致各类医疗卫生档案分散保存中医疗机构的各科室，增加了档案收集管理难度。

2.部分医疗机构缺乏档案管理信息化建设项目计划，直接影响医疗卫生档案管理工作高质高效地展开。医疗机构之所以存在这种现象，是因为当下医疗机构领导人员尚未正确领会医疗卫生档案信息化管理的重视度，错误认为医疗卫生档案资源难以带给医疗机构直观的经济效益，这使得医疗机构领导者侧重医疗技术项目，而在医疗卫生档案信息化建设方面缺乏重视和支持，不利医疗卫生档案信息化管理软件的建设和升级[5]。不仅如此，医疗卫生档案部门没有与时俱进地加大投入来加快推进信息化建设进程，直接影响医疗卫生档案管理工作效率和质量的全面提升。

（二）医疗卫生档案利用率有待提高

医疗卫生档案管理质量提升的最终目的在于提高档案信息资源利用率，使得其在医疗机构转型升级发展中充分发挥出应有的作用。但事实上，当下医疗机构的医疗卫生档案利用率方面仍然存在不高的问题，具体表现在以下两方面：

1.医疗卫生档案利用模式单一化，缺乏信息化利用的便捷渠道，使得医疗卫生档案信息资源共享利用程度不高。在现阶段，我国医疗卫生档案利用率不高的普遍原因包括以下两点，一方面医疗机构由于重视度不高，而导致医疗卫生档案电子化处理程度不高，仅将部分医疗卫生档案目录进行电子化处理，原始内容仍然依靠纸质档案查询为主，使得医疗卫生档案查询费时费力，还缺乏质量[6]。另一方面，部分存量纸质档案在电子化处理中，局限于先进扫描设备的电子图片文件的转换，在此过程中，纸质档案只是以更换了一种保存方式，从纸质转变为图片，但内容呈现方式并没有发生任何变化，档案内容难以辨别的问题并没有在源头上解决，从而直接影响医疗卫生档案利用效果。

2.医疗卫生档案信息化安全问题有待解决。医疗卫生档案涉及医疗机构的商业机密和患者的隐私，一旦在信息化处理中出现安全问题，则会产生不可估量的损失。而当下医疗机构在医疗卫生电子档案内部控制方面，存在安全意识薄弱、安全风险评估缺失、安全管理工作流于形式等缺陷，使得医疗卫生电子档案容易出现篡改、遗失等问题[7]。不仅如此，在医疗卫生档案电子资料传输时，以互联网平台为载体，在此过程中，容易受到网络不法分子的攻击而难以保障其利用率，最终影响医疗卫生档案利用价值的提高。

（三）档案管理队伍缺乏精益管理能力素养

1.医疗卫生机构领导人员对医疗卫生档案管理重视度不高，使得其在具体的档案管理队伍建设方面，尚未给予高度重视和支持，具体表现在两个方面，一方面是医疗机构在档案管理人员引进方面，没有严格按照档案管理工作特点和实际需求进行门槛的设定，使得档案管理人员的综合素养难以满足医疗卫生档案精益管理需求[8]。另一方面，档案管理工作人员的工作待遇和薪酬福利低于其他机构，且缺乏职位上的晋升空间，使得档案管理工作人员在具体的工作中缺乏主动性和积极性，使得档案管理工作长期处于被动状态下展开，直接影响档案信息资源价值的增值服务。

2.严重缺乏复合型人才，难以满足医疗卫生档案精益管理和信息化发展的实际需求。关于复合型人才缺乏的主要原因，总结包括以下几点：一是医疗卫生档案管理工作待遇及薪酬，都远低于同性质的互联网工作，难以吸引专业信息化人才。二是我国高等教育没有开设相应的管理专业，难以借助于系统的高等专业教育来培养高素质的复合型档案管理人才[9]。三是部分医疗机构现有档案管理人员缺乏较高的信息化素养，绝大部分是非专业出身，且更多的是兼职档案管理工作，并且在医疗机构运行中缺乏相应的信息化培训，使得医疗卫生档案管理工作人员的素养难以支撑档案精益管理和信息化管理，从而直接影响医疗卫生档案管理质量。

三、精益管理视角下医疗卫生档案管理质量提升思路分析

（一）精益化医疗卫生档案收集和转换

1.完整收集与转换医疗卫生档案资料。提升档案管理质量的重要基础是保证档案资料的完整性和准确性。因此，医疗机构应组织医学领域专业力量，对存量医疗卫生档案信息资源进行科学合理的评估，明确哪些存量档案具有开放利用的潜在价值，随后投入人力、物力等展开有价值的纸质档案资料的电子转换工作，在此过程中，档案管理部门需要组织专职人员负责具体的转换工作，确保此项工作高质量完成的基础上，保证档案电子化转换的完整性和有效性。同时，医疗机构应基于档案统一化管理要求，建立统一的档案资料管理部门，专职负责分散在各科室与部门的档案收集工作，旨在保证医疗卫生档案的完整性，为后续医疗卫生档案利用和管理质量的提高夯实基础[10]。

2.医疗机构领导层应正确领会医疗卫生档案管理质量提升的重要意义，并要在具体的工作中，重视和支持医疗卫生档案管理工作，旨在为医疗机构顺利开展档案管理信息化建设工作。同时，医院档案管理部门应基于档案管理信息化软件平台建设，搭建从业人员信息化培养培训平台，以此采取多元化手段来助力提升档案管理人员的信息化素养和能力，为提高医疗卫生档案精益化管理效率和质量提供支持。

（二）提高医疗卫生档案安全利用率

1.医疗卫生档案管理质量提升的基础是保障档案资料的完整性，还要注重档案安全管理，才能切实提高医疗卫生档案利用率。针对存量档案的电子化，医疗机构既要充分利用高精度识别软件，又要医疗机构档案管理部门在转换工作中提高主动性，做到存量纸质档案电子化转换的应转尽转。在此过程中，医疗机构档案部门管理层及相关领导，应做好过程督促工作，将医疗卫生档案电子化转换任务完成情况与具体人员的绩效薪酬相关联，以此提高医疗卫生档案电子化水平，为后续医疗卫生档案开发利用率的提升提供支持。此外，医疗机构在原先互联网访问档案资料、电话咨询档案资料等渠道的基础上，应充分利用微博、微信公众号等新媒体，主动提供多元化的档案信息资源访问渠道，以此提高医疗卫生档案利用率。

2.建立健全医疗卫生档案内部管理制度。在实践中，档案管理部门应定期邀请专业人员负责档案信息安全评估工作，明确医疗卫生档案电子资料安全管理中的缺陷，以便及时纠正和完善。同时，建立内部监控机制，强化风险控制措施的执行效果，降低医疗卫生档案信息泄露、遗失等风险问题发生概率。不仅如此，医疗机构应禁止网络传输档案信息，以此避免网络违法分子利用黑客能力盗取医疗卫生档案信息，只有这样，才能助力提高医疗卫生档案的精益管理质量。

（三）加强医疗卫生档案管理队伍建设

1.医疗机构应加强相关工作的重视度和支持度，在档案管理人员招聘工作中，应基于精益管理视角下医疗卫生档案管理工作特点和需求，设定相应的考核要求，以此保证引进人才与档案管理工作岗位要求相适应。同时，医疗机构应建立并落实监督考核机制，旨在消除广大档案管理工作者在具体工作中堕落、负面思想，使得其能够在具体工作中端正态度，增强档案工作服务的主动性。

2.医疗机构应基于事业编制、晋升渠道等多样化举措，使得大批高素质复合型人才充实档案管理队伍。不仅如此，在档案管理专业引进的基础上，医疗机构应注重档案管理队伍稳定性和综合素质的提升，既要通过晋升、福利等方式提高岗位吸引力，又要采取岗位培训、走出去培训等方式，不断提升档案人员的业务能力和综合素质。另外，针对医疗机构当前严重缺乏信息能力素养高的人才现状，应采取开展信息化知识专题讲座等方式，不断提高档案管理队伍的信息化素养，以此为提升档案管理质量提供一支稳定性高的高素质复合型人才支持。

四、结语

综上所述，医疗卫生档案管理质量提升的重要性不言而喻，但长期以来，医疗卫生档案管理存在一些完整性不高、信息化档案管理队伍建设不足等实际问题，使得医疗卫生档案管理质量难以提升，直接影响医疗卫生档案信息资源的增值服务水平。因此，在医疗卫生档案管理中，应基于档案管理实际问题，注重精益管理理念的融入，逐步探寻多元化措施来提升医疗卫生档案“精益化”管理水平，才能全面提升医疗卫生档案管理质量，为医疗事业的发展提供支持。