医院审计部门如何有效发挥紧急采购过程中的监督作用

丁 媛

（云南省肿瘤医院 云南·昆明 650118）

医院在不可抗力之紧急采购情况下，主要因为不可抗力造成的严峻形势，面临大量紧迫医疗设备、防护物资、后勤保障物资等医疗物资的紧急采购需求。不少医院在实施紧急采购时对紧急采购事项办理的合法合规性，采购方式、采购价格的合理性无法把握，客观上造成了紧急采购医疗物资采购时效和采购量的迟滞。针对当前紧急采购过程中医疗行业存在的主要问题，如何有效发挥内部审计的监督作用，确保医院在紧急采购过程中的采购时效、采购质量、减少采购风险、提高资金使用效益，是当前医院紧急采购过程中应该思考的重要问题。

1 医院在紧急采购过程中面临的现状和问题

1.1 缺乏统一的紧急采购制度规范

根据《政府采购法》第八十五条规定“对因严重自然灾害和其他不可抗力事件所实施的紧急采购和涉及国家安全和秘密的采购，不适用本法。”目前在国内乃至全球范围内发生的新型冠状病毒肺炎疫情属于不可抗力事件，因此针对此次新冠肺炎疫情防疫物资实施的紧急采购不适用于《政府采购法》。

目前我国国家层面尚未建立统一完整的紧急采购制度，虽然部分省市陆续出台紧急采购管理规定或预案等地方性规范制度，但大部分地区仍没有制定紧急采购的相关制度，紧急采购如何实施，在当前我国政府采购相关法律规定中尚有规定不明晰之处 ，紧急采购活动仍处在一个“摸着石头过河”的状况中。

1.2 市场供应情况、采购方式特殊

在不可抗力情况下实施紧急采购，原有采购秩序被打破，采购市场呈现紧急与短缺并存的现象。以此次新冠肺炎疫情为例，疫情暴发正值春节假期，大多数工厂未开工、经销商也未营业，防疫物资市场供应严重不足，特别是医用防护服、口罩等防护物资紧缺，防疫物资市场由买方市场完全转为卖方市场。各地方利用各种渠道、各种人脉、各种手段抢购防疫物资，甚至出现截留防疫物资的失序状况。

春节假期加上疫情防控因素，政府集中采购、社会代理采购项目基本处于停滞状态。为避免人员聚集，各地财政部门一般要求采购人合理安排采购时间，甚至要求所有非紧急、非必须的政府采购活动延期。疫情防控期间，评审专家也不愿参与现场评审活动，因此，在疫情防控期间实施的紧急采购，大多只能由医院自行组织完成。

1.3 医院采购部门和人员面临疑虑

紧急采购由于其时间紧、要求高、任务急、供应少、规范无、金额大这些特点，很容易造成紧急采购供应商选择过程的混乱或无序，甚至滋生违法乱纪行为，使医院物资采购部门和人员存在采购事项办理是否合法合规、采购价格合理性是否会被质疑等困惑，影响医院紧急采购时效，降低紧急采购效益。

1.4 紧急采购监管难度大

由于紧急采购活动还没有形成良好规范统一的运行机制，不少具体操作的问题在实际工作中，仍缺少统一的执行方法，紧急采购相关的法律法规尚未健全，使医院管理部门对紧急采购活动的监管和风险防范还存在不少问题，监管部门不清楚该不该管、该如何管，只能见招拆招、被动应战。

2 医院实施紧急采购监督的关键点

2.1 供应商的选择

由于紧急采购的特殊性很容易造成采购供应商选择过程的混乱或无序，从而降低采购效益，甚至滋生违法乱纪。建立稳定可靠的供应关系和供应商评价系统，可以充分发挥供应商的积极性和主动性，提高紧急采购效益，切实保证紧急采购任务的完成。这就要求医院：（1）紧急采购供应商管理应建立在平时供应商管理工作的基础之上，采购部门可以通过平时对供应商情况的全面掌握，在紧急关头科学准确地对供应商的工作能力做出评估，以便采购部门进行正确的选择。（2）选择诚信等级高的供应商参与医院紧急采购。其中最为关键和复杂的就是供应商选择方法的确定和运用，只有建立供应商诚信体系和评估系统，才能比较客观和有效地选择出合格的供应商参与紧急采购。另外，紧急采购也可以尝试采用公开选择定点供应商的方式。

2.2 规范紧急采购的程序

在紧急采购状态下，对时间的要求极其紧迫，因此在程序上必须简化和便利化，财政部《关于疫情防控采购便利化的通知》规定：“各级国家机关、事业单位和团体组织（以下简称采购单位）使用财政性资金采购疫情防控相关货物、工程和服务的，应以满足疫情防控工作需要为首要目标，建立采购“绿色通道”，可不执行《政府采购法》规定的方式和程序，采购进口物资无需审批。”当然，这并不意味着紧急采购活动脱离监管，财政部还要求采购人要建立健全紧急采购内控机制，保证采购质量。发现采购单位或者人员存在违法违纪行为的，要及时向相关部门举报。

医院实施紧急采购既要对紧急采购流程进行规范，还要加强采购过程中的请示汇报。（1）对紧急采购流程进行规范并根据内控原则，将采购过程中采购需求制定、采购执行、采购审批、验收等不相容职务相分离。规定采购人员的权限范围，既能为采购行为提供具体的依据，又能实现对采购行为的全程监控。（2）紧急采购的操作具有较大的弹性，采购过程中可能出现一些超出业务采购部门权限范围的事情，采购部门对采购过程出现的特殊情况就应及时向上级请示汇报，通过必要及时的请示汇报，确保采购活动有序进行。

2.3 采购合同的订立

在紧急采购中，很多供应商都没有与采购人及时订立合同，从规范的角度，医院实施紧急采购还是要订立合同，可以先在合同中订立可以明确的内容，就价格而言，如果能够明确总价，当然是最好的，如果不能明确总价，但能明确单价，先明确单价，然后根据紧急采购最终确定的采购量进行结算；采购部门也可以制定好紧急采购合同文本，紧急采购合同文本应包含紧急情况下所需的所有必要表格和信息，既确保紧急采购文件规格和一般采购文件规格保持同样的规范，又为合同订立人员提供快速参考。正确的合同文本在紧急采购环境中是必需且不容忽视的重要元素，即有助于当前的合同管理，又为紧急决策提供有用的见解。

2.4 采购过程的记录

根据财政部《关于疫情防控采购便利化的通知》的要求：“各采购单位应当加强疫情防控采购项目采购文件和凭据的管理，留存备查。”因此即使是脱离了平时政府采购程序的紧急采购，也应保证采购活动的真实性、必要性、合理性，经得起时间的检验。医院采购部门应该完整记录紧急采购整个过程，记录应该尽可能的清晰、完整，并清楚地标明此项购买是一项紧急采购，并记录下证明的事实和情况，文件必须按照有关要求存档。

3 医院审计部门有效发挥监督作用的措施

3.1 完善制度，规范行为，建立组织机构

在发生不可抗力的紧急情况下，医院物资需求量急剧增加、需求紧迫、种类繁多，引发市场供应与需求的急剧变化，医院应结合实际情况，制定紧急采购制度或预案，通过建立紧急采购制度，明确采购方式与规则，明确采购范围仅限于紧急采购工作，明确资金保障、审批程序、采购流程等，采购原则是公开、公平、公正、及时、廉洁，保证紧急采购行为有序、规范进行。医院还应成立紧急采购小组，常设成员包括财务科、审计科、纪检部门、资产管理科、后勤保障科、信息科的部门负责人，资产管理科为紧急采购的牵头部门；各个项目由纪检部门临时抽选人员组成评议小组，实施紧急采购，审计、纪检部门全程监督，为不可抗力等各类紧急情况提供有力保障。

3.2 加强紧急采购的全过程跟踪审计

紧急采购是一项连续地活动，医院内部审计应扩大审计面，从采购立项到采购完成乃至后期使用情况等各个环节都要进行审计监督，给出审计建议，形成有效的审计监督管理机制。

3.2.1 采购立项、授权审批

内部审计部门在紧急采购项目立项、授权审批环节应根据立项依据、授权范围、审批程序等按制度、按规定，坚持原则进行审核。医院采购部门严格按照授权范围、制度规范实施紧急采购。进行紧急采购需经审批获得授权的，医院应向上级主管部门逐级请示、审批；凡明确由上级部门集中统一采购的，医院应积极申报参数需求，不得私自采购；经上级部门审批同意，授权医院可以自行采购的项目，医院可组织紧急采购。采购过程中如出现超出业务权限的事项，采购部门应及时向上级请示汇报并向医院纪监审部门备案，以确保采购活动有序进行。

3.2.2 采购方式、信息公开情况

医院紧急采购相关信息的发布应遵循“公开、公平、公正”的原则，通过医院门户网站等媒体公开发布，虽然紧急采购需求紧迫、时效性强，采购公告无法达到政府采购规定的公告时间要求，但仍应对外发布采购信息，广泛寻找潜在供应商，体现公平竞争；采购结果应公示在医院网站上，接受供应商及社会公众的监督。

由于紧急采购的特殊性，采购方式可以不局限于询价、竞争性磋商、竞争性谈判等方式，可以采取电商网购、电话微信谈判、网络邮件等非现场方式以及小额零星商品商（市）场直购等采购方式灵活采购。采购文件及投标文件可以简化，可以要求供应商在资质、价格等文件资料方面作出承诺，后续补充提供书面正式文件。

3.2.3 采购谈判内容

紧急采购过程谈判内容要求统一标准、规范进行。例如，电话微信谈判时，要求评委对全部供应商提出统一的沟通内容和问题，不得带有主观偏见和歧视性意见。谈判结束后，由评委按照统一标准，首先评选出满足技术需求的产品，若需求时间十分紧迫，则选择到货时间最快的产品和供应商；若供货时间相差不大且能均满足需求，则由评委进行综合评议、比较选择。

3.2.4 合同签订

规范、严谨的采购合同既是明确双方权利、义务，又是紧急采购顺利执行的有力保证。在紧急采购中不能因为时间紧迫，情况特殊而忽略合同的订立及管理。医院内部审计部门应加强对紧急采购物资合同内容和审批程序的审核。合同的签订和履行是否可能违反法律或者损害社会公共利益以及是否存在对医院利益的潜在损害；合同文本条款是否格式规范、要素齐全、用词准确；合同主要条款是否与医院招标采购文件、采购谈判过程中的书面承诺及双方商定的其他必要内容一致；合同的内容是否具体明确且具有可行性；合同的违约条款规定是否明确，违约处理方式和罚金在合同条款中表述是否清楚、确定。

3.3 规范紧急采购项目的记录、归档保存

不可抗力情况下实施的紧急采购，特别是使用财政拨付资金的采购，今后必将是审计的重点，医院审计部门应加强紧急采购项目文件和凭据管理的审计。医院采购部门从采购项目前期论证、立项审批、采购公告、评审过程、结果公告、合同订立等全过程收集、管理紧急采购文件和相关原始记录，对实施紧急采购中形成的会议纪要、内部审批件、合同、发票、货物入库、验收、付款等文件，均应尽可能留存；对事前来不及整理的，应尽可能保留原始记录，以备事后整理记录；同时对采购项目的记录还应清晰、完整，并注明紧急采购字样，专卷保存备查。

3.4 加强医院内控管理

根据医院内控管理原则，将紧急采购过程中不相容职务相分离，并对采购信息及时公开，医院纪检监察、审计部门应全程监督，杜绝以疫情、不可抗力为名违反政府采购法律法规实施其他采购，避免无关项目搭乘紧急采购的便利快车，必要时医院审计部门还可实施事中审计，堵塞漏洞，防范徇私舞弊等违法违规行为发生。

3.5 加强内审人员专业训练

医院实施紧急采购涉及的专业性强，内部审计人员不但要学习审计专业知识，还应加强对医疗设备、器械、耗材等方面知识的学习，不断更新知识结构，特别是细化招标采购知识、强化招标采购资金使用监督的知识；学习掌握政府采购的法律体系和有关的法律知识；广泛开展理论和实务研讨交流活动，培养复合型内审人员，才能充分发挥内审人员的职能，为医院紧急采购活动保驾护航。

综上所述，医院内部审计部门在紧急采购的特殊形势下起着尤为重要的监督作用，内审部门应根据医院具体实际情况充分发挥审计的监督作用，规范紧急采购行为，规避紧急采购过程中的漏洞，确保紧急采购资金安全和使用效益，为医院实施紧急采购提供有力保障；同时，医院内审部门还应通过实践与探索，加强内审的监督作用，为内审部门在紧急采购中有效发挥审计监督作用提供实践依据和奠定基础。