高校后勤管理内部控制存在的问题及应对措施

胡 敏，牛星星

(商洛职业技术学院，陕西 商洛 726000)

高校后勤管理工作涉及领域广泛，包括校园绿化、餐饮住宿、基本建设等方面内容，其主要任务是服务高校师生，保证高校教科研工作的正常开展，具有一定的非营利性质。但是，在这些相关工作的处理过程中会有资金和财产的使用，且资金一般流动频繁金额较大，经济风险也相对较高。因此，对高校后勤管理工作建立和实施内部控制是十分有必要的。大到建设项目，小到具体岗位人员使用，都应有相关制度的规范和指引，只有这样才能规范权力运行，使后勤管理工作更加规范，更加标准，更有章法，提高后勤服务的效益和效率。据调查，目前我国多数高校后勤内部控制体系不健全，规章制度有漏洞，导致工作流程出纰漏，部分工作人员脱离规章制度办事，给后勤管理工作造成困难，所以查找问题研究对策完善高校后勤内部控制体系势在必行。

1 高校后勤管理内部控制存在的问题

1.1 内部控制环境方面

1.1.1 从业人员素质偏低，内控意识急需提高。高校后勤人员一般数量较大，来源庞杂，文化水平和业务水平偏低，服务意识较差，自主学习能力不强，工作出错概率本身偏高。相较于专业教师团队，高校容易忽略对后勤部门人员的培训，提供的发展机会少，致使他们学习态度消极，不利于整体素质的提高。高校后勤部门作为高校组成部分，也是一个非营利组织，没有自负盈亏的责任，无须进行成本控制，在资源使用效率和资金使用规范等问题上都有随意性[1]，致使后勤管理人员的经济风险意识比较淡薄，内部控制得不到重视。

1.1.2 规章制度不健全，管理流于形式。根据国家相关文件要求，多数高校后勤部门都进行了后勤内控制度的建设，但是在制度的及时性、科学性、可执行性方面存在着一定的问题。比如，后勤部门运营业务已经变更，但是相应规章制度没有及时更新，员工找不到参考标准；在内部控制制度的设计过程中，对事前审批、事中检查、事后评估工作的流程不够完善，致使事后控制普遍，事前和事中管理缺乏，容易造成无法挽回的事故和损失；还有的制度虽有建立但缺乏可操作性，增加员工执行随意性，导致结果不尽如人意。

1.2 控制活动方面

1.2.1 岗位设置不科学，经济风险偏高。目前，高校后勤岗位设置多有风险，具体表现为：①有些不相容的岗位未完全分离，如会计与出纳、采购与验收、物资保管与记录、工程项目的计划与实施等岗位设置和权限存在模糊不清的问题，提高营私舞弊风险出现的可能性。②很多高校由于便于管理或人手不够等原因导致招标、采购、验收、仓库保管等重要岗位未定期轮岗，容易让权力过于集中到某个人身上，形成脱离法律法规约束的利益圈。③岗位设置未结合现实需求，岗位之间权限不明，事务被多头管理或处于真空之中，管理混乱。

1.2.2 年度预算编制不科学、执行不到位。一些高校后勤部门以为预算控制只与财务部门有关，对本部门预算编制不够重视，仅仅简单参照上年收入支出做简单的加减确定本年预算收入支出情况，编制方法程序简单，过程随意，并且很不规范，缺乏对资金使用的科学性、长远性的分析。预算执行过程中，由于预算制度不合理，多头审批等原因，使预算对后勤经济活动的约束力较弱，预算与执行常处于脱节状态。

1.3 风险评估与信息沟通体系方面

1.3.1 风险管理意识淡薄，风险评估机制不健全。目前很多高校后勤部门对风险管理的重要性认识不到位，风险意识淡薄，在日常管理中不做风险评估，缺乏科学的风险评估机制。有的虽有风险评估机制，但其标准多直接从国内外风险评估组织引入，较少与高校后勤实践相结合，不具有实际指导意义，而且只侧重于事后控制，对风险的反应相对滞后，也没有完善的配套措施处理风险事件。

1.3.2 信息交流沟通不畅，资源配置效益低。目前很多高校后勤部门由于经费条件限制，信息化水平偏低，信息交流平台建设滞后，不利于信息纵向和横向的及时、准确、全面的传递，影响了其与学校其他部门的交流沟通和后勤部门内部信息资源共享，导致其无法在信息全面有效情况下做出决策，影响资源有效配置。

1.4 监督与自我评价

1.4.1监督力度待增强，权力运行缺乏约束。高校后勤内部控制监督主要分为内部监督和外部监督。内部监督是后勤部门设置专门机构对各个相关科室人员的监督，因其受后勤部门统一管辖，缺乏独立性，监督作用难以有效发挥。外部监督主要有高校监督、社会监督和政府监督，但是三者的监督标准不同，相互之间没有协调沟通机制，监督容易流于形式，很难真正落到实处。

1.4.2 自我评价缺失，缺乏内控自我完善机制。后勤部门内部控制自我评价是部门定期或不定期地对内部控制系统运行有效性进行评价形成评价结论并出具评价结果的过程。内部控制自我评价非常重要，有效的自我评价可以发现内部控制薄弱环节，完善内部控制机制。但目前高校内控自我评价存在诸多问题：①管理者不重视，很多内控评价工作浮于表面，流于形式。②只注重对评价报告的撰写，对评价过程中形成的工作底稿未能如实填写，报告缺乏有效证据支撑，严重影响内部控制缺陷的分析。③没有根据实际情况制定详细整改计划，致使后期整改措施与内部控制自我评价脱节。

2 完善高校后勤管理内部控制的措施

2.1 优化内部控制环境

2.1.1 提高人员素质，增强内控意识。注重培训，全面提高从业人员素质。制定合理培训计划，定期对后勤员工进行培训。针对不同岗位员工要有不同的培训方式和内容，不仅关注其专业技能，还对其职业道德、服务态度等多方面进行要求，使员工能热爱工作，树立服务师生意识，工作能力水平适应岗位需求。加强管理，提高员工内部控制意识。定期举办培训会，学习相关财经法规和后勤内部控制制度，明确各自权限责任，提高员工经济风险意识。建立绩效考核机制，用量化指标考核个人业绩，将业绩与个人待遇、福利挂钩，迫使员工树立成本意识效益意识，有效避免资源资金随意滥用。

2.1.2 建立完善内部控制制度。设计科学合理、切实可行的内部控制制度是非常有必要的。具体要做到以下两点：①建立及时科学的沟通和信息反馈机制，部署好每一个工作的所有重要步骤和要注意的细节点，明确义务辨析责任，据此制定完善规章制度并保证其随着业务发展动态更迭，保障所有规章制度科学有效并能顺利执行，落实后勤部门内部控制。②贯彻执行互相牵制约束的原则，特别是涉及大量资金和利益的关键岗位要做好不相容职务相分离，做好岗位之间的相互监督工作。

2.2 合理设置控制活动

2.2.1 合理设置岗位，实行岗位责任制。充分考虑各部门各业务之间的横向和纵向联系并结合实际业务需求来设置岗位，贯彻执行好不相容职务相分离原则，会计与出纳、采购与验收、物资保管与记录等岗位要分开设立，明确规定各自权限责任并由不同人员担任，形成岗位间的内部牵制。根据员工在不同岗位的表现和岗位特点实行轮岗制度，让员工之间、岗位之间能相互监督相互牵制，让员工更好地了解不同岗位职责规范和业务范围，更好地服务高校后勤。实行岗位责任制，明确员工在自己工作中要承担的责任、拥有的权限，对于责任意识不强影响团队目标实现的员工要追究其责任，对于能完成岗位所需有助于后勤内控目标实现的员工要给予表彰奖励。

2.2.2 加强预算内部控制。预算编制要有科学性，坚持“量入为出、收支平衡”[2]总原则，将后勤部门预算与学校总预算相结合，参照部门3年～5年收支状况，考虑各部门人员变动和其他各项增减因素，采用科学方法合理测算预算数据，力求预算数据准确、稳妥、全面、能综合平衡各方面发展需要和科学使用经费的可能性。预算编制后，要提交教代会审批，预算方案一经批准，未经规定程序不得随意调整，各部门实行“经济责任制”，严格执行“一支笔”审批制度，后勤部门负责人对本部门经济活动负责，并可通过财务系统实时查询了解本部门预算执行情况，保证预算合理有效实行。

2.3 完善风险评估机制，建设信息化沟通系统

2.3.1 寻找关键风险点，完善风险评估机制。高校后勤活动面临校内外多种环境变化，存在各种未知风险，只有在前期做好风险评估工作，才能有效应对风险。建立风险评估控制机制是完善高校后勤内部控制的必要环节。完善高校风险评估体系，重点是找到关键风险点，识别其风险的高低，采取有效的风险应对策略。具体可从三方面着手：①建立风险数据库[3]。将高校后勤在经济活动中可能会产生的所有数据搜集整理分析，为后期风险管理体系构建优化提供数据支持。②梳理风险控制流程。将风险数据库中各个风险点的管理和控制贯穿于业务流程设计中，建立覆盖单位层面和业务层面的风险管理标准化流程体系。③建立风险准备基金。后勤部门可以在日常经营活动中按照一定方法提取适当金额的风险准备基金，当遭遇风险蒙受损失时，就能从风险准备基金里提取一定金额弥补损失，保证高校后勤活动正常运行。

2.3.2 建设信息化后勤，保证信息的有效流通。高校后勤平时可通过设立交流平台、座谈会、调查问卷等方式了解教职工和学生需求，及时改进不足之处，提高后勤服务水平。最重要的是建设信息化后勤[4]，应该结合内部控制需求建立一个优质的信息化交流平台，这可使管理人员及时、全面、准确地掌握各种信息，动态监控部门运营状况，有助于及时发现问题并采取措施以降低风险，提高后勤内部控制的有效性。

2.4 加强监督与完善自我评价机制

2.4.1 完善内外部监督机制，提高监督力度。高校后勤应采取内外部监督相结合的方式，在横向和纵向两个面上对后勤内部控制制度进行优化，并对其执行情况进行检查，及时发现内控薄弱环节和潜在风险并采取措施进行补救。监督应该常态化，贯穿于日常经济活动中，不拘泥于某一特定时间或特定项目。内部要建立以防为主的内部监督机制，注重考评日常内部控制制度的完善性及执行的有效性；监督人员实行高校委派制，工资福利直接由高校负责，接受高校领导直接领导，不受后勤领导管辖，保证监督人员独立性，保障其能公平公正行使监督权力。外部要密切配合政府部门检查，聘请会计师事务所对高校后勤会计资料进行审计，严防管理人员弄虚作假；设立信息交流平台，后勤账务定期公开公示，鼓励师生监督，据此对不足之处积极改进。

2.4.2 重视内部控制自我评价，建立内控自我完善长效机制。完善内部控制自我评价机制：①需要领导的重视。领导带头，定期不定期地组织全员采取调查问卷、个别访谈、专题讨论等多种方法，搜集单位后勤内部控制设计和运行是否有效的证据，评价内控运行结果。②重视自我评价过程。自我评价过程就是调查取证发现内部控制薄弱点过程，只有重视对评价过程工作底稿的记录和检查，才能发现内部控制缺陷，完善内控机制。③应加强整改监督。对于在自我评价中出现的内控缺陷，要及时认定是设计缺陷还是运行缺陷，是一般缺陷还是重大缺陷，及时准确分析缺陷产生的原因和性质，提出整改方案。后期还要对整改情况进行持续监控，确保内控缺陷都得到整改，使后勤内部控制制度日趋完善，建立内部控制自我完善长效机制[5]。