高校图书馆中文图书回溯建库之探析——以内蒙古工业大学图书馆为例

李 勇

(内蒙古工业大学 图书馆，内蒙古 呼和浩特 010050)

1 图书回溯建库的重要意义

回溯书目数据库建设被简称回溯建库，是指各大图书馆在购买图书自动化管理软件之后，需要将原本馆藏信息(原有图书用的是手工卡片目录)转换成电子数据信息录入管理软件的过程。

随着现代化的发展，网络的推广和计算机性能的提升，高校图书馆也跟随着时代的脚步，向智能化、网络化发展。而书目数据必须要向数字化、自动化转变才能实现图书馆的智能化，这是一切的基础，因此，图书的回溯建库工作就成了重中之重，它是建立和实现文献资源共享的前提。如何在最短期内，用高效科学的方法建立起高质量的回溯书目数据库，是近些年来许多高校图书馆必须要面对的问题。

2 图书回溯建库的流程

进行回溯建库之前应制定方案，根据藏书体系的特点，结合对原书目数据的审校工作，根据实际情况编制“回溯建库编目细则”。形成书面性文件，使建库数据标准、规范和每项编目工作有章可循、有据可依。

2.1 书籍整理

图书要先进行整理，保证各类图书集中放在一起，便于后续集中处理，可以有效地保证效率；每种图书所有复本放在一起，有多个分册的要连续排列。

2.2 添加磁条

图书中常使用的磁条主要类型有永久磁条、可擦写磁条等很多类型，可以根据图书馆的实际需求来选择各种类型的磁条。每本图书只需要贴一根磁条，磁条贴在书中指定的页数中间。

2.3 加盖馆藏章

一般高校图书馆会在图书上加盖标准馆藏章。通常盖在图书的扉页上，盖章应当位置标准，整齐清晰。

2.4 粘贴条码号

图书的条形码作为财务登记号使用，也是图书流通时扫描图书信息的重要手段。条码号保证连续而不重复。条形码通常一本图书会贴3个。一般书的题名页贴一个，图书中找指定页贴一个，最后一页贴一个，贴法依据图书馆的要求，标准会略有不同。粘贴后应覆盖透明保护膜，防止使用时的磨损给扫描带来不便。

2.5 编目

图书编目就是对图书进行分类，编制目录，建立馆藏目录体系。编目要严格遵循GB2901《信息与文献信息交换格式》以及ISO2709。通过严格执行国家书目控制的标准，实现建库后严谨的书目数据的统一性、科学性和合理性要求，实现书目数据的标准化和规范化；满足与其他图书馆进行数据交换时的可交换性；满足网络化时代数据共享性的要求。

2.6 粘贴索书号

打印图书的索书号并粘贴，粘贴后应覆盖透明保护膜。书标的作用是方便图书管理人员根据索书号在书架上快速查找图书。

2.7 图书分类排序上架

上述工作完成后应把加工好的图书按照索书号大类分别上架。排架后应将图书摆放整齐并进行顺架，保证图书日后方便查找，并且整齐美观。

3 图书回溯建库的具体方法

内蒙古工业大学图书馆回溯的图书是中文保存本阅览室的科图法图书，因一部分图书年代久远，所以，回溯时需要重新进行一些信息的补充和修改，也存在图书修补的问题。图书回溯前要做好前期的准备工作。

3.1 图书回溯建库前的准备工作

①硬件设备配置。即图书回溯建库时需要的计算机、打印机、扫描枪等硬件设备，并在书库的内部建立专门的工作间，在回溯建库前一定要落实到位。②配备组织参加图书回溯建库的相关人员，并在工作开始前进行简单的人员培训，由于图书回溯工作不同于一般的分编工作，为了更好地完成中文保存本的回溯工作，本馆派专业人员对参加回溯建库的人员进行了岗前培训。这是因为数据库的质量高低，直接关系到图书馆系统在实际应用中的效果，所以人员培训很重要。培训中首先要在思想上树立严谨认真的工作态度，提高自身对于回溯建库工作重要性的认识，熟悉软件的功能和计算机的操作技能。制订完善合理的工作计划，其中包括馆藏分析、时间安排、建库步骤、质量控制等。一般来讲，回溯建库的任务比较重，占用的时间比较长。因此，建库前一定要根据馆内图书实际情况，合理安排，才能确保建库工作的顺利完成。

3.2 图书回溯的方式及工作流程

第一步，将需要回溯的图书按顺序用书车下架，依次贴上条码号，一本图书一个号，每条码号保证连续而不重复，根据本馆的规定，一本图书贴3个，分别在图书扉页出版社上方、中间页10页～20页之间的任意页上方、图书最后一页印有索书号的旁边，方便扫描。

第二步，把贴上条码的图书运入操作间，本馆图书流通借阅和录入使用的是“汇文系统”，所以在计算机中打开软件，输入索书号，添加副本，把新分配的条码号输入到信息里和财产号关联起来。

第三步，将加工完的图书重新按索书号排序，上到架位上并且顺架。

4 图书回溯建库过程中存在的问题及解决方案

根据本馆图书回溯工作的实践及工作流程，需要回溯的图书为中文保存本阅览室的图书，已经按照类别好分类，但由于这部分图书是早期馆内的保存本，所以只是在系统中录入了相应的信息。随着现代化的发展，图书的标识不仅仅是利用索书号来查找和识别，方便查找和流通又为图书粘贴了条码和磁条，为学生查找资料和流通借阅带来了便捷，这是图书的发展趋势。这一部分代加工的图书虽然有一部分比较古旧，但具有查阅的价值，很受学生的欢迎，本馆根据实际需求对图书进行再加工，使其更便捷地发挥作用，方便学生查阅。

在依据本馆实际情况进行的图书回溯加工过程中，依据CNMARC格式作为中国图书馆情报界的数目数据通信标准，所以，我国所有回溯图书的录入信息均依据此标准来规范，由于使用的系统软件在不断地升级更新中，对于录入的信息要求更高、更为准确，复本添加再次保存时会遇到很多问题，由于之前信息录入的不完整或错误导致无法保存，通过这次的回溯工作把信息补充的更加完善。常见的问题如下：①在打开“编目”程序以后进行图书回溯时，发现有财产号冲突的情况，就是要加工的图书上的财产号已经有书占用了，解决办法：找出占用财产号的图书，看是否是输入错误，如果是，就改正，重新保存。如果不是，输入财产号的图书财产号和条码号均统一录入新粘贴的财产号。②添加复本后保存时，对于原有图书录入信息，在原则上是不做修改的，但由于系统更新换代得太快，对于书目信息要求逐步提高，所以，原有信息的细微错误和空缺，造成无法保存，必须按照提示修改原始信息并做完善才能够保存信息。③如字段989标注：非MARC字段，错误描述为不存在该字段。所以，此字段因做删除处理即可解决问题。④字段606字段名：学科名称主题，原始数据很多没有填写，以前不填写也可以保存，而系统升级后必须填写不能为空，我们会根据图书目录和前言总结出合理的学科主题。⑤字段200字段名：题名与责任者说明，以前的一些年代久远的图书会存在题目中的个别字体，当时的输入法无法打出的生僻文字，所以会用一些特殊符号代替，或直接用空格代替。我们会在编写的过程中做出填补并加注拼音，把它补充完整。⑥字段215字段名：载体形态项，$a页码$b尺寸，原始数据会有缺少尺寸或者页码填写的错误，我们会通过查看和测量把它补充完整。⑦在录入时会碰到一册图书中含有几个分册，我们会将所有分册都贴上一组条码并备注到图书的信息库中，方便图书馆藏的管理和读者使用。⑧字段701和711字段名：人名等同责任和团体等同责任，修改时发现存在录入不全的问题，有的图书会存在编著者为多个作者和团体，这样我们会采用添加702和712字段，分别为人名次要和团体次要，把编著者补充完整。⑨图书的载体类型不正确。图书的载体类型主要有平装和精装，在回溯建库时，当一本书为平装或精装，系统会默认此种类型，这时如果下一本书的类型与它不同，不仔细核对就容易出现的错误著录。因此，下架一册的书目应尽量挑选相同载体类型的图书放在一起，这样可以大大减少这种错误的发生。由于部分图书年代久远，索书号为油印或者手写体，存在不太清晰的问题，所以分配索书号时有少数会有错误，发现此种错误，会把图书单放出来统一送到专业部门修改，以免私自修改造成整体数据库的混乱。

在这次图书回溯的过程中总结出几个方面的经验，①在实际回溯工作中，由于处理图书时会碰到很多问题，为了避免不同的工作人员对于同一问题发生不同的处理方式，必须及时沟通解决方法，并且把常见问题的处理方式记录下来，以便今后处理问题更加规范化。②在工作中要求工作人员在录入信息的同时，应该细心核对已录入信息，并做到准确、无误地调整、修改补充和完善数据信息，确保在今后的图书查询和借阅流通的过程更加顺畅。③在校对图书信息时一定要坚持文献著作标准化原则，保证书目分类准确，发现问题及时解决，保证书目数据库质量，回溯数据库建成使用后，不代表已经完成了图书馆回溯建库，应当加强后期的管理和维护。

5 结束语

图书回溯建库虽然是一项复杂繁琐的工作，在完成的过程中需要馆员有足够的耐心和扎实的专业技术。同时，图书回溯工作不是一个部门的事情，需要各部门的配合和支持，更需要 领导的鼓励和关注才能顺利进行。图书馆在部门同事的大力支持和帮助下，馆内领导和部门领导的鼓励和部署下顺利而有序的完成此项工作，为今后到馆内查阅资料的师生提供更便捷的查阅体验，并对于完善和维护馆藏书目数据具有重要的保障作用。