新时代法院档案智能化管理的探索与研究

石 玲

(杭锦后旗人民法院，内蒙古 巴彦淖尔 015000)

在新时期的档案管理工作中，法院需要积极地融合智能化管理的理念，对现有的软硬件设施进行升级和换代，同时在相关档案管理工作中还需要确保对应的保密工作能够得到有效的开展，对现有的公文档案进行审核以后才给予上传，尽可能实现档案管理工作的无纸化处理。

1 新时期法院档案智能化管理的方式

传统的法院档案管理工作存在较大的工作量，相关纸质档案不利于保存和查阅，并且对于档案资料管理的场所要求也相对较为严格。因此，法院档案管理工作应当尽可能实现由纸质文档转变为电子文档的工作管理形式。同时，当前法院档案管理工作中融入智能化管理应当注重以下几点。

1.1 明确电子档案归档的概念

所谓档案文件归档是指将对应的电子文件在确定其档案性质以后在计算机上进行储存或在对应的网络云服务器上进行存储处理等，并且将对应的档案经过拷贝以及刻录以后，将其放在脱机的载体上，以便实现其长期有效的保存。具体来说，在不同条件下所产生出的不同电子档案，其对应的归档方式有着相应的差别。例如在电子计算机网络系统中，对现有数据库中的文档进行标识，即可完成相应的归档操作。

1.2 将法院档案材料纳入电子档案归档范畴

在法院对电子档案进行管理时，应当按照档案材料的分类分别进行电子文件的归档处理，尽可能落实分期、分批次的管理方式，对现有的法院纸质档案进行电子文件的转换处理，以此实现使用电子档案管理的工作形式来对传统纸质档案进行转换，并且满足当下法院档案管理工作的需求，为后续的法院档案管理工作提供相应的工作支持，确保法院档案管理工作具备相应的实效性。

1.3 制定具体的电子档案归档措施

当前，由于法院的档案资料相对较多，在法院对纸质档案进行电子化转换的环节，应当制定并完善相应的归档措施和归档目标，并且相关工作人员需要围绕着电子档案归档的目标，开展积极的电子档案归档作业，实现将现有的纸质档案转换为电子档案的过程，以此来提高法院对于档案管理工作的效率和质量，来促进当下法院档案管理工作智能化的创新和发展，满足当下法院档案管理的智能化工作要求。

2 新时期法院档案智能化管理规范制作

当前法院档案管理工作要着重强调其工作的保密性，对应的法院档案资料在进行调阅的工作环节都需要严格按照相应的规范要求进行操作，以确保档案资料的保密性得到满足。因此，基于相应的工作管控需求，新时期档案智能化管理工作在进行纸质档案材料的转换过程中，需要及时地对现阶段公文制作以及控制程序进行把控和审核，确保对应的法院档案资料具备基础的保密性，杜绝法院档案资料发生泄密，因此需要从以下几个方面入手。

2.1 建立电子档案管理部门

在法院进行资料收集的过程中，对于新的公文档案，需要由专业的部门或人员来进行收集和处理，并且将对应的公文档案经过审核以后再通过网络进行发送。此外，还要确保各档案资料实现在格式、结构方面的统一，以便对其进行规范的管理和管控。对应的电子档案管理部门在承接相应工作时需要时刻秉承使用先进、规范的工作管理原则，来对档案智能化管理的发展提供相应的工作支持。

2.2 确定的档案管理流程

当前在法院电子档案的制作环节，为了实现对其进行有效的管控，档案管理人员需要对相关的档案管理、制作流程进行明确，以确保电子档案的制作管理工作满足实际的需求。因此，相关档案管理人员需要依据现阶段法院工作的实际特征来对现有的电子档案管理流程进行梳理和构造，以确保电子档案的管理流程和管理效果都能满足当下电子档案管理工作的需求。

2.3 制定严格的电子档案调阅制度

前文谈到，法院档案管理工作最主要的是要体现出其保密的性质，因此在对法院公文制作以及相关信息防控环节也需要对法院档案查阅的制度进行完善，相关制度的制定对于电子档案管理工作具有重大的保密意义和社会影响。因此，法院电子档案管理工作应当是建立在严格的电子档案调阅制度之上，来确保相关文档能够满足当下法院工作开展的基本需求，为法院后续的日常工作开展提供相应的支持。

3 法院档案智能化管理的途径

在新时期，法院档案智能化管理工作中应当全面落实针对电子文档软、硬件设施的建设以及管控工作，来确保法院现代化档案管理工作水平得到相应的提升。因此，针对现阶段法院档案自动化管理工作需要做好以下几点。

3.1 增加电子文件软硬件设施的投入

当前在智能化档案管理工作中，法院需要积极地开拓电子档案管理储存工作的新途径。具体来说，法院需要为档案管理部门配置相应的计算机设备以及储存设备，同时，归档电子文件资料以及相关数据需要及时地采用光盘储存或储存器储存备份。此外，档案管理室还需要对现有的档案资料管理软件的安全漏洞进行及时的修复和防控，并且还需要加强针对法院网络安全防火墙的建设工作，实现对病毒软件的有效防范。最为重要的是，在对电子档案上传以及下载的过程中，需要相关部门设置对应的访问权限来确保档案管理工作的保密性和安全性。

3.2 升级电子文件软硬件设施

当前基础计算机技术的发展较为迅速，因此法院在现代化智能档案管理工作中需要有效地结合时代发展的特征，及时地对现有的软、硬件设施进行更换，同时还需要定期地对法院档案管理部门的各项软件设施进行维护，使其保持在正常的运转状态，并且使得对应的档案管理工作能够迈向信息化、智能化，全面发展。因此，落实针对档案管理工作的硬件设施升级工作也是一项重要的工作内容，以确保相关档案管理工作能够得到有效的落实和完善。

3.3 落实高效率的人员培训

在新时期法院档案智能化管理工作中，除了需要对软、硬件设施进行升级换代以外，还需要对现有的档案管理人员开展对应的培训工作，使其能够胜任新时代档案管理工作的需求。在新时期智能化档案管理工作中，法院要侧重提高档案管理人员的责任意识和基本信息设备操作的技能水平，来确保对应的档案管理工作人员具备相应的道德素养以及专业的技能。具体来说，法院可以开展定期的培训工作，同时借鉴国内外其他企业档案管理工作的开展状况来落实对法院档案管理部门员工进行高效率的培训工作。

4 结束语

新时期法院档案智能化管理工作需要积极地融入智能化技术，实现对现有的法院纸质文档无纸化的处理。同时对于电子档案的管理，法院还需要开展有效的网络管控工作，进一步提高法院网络安全管理的工作质量，确保档案资料的完整性。同时，在相关管理工作中，法院还需要对档案室的员工开展积极的培训作业，使其掌握前沿性的操作技能，并且进一步开展针对档案室员工思想上的教育，使其具备相应的道德素养，提高档案管理工作的效率和质量。