基于电子信息技术的档案备份与管理策略初探

王超 郭雪 刘春红

摘要：随着经济不断发展社会不断进步，科研成果不断融入社会生产生活和工作学习，信息化时代已经悄然来临并迅速覆盖生活中的各个层面。在信息化计算机技术迅速发展的时代，档案管理工作也逐渐转型，电子信息技术逐渐取代传统的档案管理工作。相比于传统档案管理工作，电子信息技术的档案备份与管理更为高效，且整体管理质量和档案利用率都有了极大程度的提升，在电子信息技术的档案备份与管理方面进行分析，可以发现电子信息档案管理存在的问题，并针对性解决，以促进信息化档案管理工作的开展。

关键词：电子信息技术;档案备份;管理策略

中图分类号：TP393  文献标识码：A

文章编号：1009-3044（2021）29-0140-02

在信息化时代，计算机已经是生活生产工作学习的必需品，在这种社会背景下，档案管理也做出了转型将电子信息技术融入管理模式中，电子信息技术的档案备份与管理相比于传统的档案管理，在信息的捕捉和保存管理方面都更有优势，且在数据传输和利用上更为迅速便捷，但是电子信息技术的档案备份与管理也存在一定的安全问题。因此，需要针对现阶段电子信息技术的档案备份与管理工作展开分析，以保障电子信息技术档案管理稳定发展。

1电子信息技术的档案备份与管理概述

电子信息技术的档案备份与管理工作属于一种管理体系，电子信息技术的档案备份，主要是为了避免由于网络安全问题，或者设备黑客等问题造成的数据丢失，通过电子信息技术的处理，对一些重要的档案数据进行备份，在电子信息技术中，可以将现有档案进行冗余机制操作，随后对备份档案和原档案进行隔离，当计算机或者电子档案数据平台出现突发事件或者病毒侵入恶意损害时，可以通过技术进行数据恢复，现阶段电子信息技术的档案备份体系主要是由存储硬盘、备份软件和相关工作环节组成，进而实现对档案安全性提升。

电子信息技术的档案备份与管理是在现阶段信息化时代中较为重要的工作，随着大数据和云计算等技术不断发展档案逐渐数字化，在数据档案安全与传统档案安全上有着本质的区别，为了保证电子档案数据可以完整不发生丢失损害的现象需要对档案资源进行备份，这样即使数据档案硬盘丢失、被植入木马病毒或者黑客入侵都不会让数据档案遭受破坏，可以说电子信息技术的档案备份工作起到了整体监管保护的作用。

现阶段电子信息技术的档案备份有着不同的分类，根据不同分类标准和系统类型可以分为冷、温、热备份三种，而根据备份类型划分可以分为全备份、增量、差异备份，进行电子信息技术的档案备份与管理，可以提升档案安全系数，且在效率和质量上也有着很大的提升，在进行电子信息技术的档案备份管理工作时，可以逐渐将备份工作常态化，且构建不同的备份模型，如日循环备份、月循环备份、GFS循环备份等等。        2 电子信息技术的档案备份与管理的重要性

电子信息技术的档案备份管理是非常重要的，由于档案管理逐渐信息化数据化，很多安全已经超出传统档案安全管理范畴，面对这种非传统的档案安全问题需要不断进行安全系统优化，随着档案信息量不断增加，档案信息化规模不断扩大，作为载体的计算机风险安全问题逐渐增加，计算机硬件问题、系统软件风险、病毒植入等等，都需要针对性进行安全防护，同时电子信息技术的档案备份与管理可以将资料信息更完整便捷的保存，避免出现传统档案管理中常见的缺失损坏等问题，保证档案保存的时效提升档案的利用率，传统的档案管理，大多数是通过人工进行的，但是无论是数据的捕捉还是整理分类保存都存在很大的限制性，对档案的准确性和利用的效率都有很大的影响，传统的档案查阅需要到档案室进行分类查阅而电子信息技术档案，可以直接借助现代化设备进行传输和分享，对档案的发掘和利用都有着积极的作用。

3电子信息技术的档案备份与管理工作的内容

档案备份在不断发展，随着社会的进步，档案信息化需要不断进行优化，逐渐在稳定性、智慧化、兼容性、安全性方面进行创新，现阶段电子信息技术的档案备份与管理工作主要内容分为六种，分别是电子档案的备份处理、软件数据库备份、胶片磁带等信息档案载体备份、传统纸质档案备份、电子信息技术的档案备份平台的优化、电子信息技术的档案安全工作，在进行这六项工作时需要选择无损高效的方式进行，积极利用社会资源并分析档案载体展开工作，利用局域网进行档案梳理整合分类存储，在档案数据捕捉方面需要准确控制相应的软件并定期对各种软件硬件设备进行维护，并做好档案数据库的建设和开发对大量的数据和信息进行分析过滤分类，保证整体工作的高效高质。

4电子信息技术的档案备份与管理存在的问题及解决措施

现阶段电子信息技术的档案备份与管理存在很多问题需要解决，在备份的选择方面和备份技术的选择方面都存在一定的问题，在灾备技术的预案方面不够重视，数据传输的方法选择上不够规范，这些问题都对电子信息技术的档案备份的效率和质量产生了严重的影响，针对这些问题需要一一進行分析并解决。

4.1灾备对象的选择

随着社会的发展，电子信息技术的档案备份与管理重视程度与日俱增，但是对异地档案备份处理还存在很多盲点，需要逐渐将本地异地电子信息技术的档案备份与管理规范化，在进行备份内容选择时需要进行科学的分析，由于档案系统的保护程度有限且保护程度不尽相同，因此需要完善容灾系统的建设，在应用容灾和数据容灾方面，应用加强相关系统的建设，并保证在一些不可避免的灾难降临时，可以通过远程系统实现业务交接保证整体正常运行，所以在选择灾备对象时需要针对性进行条件筛选，先对灾备数据进行筛选再逐渐过渡到高级层面。

4.2备份技术的选择

备份技术选择主要是分为智能磁盘阵列技术以及虚拟磁带复制灾备技术，这两种技术都是借助存储介质实现的，磁盘阵列技术（如图1）中通过RAID技术（如图2）进行保护和数据恢复，整体分析磁盘阵列技术的容量相对较大且安全系数高，在存储速度方面有着优质的表现，而虚拟磁带复制灾备技术则更为复杂整体优质程度高于磁盘阵列，可以说磁盘阵列技术是虚拟磁带复制灾备技术的基础，虚拟磁带复制灾备技术可以有效解决很多备份工作存在的问题，例如电子信息技术的档案备份与管理工作负担重及备份效率低等等，通过这两种技术加持可以有效对档案进行离线脱机备份。

4.3数据传输方法的选择和规范

在电子信息技术的档案的传输上面需要给予一定的关注，在传输途径安全可靠的前提下，需要提升备份处理的效果并做到节约备份成本，因此，在电子信息技术的档案备份与管理上需要不断进行优化，在信息数据档案不断增加的情况下，不断对档案备份体系和传递途径进行创新和引进，在数据传输过程中需要进行安全管理保证传输的安全性和完整性，并不断发掘现代化设备与数据传输相结合提升电子信息技术的档案备份与管理的效率和质量。

5电子信息技术的档案备份与管理的优化方案和发展方向分析

5.1加强电子信息技术的档案备份与管理人才的培养

用前瞻性眼光和发展性思维来看待分析未来档案管理备份，信息化智慧化是必然趋势但是整体发展的着力点是人才培养，需要管理部门明确发展的方向提升人才培养意识，保证档案管理人员的服务意识并具备专业技术，定期不定期对相关工作人员进行理论知识学习和专业技能培养，在一些技术难点和安全重点方面需要进行交底观摩学习，明确档案信息化的目的和工作主体，并提升档案利用的理念在保证信息档案数据安全的前提下提升档案的利用率，发掘档案的社会价值和经济价值更好地将档案用于社会服务。

5.2提升档案信息化管理水平

随着档案的信息化在档案备份管理方面也需要及时进行工作跟进，积极建设信息化管理体系和电子信息技术档案备份管理平台，准确的结合市场环境和社会发展，对档案未来发展走向进行预测，未来发展必然是一个以服务为主的大环境，需要积极将信息化智慧化技术融入档案信息化管理中，利用大数据云计算等技术，对档案借阅人员的档案阅读习惯和搜索习惯进行分析，提供类似可能有借鉴意义的档案数据，以提升整体档案信息的利用率。

相关工作部门需要深度解读档案管理的核心内容，同时不断引进电子档案信息化技术和设备并积极借助社会资源进行档案信息化智慧化发展，在服务社会的同时实现整体发展激发潜在的经济价值和社会价值。

5.3加强对档案信息的管理

在档案信息管理工作中需要不断优化管理制度完善管理体系，优质的管理离不开科学的管理制度和体系框架，需要在各个管理工作环节进行确责，对所有工作内容进行统一的标准规范，并构建档案管理网络系统并进行软件开发和拓展保证整体的兼容性和适配性，进而实现电子信息技术的档案备份与管理一体化。

5.4电子档案备份系统建设和设计

电子档案属于时代的产物因此需要融入时代发展中去，将电子档案逐渐实现覆盖逐渐完成与时代发展同步，现阶段电子档案有利有弊，在资源梳理整合管理利用方面，电子档案比传统档案而言，基本上可以代替传统档案管理，但是在安全性方面，电子档案修改较为简单，且很多不安全不稳定因素都对电子档案的发展造成影响，在进行电子档案备份时，需要针对软件的适配性兼容性硬件的存储量和容灾能力进行分析，进而制定较为完善优质有能力面对很多自然突发事件的备份体系，同时需要注意各种干扰因素的分析并结合自身需求和经济能力技能型软件硬件选择，这样才能保证电子档案备份系统的实用性和适用性。

在进行电子档案建设时需要及时针对社会发展进行转型，不断拓宽渠道保证电子档案的实时性并逐渐对电子档案的备份和管理规范化、流程化、智慧化，在档案信息建设规划中需要对人才培养做出格外规划并制定，相关的管理制度通过绩效管理和考评制度逐渐完善人才架構提升整体工作人员的专业性，同时需要提升电子档案的开发利用意识，逐渐发掘电子档案潜在的社会价值和经济价值。

6总结

随着科技的进步纸质档案已经不能满足社会的需求和发展的要求，只有经济在电子档案方面进行优化和突破来提升档案备份管理水平，只有做好电子档案的备份和管理才能推动档案工作整体发展实现电子信息档案全覆盖。

参考文献：

[1] 郝越.探究基于电子信息技术的档案备份与管理[J].兰台内外，2020（13）：9-10.

[2] 张强.基于电子信息技术的档案备份与管理研究[J].兰台内外，2019（12）：29-30.

[3] 张玉梅.基于电子信息技术的档案备份与管理[J].办公室业务，2017（6）：168-169.

【通联编辑：光文玲】