高校合同管理系统信息化建设的探究

高璇璇

摘要：教育工作长期以来一直是我国发展建设工作中的重点，高等教育更是承担着向社会输送人才、为国家培养栋梁的重任，广大高校有责任、有义务不断提升自我管理水平，提升教学质量。其中合同管理是高校内控的重要环节，可以有效控制高校运营中的各类风险，也是实现高校依法治校的基础。在大数据时代，利用信息化的手段把管理理念固化到系统中是很好的控制办法，所以合同管理系统的信息化建设就尤为重要。传统意义上的合同管理系统的信息化仅是基于审批系统的，其与财务系统是不相关的，各个业务系统就成了信息孤岛，不能达到业务协作的一致性。针对传统合同审批系统的不足，需创建新型的合同管理系统，其与财务报销支付、核算做账、电子档案系统相结合，使合同订立、合同支付、财务入账、财务监督检查通过多系统联动做到全流程控制，达到在过程中防范风险，实现高校信息管理一体化，深度业财融合的目的。本文重点讨论新型合同管理系统的信息化建设在高校实施的方法及优势。

关键词：高校;合同管理系统;信息化建设;内部控制视角

高校的合同管理工作是高校经济活动的主要组成部分，规范合同管理是内控建設的重要环节，已形成了广泛的共识。在推行数字化、信息化校园建设过程中，应运而生了各式各样的信息化平台，但是大部分的高校还没有建立自己的合同信息管理系统。虽然有少数学校已经建立，也只是合同审批功能和简单的合同台账管理，没有起到实质上的作用，无法实现对合同长期、动态、有效的管理，对于合同执行过程中出现新的情况、新问题无法及时反映，增加了合同履行的风险。所以要创建新型的合同管理系统，把各个孤立的信息系统相结合，推进业务信息系统与财务信息系统的有效对接，从而实现数据互通共享。

一、合同管理在高校内控管理中的作用

（一）能够有效控制高校运营过程中的风险

1.可以降低管理风险

通过事前、事中、事后三个维度进行控制，做到风险把控到位，可以降低管理风险。事前控制即从合同准备、起草、谈判到审批，都要树立风险意识，既要符合事业单位的相关采购程序，又要对经营活动有所约束。事中控制即合同签订、履约的推进，降低合同执行过程中的风险，履约过程应该与财务预算管理、收支管理相结合，有利于提升高校财务部门科学、合理配置资源。事后控制即合同是绩效评价、监督、巡视检查的依据，同时也要体现责任追究机制。

2.降低税务风险

财务审批应该从经济合同的形式、主要条款、权利义务、违约责任等方面控制税务风险。纳税人与税务机关的许多纳税争议均源于经济合同中涉税条款的不明确，应该针对不同类型的合同，分析、总结归纳其特点来规避税务风险。例如采购货物、服务合同注意识别合同中销售发票类型是增值税普通发票还是增值税专用发票和发票给付的时间。劳务合同注意识别用工形式，支付的是工资还是劳务，支付的薪酬是否为税前金额。工程合同需关注合同中适用税率是否正确，工程设计税率为6%，工程施工税率为11%。总之，在合同中应当明确约定签约方的开票纳税义务以及发票类型、质量要求、税率点位、开具与送达时间、发票遗失、发票记载项目变更等情形及其处置措施。通过做好前期风险防范，规避履约过程中可能发生的相关争议，就能做到防范风险于未然。

（二）能够提升高校管理、服务水平与效率

早在2012年11月29日财政部下发的财会〔2012〕21号文，即《行政事业单位内部控制规范（试行）》通知中第四章第六节合同控制，就把合同控制作为事业单位内部控制的重要环节。完善的合同管理制度，各制度联合规范合同管理行为，进一步推进合同程序化、标准化、规范化管理，可以提高学校管理水平。合同审批过程中明确的岗位职责限定和归口管理意识，可以维护各院校的合法权益，推进高校依法办学。

高效的合同管理，不仅表现为合同审批方式转变及审批流程的优化，审批、付款速度的加快，在各个环节节约办事时间。而且表现为可实现内部各经管部门、审查部门和外部监管部门对合同档案方便查询、调阅，对管理数据快速统计及分析。既可以提高服务水平，又可以提升师生的满意度，达到精细化管理、人性化服务的目的，符合高校综合管理改革及内涵式发展要求。

合同管理对风险的控制应该是动态的、连贯的。在大数据时代利用信息化的手段把管理和服务理念固化到系统中是很好的控制办法及管理方式，所以加强合同系统信息化建设则至关重要。

二、传统合同管理系统的不足

（一）无法实现多系统联动，数据难以实现共享

目前大多数高校的合同管理还是纸质合同线下审批结合台账控制模式，少数高校配合信息化建设，启用了线上合同管理系统，但也仅仅是单一的审批流转功能，而且对合同的查询、统计、分析等难以呈现，无法实现数据的互通互联。由于数据具有互补性，单个的数据价值并不大，只有数据规模达到一定的程度，而多个维度具有较好的及时性时数据才有用，规模维度、及时性等对其作用的发挥会产生很大的影响。所以，简单化的合同审批系统、台账控制只是基础的管理方式，难以胜任管理高校日趋大量及复杂的经济业务的重任。

（二）不互联的多系统难以发挥数据资产的更大价值

如今数据作为一种资产的概念得到了广泛的关注，它是在资产负债表以外的一种新型的资产模式。数据资产是由于过去事项而控制的实时的数据资源，能够为企业未来有潜力产生经济利益的权利。其中合同电子数据及其款项收取、支付数据都是学校重要的数据资产。如何有效利用这种新型资产，笔者认为只有多系统对接，实现数据互通互联才能使其发挥更大的效用。但多数高校现状是各个信息系统不关联，系统受益人群不多。多个系统产生了重复录入基础信息的情况，表现为重复劳动、成本不经济，无法更好发挥和体现数据资产的更大价值。

（三）无法满足会计核算需求，无法应对会计政策改革

自2019年1月1日起，政府会计制度在高校实施，在财务会计中要求按权责发生制合理确认当期收入和成本，这对高校合同管理模式提出了全新的要求。传统的合同管理系统无法获取收入经济合同的分次收款时间和分次收款金额，不能按照权责发生制确认时点的应收账款，只能在收到款项的时候确认收入，这种方式还是沿用原事业单位会计制度收付实现制下的确认方式。同时，对于分期支付的支出经济合同，传统合同系统也不能明确付款时间，无法预计资金使用情况。对于一次性付款的支出经济合同，不掌握服务期，不能对成本进行合理分摊，难以满足政府会计对成本按权责发生制的计量需要。可见传统的只有审批功能的合同管理系统及台账辅助的内控方式不尽如人意，简单的合同管理信息化建设，不适用于“互联网+”时代高校对内控管理和会计核算的需求。所以应该建立起来基于多系统联动的更智能、更全面、多功能的新型合同管理系统。

三、新型合同管理系统的优势

为了确保扩大受益人群，打破信息孤岛，实现数据相关联的效果，体现数据资产的价值，需在系统功能上进行创新，可基于审批、报销付款、财务核算、后期检查，采用四维一体的方式搭建合同管理信息化系统，打造全周期、多系统一体化管理模式。由数据交互、业务处理、合同归档、报表查询、系统管理五大功能模块构成了新型合同管理系统，贯穿了合同管理的全生命周期，包括合同的起草、审批用印、备案、支付、变更、废止、补充签订、归档和查询统计分析。新型的合同管理系统既可实现全流程、动态管理合同的目的，又能达到数据互联互通的效果，其优势可以表现为以下几点：

（一）实现多系统的联动，共享经济业务数据

合同付款与财务报账系统的对接，可以共同使用合同系统的付款信息、账号、开户行，达到数据共享。报账系统与财务核算系统对接，能够实现自动提取科目、合同编号信息，智能入账。财务核算系统、合同管理系统双系统数据交互，可以达到回写凭证号的功能，包括收付款、保证金收款、印花税缴付凭证号。与电子档案系统的对接，实现合同档案电子化。对合同管理系统进行了一系列的开发和流程再造，使得多系统深度整合，提高了业务协作的一致性，达到了信息管理一体化的目的。

（二）建设合同管理信息化平台，实现系统的互联和数据的共享

新型合同管理系统中可以通过设置权限的方式的明确各方职责，根据合同内容设置不同的经办人和审批人，并保留信息。开展线上审核功能，根据实际需求开展进行线上申请、审核、批准等功能。这个过程中如果存在任何问题都可以及时将合同退回前一位处理人手中，大大节约时间。通过线上合同管理功能，实现了数据资产的更大价值，经过线上审批的合同都具有独立的合同编码，并且这个编码并不重复，另外，系统中统计、查找功能应当设置多种选项，以便于使用者进行筛选。合同管理系统可以与财务系统相连接，申请人可以根据经费代码便可以查看余额，确保合同事项能够完成。此外，合同管理系统与学校OA系统相连接，教职人员登录一次就可以完成各待办事项，在处理到每一环节时都会给申请人和经办人发送信息提醒。这样就可以实现系统的互联，数据得到充分的共享，更好发挥和体现数据资产的更大价值。

（三）提高了财务核算及财务管理水平，有利于更好的落地政府会计制度

1.及时认定债权，提升会计核算质量，防范财务风险

基于权责发生制，收入类合同应明确收入权责确认依据和时点要求。在合同管理系统中设定收款条件、收款日期、收款金额等信息，可保障应收账款的及时认定，实现按月统计，分析情况后关联开票系统开具电子发票。为了进一步有效管理应收账款，还可关联财务管理系统做应收款项的账龄分析。一则做到了收入和应收账款的及时准确确认，二则可以督促业务部门推进应收款项的及时收回，防范财务风险。

2.监控合同履约支付，提升预算执行力，提高资金使用率

基于权责发生制，支出类合同要明确付款依据和进度时间。在合同管理系统设定付款条件、付款日期、付款金额等信息，可实现付款情况的及时统计，明确月度需要资金额度，进而可以提高资金的使用效率。财务人员在监控合同执行情况的同时，充分掌握了预算项目的支付进度，对于未按合同支付情况可迅速传导到业务部门。业务部门使用合同系统查询功能，也能及时检查财务部门支付情况，实现合同履约过程中双向监督的职能。

3.满足高校教育成本准确核算的需要

在2019年12月财政部下发了财会

〔2019〕25号文，即财政部关于印发《事业单位成本核算基本指引》的通知，表明事业单位要逐步加强成本核算工作。高校教育成本的核算，可以综合衡量教育政策和项目预算资金使用效果，也是未来教育主管部门测算师生比、生均定额，分配财政资金的重要参考条件，所以高校能够准确核算成本就极为重要。在合同管理系统中显示合同的履约期限和款项支付情况，相关业务成本就可以根据受益期限按期进行合理分摊。将成本核算的理念落实到财务管理中，做到真实客观地反映学校办学状况。

高校实施的政府会计制度较为全面地引入了权责发生制基础，增加了应收款项、应付款项、预收账款、预付账款或有负债等科目的核算内容。另外，权责发生制原则，也为高校全面开展成本核算提供了可行条件和基础。笔者认为合理确认收入与成本，并进行项目收支配比，需以经济业务的权利和义务作为依据。经济合同是记录高校权利和义务的主要载体，是高校会计业务计量的基础。只有规范经济合同管理，发挥经济合同功能，才能保证会计核算信息质量，有利于更好的落地政府会计制度，有利于准确反映学校的财务状况、运行成本、现金流量等财务关键性信息。

四、结束语

综上所述，在信息化时代，广大高校的合同内控管理及信息化建设工作大有可为，相关工作的开展能够有效帮助高校提升工作效率，加强高校管理水平，从而更好地开展教学工作。通过构建高效完善的财务管理數据信息共享机制，打破信息壁垒，实现各部门信息共享。着力提升财务管理服务的标准化、网络化、智慧化水平，提高财务服务质量与实效。然而随着新问题的发现，以及管理的不断升级，高校合同管理相关内控建设及信息化建设会一直在路上。

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