大数据背景下企业财务共享服务优化问题研究——以Y公司为例

文/张菁（上海理工大学管理学院）

一、引言

（一）研究背景

随着现在互联网技术的飞速发展以及经济全球化趋势的到来，企业已经不再是孤立存在的，而是迎来了相互共享、经济互通的新发展局面。当今经济全球化的趋势越来越显著，大数据时代背景下，财务信息可以说是企业最重要的数据信息之一，该如何处理这些不断增长的财务信息已逐渐受到社会各界关注，且企业在经营管理中也发现随着时间推移和规模扩大，会计核算所面临的内容越发复杂，这就需要通过财务共享服务的方式完成业务处理。从整体角度而言，财务共享模式凭借其独特性和先进性，成为企业发展、会计领域建设的热点。

财务共享服务是新时代背景下的一项新兴产物，相比传统会计管理而言具有一定创新性。它通过业务流程再造，统一化和标准化地处理基础性财务工作，可以实现跨领域跨区域甚至是跨国业务的整合，从而有效地帮助企业节约了财务成本，实现了财务转型。在经济全球化趋势的影响下，财务共享服务模式 20 世纪 90 年代传入我国，大陆许多大型企业也开始尝试建立自己的财务共享服务中心，由此我国财务管理模式正逐渐从传统财务管理向集中共享模式转变。

（二）研究意义

财务共享服务中心模式传入我国时间较短，我国关于企业如何建设财务共享服务中心以及在财务共享服务中心运行过程中可能遇到的问题尚无丰富经验。在大数据技术、云计算技术等支持下，财务共享服务中心得到快速发展，且成为现阶段共享服务领域关注的重点。共享服务与大数据的结合，从实践的角度来看，首先，企业可通过实施财务共享服务的方式显著提升对子公司的管控效果，使得企业可以减轻经营成本压力，而且显著提升财务管理效率；第二，利用大数据处理技术，财务共享将能发挥出更大更强的作用，这对我国整体财务管理模式的转型有着深远的实际影响。

二、理论基础

（一）财务共享服务理论

1.分工理论

该理论最早出现在亚当·斯密(Adam Smith)著作的《国富论》一书中，他在书中提到要想实现利润增长，需不断提升劳动生产率，这也离不开推进分工细化。实现分工能够具备下述三项主要优点：首先，分工能够使得劳动者提升业务熟练度，从而增强技能，让其职业素养越来越强；第二，工人很多时候都要从多个任务中完成切换，造成精力浪费和成本增加，而分工则可以避免这一问题；第三，分工模式的出现，为简单重复性的劳动被机器取代创造了机会。

随着社会的快速发展，企业也在不断地扩大规模，这为分工创造了有利的客观条件，专业的分工，让企业的生产效率得到了大大提高，实现了利润的增长，有利于企业的长期发展，财务共享服务中心正是通过整合重复性工作，分工给各相关岗位操作，实现了效率大幅度提高、成本反而下降的良好模式。

2.标准化理论

泰勒提出的科学管理理论认为，在实践操作中，人工经验主观成分太大，与科学的管理知识相比，不准确性太高，因此需要全面落实规范化操作，才能有效降低主观影响，具体可从劳动工具、操作规程、岗位环境等方面统一标准。这主要是由于在标准化模式下，劳动者可以提升协作效率和工具运用效果，从而形成更多价值，且在统一标准下履行岗位职责，管理层对工人们取得的业绩就能够更加高效、公平、准确的评估。

财务工作的标准化可以改善原来财务口径不一、数据杂乱的现象，加强了公司内部控制能力，实现财务资源的优化配置，成立财务共享服务中心，在平台方面，财务信息产出口径一致，有利于统一核算比较分析；在流程上，集中核算大大提高了财务处理速度，它不仅可以节省成本，而且还可以增强信息的可比性，为财务分析和绩效评估提供可靠的数据基础。

3.规模经济理论

学者马歇尔在其著作《经济学原理》中形成规模经济理论概念，指出采取规模化生产制造的方式可以提升工业效率，可以为企业经营发展创造条件，并指出规模经济的理念能够推动企业管理改革、技术研发、管理制度完善、销售能力提升，且企业产品单位生产成本将逐渐下降，直至获得最合适的生产规模。但是，如果企业的规模继续增加，边际规模递减效应，成本总量会随规模增多而不断增多。在传统财务模式下，企业分公司和子公司都需成立单独的财务管理部门，且需配置完整的财务岗位方可经营，随着规模的增加，成本也不断地上升，资源重复叠加，而建立财务共享服务中心，可以使用流程分类和批量处理的方式收集原本分散的重复交易，由共享中心的专业人员完成，这样可以显著提高工作效率，节约资源，实现规模经济。

4.资源配置理论

该理论指出企业应合理分配有限的资源给旗下不断增长的各个业务部门，以优化资源配置的方式提高资源利用率，即企业通过消耗最少资源的途径获得最多经济价值。资源配置理论从实质层面对企业各环节业务进行梳理，明确各业务阶段具体任务分配，共享服务模式能够使得各阶段资源实现更好互补，通过业务集中处理的方式提高服务质量。

企业以财务共享服务中心为核心完成各项会计工作，可以有助于减少各子公司、各部门业务压力，也可以使得这些单位可以更好地完成自身所负责和擅长的工作，并不需要将一定精力运用于财务管理中，这不仅能够大幅提升该单位业务处理效率，也能够使得财务管理工作由更为专业、更为擅长的人员负责处理。

（二）大数据基础理论

尽管学术界已经开始研究大数据对业务管理的影响，但是仍然没有统一的大数据定义,不同的组织对此有不同的定义。在数量特征上面，维基百科形容大数据为无法在一定时间内用常规工具进行区分、管理和处理的数据集合；在数据的生产方式上面，美国国家科学基金会对其解释为大到科学仪器、小到日常音频等多种数据源生产的规模大、多样复杂的数据集；我国也对大数据的定义提出了自己的看法，即规模大、类型众多、反应速度快、经济价值高的数据和；以上权威机构系列的解释表明大数据在新社会环境下已成为后阶段信息技术快速发展的主要标志，其价值挖掘和实践运用受到社会各界关注。

大数据的特点基本概括为:海量化、快速化、多样化和价值化。这四个方面的内容分别从量、类型、速度和价值方面对大数据进行准确的形容。从大数据量的特点出发，其生成的规模远远超过普通数据的数量，不仅如此，与传统数据相比，大数据在生成速度、表达类型和数据价值等方面具有特殊的特征，随着时代的发展，传统的信息技术方法已无法满足信息处理要求，这就需要大数据信息技术充分展现自身优势。近年来大数据信息技术获得迅速发展，包括云计算技术、物联网技术在内的众多前沿技术在生产生活诸多领域实现渗透，对企业人力资源管理、企业文化建设、设计研发和市场营销造成巨大影响。

三、案例背景介绍

（一）Y企业简介

Y企业是全球最大的连锁餐饮集团，总部设立在美国，后独立出来开展了自身的快餐业务，随着不懈的努力，业务范围越来越大，现在餐厅门店数已遍及全球，经营着数万家连锁餐厅，并拥有百万名员工，它拥有多个连锁餐饮品牌，处于餐饮行业领先地位，A品牌已经成为中国耳熟能详的快餐连锁店，由于中国市场体量的不断扩大，Y企业中国事业部单独从总部分拆出来，分拆后，经过多年的市场渗透，已拥有多家自己独特的特色连锁餐厅。

（二）Y企业财务共享服务中心建设过程

见表1。

表1 Y企业财务共享服务中心建设过程

四、Y公司财务共享服务中心SWOT分析

（一）Y企业财务共享服务中心运营成效（strength）

Y公司在建设了财务共享服务中心后，最明显感受到的变化就是财务成本的大大降低，同时管理效率及风险把控能力、财务数据质量方面均较之前有了明显的提高，这为公司财务转型和战略升级提供了重要基础。总体而言，在财务共享服务中心成立之后，付款业务财务人员人数由 167 人下降到了 83 人,下降幅度超过 50%,处理单量由原来的 3500 单/天,到现在的 5600 单/天,总体人员薪资下降了32%，且审批人员不用受到时间、空间上的限制，大大缩短了审批时间，提高了报销效率，见图1。

图1 Y公司建设财务共享中心后财务人员前后对比图

（二）Y企业财务共享服务中心存在的问题（weakness）

企业存在人力资源管理观念滞后的问题，整体管理作风较为粗放，对先进的人力资源管理理论运用较少，且财务共享服务中心的财务岗位人员往往所负责的业务较为单一，同时工作量普遍较大，这也容易造成员工出现岗位倦怠的心理，且存在岗位安排不合理的现象，造成部分员工不满足岗位职责需要，也有部分员工能力高于自身岗位需要，认为公司并不能充分发挥其能力，对薪资福利也感到不满。Y企业在过往财务管理模式下，需运用多个信息系统完成付款业务处理需要，由于财务相关系统数量过多，造成对共享服务中心工作人员的专业水平、岗位技能要求也较高，很容易导致误操作出现。

（三）Y企业财务共享中心面临的机遇（opportunity）

当今是经济快速发展信息爆炸的时代，5G 时代即将到来，大数据技术不断完善，客观环境促进财务共享服务中心的应用升级转型，我国移动支付及互联网技术飞速发展，在新经济形势下，技术创新、财务理念更新对企业完善管理机制、提高业务处理效率、提升资源利用率提出较多要求。财务共享服务中心近年来也获得稳步发展，结合大数据时代背景，将会越来越呈现出独立经营并开始创造利润的趋势，在实际业务处理过程中，共享中心具备大数据技术运用能力，能够全面获知客户群体需求偏好，进而提出针对性服务对策，同时也可结合数据库应用、人工智能等前沿技术落实全面预算管理、财务指标整合等业务。 大数据技术可以将传统的实体财务共享平台转变为具有高度虚拟性的云端平台，在业务处理过程中无须受时间与空间的约束，随着全球经济合作交流的加深，共享服务中心的业务覆盖面也会不断扩大，所挖掘出的经济价值也会逐渐增多。

（四）Y企业财务共享中心面临的风险（threaten）

目前Y企业财务共享服务中心和供应合作商、员工之间的交流途径为企业邮箱，与企业其他部门的信息互动途径则是中心平台中的“我的服务”模块，同时企业员工也可根据自身需要，在平台上发起工单，填写相应需要和建议。

若出现邮件交流或系统互动较难沟通的情况，共享服务中心岗位员工通常主动以电话渠道与该对象保持联系。财务共享服务中心可采取在线远程服务的方式对接合作供应商和内部员工，但目前远程信息交流存在邮件回复慢、工单沟通难、信息反馈效率不佳等问题。

这主要是由于不少共享服务员工对岗位业务不够熟悉，在工作中未能妥善、高效、完整地应对合作供应商或内部员工的提问。

五、研究结论及建议

当代科学信息技术正在不断发展与创新，已经涌现出云会计、大数据、互联网+等一批成熟的技术，在此基础上，财务共享服务中心也应运而生，且受到社会各界关注，近年来，越来越多的国内外企业将建设财务共享服务中心视为财务管理体系完善、财务管理效率提升的主要措施，这意味着财务共享服务中心将引领企业财务的发展总体方向。

财务共享中心的服务范围会逐渐扩大。随着业务流程的不断完善，财务业务已经可以基本实现集中管理，而在复杂多样的经济活动中，企业有许多业务有着与财务业务相同的特点，财务共享服务帮助企业在财务方面实现了标准化和专业化，其他相类似的部门，也可能会适用共享服务，因此可以进行尝试。

财务共享服务独立运营机构会逐渐增加。财务共享中心对财务成本的降低、企业集中管控有着明显的成效，因此在将来会有越来越多的企业尝试建设自己的共享服务中心，企业通常会首先选择集团总部所在地作为建设地址，随着业务规模的不断扩大，从而在全国各地开设分公司。

财务共享服务将与大数据技术联系更紧密。随着时间的推移和科技的进步，大数据技术的应用范围也不断提升，在各行各业中发挥的影响力也随之增加，这也是财务共享服务中心发挥作用的主要技术。从整体角度而言，科学信息技术的强大与否，直接关系财务共享服务中心生存与发展，尤其是当企业规模越来越大、业务不断扩展的时候，所需要使用的财务数据信息也随之增加，大数据技术就显得尤为关键。