探究公路工程项目档案的整理与归档工作

杨素琳

摘 要：由于近些年来我国社会经济的发展速度迅猛，各行各业都加快自身改革的步伐，在这样的时代背景之下，社会各界对于交通运输行业的要求与日俱增，交通运输行业不仅仅承担着我国公民日常出行的重要责任，还肩负着输送各种能源，保障社会各行业稳定发展的使命。因此公路交通行业的发展备受社会各界的广泛关注，而在公路项目实施施工的过程之中，存在着诸多的问题，需要进一步的解决。

关键词：公路工程项目;档案管理;归档流程优化

中图分类号：G271;F276.1 文献标识码：A

0 引言

档案管理工作是保障工程项目稳定，推进解决施工问题的信息基础，因此必须严格把控工程项目档案的整理归档工作质量。本文针对项目档案整理与归档存在的问题提出相关的应用措施，希望能够优化档案整理体系探讨更加科学的档案，整理归档流程，为公路工程项目的稳定推进打下坚实的基础。

1 工程项目档案管理的重要性

工程项目档案管理主要指的是从工程项目立项承接那一刻，一直到工程项目完工交付使用为止，对这一系列生产过程进行档案整理收集的工作，由于我国公路工程项目施工的过程中存在的影响公路工程施工质量的诸多因素，一旦公路工程的施工质量不过关，极易导致公众日常出行受到影响，情况严重时还可能带来大量的生命财产损失。因此必须保证公路工程施工质量满足使用的实际需求。而工程档案管理就是为公路稳定施工以及后期养护提供信息支持的重要方法与工具。它能够作为重要的凭证，为后续相关的施工工作提供参考作用，贯穿整个公路施工的全过程。相应的，公路工程施工档案管理所覆盖的内容较多、科目繁琐、整体的管理归档工作质量堪忧。一般情况下，工程项目部会聘请专业的资料管理员，对项目施工过程中所生产记录的所有文字图表，影像资料等等进行系统性的收集以此来反映整个施工过程，但是由于归档体系构建并不是十分完善，相关领导的重视程度不足，导致工程项目档案收集归档工作与实际生产存在着些许脱轨的现象，这也就导致工程档案无法应归尽归，无法有效发挥自身的实际作用，因此必须高度重视档案工作且展开研究，提出相应的优化管理措施，以此来提高工程档案收集管理的质量。

2 领导重视是档案收集归档工作的基础

近些年来，我国公路工程项目建设的数量不断增加，城市间交通道路网线的覆盖范围也在不断的扩大之中，这为我国城市化建设以及社会经济建设打下了坚实的基础，虽然我国公路工程建设领域取得了许多举世瞩目的成就，但是就我国目前的公路工程项目管理体系和人员存在着诸多的问题，项目档案收集与归档工作就是存在问题较多的工作环节之一。因为项目档案发展的时间相对较为短暂，部门和项目领导层没有高度的认识到项目档案收集归档工作的重要性，没有根据公路工程项目施工的实际情况构建一个切实可行，具有科学性的归档收纳体系。大部分的资料归档收集管理工作仅仅是在工程项目相关工序完成之后进行资料的留存，并且上报监理部门，形成一个资料的闭合就相当于完成档案收集归档工作。但是就档案收集归档工作的实际意义来看，工作远远没有完成。这样出现的问题，一是相关资料有欠缺形成期已过无法及时补齐;二是工程项目本就流动性强，资料还未收集完整，档案人员已经到下一个项目开展前期工作，人员无法跟进也就造成了档案资料的无法找补。该项工作应该在项目建设的初期就明确档案管理的总负责人，并且以此为起点进行档案的跟踪，绝对不能丢掉任何一个环节。

3 建立收集管理系统，提高管理质量

档案收集与归档工作并不是资料部门的单独工作，档案工作质量涉及到各个施工环节，也直接影响到后续工程施工的施工质量。因为该部门的工作质量涉及到各个施工环节，也直接影响到后续工程施工的施工质量。因此各部门之间要加强沟通与协作，共同为该项工作贡献力量，所以项目管理层应该根据自身公路工程施工的实际情况建立一套符合实际情况并且具有可行性的档案收集管理系统，该项系统首先要做的任务就是明确分级管理制度，确定总负责人，工作联系人，各级管理人员。待这些责任划分明确，并且责任到人之后才能夠保障后续工作稳定开展，各尽其职，才不会出现相互推卸的情况，各级管理人员要及时的掌握工程项目的实际施工进度，并且上报工程联系人，工程联系人要落实工程项目施工中各项档案管理工作的各项要求。一旦出现问题，第一时间上报总负责人，将问题解决。公路工程由于自身具有着施工跨度较大，生命周期较长，而且施工人员流动性较强的工程特点，整体的档案管理框架构建起来较为困难，所以要将这些责任划分为不同的区域，并且将这些区域有效的搭接在一起，形成一个完整的整体，才能够保障档案收集归档工作顺利进行，根据工程的实际特点划分专业人员，明确专业人员责任，这样构成一张覆盖整个施工全过程，全范围的框架网络进行管理，一旦管理体系构建完成，哪怕档案管理人员发生人员流动，也不会导致档案管理工作受到较大的影响。

4 公路工程项目档案的归纳整理

项目档案的归纳整理主要分为以下步骤：（1）项目档案材料的登记工作。对分期分批收集的项目数据资料及时进行登记，检阅数据资料的完整性，真实可靠性，并且大概的分类，建立相应类别档案盒，后期分类填充，以免数据资料堆积散乱，增加以后项目档案整理归档工作难度。（2）项目档案材料的筛选。对于项目档案材料筛选时重复的数据资料、来历不清的数据资料、不完整的数据资料，不能使用。如果重要的必须归档的不完整的数据资料，要让专业技术人员形成完整的数据材料。才可以立卷归档。（3）项目档案材料的分类工作项目档案材料种类多，内容丰富。涉及阶段环节多，专业性强，材料之间又有内在特定的联系、不能人为的分开等特点。因此项目档案材料的分类工作难度大，耗费精力也大，是一项繁杂的工作。在项目档案材料收集时的简单分类基础上进行再次细化分类。（4）档案材料的整理归档工作在以上三项工作的基础上对编码的项目档案材料针对形成时间前后顺序进行排序编号，整理装订和封装。数字化加工对照片及电子文档图纸等珍贵资料进行妥善保管，以免丢失。所有编码的项目档案材料必须建档归档，方便查阅使用，严防资料散失。

5 明确管理制度，明确人员责任

在开展相关档案管理工作的过程中，必须严格按照国家相关部门颁布的法律法规，以档案法和档案法实施方法等法律条文为框架，构建完善的规章管理制度，这样档案管理人员在进行档案收集和归档工作的时候才能有法可依，保证每一项工作都按照规章制度进而杜绝其他问题的出现，也不会因为外界因素的影响，导致自身档案归档工作的质量下降，根据完善的规章管理制度，划分工作责任由技术总负责人和档案管理人员构成，体制框架，每一位文案管理人员要对自身所负责的工程项目的内容和质量进行收集和整理，为后续企业制定发展计划和管理计划打下坚实的信息基础。除此以外还要建立完善的监督管理机制和奖惩措施，每到一定期限就要对档案管理和归档工作进行核查确定及工作情况。对按照标准进行档案归档和整理的工作人员提出加强开放岗位晋升渠道给予薪资奖励，对表现较差没有按照标准进行的工作人员提出批评，情况严重时予以开除处理。

6 加强档案管理人员培训，提高职业素养

档案收集与归档工作的工作质量，与工作人员自身的技术水平和职业素养有着直接的关系，所以项目管理层要从这方面入手提高档案项目管理人员的个人能力。首先施工单位要加强资料员的业务水平培训，要求资料员必须持证上岗，只有具备岗位资格证才能够走上工作岗位上网之前要进行岗位培训，确保资料员对项目的所需整理的资料有着详细的了解，不会出现缺项漏项的情况，还要加强对资料员的思想教育，保证其工作的稳定性。另一方面加强人员培养，保证资料员人才储备充足，哪怕资料员因为个人原因或者是其他原因，离开工作岗位，也能够迅速的指派人手保障档案管理人员，时刻处于满员的状态。即便是资料员需要离职，也要在工作全部移交完成之后，才能够离开工作岗位，避免档案收集归档工作的断档，最后就是要拓宽项目档案资料收集的渠道，档案资料员要通过相关的培训，认识到档案管理和档案资料收集的重要性，清楚的认知自己需要从哪些途径和渠道收集相關的工程信息和资料相关的工作资料要达到哪些水准，项目总负责人要下发工作指令，要求各部门配合资料人员的工作。资料人员还需要实际的走入施工现场，全方位跟踪施工进度，尤其是施工的关键环节和重要节点的搭接，绝对不能错过保障资料的有效性和真实性。

7 竣工时期档案补充工作

工程项目建设完成后，需要进行竣工验收，才能够交付使用，竣工验收不仅仅要保证工程质量符合相关建设的要求。还需要保证档案的收集齐全，管理规范才能够进行交付验收资料。只有整理完全才能够直观的反映整个施工的全过程，因此管理部门会先对竣工验收阶段的档案管理进行验收。档案验收合格方可进行工程项目验收，为达到验收标准，必须重点审核自身的工作质量，首先确保档案原件的真实性具体性，能否直观的反映项目的整体情况，另一方面要确保竣工图的质量，竣工图必须是原件，条理清晰不能够是复印件。第三，施工单位还需要审核竣工图的手续是否齐全，是否将档案移交管理部门，是否存在资料缺失，是否进行资料补充机制的构建等等。只有满足竣工验收时期，档案收集管理工作的需求才能够平稳度过相关管理部门对工程档案的验收阶段。

8 结束语

综上所述，对于我国公路项目的施工来说，工程项目档案管理与归档工作至关重要。它能够直观的反映工程实际施工的全过程为后续工程，交付使用以及后期维修提供具体的信息支持，而且完善的档案整理与归档工作，能够保障工程的实际施工质量一直处于可控的范围，不会出现重大问题，能够为我国公路工程项目的稳定实施打下坚实的基础。

参考文献：

[1]赵彩彩.国有企业档案管理数字化转型策略研究[D].山东大学，2021.

[2]朱少华.国家重大项目档案管理系统建设浅析——以国家地震烈度速报与预警工程项目为例[J].山东档案，2021

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