档案信息化建设过程中的信息安全问题思考

徐洪涛

[摘 要]档案管理信息化建设是档案现代化管理体系建成的重要渠道，是档案价值最大化的主流发展趋势。但在档案信息化建设中，档案流转、保存等环节都存在一定的安全问题，不仅不利于档案管理水平的提升，还可能对人才就业服务产生影响。鉴于此，文章通过分析档案信息化的主要特点及重要性，进一步分析档案信息化建设中信息安全问题，并提出档案信息化安全对策，希望给县公共就业和人才服务中心开展档案信息化建设工作提供一些新思路。

[关键词]档案信息化建设;信息安全问题;主要特点;重要性;安全对策

中图分类号：G271           文献标识码：A           文章编号：1674-1722（2021）08-0001-03

公共就业和人才服务中心档案信息化建设指的是有机融合信息技术和档案管理，以期发挥信息技术在管理领域的优势，持续提高档案管理各个环节的安全性和高效性，为档案价值的充分开发提供支持。而对于公共就业和人才服务中心而言，要想实现这一目标，应重点关注信息安全问题，尤其在档案信息化建设过程中，无论在档案搜集阶段，还是档案保存、利用阶段，都要做好相应的信息安全管理工作。但基于县公共就业和人才服务中心档案信息化建设现状而言，可以发现档案信息化管理仍然存在诸多安全問题，不利于县公共就业和人才服务中心的人才档案服务水平的提高。因此，在信息化建设持续深入的宏观环境中，县公共就业和人才服务中心应将信息安全问题作为课题进行深入研究，制定出可行且有效的安全管理对策，不断提高档案信息安全水平，为人才就业提供优质的档案服务。鉴于此，文章深入研究“档案信息化建设中信息安全问题”具有的显著意义和实践指导价值。

一、县公共就业和人才服务中心档案信息化建设的主要特点及重要性分析

（一）主要特点

县公共就业和人才服务中心在推进档案信息化建设中，档案管理随之呈现出诸多新的特征，主要体现在以下几个方面。

（1）档案内容和载体形式出现新特征。在现代科技发展且普及应用支持下，档案信息数字化成为现实。近年来，在网络技术和计算机技术等技术成熟发展支持下，档案信息采集及存储工作便捷化、高效化，且相应的成本呈现不断减少的发展态势。不仅如此，存储技术及其设备的发展与优化，更是为县公共就业和人才服务中心档案管理部门利用较小空间存储海量档案信息提供了技术设备支持[1]。除此之外，在档案信息系统平台建成并完善的条件下，档案信息收集、加工、传递等系列工作更加便捷[2]。总之，在档案信息化建设推进过程中，档案内容数字化和载体多媒体化是新出现的主要特征之一。

（2）档案服务和共享方式出现新特征。在传统档案管理的宏观环境中，人才就业档案需求者往往要亲自去档案服务中心，经历档案借阅、归还等一系列操作，此过程不仅耗时费力，还难以确保人才就业档案服务水平[3]。不仅如此，人才就业档案服务范围相当有限。而在信息化环境中，基于网络信息技术的人才就业档案服务体系，可以将纸质档案通过数字化处理上传到就业档案服务系统中，而档案需求者只需要获取相应的权限，即可在身份识别下登录就业档案服务系统中进行检索，这样不仅可以提高就业档案服务范围与水平，还可以实现人才就业档案信息共享，对我国公共人才服务水平的提高具有良好的促进作用[4]。

（二）重要性

人才服务和就业档案信息化建设的重要性不言而喻，总结体现在数据共享、档案利用效率提升、延长档案保存及使用年限等，具体如下。

（1）数据共享。传统人才就业档案以纸质方式为主要保存方式，由于人才就业档案数量庞大，往往会浪费大量资源。人才就业档案信息化则是以网络方式直观呈现给使用者，不仅可以减少纸质资源的浪费，还可以减少纸质档案管理中人力、物力等资源的浪费，降低了档案管理成本[5]。尤其是文字扫描、语音识别等技术的成熟发展与普及，使得档案利用更加便捷。除此之外，人才就业档案信息化管理工作都是在计算机上完成的，档案信息传递只需要互联网在线方式即可传递给档案使用者，使得人才就业档案信息共享不再受时空的限制，能够促进县公共就业和人才服务中心档案服务水平的提升[6]。

（2）档案利用效率提升。人才就业档案信息化建设之后，只要档案信息数据库未被病毒侵入和修改，就可以在短时间内便捷地查询到相关信息，不仅信息准确无误，又可以节约检索时间。相比传统纸质文件翻阅方式而言，就业档案利用效率大幅度提升，对提升人才档案服务水平具有良好的促进作用[7]。

（3）延长档案保存、使用年限。相比传统纸质档案保存形式而言，电子档案存储时间更长，且不容易受损，既节约资源，又易于保管[8]。同时，数字化档案在高科技技术的支持下，具有防虫蛀、防潮、重复使用等特点，并且在存放方面没有过高的要求，为档案保存、使用年限的延长提供了支持，进而能够为人才就业档案利用价值的最大化夯实基础[9]。

二、县公共就业和人才服务中心档案信息化建设中的信息安全问题分析

在县公共就业和人才服务中心档案信息化建设中，为确保人才就业档案管理服务水平的持续提升，需关注档案信息安全问题，具体包括档案信息化安全意识薄弱、档案信息传递安全、档案信息保存安全等问题。

（一）就业档案服务管理人员的安全意识薄弱

相关管理服务人员在人才就业档案服务信息化建设过程中，对档案信息安全产生的影响是不可忽视的。若其缺乏较高的档案信息安全意识，则会在具体的工作中，引发一系列问题，其中档案信息安全问题是主要突出问题之一。主要原因是档案管理工作相关人员缺乏信息安全意识，在思想上未能认识和重视档案信息安全管理，从而在具体的操作中会因思想认识不足而在就业档案管理服务工作中敷衍了事，导致经常性出现操作失误、工作疏忽等问题，最终致使就业档案信息化管理中出现档案数据丢失、不完整等状况。除此之外，部分档案管理人员缺乏保密意识，未能严格按照要求落实具体的档案管理工作，容易出现档案信息化系统账户安全密码问题，一旦被非法分子盗窃，则会给县公共就业和人才服务中心产生一定的负面影响。

（二）档案数据存储的安全问题

就业档案信息化管理虽可以提升档案管理效率和质量，但相比传统纸质档案而言，电子就业档案安全性较低。具体来说，传统纸质档案在存储之后，没有相关负责人的签字是无法让他人触碰档案信息，这使得就业档案安全性能具有较高的保障。而就业档案信息化管理是通过数字化方式处理纸质档案，并采取云盘存储、硬盘存储等电子存储方式来保存就业档案，一旦网络黑客采取木马病毒方式入侵县公共就业和人才服务中心的档案信息化系统，对人才服务档案、就业档案等档案资料进行修改、盗窃等，会使得档案信息化管理工作出现重大的信息安全问题。

（三）就业档案流转的安全问题

在人才就业档案信息化建设中，档案信息流转存在一定的安全隐患，具体涉及以下几个方面：一是档案信息传输中，档案信息管理系统平台的升级、归档等操作，可能出现就业档案信息丢失问题;二是就业档案信息传递期间，容易受到网络不法分子的恶意攻击，具体包括档案信息篡改、档案信息打包等，使得县公共就业和人才服务中心档案管理人员无法向信息需求者提供真实档案资料，从而直接影响就业档案服务水平的提高;三是人才就业档案往往具有一定的保密性，在网络传输中可能出现安全风险。总之，在就业档案流转中，可能出现档案信息安全问题，阻碍着就业档案信息化工作的快速发展。

三、县公共就业和人才服务中心档案信息化建设中信息安全管理对策分析

（一）增强档案管理人员的安全意识

档案管理人员是档案信息化建设工作中的主体，其安全管理意识与信息化安全水平息息相关。因此，县公共就业和人才服务中心应加强档案管理人员的培训与教育，引导档案管理人员学习和掌握与档案信息化管理相关的制度与法规，重点掌握档案信息化安全管理知识与技能，持续强化档案管理人员的档案信息安全管理意识，使得其能够在就业档案安全管理中，可以持续提高档案资料的存储安全、流转安全等。与此同时，县公共就业和人才服务中心需要持续提升档案管理人员的计算机水平，促使其在就业档案信息化管理中，熟练、规范地操作计算机，减少因人为因素引发的就业档案信息安全问题。不仅如此，就业档案管理人员需要掌握先进的档案信息加密技术，例如就业档案信息化管理系统账号密码需要具备较高的安全等级，且就业档案在传输过程中，应采取多种加密技术，确保就业档案在流转过程中不会发生盗窃、篡改等问题。除此之外，在就业档案信息化管理工作期间，县公共就业和人才服务中心需要常态化宣传档案信息化管理工作，在单位内部形成良好氛围的同时，潜移默化地增强档案管理人员的安全意识，为档案安全管理提供支持。

（二）加强技术应用，提高就业档案存储安全水平

针对就业档案信息化管理中的存储安全问题，县公共就业和人才服务中心档案管理人员可以采取加强技术应用来保护档案信息。在当前成熟技术条件下，常用技术包括对称加密技术和非对称加密技术两类，都可以大幅度提升就业档案存储安全水平，具体如下：一是对称加密技术。在就业档案信息加密管理时，对档案信息设置相同的加密密钥和解密密钥，能够在档案信息化管理中取得显著应用效果，从而能够大幅度提升就业档案信息的安全等级。二是非对称加密技术，即对就业档案资料进行加密处理，但采用不同的加密密钥，且基于就业档案利用角度考虑适当地公开加密密钥，但解密密钥应由相关管理人员专职保管，目的在于确保就业档案资料的安全性。总之，县公共就业和人才服务中心在人才就业档案存储管理中，可以加强加密技术应用，对就业档案资料进行安全管理，避免就业档案被不法分子盗取和篡改，切实提高就业档案资料的真实性，为提高人才服务水平提供支持。

（三）加强就业档案流转安全管理

针对就业档案信息的流轉问题，县公共就业和人才服务中心档案管理人员需要引起重视，并在具体工作中采取权限控制、监控技术进行解决问题。首先，对就业档案信息流转进行技术优化，即对档案信息化管理系统设置身份认证机制，通过档案管理人员设定特定账户名和密码进行实名制登录，这样可降低不法分子侵入系统进行非法传输就业档案信息的概率。同时，精细化用户登录信息化系统的等级，用户等级不同对应的查阅资料核心程度也不同，确保就业档案资料的安全性和机密性。其次，加强监控技术手段的使用，根据档案信息化安全管理现状，建设相应等级的计算机防火墙，加密档案传输途径，制定档案资料传输协议，不断提高就业档案信息化安全管理水平。

四、结语

综上所述，在信息化时代，信息技术与档案管理的融合发展已经成为提高档案管理效率和质量的重要趋势。但在档案信息化管理中，信息安全问题是阻碍信息化管理水平的重要因素。因此，县公共就业和人才服务中心应契合就业档案安全管理实际，不断强化档案管理人员安全意识，加强技术应用，并要强化就业档案流转安全管理，才能持续提高就业档案管理的安全性，进而有利于提高人才服务水平。

参考文献：

[1]韩照杰.科技计划项目档案信息化建设安全及防护对策研究[J].黑龙江档案，2021（03）：32-33.

[2]刘舸舸.探究档案信息化管理的风险识别与安全管理策略[J].信息记录材料，2021，22（05）：53-55.

[3]邢栋.习近平国家安全思想对新《档案法》“档案安全”条款的指导意义[J].档案学通讯，2020（06）：105-107.

[4]张晓燕.档案信息化建设的安全问题及对策分析[J].中国管理信息化，2020，23（20）：193-194.

[5]阙仕华.档案信息化管理的优势及安全问题探究[J].办公室业务，2020（15）：49-50.

[6]孔旸.大数据、信息化时代电子档案管理的安全问题研究[J].兰台内外，2020（20）：1-3.

[7]陈然然.浅谈网络环境下档案信息化安全问题及工作策略[J].兰台内外，2020（19）：7-9.

[8]牛卫鹏.“互联网+”视角下加强档案信息化安全建设的策略[J].中国新通信，2020，22（08）：148.

[9]刘岚萍，旷文俊.档案管理，“安全”为主——“互联网+”视域下档案信息化安全建设思路[J].电脑知识与技术，2019，15（34）：25-26.