基于网络信息背景的高职院校档案管理工作的新思考

摘要：高职档案信息管理具有信息复杂、内容范围大的特点。在传统的纸质归档模式中，由于对档案保存环境的要求较高，档案检索和利用程序较为严格，通常需要大量的人力物力。近年来，随着计算机网络技术在各行各业的普及应用，高职档案信息管理模式应运而生。在档案信息化管理方面，纸质实物档案馆已转向数字化记录和保存。在互联网技术的支持下，电子检索、标准化管理、联通资源共享等功能的发展，进一步提高了高职档案信息管理的效率和质量。

关键词：网络信息背景;高职院校;档案管理

引言：我们已经进入了一个电子、信息、网络和数字化的新时代。人类社会的各个领域都在发生着巨大的变化，档案领域也是如此。在新的历史时期，高职院校档案馆作为社会主义文化建设的重要组成部分，必须迅速有效地为学校教学、科研和党政管理提供档案，充分发挥档案馆的作用。因此，高职院校档案管理创新势在必行。

一、基于网络信息背景的高职院校档案管理工作存在的主要问题

1.投资不足，管理人员专业素质差

由于办学仓促，观念误区，很多高职院校档案管理定位不明确，重视不够，投入不足。重大事件和活动档案收集不全、信息严重缺乏的情况并不少见。在管理方面，人事部人员工作变动频繁。管理人员不具备相应的经验和专业知识，学校很少进行相应的专业技能培训，难以达到专业能力和管理水平的要求。工作交接往往进行得很快，缺乏应有的稳定性和连续性。当前档案管理不规范，档案稀缺，破坏严重。

2.学生管理信息系统有待完善，没有系统规划

目前，学生管理信息系统的实际情况不容乐观。主要体现在以下几个方面：一是个别高职院校学生信息化建设的目标和规划不够明确。学生管理部门对学生管理信息化没有系统的规划和安排，学生信息管理系统比较简单。档案管理是一门更严谨、更系统的科学。制度完善是实现标准化目标的基本保证。高职院校在办学过程中，存在隶属关系复杂、办学规模差异明显、档案管理水平和质量差异明显等问题。存在标准化程度低、制度缺失等诸多问题。比如分类、装订、管理等都没有章可循，非常混乱。在技术手段上，多采用人工检索和人工管理，效率低下，工作量倍增。

二、基于网络信息背景的高职院校档案管理工作的新思考

1.坚持纸质档案与数字档案并重，推进文书档案网络建设

传统纸质档案是档案信息化的基础和前提。基层部门按规定报送纸质文件和电子文件。高职院校档案管理信息化是一把双刃剑。一方面大大提高了文件管理的效率，另一方面也带来了一些安全隐患。与纸质档案不同，档案信息化是将大量档案资源以数字化方式存储在计算机中。由于部分档案工作者安全意识薄弱，档案信息泄露、丢失给单位造成巨大损失。部分电脑被网络病毒入侵，造成大量文件丢失。这些问题在档案信息管理中是不可避免的。除了重要电子文件的备份和存储，以防万一，传统纸质档案的保存实际上已经成为档案信息资源不可或缺的手段。同时，在高职院校合并之前，所有学校都有悠久的历史。因此，需要根据一定的原则，确定哪些原始文件需要数字化，哪些不需要数字化，以促进文件档案网络建设的合理健康发展。

2.打造互联网+档案模式

互联网资源非常丰富。随着互联网技术的不断发展，这些都为“互联网+档案馆”的工作奠定了坚实的基础。高职档案工作者首先需要對档案信息进行分类汇总，经过相关分析后建立相应的档案数据库。在后续的档案管理和利用中，可以在最短的时间内准确选择最有价值的档案信息。在档案管理的新时代，档案管理原本纯粹的本质也应及时转变服务方向，积极利用互联网技术更好地为师生服务，打造“学习信息”等档案开放、文件共享的互联网模块。高职院校档案管理人员应树立终身持续学习的理念。一个合格的档案管理人，必须具备良好的职业道德、思想政治素质和业务能力，其中，良好的思想政治素质是最基本和最低要求。如果你想成为一名优秀的档案管理员，你必须能够抗拒诱惑，甘于孤独，淡泊名利，心胸开阔。此外，我们不仅要具备较强的专业知识和信息处理能力，还要具备创新的能力和精神，才能真正成为既掌握现代技术又适应时代发展的档案管理专家。

3.开拓创新，建立服务型档案管理模式

在信息化背景下，高职院校应加强档案信息化建设，不断满足用户需求。旧的传统档案管理更注重档案的收集、保管和收藏而不是利用，难以充分发挥档案信息资源的价值。因此，为实现档案的价值，服务型档案管理模式应运而生。该模式提供的信息服务不仅是多角度、全方位的，而且是高效、优质的。实现了档案开发利用效率和信息资源价值的最大化，有效提高了档案利用效率。档案管理者要围绕“全心全意为人民服务”的宗旨，努力增强服务意识，积极树立主动服务的管理理念。档案管理人员要不断优化和改进传统的服务方式，不断突破单调僵化的服务方式，探索创新，利用信息处理技术等现代技术，利用网络传输技术和计算机技术，建立档案网站，制作档案网页并提供通过数据库查询、主题编辑、电子邮件交互等方式开展在线服务、查询利用服务、数字化咨询服务。

结语

高职院校人事档案工作作为学校的基础工作之一，对学校的发展具有不可替代的重要作用。随着社会经济和信息技术的飞速发展，高职院校应以信息化为依托，与时俱进，优化创新，采用先进的现代信息技术，探索创新，转变观念，整合资源，尽快实现高职人事档案信息化，让人事档案管理更好地为教师、员工、学校和社会服务，最终促进高职院校人事档案的高效发展和学校的持续发展。

参考文献

[1] 李春秋. 高职院校教学档案管理工作存在的问题及对策[J] . 安徽商贸职业技术学院学报，2018（02） .

[2] 倪春美，于正永. 大数据背景下高职院校系 部教学档案管理的问题与对策. 常州信息职业技术学院学报，2018（5） .

[3] 郭芙蓉. 浅议高职院校教学档案管理存在的问题及解决措施[J] . 办公室业务，2013（17） .

作者简介：卫红 女 济南职业学院继续教育学院从事网络学籍成人教育学籍管理;单位：济南职业学院;专业论文发表方向：档案管理