邮政企业财务核算中心报销报账模块的问题与对策研究

罗欣

（中国邮政集团有限公司重庆市分公司，重庆 400000）

近几年，越来越多大型企业开展财务共享服务中心，并且通过优化服务中心可以有效提高企业经营整体经济效益和质量，以此强化企业经济财政控制力度。但是对于财务共享服务中心来说，只有使用科学、合理技术手段，才能有效处理重复且枯燥的财务流程，从而达到可以节约经济成本，并且一定程度上还可以依靠财务共享结构，实现系统控制的实际作用。

一、邮政企业财务核算中心系统建设要求

（一）服务团队建设

中国邮政集团有限公司按照国家规定，以普遍服务、寄递业务、金融业务、农村电商等为主业，实行多元化经营，其核算中心中心服务团队的建设也同样需要严格按照标准流程开展。自核算中心成立以来，各岗位员工都要求具备丰富的财务战线工作经验，熟悉企业管理规章制度，专业素养高，基本功扎实，业务能力较强且学习能力较强。核算中心岗位设置科学，分工明确，每个岗位和流程环节均有统一操作规范标准。日常开展较多专业财税知识培训，不断深化更新财务知识体系。

（二）财务核算模式建设

全市各核算单位邮务账自2016年开始全面启用“自动派单”模式对各核算单位进行日常费用报销审核，现已实现邮务账及寄递事业部均采用“自动派单”模式审单[1]。审核人员也从最开始核算中心“全员审单”逐渐实行应付组“专业审单”模式。2020年4月起进一步改变细化报销审核的分工方式，从按报销单据来源单位分组转变为按经济事项费用类型模板分组，实行“费用审核模板化”，对报销单据的审核标准更加统一，更加规范。

（三）运维系统建设

为更好地推行报销报账系统的应用，2019年印制了《报销报账系统操作小手册》，方便业务开展报账工作，提升报账通过率和效率，进一步有效支撑业务发展奠定了基础。为缓解报销报账系统在线用户的急剧增长及报账高峰期系统运行缓慢问题，优化系统运行环境。集团新购买服务器设施，重庆报账系统运行环境将从原环境迁出，使用新的报账第二套生产环境，显著提高了运行效率。

二、邮政企业报销报账建设问题

（一）工作流程复杂

目前，我国邮政企业在管理和日常工作流程方面相对比较复杂，并且无论是管理模式的选择还是规章制度的拟定，都无法具备按照标准要求开展。此种工作现状最终会导致工作流程出现重复性问题，除此之外，在工作过程中，缺少标准化流程，一定程度上会对邮政企业财务核算中心的运转效率和质量产生不良影响，最终减少用户的满意程度。此外，大部分邮政企业的财务部门在共享服务中心流程开展过程中，岗位员工在流程的管理方面上无法充分认识和理解，造成不能有效对业务提出合理化的操作建议，加上大部分基础岗位的业务人员能力参差不齐，及时已经制定出一系列的流程和运行方案，也不能有效开展，进而满足绝大部分用户的实际要求。

由于邮政企业的运行规模和方式不断被发展，致使其财务业务的运作范围不断被扩大，最终导致财务共享管理业务方面无论是工作内容还是整体流程，仍然存在着较大的差异性和区别。同时，邮政企业由于受到了运作时间和空间的约束，邮政企业财政共享服务中心无法有效发起相关业务操作。比如：邮政企业大部分财务共享中心使用跨越地区的管理和建设，所以相关业务操作流程的制定者和执行者无法保证为同一人，所以会造成在不同地区，即使相同的处理流程也存在时间的滞后性，最终造成邮政企业财务核算中心日常业务和工作无法有效满足工作需求[2]。

（二）实施全员报账，员工素质参差不齐

实施全员报账，需要求报账人员具备一定的财务基础知识。邮政员工数量庞大，部分员工年龄偏大，对系统学习能力欠佳，最终导致报账效率低下。同时，也存在部分业务人员，无基本财务风险意识，对ERP报账功能存在一定排斥情绪。部分单位因推广工作不到位，基层财务未提供有效支撑，基层人员会认为ERP报销报账增加了员工负担，降低工作效率，甚至阻碍业务发展。

（三）员工岗位规划不明确

由于邮政公司的财务核算中心，需要统一处理企业内部的经济财务相关工作，所以岗位员工的主要工作内容大多数属于流水模式，在日常的工作环节中，也仅仅处理某一阶段和方向相关财政业务，而此种工作模式相对枯燥且具有较高重复性，所以会极大减少员工工作积极性和热情。因为核算中心工作流程内容特殊性，员工所处环境相对闭塞，不能全面了解企业的发展，也很难接触整个行业市场的变化。因为长时间保证此种状态，造成员工综合实力无法向高等职位方向提升，致使员工流动性增加。此种岗位现状不仅不利于邮政企业的长期、稳定发展，在人员管理方面上，也普遍存在显著问题和不足。

在共享服务工作开展过程中，会产生财务岗位和员工的转型问题。而对于财务工作人员，岗位的转型一般会由各个地区分公司开展，尤其是当分公司相关业务已经完全熟练且标准化后，部分岗位所需要的人力会有所减少，但是企业综合考量岗位员工和企业发展相关问题后，最终会以岗位转型，实现财务共享服务中心的发展目标[3]。

三、邮政企业财务建设应对策略

（一）财务智能转型

一是配合信息化建设的基础设置工作；二是继续推进财务机器人项目，完成报销报账智能制单、智能审单的前期设置，为减轻基层日常报账工作量和统一审核工作打好基础，提升全员报账效率。

（二）充分运用大数据思维

充分利用现有业财系统，获取数据、挖掘数据，分析数据、运用数据，通过大数据分析，了解企业的真实运营情况，挖掘企业的潜在市场，全面提高工作的科学化、高效化、精细化水平。

（三）强化队伍素质建设

一是继续采用审单方式模板化，做到各个模板审核标准及要求统一化，财务核算更加精细化、专业化；二是组织跨组轮岗，使得审单人员不仅仅只是对本组的费用模板专业，做到对每个模板审核标准和要求都有所掌握[4]。

除此之外，还应该不断加强核算中心队伍建设，打造“忠专实”专业团队。加强政治学习，用新时代中国特色社会主义思想武装头脑、指导实践、推动工作，在勇于创新、攻坚克难、履职尽责方面，充分发挥党组织战斗堡垒作用和党员先锋模范作用。建立常态化业务学习培训机制和轮岗制度，加强会计、税务专业知识、财务管理规章制度、集团公司和本单位相关规定的培训，把上岗培训、继续教育和学习研讨作为核算中心日常管理的重要内容，不断提高财务人员专业能力和综合素质。核算中心要更好地发挥自身专业优势、信息优势，将发现问题、提出建议纳入日常工作中，督促各单位完善制度，加强管理，提质增效，更好地发挥财务部门“六者”作用，为推动中国邮政高质量发展做出更大的贡献。

（四）优化财务工作流程

各单位要站在整治官僚主义、形式主义的高度，优化报账流程，改善报账体验。一是要减少报账审批审核层级，原则上报账审批层级不得超过三级，核算中心财务审核不得超过两级（初核、复核）。二是要充分利用报销报账系统线上审批功能，逐步取消线下审批，避免线上线下双轨审批对基层报账人员造成的困扰，改善基层员工报账体验[5]。

（五）增加财务监督力度

核算中心通过集中进行业财数据处理、集中审核和统一支付，可以审核和监督企业重要业务的开展、重大经济事项的决策实施和重大合同的签订履行，有利于防范风险，提升效益。各省分公司要高度重视并强化核算中心财务监督职责，把好会计信息质量、报账合规性和资金支付最后一道关口，并就发现的管理问题积极建言献策。核算中心要按照集团公司相关规定，做好报账事项程序性审核，包括是否经过了必要的审批、报账凭据（合同、发票及相关资料）是否齐全、合规，同时，通过审核合同、业务资料，分析业财数据等方式，分析判断业务真实性和合规性，对发现的问题督促业务部门从源头进行整改。要分析成本费用异常波动，关注合同签订方、发票出具方与资金支付流向是否一致，必要时抽查原始数据和资料，对发现的问题线索进行核实和处理。

四、结束语

由此可见，对于邮政企业的发展来说，财务共享中心在实际建设过程中，不仅有利于降低人工投入成本，一定程度上还可以增加财务信息流通和处理的效率。但是现阶段邮政企业在实际运转过程中，仍然存在着问题和不足，需要针对其财务共享中心的运行各阶段所面临的问题，开展深入分析，提供行之有效的解决措施，最终实现企业的快速发展和成长。