图书资料档案信息化管理研究

李 燕

（甘肃财贸职业学院，甘肃 兰州 730207）

随着我国信息化时代的到来，我们的好多领域都将被信息化所覆盖，在手机上可以点餐、可以微信视频随时见到想见到的人，在这信息化时代我们要将图书资料档案信息化管理，在网上可以查到想要的图书资料和档案，这样就达到了信息的高度共享，引发图书资料档案的信息化改革，摒弃传统的借还模式，使图书资料档案的接收、传递、储存和利用更加的快速、便捷，将纸质的图书资料档案整理成电子版，与原有的电子版一起编排，使图书资料管理更加有组织性。

一、图书资料档案信息化管理的重要性

档案是一个巨大的信息库，信息库中资料非常复杂，整理档案资料是一个非常繁琐的过程，所以我们借助信息化管理来解决整理资料的问题。在各种各样的信息中，我们要通过整理相关信息来整理档案资料，这样可以更好地利用档案信息，发挥它的作用。档案信息化管理是档案信息化的重要部分，它在档案的保存和归档上有着非常重要的作用。图书资料档案信息化可以更好地将信息与人们共享，可以将图书资料档案进行数字化管理，并研发可以借还档案资料的软件，加强对电子版图书资料档案的管理，使用电子文档、电子档案进行保管，并对其进行利用，建立安全、保密的信息网，保证电子信息的有效、完整，并将全国档案信息网融入国家图书资料信息网[1]。在建立图书资料档案管理体系时，要保证管理体系的实用性、科学性和整体性，要将图书资料档案管理当作一项长期的、有意义的工作，确保图书资料档案管理工作的开展，应对各项工作严格的要求，并要求管理人员严格地执行，并按时完成，随时抽查。

二、图书资料档案信息化管理中的问题

（一）管理人员专业素质有待提升

管理人员需是精通计算机技术的档案专业人才，因为大多数的档案资料需要电子版的信息，需要专业的计算机人才来进行录入，其次还需要了解文史知识，在录入档案中，需要一定的文史基础，并且档案管理与文史是分不开的，因为只有在了解历史背景的情况下，才会更好地将各种档案信息进行开发和利用。在信息的采集中，专业人员需要具备较强的语言表达能力，将各种紧急情况进行处理，并且字体要优美，若写出的字让人难以辨认会使档案的便捷率大大减弱。管理人员要求掌握一定的相关知识，并且有重点地去学习，加强管理档案的信息化建设，挑选适合管理的应用软件，制定适应本单位的图书资料档案信息化管理的制度，并对软件进行不定时的改革，对管理人员进行不定时的培训，将管理人员的专业素质进行提升。另外，在我国档案管理建设中，我国的科学技术逐渐提高，要求管理人员要有熟练的复印、缩微、音像等科技知识，才能适应科技发展的需求，将档案管理工作做好。

（二）图书资料档案管理技术落后

在传统的图书资料档案管理技术中，需要大量的人手去整理、录入等各种档案，但在科技发展迅速的时代，管理人员要摒弃这种方法，要在科技上下功夫，可以利用信息化将图书资料档案录入电脑中，使之变成电子版，不管是人们整理还是查阅都将变得容易、便捷。在传统图书资料档案的归档中，人们缺乏对管理技术的创新，将归档工作变得复杂，也由于是纸质版的档案，随着时间增长，档案会堆积地越来越多，不仅占地方，还要做好保护工作，预防被老鼠咬、被虫子嗑、被水浸等等，既繁琐、费力，成本又高，所以我们可以将图书资料档案管理的重点放在科学技术上，在电脑中形成电子版，既可以在网上查阅方便，又可以在信息管理上节省人力，可以将多出来的人力用在查找图书资料档案信息上，将电子版的档案变得更加完整、细致[2]。

（三）没有完善的管理制度

图书资料档案整理的信息化是近几年发展起来的，我们在图书资料档案整理的技术还没有那么熟练，对图书资料档案管理制度还没有完全完善，所以在管理制度方面要加紧完善。在我国图书资料档案管理制度上，还没有得到应有的重视，所以在人们收集资料的过程中，收集人员会受到很多的困难和阻力，并且在一些管理人员身上，会出现对档案范围弄不清，对借出的档案迟迟不归还、置之不顾等情况，另外他们收集的图书资料档案的内容过于零散、不全等，在这种情况下，应立即将完善图书资料档案的规章制度提上日程，应提早对不规范的部门和个人进行警告，使他们对工作的态度变得严谨，认真遵守图书资料档案管理的规章制度。

三、图书资料档案信息化管理中的策略

（一）对管理人员的培养

在图书资料档案信息化人才的培养过程中，要加大对图书资料档案管理人员的技能培训，使其对各种机器掌握熟练，将图书资料档案管理人员对信息化管理模式进行培训，使之对其掌握熟练并灵活操作[3]。由于不同管理人员对计算机的掌握程度不同，所以在对图书资料档案的管理人员进行筛选时，应挑选一些对计算机掌握熟练并能熟练操作的人，并在信息化模式运行时，找一些对信息化了解的工作人员进行培训，这样可以将工作的效率大大提高，但图书馆内的管理人员需要非常优秀，应变更人员机制，不断地对人才结构优化，尽量挑选专业能力强和有经验的人进行招聘。在图书资料档案的管理中，应当互相监督，使他们成为高水平、高质量的服务信息化人才，并为图书资料档案的信息化管理奠定了人才基础。

（二）增多文献检索途径

在信息化时代，人们的检索是在网上通过一些文献搜索平台搜索的，这些文献通过光学扫描或手工录入等方式，将文献数据转换成数字文档，一般地将文献都贮存在电脑的服务器或者光盘上，在计算机上能够便捷的查找所需文献。在信息化时代，我们要摒弃传统的文献检索方法，因为在传统图书馆总数据库中利用搜索引擎来搜索文献的方法，既麻烦又费力。现如今进入“互联网”时代，我们仅凭传统的搜索文献的方式是不够的，应该增多搜索的途径，设置一个统一搜索文献的平台，这样可以在作者查找文献时一起搜索，不用在各种平台上一一搜索，这样可以为人们带来便捷，节省人们查找文献的时间。但由于人们的设备不同，所以要在平台上设置出各种阅读方式的格式，为人们的阅读提供便捷。图书馆还可以设置人工服务站，在人们找不到所需的图书资料档案时，人们通过询问人工服务站时就能找到，在人工服务站中，还可以将书进行转借功能，人工服务站人员将对读者提供准确、有用的帮助，让读者在不出家门的情况下，体会到“借阅”的快乐，并可以对人工服务人员打分，奖赏分明。

（三）引进更多的先进设备

在信息化时代，传统图书馆中的资料管理方式已经过时，现在，人们采用机器借书还书，已经不用人工记录，所以我们要跟上时代改革的步伐，图书资料档案管理方式的改革势在必行。在图书资料档案的改革中，要加大资金的投入，引入先进的设备，使改革的成效得到保证。在改革时，要先对图书进行分类并进行编号，在网络上通过平台储存这些图书资料档案的信息，建立统一的信息化图书管理系统，并按时增加新图书资料档案，使平台得到实时更新，这样人们查找资料时只需输入作者名字、关键词等就可以找到想找的东西，大大提高了文献信息资源的利用率，非常便利。此外，还要考虑的是引进设备的维修，若要让设备运行稳定，则应当定时找维修人员进行定期维护，去对设备进行维修，设备的平稳运行将大大地提升图书馆的整体服务水平和提高工作效率，所以引进先进设备是对图书资料档案改革迈的一大步。

（四）制定信息化发展计划

丰富图书资料档案是图书馆必做的工作，加强对图示资料档案的引进和丰富是促进图书资料档案管理信息化的重要一步，图书馆管理人员可以通过发传单、做条幅等方式在人群中传播，使人们了解图书馆中图书资料档案的阅读、查找方式，使人们更加关注图书资料档案的信息化。要制定符合当前社会发展的图书资料档案管理计划，能够将图书资料档案的信息化管理顺利、高效地进行展开。加强对图书资料档案的归纳整理，并对图书资料档案管理方式进行总结，通过新旧方法的比较，得出信息化管理的优点与缺点并进行改进。制定信息化发展计划，是一个非常特殊的任务，一旦出错以前所有的努力将白费，所以在制定计划时要符合社会发展、时代发展[4]。

（五）加大信息化的安全管理

信息化的图书资料档案管理方式就是将图书资料档案放在开放性的网络上，将信息暴露在网络中，这虽然加大了人们对信息的查找速度，但对信息的安全保护是不够的，应该加强对信息资料的保护，提高防范意识，并就此提出完善的图书资料档案管理标准制度，并将创设电子档案系统在信息化工作形式上，严格地要求管理人员按照规章制度办事，为了确保准确的实施政策，应当对图书资料档案管理人员进行身份验证，以及对数据的备份，将信息化的数据进行安全管理，保障信息的安全。

四、结束语

在我国的图书资料档案中融入信息化后，取得了非常好的成果。图书资料档案管理的信息化在图书管理中起到了非常大的作用，占据了重要的地位。负责图书资料档案管理的人们要熟练掌握其中的知识、技巧，对自己进行严格的训练，使信息化在图书资料档案管理中进行最大化地利用。改变传统管理模式，使图书资料档案管理的形式能跟上时代的发展，为社会发展奠定基础。