跟踪管理系统的开发和应用

代东 吴丽娟

摘要：苏州市吴江区财政投资评审中心在2020年疫情空档期，自主开发了跟踪管理系统。跟踪管理系统以跟踪数据为基本素材，利用excel软件强大的公式函数以及VBA开发功能，将各项数据集约化、系统化、科学化分类归纳;将各类工程图纸电子数据、图像视频、扫描文档、造价信息、合同文件等分类储存;采用记账式输入、动态化运算、菜单式选择、模块化输出的基本方式，不仅可以实现项目跟踪过程中各项数据的准确存储和调用，还可以在项目跟踪完结后形成一套完整、准确的电子跟踪档案。

关键词：excel;跟踪评审;链接;登记;精细化

一、跟踪管理系统是跟踪评审精细化的迫切需要

开展跟踪评审六年来，吴江评审中心在制度依据、执行细则、考核办法等方面制订了一套完整的管理办法，通过执行、完善，在很大程度上规范了跟踪协审单位的执业行为，保证了项目造价的可控运行，但在执行层面，也暴露出两大短板。

一是项目数据相对孤立，本月数据和相邻月份数据之间的内在逻辑关系没有通过程序化的手段建立，不利于统计分析，各协审工程师在报送数据时每次都要前后计算、比对分析，计算量大，错误发生几率高，复核检查困难。

二是项目资料的无序化，项目资料是项目执行过程中的必然产物和重要证据，以书面资料和电子资料形式体现，项目资料的无序化首先体现在电子资料的无序化，项目跟踪评审在以往的执行中，缺少一个电子资料的索引平台，往往会造成电子资料存放无序，存储没有章法，快速查找便无从谈起。电子资料存放无序，往往也会引起书面资料的存放无序，从而导致跟踪资料管理困难、影响跟踪评审效率和质量。

随着跟踪评审项目的不断增多，按照传统方式进行跟踪数据处理必然会加大执业人员的工作强度，评审质量也会受到影响，建立跟踪管理系统，实现跟踪数据的高效管理，是未来跟踪评审工作的必然方向。

吴江财政投资评审中心利用2020年春季疫情空档期，深度挖掘跟踪评审数据之间的内在逻辑关系、整体架构、系统构思、精密探索，尝试建立一个简单实用、涵盖全面、准确科学的跟踪管理平台，凭借对excel软件的深刻理解和认知，用公式和计算机语言把抽象的跟踪数据通过逻辑关系串联起来，实现跟踪管理程序化。

二、跟踪管理系统的单元模块划分和实现原理

（一）、设计理念和主要目标

设计一个平台，理清专业工程师和计算机的基本分工：专业工程师只做两件事情，一种是最简单的常量数据的登记，一种是利用工程师的专业技能对变更、方案、算量、计价、取费等进行专业判断;计算机要做的事情是对登记在册的常量数据进行深加工和广积累，利用其高速计算能力和复杂的逻辑判断特长，提取出工程师所需要的各种数据指标。让工程师把更多的时间解放出来，用于更擅长的专业技术工作。

具体地说，跟踪管理系统通过工程师在相应位置记好5本帐，即基础信息帐、事前变更帐、事后变更帐、进度支付帐、文字信息帐。实现3个目标，一是跟踪月报的自动生成，二是跟踪数据库的逐步完成，三是跟踪数据的再开发和综合利用。

（二）、整体架构图（如图2-1）

整体架构图是跟踪管理系统的整体规划，为各跟踪数据的横向逻辑联系提供了结构支撑。

（三）、单元模块划分

跟踪管理系统分为4个模块，即：操作界面模块、成果输出模块、跟踪文件数据库模块、帮助和更新模块，下面将四个模块作简要说明：

1、操作界面模块

操作界面模块是工程师和计算机接触最多的界面，系统设计根据评审中心现行管理办法和跟踪评审范围，在5张工作表上做了5个输入界面。这5个界面不仅仅是输入界面，也是查询和链接界面，适合对已录入信息的多维度查询。

（1）、初始输入界面（图2-2）

把整个项目的基础信息填写至对应位置，包括项目名称、概算金额、起始年月、建设单位等;随着项目的推进，把不断产生的标段信息按照要求輸入。不仅如此，系统还对项目的跟踪评审方案、项目脉络图、项目界面划分、项目跟踪报告，对标段的招标文件、合同、标底、合同文件审查报告、标段跟踪报告等设置了链接位置，当上述文件电子档存在时，由工程师进行链接。

（2）、事前变更台账界面（如图2-3）

变更评审是跟踪评审成败的关键所在，按照吴江评审中心现行办法的要求，变更评审分事前变更和事后变更两个步骤，事前变更是有初步变更意向但尚未发生时，评审变更可能产生的费用影响，测算出一个数字供建设单位参考，事后变更是变更发生后对变更产生的量、价、费综合评审，作为工程进度款支付的依据。故跟踪管理系统将变更台账分为事前变更台账和事后变更台账。

台账将登记参数设置为发生年月、标段简称、变更扼要说明、标段专业、变更原因、送评费用、审定费用、交接时间、评定时间、返还时间等。

多做选择题，少做填空题，鼠标可以解决的问题，绝不让用户诉诸于键盘，是系统设计的一个基本原则，为了输入方便，系统通过公式定义和数据的有效性的方式，在有规律选项的地方设置了下拉菜单，比如发生年月、标段简称、标段专业、变更原因、交接时间、评定时间、返还时间、流转状态等，并力求缩小选择范围，提高数据登记效率。

如图2-3所示，显示为浅绿色的列为自动计算列，不需要工程师登记，他是根据数据之间的逻辑关系进行推算得出的，比如图2-4，只有交接日期和评定日期，从逻辑上可以推断出属于审定流转状态，故流转状态显示为“审定流转”，如果将返还日期进行登记（如图2-5），则流转状态就会显示“审定返还”。

不仅如此，系统还做了大量的提示性的条件格式，当某一数据存在逻辑上的矛盾时，表格颜色会变成警戒色。如图2-6所示：

在评定时长一栏，会出现“未评定超过96天”的提醒，颜色也发生了相应的变化，而96天是通过交接日期和查询时期的差值计算而得，这里用的是today（）函数处理。

为了方便工程师进行查找，系统还设置了查找窗体及索引按钮（如图2-3左上角）。工程师只需要将月份和流转状态作相应选择，就可以得到查询的结果，比借助excel本身查找更加方便快捷。（如图2-7）

不仅如此，系统还更加巧妙的设计了自动链接的按钮，只需要对标段名称和变更编号进行选择，点击链接，就会自动调用数据库中相应变更的文件夹。

（3）、事后变更台账界面：（如图2-8）

事后变更台账的设计原理和事前变更台账相似，本文不再赘述，但值得一提的是，事后变更台账的使用频率和重要性比事前台账更加突出一些，关系到变更、备案、支付等各个重要环节。和事前变更台账一样，当一个变更程序执行完结后，要求工程师将变更涉及到的所有电子资料上传至系统指定的文件夹，形成变更数据库，方便后期调用。

（4）、支付台账界面

支付台账相比于变更台账要显得简单一些，如图2-9所示，需要填写的蓝色列只有登记月份、标段简称、送评金额、审定金额、核减金额、交接日期、评定日期和备注栏等。浅绿色列为逻辑计算列，不需要工程师登记。

另外，为防止工程师误操作，系统所有登录页面的浅绿色列区域设置了保护，避免因误操作破坏系统的公式完整性。

（5）、文字台账界面

文字台账登记是将每月重要信息采用窗体登记形式进行完成，然后自动载入数据库，输入、查询、修改、链接都采用窗体来完成。如图2-10：

2、成果输出单元模块

成果输出单元是根据前述输入单元载入的数据信息，形成跟踪信息数据库，按照选择的月份自动生成一报六表。分别是项目跟踪评审月度报告、概算执行比对分析表、项目合同价和支付汇总表、事前变更汇总表、事前变更明细表、事后变更汇总表、事后变更明细表。

一报六表的所有数据都是自动生成、自动排版，不需要工程师做任何操作。为了打印报告方便，系统还在初始操作界面设置了一键打印按钮（如图2-11），鼠标点击一下，就可以使1报告6附表全部打印出，避免多余操作。

3、数据库模块

数据库是系统设计的基础单元，数据库架构的设计要考虑两个基本因素，一个是符合工程师的逻辑存储习惯，方便工程师正确存储;另一个是模式化设计，方便系统准确快速调用，与输入输出界面完美结合。如图2-12所示：

为了保证系统能够自动准确链接，减少工程师的操作步骤，架构设计还对文件夹结构树做了严格的规定，如图2-25所示：如同一个储藏室，里面按照物品的类型分成若干个命好名字的柜子，然后又根据物品的特征在每个柜子里设置若干个抽屉，抽屉又按照时间或其他特性区分出若干个格子，按照编号顺序有规律的把它们组织起来，准确识别并利用这种有规律的组织路径就可以实现快速存储和自动调用。

4、帮助和更新模块

帮助模块主要是提供了视频的使用教程和注意事项，并用文字说明的形式介绍了系统的软件环境、使用方法及常用问题的解决办法。

系统在设计过程中虽然按照现行管理办法考虑到很多功能设计，但也不可能做到全面彻底，有的隐性问题是在设计之初无法显现的，防范就更加无从谈起，系统只有通过工程师在使用过程中不断体验，发现并反馈问题，设计者才能有针对性的解决问题。因此，系统的更新是一个“不断使用——发现问题——反馈问题——解决问题——定期更新”的循环过程。

跟踪管理系统的更新是通过定期汇集问题，形成解决思路，以VBA模块和窗体的形式形成补丁包，让工程师自行下载导入系统，实现功能更新。如图2-26所示，在开发工具——Visual basic界面下导入。

（四）、跟踪管理系统的运行原理

1、对跟踪管理系统进行整体架构，明确需求输出目标，以需求为导向，构架跟踪文件数据结构树，分类建立输入界面，构建输入界面、输出端、数据库之间的横向联系。

2、创建基础定义工作表，设置基础定义项。将年月、日、变更原因类型、变更状态类型、变更编号、标段简称等有规律并且多次用到的变量参数用静态的或是动态的名称定义，以便在各种操作界面对这些变量进行菜单式选择。

3、建立数据库，节点名称简明易懂，并配以结构图示引导，让工程师在规定的数据库结构里不断存储数据。

4、在输入界面设置若干列，让工程师只输入最基本的常量信息，按照数据之间的内在逻辑关系，编好公式让系统自动计算，并将计算结果自动传导至一报六表。

5、在输入界面设置输入和查询窗体，优化输入环境，改善操作体验，实现自动查询和调用数据库文件。

6、对各输出文档和附表进行打印方法设计，避免输出数据的多打、漏打，并设置一键打印按钮，减少工程师的额外操作。

7、随着跟踪项目的不断深入，跟踪数据和档案不断丰富，涵盖了合同审查、项目脉络、动态影像、设计变更、进度支付、跟踪月报、标段报告、项目报告等文件的完整电子档案也将逐步形成，电子档案形成和归类，也反向指导了书面资料的归档。

8、成果的共享，跟踪系统形成的阶段性成果和最终成果，将视建设单位和审计部门的需要及时向其共享，以提高项目管理的精细化水平。

三、跟踪管理系统运行和更新

跟踪管理系统运行2年来，各跟踪项目的数据计算的精准度、统计的便捷性、数据结构的完整性都有了长足的进步，在使用体验上也广泛征求工程师的意见和建议，广泛收集、分类总结、集中更新，先后更新系统6次以上，力求让工程师得到最佳体验，让跟踪评审数据更完整、准确。启用“窗体”模式进行数据的输入和查询，并实现在查询窗体准确链接数据库文件，很大程度上优化了工程师的使用体验感，界面设计上也增强了智能化水平，受到了工程师的一致认可。

结语：

跟踪管理系統基本实现了记账式输入、模块化输出、自动化储存、菜单式检索。是跟踪评审信息化的一个重要载体，是提高跟踪评审效率、节约非必要劳动时间、增强电子信息集约化程度、加强信息检索查询便利性的一次技术飞跃。自主开发跟踪管理系统，意义不在于为财政节约软件开发费用，而是在于更能以需求为导向，把自身真正需要的、想要的自己来表达并设计，相比委托软件公司编制的流程式程序，更加贴近实用，更加省时省力，功能的更新和调整更加快捷高效。

二○二一年十月二十七日