信息时代档案管理工作者应具备的素质和能力

马琳

（江苏省南通市通州区学生资助管理中心，江苏 南通 226300）

一、前言

在现代社会中，人们的生活质量不断改善，生产生活都呈现出快节奏的特点，这些都是基于信息技术的出现、应用和发展，它能够让档案管理工作焕发新的活力，主要是借助提升档案管理工作者素质的方式。在信息技术快速发展的大环境下，为了做好档案管理工作，管理人员需要从自身的专业素养、综合素质等方面入手，改变传统的管理观念，抓住信息技术带来的机遇，改善档案管理的现有问题，推动其朝着现代化的方向发展。

二、关于档案管理工作的概述

对档案进行收集、整理、保管以及利用等是档案管理的基本工作内容，具体还需要管理人员做到利用档案进行价值鉴定、搜索统计以及进一步的编辑和利用等环节，该项工作最大的特点就是较为繁琐，通常会涉及到大量的档案信息，因为管理人员需要对信息进行甄别、编撰、保管等。档案管理工作在初始发展阶段，无论是在方法上还是内容上都较为简单、快捷，但是随着人们观念的不断改进，档案管理工作的重要性逐渐为人所知，单位管理者纷纷注重该项工作，档案管理也从其他部门中分离，形成了一个较为独立、科学的专业管理部门[1]。

在将信息技术引入档案管理之后，档案管理逐渐呈现出科学性、信息化、电子化以及开放性，与其他工作部门相比，档案管理体现出了服务性、政治性和管理性的特点，在管理类别上主要包括人事档案、单位日常运营文件、重大项目等方面内容，无论是何种类型，都需要管理人员具备保密的素质。档案管理者开展工作时需要遵循几项基本原则，例如保证档案信息资料的完整，加强保管档案的安全性以及提高档案检索和利用的便利性。

档案管理工作作为单位日常经营管理工作的一个重要部分，对其进行优化具有极大现实意义。单位的档案往往囊括了此前的所有日常工作内容、重大战略决策等内容，同时也包括管理中出现的问题，对这些项目进行管理，有助于单位管理者对自身的状况形成清晰地认知，同时也能够帮助单位吸取经验教训，减少此后工作出现问题的可能性，并且还可以为之后做出重大决策提供切实的依据，总而言之，在单位朝着现代化的方向不断努力时，档案管理具有极高的价值。

三、新时代档案管理工作的问题

步入新时代之后，档案管理对各行各业的重要性不断突显，其中信息技术为档案管理优化提供了机遇，但是也使得该项工作面临着新的挑战。传统的档案管理只需要管理人员对纸质档案进行简单保管、收集、整理等工作，在新时期建设信息化档案管理的过程中，无论是在专业知识、操作能力，还是管理观念方面都对工作人员提出了更高要求，只有提高自身的适应能力，才能够推动档案管理工作的现代化，为企单位提供高水平的信息服务[2]。

四、信息时代档案管理者的基本素养

针对上述档案管理工作面临的问题，档案管理者需要具备思想政治、实践能力、专业化程度等多方面的素养，才能够更好地利用新技术，改善档案管理现状。

（一）思想政治素养是基本

思想政治素养是可以深入到思维层面的素质要求，对档案管理工作者的言行起到了重要的引领作用，只有具备正确、先进的思想政治理念，管理人员才能够对自身的工作形成正确认知，然后在思想政治的引领下开展日常的档案管理工作。作为众多素养和能力中最为基本的内容，其会随着时代的进步而发展，不同时期要求管理人员具备不同类型的思想政治内容，但是归根结底还是要形成正确的人生观、价值观，在信息时代，工作环境和外部世界发生了巨大变化，思想政治素养的重要性不断突显，在信息时代的要求下，管理者应当注重思想政治素养的培养[3]。除此之外，管理者还需要具备强大的分析和观察能力，加之思想政治素养，推动档案管理工作不断改进。

（二）实践应用素养是关键

档案管理部门的主要工作就是对各种信息进行收集、整理、分析和应用，这里的信息不仅包括对旧有信息的管理，还包括对新近变动信息的利用，由于个人、社会、国家都处于动态变化发展的过程，做好档案管理工作的一项重要环节就是加强对社会热点事件或者行业新近变动的关注，在此基础上对信息进行深度挖掘，提高对信息的利用率，充分发挥其价值。除此之外，档案管理工作是否可以高效开展主要还是依靠管理者的专业素养，具备丰富管理经验、高水平专业能力的管理人员可以促使档案管理更好展开。这个过程就是需要管理者将理论知识和素养付诸实践，所以实践能力的培养对于档案管理工作至关重要，在用先进的思想政治素养武装自己的同时，需要充分提高自身的实践能力，才能从实践中汲取经验和教训。

（三）与时俱进是重点

信息化已经成为人们生产生活的常态，体现在衣食住行的各个方面，在单位的档案管理中，应用信息技术是顺应时代潮流的体现，使之能够获得极大便利。由于档案管理工作内容逐渐变得复杂、环节更加多样，采用传统的档案管理模式，不仅会对效率产生影响，而且还会加大失误出现的可能。然而，信息技术可以在很大程度上改善这方面问题，借助线上平台，管理者可以对档案进行数字化归档处理，传递、分析和应用效率得到很大提升，也能够为管理者提供更加科学、全面的信息服务。近几年来，大数据、云计算和5G 技术不断涌现，极大地改变了各行各业的经营管理现状，档案管理者需要具备与时俱进的品质，积极拥抱新技术、新方法，并且努力学习信息技术方面的知识，以便将其更好地应用到工作中。

五、提升档案管理者素养的途径

思想政治素养、与时俱进和实践能力是档案管理者的基本素质，为了加强对这些素质的培养，管理者需要从多方着手，提高档案管理人员的综合能力。

（一）强化工作队伍能力适应信息化档案管理

档案管理者才是该项工作的主体，在实际的工作中，应当发挥其主体性地位，这就需要培养一支具备高素质、高水平的工作队伍，为此企事业单位需要注重档案管理专业人才的引进，这样能够在一定程度上确保其专业化程度，与此同时，为了留存人才需要借助完善高效的奖惩机制，提高管理人员的积极性。除此之外，档案管理者还需要注重自身专业素质和能力的提升，始终保持积极进取、不断学习的态度，对企事业于单位来说需要对档案管理工作者进行定期培训，从而帮助其在实践中发展[4]。管理人员综合素养的提升需要多方努力，更要从思想层面提高重视程度，将信息化档案管理的工作理念贯穿到工作的全过程。

（二）做好档案管理的创新工作

创新是发展的关键驱动力，档案管理工作也不例外，开展工作的过程中，管理人员需要将企事业单位的发展作为工作目标，一切为单位服务，针对单位内部存在的众多问题进行梳理、溯源，及时关注单位的新决策、新任务、新规定，意识到创新的重要性，打破传统观念的约束，在档案管理中进行创新。面对工作中出现的问题，管理人员需要具备优秀的危机应对能力，及时采取有效措施解决问题，减少对档案管理甚至企事业单位造成的不良影响。

（三）完善企事业单位档案管理的规章制度

部分企事业单位缺乏对信息化档案管理的重视，在管理体系上就呈现出不完善的现象，使得管理人员的日常工作缺乏依据和保障，也会在一定程度上影响信息化管理工作的推进，不利于档案管理的信息化建设。因此，企事业单位的管理人员需要对档案管理的规章制度进行完善，闭门造车是不可取的，应该积极吸取其他企业、事业单位的先进经验，结合自身实际做出改进和完善。

六、结束语

综上所述，信息技术对当前的档案管理工作提出了新的要求，促使档案管理人员进行转变，从而更好地适应新时期的变化，为企事业单位的转型升级奠定基础。