关于做好档案信息化建设工作的思考

孙振刚

（大同区纪委监委信访接待中心，黑龙江 大庆 163515）

档案是在社会发展过程中形成的重要信息资源，对于各行业的发展具有极为重要的意义。通过做好档案管理工作，可以为单位各项工作的开展提供查询和借鉴，而且在社会活动开展和社会整体体系优化中发挥重要的参考价值。但随着档案信息类型的增加，档案管理工作中面临着较多的问题。通过加快推进档案信息化建设，利用信息技术实现档案的数字化管理，可以有效地提高档案管理工作的效率和质量，更好地发挥出档案信息资源的重要价值和作用。

一、档案信息化建设的重要性

在当前信息化时代背景下，人们获取信息的方式发生了较大的变化，这也对档案信息管理、加工和利用等工作提出了更高的要求。为了实现档案信息的高效利用，必然需要推进档案信息化建设的进程。各单位在档案管理工作中，也需要积极与时代发展潮流相适应，积极改变档案资源形式、存储介质及归档保管方法等。通过推进档案信息化建设水平，可以提升档案管理工作的效率和质量，实现档案信息的高效利用。特别是随着大数据时代的来临，档案信息数量呈现出逐年增长的态势，而且在各行业实际工作开展过程中，信息形式、处理方法存储介质更具多元化，这也使传统的档案管理模式越来越无法满足实际需求。通过推进档案信息化建设，提高档案信息化管理水平，不仅能够实现档案信息的高效利用，而且与相关单位和部门构建完善的信息交流和沟通机制，实现档案信息的有效共享，进一步挖掘档案信息的利用价值。另外，还可以借助于互联网平台，构建档案信息管理平台和数据库，完善档案信息化管理的技术标准，进一步提升档案的利用水平，实现档案信息资源的有效共享。

二、档案信息化建设的特点分析

（一）时效性

由于档案工作具有较强的复杂性，工作相对繁琐，在做好档案信息管理的同时，还要保证档案信息满足时效性。即在实际工作中要及时对档案信息进行收集和更新，掌握档案时间观念，而且随着时间的推移，档案管理人员要随时对档案内容进行调整和完善。由于传统档案管理模式无法满足档案信息时效性要求，因此要做好档案化建设工作的有序推进，进一步增强档案的时效性。

（二）革新性

档案信息化模式的应用，有效地规避了传统档案管理模式的弊端，颠覆了传统档案管理模式，这也使档案信息化具有较强的革新性。即在档案信息化建设过程中，档案管理流程得以简化，而且借助于先进技术手段收集、整理、归档和利用档案信息，有利于档案管理工作效率的提升。同时档案信息化管理过程中，自动化对档案信息进行处理，并能够自行辨别档案信息内容的真假，科学进行分类，有效地实现了人工成本的节约，对档案信息可靠性提高也具极为重要的意义。

三、档案信息化建设现状

（一）缺乏对档案信息化建设的认识

对于档案信息化建设工作的开展，由于一些人对其重要性认识不足，因此在实际工作中责任感缺失，再加之自身档案信息化管理知识和技能缺乏，在实际工作中针对档案信息存在归档不及时的情况，导致档案信息存在遗漏问题。而且档案管理人员年龄普遍较大，对新理念和新技术接受较慢，工作中仍存在沿用传统管理模式的情况，对于网络技术的重要作用认识不到位，这对档案信息化建设工作的有序推进造成严重的阻碍。

（二）数据多样发展增加了档案整理难度

由于档案管理模式由传统实物保管向数字化和网络化方面转变，整个过程中纸质档案进行数字化转化，并以电子数据的形式进行传输，有效地提升了传输的高效性和安全性。传输方式的转变不仅节约了时间，同时也为档案归整带来了更多的便利性。通常情况下，档案信息传输会借助于数据库进行，但电子档案存在数据格式及运行环境等方面的差异性，数据库存储的档案信息存在多格式和多类型的特点，存在异构数据，这无形中增加了档案分类和整理工作的难度。

（三）高度分散增大了档案管理的无序性

在档案管理工作中，由于各地区、各单位在管理水平、记录方式和处理方法等方面存在差异性，同时不同地区和部门的档案也呈现出高度分散的现象，这对于档案信息化建设工作的推进带来了较大的阻碍。特别是一些规模较大的单位，档案信息分散于不同的部门，各部门之间档案信息还存在重复的情况，信息量过于庞杂和繁琐，从而易出现档案管理盲目性和无序性增加的情况，从而对档案信息化管理工作水平的提升带来较大的影响。

（四）档案信息化专业人员严重匮乏

档案信息化建设工作的开展，需要高素质的档案管理人员作为强有力的支撑。当前档案部门普遍存在现代化专业技术人才缺乏的问题，大部分档案管理人员信息素养不高，对于现代化设备无法熟练掌握，一些设备甚至处于闲置的状态。对于档案信息化建设工作而言，人才是关键，因此各单位需要重视引进优秀专业技术人员，提高薪酬待遇水平，确保能够吸引人才、留住人才，全面提高单位档案管理工作的整体水平。

四、做好档案信息化建设的优化策略

（一）提高认识，加强重视

通过推进档案信息化建设工作，可以有效地提高信息收集和编目工作的效率，深入挖掘档案的利用价值，全面提升档案管理工作的水平，为各项工作的有序开展提供重要的支持。因此在实际工作中，各单位需要在思想上提高对档案信息化建设工作的认识，并给予高度重视，加大投入力度，与自身工作的特点相结合，建立健全档案信息化建设的制度体系，建立档案信息管理系统，全面提高档案管理工作的整体水平，实现档案信息资源的高效开发和利用。

（二）加大投入力度

在当前档案信息化建设过程中，由于需要配备完善的软硬件设施，这也要求各单位需要加大投入力度，促进档案信息化建设的效率和质量。通过购置先进的档案信息化管理所需要的设备，更好地满足档案信息化管理的需求。同时还要结合单位自身的情况，开发设计与自身相适应的软件。单位还需要为档案信息化建设工作配备专业的技术人员，借助于先进技术手段构建档案数据库和档案网站，为档案管理工作提供有效的载体和平台，全面提高档案管理信息化的水平。各单位还需要积极构建档案信息服务平台，及时在平台上公布相关的档案信息，使档案能够更好地服务于单位各项工作的有序开展。

（三）加强对电子档案的管理

档案信息化管理更具便捷性，但网络自身具有较强的开放性，这也导致电子档案的安全性不高。在实际档案管理工作中，各单位需要加加强电子档案管理的力度，进一步提高档案管理工作的规范化水平，保证电子档案信息的安全。各单位需要设立专门的技术部门，承担电子档案信息及档案系统的维护工作，实现对电子档案的规范管理，避免出现重复和乱码等情况。同时还要针对电子档案的上传格式、更改保存等工作进行规范，进一步保证档案信息的有序性，规范档案文件传输目录，为档案信息查找提供更多的便利。另外，各单位还需要强化对档案信息系统的安全管理，通过设立防火墙，并利用杀毒软件等，进一步保证档案系统的安全性，避免出现档案信息泄露的问题，为档案事业的健康发展打下坚实的基础。

（四）构建档案数据库，实现数据信息共享

传统档案管理工作中，由于档案信息在不同载体上存储，档案信息分散，这也增加了管理和利用的难度。应用信息技术来进行档案管理，根据统一格式和标准来构建档案数据库，并将在不同载体上存储的信息转化为计算机可识别的电子数据，有利于提高档案信息的利用率，进一步促进档案信息数据共享目标的实现。另外，还要利用信息管理平台的监督反馈机制，针对反馈的信息，及时对档案工作进行改进和优化。

（五）做好档案信息的整合与利用

在实际档案信息化建设过程中，信息化只是档案管理工作的一种手段，充分的发挥档案价值才是档案管理工作的最终目的。因此在实际工作中，不仅仅局限于被动的查询服务，还需要激发档案信息的活力，更好地发挥出档案信息的实际价值。这就需要各行业需要打破档案管理各自为政的局面，实现对档案的专业化和集约化管理，积极对档案信息数据进行整合，加快推进档案信息共享的实现。并建立健全档案信息检索系统，实现对档案信息的精确检索，进一步提高档案信息查询的效率和质量，最大化地发挥出档案信息的价值。同时还要利用大数据技术多层次和多维度地对档案进行分析，深入挖掘档案数据，并对档案数据背后的逻辑关系进行揭示，各项工作决策提供重要的参考依据。特别是针对档案工作中存在的问题进行分析，做好研判工作，能够对可能出现的问题及时防范，为档案信息化建设工作的有序推进提供重要的保障。

（六）保证档案信息的安全

档案信息化建设工作的开展，需要以信息安全作为前提和基础。在实际工作中，档案管理人员需要强化自身的保密意识，针对档案涉密程度和开放利用范围进行明确，并在规定的权限范围内对档案信息进行检索和查阅。具体还要设置防火墙和身份认证等方式，防范病毒和黑客的入侵，确保档案信息的安全。另外，还要做好档案信息的备份工作，条件允许情况下可以借助于“云端”存储，进一步保证档案信息的安全。

（七）重视培养复合型档案管理人才

档案信息化建设工作的开展，这对档案管理人员提出了更高的要求。作为档案管理工作者，不仅要具备扎实的专业知识，同时还要对档案信息化工作流程熟悉，在实际工作中能够熟练运用信息技术和操作信息软件。这就需要各行业要重视对档案管理人员的培养，建立健全培训机制，开展多种形式的培训和继续教育，努力促进档案管理人员整体专业技能和综合素质的提升，使档案管理人员能够更好地适应时代发展的需求，紧跟档案信息化发展趋势，提升自身的信息素养，从而为档案信息化建设的推进提供重要的支持。

五、结束语

档案通过推进信息化建设的进程，不仅能够提高档案信息利用率，还能够实现信息资源的优化配置，全面提升档案服务工作的质量和水平。因此在当前档案信息化建设过程中，需要积极借鉴成功的经验，并重视先进技术的应用，加快实现档案的信息化管理，推进档案信息资源的有效共享。