如何加强基层信访档案收集工作

李泽龙

（大同区信访调处中心，黑龙江 大庆 163515）

在基层信访档案工作中，基层信访档案工作是不可或缺、不可替代、不可忽视的基础工作，是信访部门直接形成并集中保存的文字、图表、声像等具有查考利用价值的真实记录，因此，做好档案收集工作，为信访工作服务至关重要。

一、信访档案的特点

（一）内容庞大繁杂

我们的国家是人民当家做主，充分享有自由、民主，所以会有群众信访，信访档案来自群众，其内涵也比较广泛。其中的信访档案内容，包括各阶层、各领域群众的反馈信息，既有机关、事业单位、企业，又有干部、个人，因此，每年的信访材料，包括所涉及的人、事、物，内容都是庞大而繁杂的。

（二）载体多样化

信访对象不会受到任何限制，所以涉及各阶级，信访载体也就包含了各种样式的信纸等，在内容上也有各种各样的颜色、字迹等，其中使用的书写方式也包含了地方方言、汉语拼音等样式。

（三）材料的交叉

信访材料的处理是不同机关、不同领导共同处理、介入而产生的相关文字材料，且信息量较大。形成信访材料的过程，有信访部门直接处理的，也有相关上级单位转送、委托办理的各种形式。为保证信访事件的全面性、真实性，各有关单位的材料均应立卷归档。

（四）信访时间的随机性

在一般的档案管理工作中，有关单位按时间顺序对相关材料进行了一定程度的处理和归档，而信访材料是不可以按照一般的档案管理方法进行归档。在对信访材料的处理上，往往因事件复杂，处理周期长，上访群众对处理结果不满，而多年前的信访材料又因再次上访而无法结案。所以，为保证举报材料的真实性、全面性，应根据不同阶段提供的材料分别立卷。

（五）复杂的材料来源

由于信访对象没有约束的特点，涵盖了社会很多人群，因此，信访人群体十分广泛。一些访问者为了得到关注，在同一时间向多个政府单位、有影响力的人或领导写信诉说原委，这种情况也经常发生。

二、信访档案收集的范围和原则

（一）收集的范围

信访单位在工作中形成的文件、材料较多，应按历史价值分为永久、长期、短期归档保存。如无区分地收集全部存档，既不利于保存和利用，又会造成人力、物力的浪费。

（二）收集的原则

（1）收集归档的文件、材料，要有一定的查考利用价值，不然就不应该收集存档。（2）收集存档的文件、材料，必须已处理完毕或已结束。仍在办理中的，由承办单位暂时保存，完成后收集归档。（3）收集存档的文件、材料，必须已处理完毕或已结束。仍在办理中的，由承办单位暂时保存，完成后收集归档。

三、基层信访档案收集管理缺失

（一）缺乏重视

相关人员对基层信访工作重视不够，如：有的单位乱放信访的文件，没有固定的存放位置，有固定的存放位置，也会不注意存放环境，没有防盗措施，有的单位对信访文件进行收集、分类整理未及时，归档不规范，易造成信访材料的损坏或丢失，严重影响了档案工作的有序开展。

（二）缺乏人才和管理机制

近几年来，随着现代科技的不断发展，信访工作也朝着信息化的方向发展，这就要求档案工作者不仅要熟悉档案管理的相关模式，还要具备一定的计算机操作技能。实际上，情况是不同，基层信访档案管理部门缺乏专业技术管理人员，也缺乏相应的管理机制。连专门负责日常管理的工作人员都没有，信访部门的很多档案管理工作是兼职人员承担，这些都为基层信访档案工作的有效开展带来了障碍。

（三）缺乏标准的工作机制和规范化

随着社会的进步，档案管理工作也应当与时俱进，让基层信访档案工作可以适合现有的社会需求。在信访档案的收集环节，无论是整理、收集、编制、管理、应用，都应当重视落实标准化的工作机制。但是，目前许多一线单位对于收集工作不够重视，缺乏标准的工作机制，缺少落实的措施和细节。很多一线单位的工作指引只有方向性的，缺乏具体实操性，在收集环节没有明确何种档案该如何收集，何种岗位有什么权利和职责，使得档案收集管理工作无法有序管理。

（四）档案收集工作职能不明晰

许多基层组织的架构往往是金字塔式的直线架构管理，这就容易造成在一线部门各自为政、组织之间沟通缺乏的问题，造成了档案收集过程中工作开展困难。不同科室职能的壁垒效应明显，对于档案收集工作的开展就产生了一些障碍。人事部门、行政部门对一线部门下达的收集命令，落实到基层往往就大打折扣，表现在一线信访机构不知道怎么搜集、不重视如何收集好，档案收集之后也缺乏有效的监督检查过程。

四、加强基层信访档案收集工作的有效的策略

（一）建立责任制并加强业务培训

建立责任制度，首先，有必要明确责任主体。第一责任人为领导，第二责任人为部门负责人，各级信访部门至少配备一名专职档案管理人员负责档案管理。同时，为满足基层信访档案的基本需要和有效开展，信访单位的档案管理部门必须把档案业务培训纳入整体规划。一是对接待信访的管理人员进行了基本的专业档案业务培训，掌握了多种高效的档案管理技能，有效地解决了档案管理中存在的问题，提高了档案管理的质量和水平。第二，要重视信访工作人员计算机应用技能的培养，不断提高他们的网上自学能力，既要提高信访档案工作人员的理论水平和实际操作水平，又要把基层信访档案工作人员培养成为复合型、功能性人才。第三，重视考核指标挂钩和应用。责任落实最重要的环节就是将指标和负责人的绩效挂钩，部门负责人要对信访信息收集承担一定的责任，在年终绩效中加入档案收集考核的内容，突出对事业单位档案收集工作的重要性。在新常态的环境下，组织档案收集部门落实评价指标，组织人事、业务、党委等多方参与，实现业务评价的公平公正和客观。

（二）强化工作人员管理观念

在对信访档案进行具体管理的过程中，相关人员需要不断强化管理理念，确保工作组织到位。在开展信访档案工作前，要建立一个相对完善的组织机构，信访档案工作组由相关单位负责人担任组长，而中层领导小组则由相关部门负责人组成，以保证和监督各部门档案工作持续、稳定地开展。另外，还需有一名兼职管理员，负责信访工作档案的整理、保存、管理，并将档案相关工作置于工作议程之中。由于信访档案本身的重要性和保密性，要求相关人员充分履行岗位职责，做好保密要求。

（三）管理流程规范化

在具体的信访档案管理过程中，有关部门需要不断完善管理制度，在工作中做到要有制度可依有法可循，从而合理开展日常的档案管理工作，保证档案管理程序的规范化。根据自身特点，在有关部门颁布的相关法律法规的框架下，建立相应的管理制度，包括信访档案的归档、保管、借阅、统计、保密、责任制等制度。不断完善相关的制度与体系，才能有效地促进信访档案管理工作的规范化、制度化。

（四）管理形成有效闭环

除了制度落实、流程规范、人员管理、绩效激励之外，还需要形成有效的管理闭环。第一，运用新技术手段落实预约收集环节，充分运用互联网、AI、大数据工具，结合过去的业务实际情况，预料可能产生的问题，将收集环节的准备工作提前公布，让一线信访部门能提前做好准备，尽可能将信访材料的收集实现自动化收集、自动化归档，减少人工干预。第二，现场收集环节中，相关职能部门要全程参与档案的验收工作、鉴定工作，对于收集的信访材料，第一时间做好检查、验收、入档。例如，在政府的信访处专项答疑活动中，相关档案收集部门也必须知晓会议的召开时间、内容，便于了解进度、更好地对材料进行验收准备，保障档案材料收集的准确性、系统性和完整性。第三，设卡收集，指的是在信访流程中通过设计不同的卡位环节，对相关业务流程能够主动进行设卡收集。例如，信访部门的群众来访的登记工作完全可以在小程序、公众号上完成，相关信访材料登记确认后可以自动扫描和上传到数据库中，验核环节进行相应的逻辑审核和正常入库，只有完成这些工作，一个信访工作单才算真正完成，工作量才能够被有效记录。这样，通过行政、流程、指标的手段，可以对档案收集的质量和效率提供有效的保障。

五、结语

基层信访档案的管理是信访工作的一项重要而基础的工作，需要得到高度重视。加强基层信访档案收集工作，充分发挥自身的特点，密切联系人民群众，不断提高信访档案管理水平。