谈谈机关事业单位档案管理的难点对策及模式

李慧芳

（河北省涞源县金家井乡人民政府，河北 涞源 074300）

一、机关事业单位档案管理工作的意义

有助于机关事业单位发展档案管理是机关事业单位重要的组成部分，并不只是简单记录职工信息的资料，还是单位发展的业务基础。高效的档案管理方式是单位管理能力的重要表现之一，科学开展档案管理工作能够让领导层充分了解单位的运行状况，有助于领导层做出的决策更加正确。所以必须对档案管理工作给予足够的重视，使档案管理更加规范化。

加强档案管理工作，从管理理念和工作方式上进行创新，顺应新时代探索新的管理途径，高效反映本单位情况，既有助于社会经济稳健发展，也能够提升单位的综合实力，有助于机关事业单位发展。

二、机关事业单位档案管理工作的难点

（一）档案管理人员综合素质有待提高少数机关事业单位在档案管理方面，并没有配备专业人员，而是调用其他岗位的职工兼职档案管理，或是聘用临时工作人员来管理档案。由于专业人员的欠缺，管理工作者身兼数职，容易导致其面对繁杂的档案管理工作时出现纰漏；对于细节问题的疏忽或者错误，容易导致档案管理混乱不堪。虽然有些单位配备了专职档案管理人员，但大多工作态度消极应付，对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，也会让档案管理工作的效果不如人意。诸如此类问题还有对本职工作没有责任心和认同感；档案归类不够整齐合理；对信息资料的更新不够及时，导致档案资料难以最大限度发挥作用。此外，单位人员流动时，没有做好档案管理工作的交接，也会导致信息资料缺失。

（二）缺乏科学的档案管理和利用机制机关事业单位能有序开展档案管理工作，离不开完善的规章制度和规范的工作流程。目前少数机关事业单位的档案管理工作，仍是让各部门自行管理，使得档案资料分散在各个科室，没有统一管理会大大降低档案的使用性。同时，部分单位还沿用“信袋式”档案管理，纸质管理手段增加了工作难度；不科学、不专业的管理方式，使信息提取难度加大，使用起来比较麻烦，难以充分发挥档案的作用。

（三）档案管理工作信息化程度比较低随着现信息科学技术的迅猛发展,互联网信息技术的广泛运用，已经深度到我国人民群众日常生活和事业中的,所以，单位的档案管理工作也必须要顺应这一形势,不断改革创新,利用现代科学技术更好地对档案进行管理。电子档案相对于传统的纸质档案,存储范围大,保存方便，而且能高效收集、整理、分析信息资料，便于提取和利用信息资料。虽然有些单位已经采取了信息化档案管理，但在保密方面还有待进一步加强。

三、机关事业单位档案管理工作难点解决对策

（一）提高档案管理人员的综合素质档案管理工作具有专业性、复杂性和综合性的特点，这要求工作人员要有较高的素质，不只是较强的专业素质，还要有较高的道德素养，和对本职工作的认同感和责任心。档案管理人员的素质对档案管理工作有着重要影响，所以单位必须注重对人员的培养。首先，要选用专职人员负责档案管理工作，避免管理人员频繁变动，加强人员的稳定性。其次，要定期对档案管理人员进行培训，学习先进的档案管理知识，提高工作人员的综合素质。档案管理工作也要与时俱进，对档案管理工作人员进行考核，敦促工作人员对过往工作进行总结分析。进而提高其道德品质和工作能力，更好地做好本职工作。

（二）不断完善档案管理和利用机制机关事业单位需要认识到档案管理的重要性，根据实际情况完善档案管理和使用机制；明确各岗位工作人员的职责，严格按照档案管理制度和流程开展具体工作，杜绝违法违规行为的出现。同时，要对档案管理人员进行统一领导，分级管理。根据制度要求分类管理档案信息，确保档案管理工作更加科学。各单位应当成立专门的档案管理工作小组，对档案管理工作制定详细计划；并以此作为重要依据，保证档案管理工作的有序开展。

（三）提高档案管理信息化建设程度为提高档案管理工作的效率，单位不仅要在思想上的重视，还应做好物质投入工作。充分运用现代化设施管理档案，提高档案信息化程度。随着科学技术的快速发展，互联网信息技术也不断普及，加强档案信息化建设，能够有效提高工作的效率。有助于档案资料的分类，为机关事业单位发展提供更全面、更专业的信息资料。信息化档案能够更全面搜集资料信息；管理档案工作人员应当加强对图像与影音等资料的记录。同时，还可以建立档案信息资料共享平台，便于信息资料的登记与查询，提高信息资料的使用率。提高档案管理工作信息化程度，工作人员也应当学习相关知识，激发自身积极性，掌握相关安全知识，做好部分档案的保密工作，使档案管理工作更加科学安全。

（四）提升管理工作的创新服务意识档案管理工作要跟随时代脚步，在新形势下提升创新服务管理意识。对此，机关事业单位档案管理工作，可以利用互联网平台便捷的优点，开通自主查询和分类查询信息的功能，及时补充更新档案资料，使档案资料更为准确有效，为单位发展和领导决策提供重要依据。档案管理工作者只有转变保守思想，将单位实际发展情况与档案管理机制相融合，进行创新管理，才能有效提高档案管理工作的质量和效率，使档案管理工作取得进步。各单位要对档案管理工作给予重视，制定符合单位发展的档案管理机制，找准工作重难点，并积极解决档案管理工作存在的问题，提高档案管理者的素质，引入信息化技术，培养员工的创新服务意识，使档案管理工作更加科学化和规范化，为单位发展提供保障。

四、机关单位档案管理的新模式

（一）联合档案室

纸质版档案主要是印刷在纸张上，只是把档案占据上的空间，在查阅过程中难度大，很难实现转移，同时很容易受到水、火、虫等影响，容易出现档案丢失的问题，但相对来看纸质档案保存时间长，会受到空间距离产生的不利影响，进行大量档案移交时通常会花费大量的人力、物力以确保档案无损转移，相比纸质版档案来说电子档案成本较低，所占的空间更小，也更利于环保。电子版档案与纸质版档案的差异性有许多不同，一是电子版档案与纸质版档案存储信息的介质不同，电子档案可储存在计算机相应路径中，包括硬盘光盘，U 盘等，通常计算机储存量大，可容纳大量文件信息，据统计一个光盘可容纳约7 万页纸质版内容。但由于电子版信息依赖于网络建设，部分内容会由于长时间储存而出现的流失二是相比纸质版来说，电子档案移交方式存在差异，在管理档案时很难避免不同部门出现档案转移翻阅的问题，而相比纸质版档来说，电子档案在移交和递送过程中流程较为简单，比如对一些保密档案来说可通过光盘介质复制，移交，不需要保密档案可直接通过互联网传输且档案传输速度较快，不需要花费大量人力、物力去移交。三是查阅档电子档案的检索方式与纸质版权的差异，纸质版档案整理归档后在查阅过程中只能依靠人为开展翻阅，这个过程会花费大量的人力、物力，尤其对于一些保存年代较久的档案查阅难度较大，而电子档案通常储存于相应的计算机路径中，只需要检索关键词便可以准确查阅，可以节约人力、时间。

（二）机关档案管理新模式——数字化管理措施

1.妥善保存储存器。由于对于计算机档案储存原件来说很容易受到外界环境，包括温度、湿度影响，因此在保存时需要选择合适环境，防止受到磁场、尘土、强光照射或剧烈震动，同时还需要注意介质保存期，定期需要对储存价值进行检查，对于达到使用期限的介质需要及时更换，由于电子导航很容易丢失，因此需要定期进行重要档案备份，可以在不同储存器或者计算机完成信息备份。2.提高机关档案管理员工作的能力和创新性。由纸质版到电子档案的变化也从一定程度上标志着档案管理发展，对于从事相关工作的管理人员提出了更高的管理创新要求，培养管理人员的创新意识，倡导管理工作内容和工作方式的创新性，为提高档案专业人员信息化工作的能力，进一步在岗位职责中规范电子文件归档与电子档案管理的相关工作，档案管理部门需要定期对从事档案管理的工作人员进行制度技术培训，而工作人员还需要积极配合参与档案管理部门举办的相关业务培训学习，提高自身的管理能力，适应新时代的管理者，更好地服务本单位。当然在基于创新意识下，需要按照档案管理程序有序开展档案的管理归档、保存，进而能够避免由于人为因素导致出现档案遗漏问题，确保档案的完整性，安全性。3.建立机关电子档案的目录数据库。因为机关内各种人事档案不仅数目多类型也多，完善的数字化目录数据库可以把众多档案信息存储到云盘端，这有利于经过网络传输给客户，既方便了客户根据自己的需要进行目录检索查询，也方便档案管理员的统计整理，完善数字化目录数字库对建立机关档案非常重要。机关电子档案形成数字化的前提是完善机关电子档案的目录，因为建立电子档案目录可以方便从繁多的档案当中查询目标档案信息，详细具体的电子目录可以使数字化的检索功能更为条理化和规范化。