论房产档案管理的信息化建设

孙瑶

（哈尔滨市三开房地产开发有限公司，黑龙江 哈尔滨 150001）

随着科学技术的推进与发展，房产档案管理工作的开展也需要坚持与时俱进原则，不断推进信息化建设，让房产档案管理工作的开展更加高效，让房产档案管理更加高效，为群众需要提供服务，让房产档案管理实现可持续发展。基于此，本文就房产档案管理的信息化建设进行分析，希望可以为房产档案的高效管理提供借鉴。

一、房产档案管理信息化建设的重要作用及意义

在当前房产档案管理方面，信息化建设已经成为重要任务及要求，具有十分重要的作用及意义。

首先，在房产档案管理工作中，通过加强信息化及建设可使管理部门服务职能得以更好发挥。对于房产档案管理而言，其最主要目的就是对档案信息进行利用，在利用先进信息技术对房产档案实行管理的基础上，在房产档案检索方面也就能够使其速度得以较大程度提升，有利于人们对房产档案信息实行查阅及利用，从而也就能够使房产档案管理部门职能得以更充分发挥。

其次，对于计算机档案管理系统而言，由于其容量比较大，也就能够对相关档案资料更好进行保存，可使档案资料使用寿命得以延长，更好发挥出档案信息的利用价值。

再次，在房产档案信息化管理得以实现的基础上，可使档案管理成本得以有效降低。在以往房产档案管理工作过程中，往往都需要投入较多人力、物力及财力，然而在信息化管理得以实现的基础上，主要就是利用计算机系统进行信息存储，从而可使管理成本得以较大程度降低，实现资源节约。

二、房产档案管理信息化建设有效途径

通过对房产档案信息化管理的重要性分析，提高了工作认识，作为相关工作人员，应该深入探索更加完善的管理模式，从而才能提高房产档案管理质量，以进一步保证房产工作顺利开展，基于此，下面进行深入探索。

（一）实现物理件和电子件的协同发展

为保证房地产信息的详细具体和精准，这就要将房地产档案信息与房产交易两大系统有效结合，一个方面是将房产交易时产生的产权信息直接形成文本归入到档案信息管理系统，从而进行保存；另一个方面是用数码相机、扫描仪等现代技术设备，对相关资料做一些处理，形成图像信息形式归纳到房产档案信息系统里来管理；初始档案的数据进入电脑，再用电脑里的分类、检索、调阅、组合、复制等相关功能，建立一个完善精准的房产档案管理数据库。房产档案管理还要利用电脑技术较强的检索功能，把房屋位置、产权人名字、房屋的面积、交易的具体时间、产权情况等房屋产权中的各个要点作为查询的依据，进而使手工查询的工作量得到进一步减轻，提升有效查询的工作效率，为人们提供高质量的信息查询服务。

（二）建立健全全国统一的房地产档案网络

数字化的档案管理不仅给广大人民带来了方便，还缓解了档案保护与档案利用之间的矛盾，真正提升了档案安全性和实际的完整性。房产档案数字化的管理系统应该对档案开放的范围设立一些相关访问的权限，面向公众可开放的房产档案，可在公共网上查询，而对那些只能内部开放的房产档案，需要使用时，一定要由负责房地产档案管理的工作人员，通过内部局域网来查询。房产交易要结合房地产管理部门的相关特征，制定相对比较完善的房产档案管理制度，修订档案管理岗位的责任分工，合理做到责权分明，严格把控，综合提升房地产档案管理的质量，加强一体化档案系统的有效建立，实现资源的全面共享，使房产档案管理更加系统化、标准化、规范花，全面实现数字化方向的管理，建立一个健全的、全国统一的房地产档案管理网络，并争取走向与世界共发展的轨道。

（三）开发利用房地产档案的信息资源

开发利用房地产档案的信息资源，总结一下主要有四种形式。

第一种形式是开放的宣传形式。这也是最具客观价值的开放利用形式。全面利用报纸、电视等新闻媒体加强整个社会的档案管理意识，并通过房地产产权实务展览、利用图片馆藏内容等档案实例来宣传，让房地产档案能够被社会所熟悉，扩大房地产档案工作人员的整体知名度，并尽力去办好房地产的专业期刊。

第二种形式是咨询服务的形式。这是最为常见的开发利用形式。设房地产档案室，方便房地产资料的借阅，合理使用检查工具，多多去探索，各个渠道的用户需要的档案。

第三种是展开编研的形式。对房地产档案资源做深入的开发和利用。房地产档案的编研是把馆内收藏的档案信息按规定的形式进行专业加工和整合，让房地产档案更系统、更专业。

第四种形式是完善建立房地产档案信息平台，用网络化的方法相互利用，整体实现房产档案资源的共享，这更是房地产档案信息化管理发展的一个大趋势。通过有效的开发与利用，能够提高档案管理价值，也利用提高房产管理质量。

（四）完善档案的双套保存机制

房地产档案双套制是已签署完毕，有实质性法律成效的纸质档案，外加光盘或磁盘形式的电子档案。对于房地产档案的管理应该是双保险，在电脑中存储房地产档案，纸质档案的备份要保存，只有这样才能切实保障房地产档案的整体安全。双套制档案保存机制有切实存在的必要，在承载形式上可以做些改变。房地产档案管理部门一般都要求用光盘归档，在存储的时候要有两份，即正本、副本同时归档制度，其主要的目的是保证档案归档后，外借时不会被其他不守规定的人所修改，图纸文件进行有效鉴定，与图物保持一致之后，完整的纸质档案和电子档案就一同可进入归档。房地产档案有效利用时，有关档案修改、阅读、检查，都应该尽量去使用触屏、计算机查询等现代科技手段，对外借提供的可使用的电子文件均为只读文件形式。这样就能在一定范围内避免纸质档案与外界有过多接触，保障档案安全可靠的同时，全面提升纸质档案的保管寿命。

（五）集中资金和人力投入夯实信息化管理基础

信息化建设需要进行有效的投入，才能进一步提升档案管理信息化水平，投入主要集中在资金和人力两个方面，这是档案信息管理的基础。

一是针对档案信息化建设基础设施做好投入。为了保证城建档案的真实性、完整性，全面提高采集效果与质量，需要高度重视档案工作，将档案信息化资金列入各级财政预算，这样，就可能根据管理层次的不同，逐年进行更新，采用自主解决、外包服务、合作开放等形式，使档案设施设备、软件系统不断提升。

二是档案信息化建设必需的软硬件基础设施应配备齐全。要以档案管理为基础，做好相关建设，加强系统建设，对微缩设备、数码相机、移动硬盘、UPS 电源、服务器、复印机、扫描仪、打印机、刻录机等档案相关的设备进行开发利用，构建高效安全的档案管理体系，不断做好软件开发和升级，确保其更加高效、顺畅和便捷。

三、结束语

总之，档案信息化建设使房产档案管理方式发生质的飞跃，房产档案信息化建设是档案管理工作的创新，能够有效提高房产档案管理水平。面对新的社会发展形势，不动产登记中心的房产档案管理必须要利用好信息化技术，通过信息化建设来提高工作效率。要在工作中加强工作人员的综合素质培养，转变档案管理的传统思想，加快档案的收集和信息化管理平台的建设，进一步推动我国房产档案管理的可持续发展。