职业院校档案管理的规范创新与信息化建设

付尚忠

（济宁市职业技术学院，山东 济宁 272100）

引言：档案管理是职业院校管理工作体系中的重要组成部分，该工作在开展过程中，存在不少问题，导致整个档案管理工作质量受到不良影响。在当前的信息化时代中，职业院校若想开展有效的档案管理工作，就需要将信息技术引入到该工作之中，实现对档案管理科学创新，借此提高档案管理的高效性。在进行信息化建设过程中，职业院校还要予以高度重视，并加强管理，促使信息化建设工作能够被落到实处，促使档案管理工作能够顺利开展。

一、职业院校档案管理中存在的问题

（一）档案管理方式缺乏创新性

不少职业院校开展的档案管理工作难以取得良好的效果，主要是因为其在开展该工作的过程中，不仅没有与自身的实际发展需求相结合，还没有做到与时俱进，依然在使用传统的管理方式，难以提升档案管理工作的质量与效率。另外，一些职业院校认识到档案管理规范创新的重要性，并且着重开展了创新工作，引进了信息技术，以此进行档案管理的信息化建设。

但是，就实际情况来看，这些职业院校没有获得预期的效果，究其原因，相关职业院校在进行信息化建设时，都是照搬他人的模式，对于自身的档案管理工作情况缺乏全面的认识，使得传统档案管理方式与信息技术无法实现有效的融合，进而导致信息化建设进程难以在档案管理发展过程中得到有效地推动。此外，一些职业院校所采用的管理模式较为落后，同时也具有较高的单一性，通常都是单一的信息化模式或者是人工操作模式，致使整个档案管理体系缺乏全面性，进而影响到职业院校档案管理工作的有效性[1]。

（二）档案管理制度有待完善

档案管理工作与完善的制度之间是相辅相成的关系，制度是相关工作规范有序开展的重要依据与指导方向，因此，相关职业学院若想开展有效的档案管理工作，不仅要对原有的档案管理模式进行改进创新，还应该对原有的档案管理制度进行合理完善，使其更适应新的档案管理模式。不过，就实际情况来看，部分职业院校并没有认识到档案管理制度本身所具有的重要作用，在完善相关制度时，也没有对实际工作情况以及需求予以充分考虑，以至于管理制度中存在着一些漏洞以及缺陷，且对于档案管理的职权划分不够明确，内容也不够细化，这就影响到档案管理工作的有效性。

（三）档案管理的信息化意识较低

部分职业院校对于档案管理工作内容及重要作用缺乏足够的了解，也因此，对于档案管理工作的重视度较低，以至于档案管理工作的开展难以取得良好的效果。且职业院校在对各项档案资料进行管理时，仍然在应用以往的管理制度条例、管理方式等，使得档案资料的完整性与安全性得不到有效的保障，也影响到整个档案管理工作的实效性。一些职业院校对于档案管理的信息化建设也缺乏较高的重视，认为进行档案信息化建设，没有什么意义，只要将纸质档案资料收集整理好即可，不需要再消耗经费、时间以及精力等，这就使得相关职业院校在信息化建设方面，不会投入太多的资金，这也是影响档案信息化建设重要因素，同时还会影响档案管理工作的发展，使其处于停滞不前的状态之中。

（四）缺乏专业的档案管理人才

档案管理人员是落实相关工作任务的主体，其自身的工作能力及专业素养能够为该工作的有效开展提供保障。而在不少职业院校中还存在着人才缺失这一问题，使得档案管理工作质量得不到有效的保障。部分职业院校中一些负责档案管理工作的人员，其自身存在专业性较低的问题；还有些工作人员身兼数职，无法全身心的投入到档案管理工作之中；其中一些还是即将退休的工作人员，其年龄较大，对于信息技术无法熟练操作，这些都是影响档案管理工作有效开展的重要因素。由于部分职业院校对档案管理工作的重视度不足，也因此，更是缺乏对档案管理人才的关注，以至于档案管理部门存在很多专业性较低的管理人员，在开展档案管理工作时，会因为知识能力不足而出现不规范的工作行为，导致档案管理工作质量受到影响，甚至会因此出现档案资料排列无序的情况，对档案资料的查阅使用产生负面影响。另外，很多档案管理人员的创新意识不足，对于档案管理的现状改进意识也比较低，认为工作创新、改进都是职业院校领导层所负责的，与自己无关，这就使得档案管理的发展受到较大的阻碍。

二、职业院校档案管理规范创新与信息化建设的有效措施

（一）科学引进智能软件

科学技术水平的不断提升，为各行各业的发展提供了较大的源动力，相关科学技术在档案管理中的有效应用，也有利于提升该工作的有效性。相关职业院校若想在当下的信息化时代中，对档案管理予以科学创新，则可以在工作中引入相应的信息技术，并购进相应的智能软件，利用相关软件，建立完善的档案管理数据库，在保存纸质档案的同时，也能够建立电子化的档案资料，并将其输入到数据库之中，而智能软件则能够实现对档案资料的快速查阅与整理，避免出现重复的档案，以此提高档案管理的高效性。另外，职业院校可以利用信息技术，建立信息交流平台，将其与各管理部门联系起来，便于信息共享，同时也能够提高收集档案资料的效率，保障档案信息的准确性，提升档案管理水平[2]。

（二）合理完善档案管理制度

档案管理规范性的提升，需要与之相匹配的管理制度，因此，相关职业院校要制定出更加完善的制度，以此对工作予以有效指导，进而实现对档案管理工作的有效规范。基于此，职业院校要结合信息化的档案管理模式，制定出相应的规章制度，对于数据化的档案录入工作予以规范，要求管理人员要按照统一的格式进行档案录入，避免造成信息的混乱，同时还要规定档案录入的时间、系统模块等，制定出合适的档案收集、查询等标准体系，对于档案的汇总、归档以及分类也要设置出相应的规范条例，管理人员需要严格按照相应的规章条例开展相关工作，以此促使档案管理工作规范有序地开展。

另外，职业院校还要制定出科学的责任机制、考核机制以及奖惩机制，同时还要设立相应的监管机构，实时监督档案管理工作的落实情况。职业院校还要明确档案管理工作的具体内容，并对其进行细化，将其落实到个人，若是监管人员发现个别工作没有做好，则要追究负责人的责任，并且要对其施以相应的惩罚措施。此外，职业院校要根据实际情况，设计合理的考核指标，可以将档案管理人员的工作行为、表现以及工作效果等纳入到考核体系之中，对于专业的档案管理知识与技能也要进行严格的考核，如果相关档案管理人员考核不合格，则要对其进行适当的惩罚，还需要重新进行学习，并再次考核。对于考核达标的档案管理人员，则可以予以奖励，借此提高档案管理人员的工作积极性。

（三）纸质模式与信息模式相结合

在开展档案管理工作时，职业院校也要避免使用单一的模式，纸质管理模式并不是一无是处，而单一的信息化管理模式也不能够完全保障档案资料信息的安全性，因此，要将二者有机结合起来，这样则能够在较大程度上提升档案管理的工作质量。基于此，职业院校在进行信息化模式的构建时，还要做好纸质档案的管理，按照电子化档案的排序及分类形式，对纸质档案进行合理排序以及分类，使其能够与电子化档案资料一一对应，一旦电子档案出现受损情况，就可以按照规律找出纸质档案对电子化档案予以重新建立，这样也能够为档案的安全性提供一份保障[3]。

（四）做好电子文件的收集工作

对于电子文件收集工作而言，其自身是整个电子档案管理工作体系中的基础环节，而且电子文件本身具备一定的特性，这就使得其收集工作与以往的纸质档案收集工作有着较大的不同。比如，与正式文件相比较而言，草稿文件并无其任何功效，所以，一般不会对其存留。不过，如果在查阅资料信息时，需要正式文件修改过程中的相关信息，这就要对草稿文件予以留存。基于此，相关档案管理人员在收集整理档案文件时，则要对与该档案文件相关联的、且具有一定辅助作用的纸质文件予以收集，并建立明显的标识关系。而且在收集与整理工作中，还要将其制作出拷贝件，这样则能够在电子文件丢失损坏的情况下及时找回。

（五）规范电子文件的归档管理工作

对于电子文件归档这一工作来说，其就是指对需要收集的电子文件属性予以明确，并从信息系统中将相关档案文件拷贝一份，将其脱机存储，这样则能够对相关电子档案资料进行长久保存。若职业院校在开展档案管理工作时，应用计算机信息系统，相关工作人员在进行电子文件归档时，要严格遵循相应的规章制度，对标有归档记号的电子档案资料予以转存。但是，管理人员如果对存在于某种储存载体的文件进行归档，则要采用两种备份形式，纸质与数字化，并且要对这两种备份予以分别归档。当前，职业院校在开展档案管理工作时，为了方便对档案文件的保管与利用，档案管理人员一般都会设置两种备份文件，且二者在版本与内容上相同，主要是为了进行分别管理，一套放在校内档案部门，另一套则由相关档案部门予以保管。另外，档案管理人员要确保电子文件的可阅读性，这就需要采用通用且统一的文件格式，如，文档要使用txt、doc 等格式进行保存；图像则要使用jpg 这一格式等。

（六）开展线上档案应用服务，实现资源共享

职业院校在对档案管理工作进行创新时，还能够借助信息技术，开展档案在线服务工作，为人们查阅档案资料提供便利。通过信息技术建立信息共享平台，将具有参考价值的档案资料上传到该共享平台上，为全校师生提供信息服务。另外，相关部门也可以进行横向联合活动，打破不同学校之间的独立性，构建一个整体的社会信息系统，对不同职业院校的档案资料实行一体化的管理，这样也有利于资源共享。此外，在建立联合目录时，还应该采用统一的著录格式对相关档案资料进行编排。

（七）科学优化档案内容

职业院校档案资料的具体内容，与档案自身的利用率及其核心价值的发挥有着紧密的联系。相关档案管理部门在录入学生的档案信息时，应该将学生本身的个人经历、获奖、师生评价、性格特点等多方面信息加入其中，这样不仅能够实现对学生档案资料信息的完善，还能够为以后教学管理工作的开展提供参考依据。另外，在对档案资料进行审核时，还应该建立完善的标准化体系，要求档案管理工作者保持着认真、严谨的态度，开展信息录入工作，以此保障档案资料信息的完整性，进一步提升档案管理工作的效率与质量。

（八）加强对档案管理人员的培养

职业院校若想开展有效的档案管理工作，并推动信息化建设的进程，使得该工作能够规范有序的开展，则应该提高对档案管理者自身专业性的重视程度，注重培养他们的专业工作能力及素养，使其能够在档案管理工作中发挥出积极作用。基于此，相关职业院校应该公开招聘，引进专业的档案管理人员，为档案管理工作注入一股新鲜的活力。在招聘过程中，要进行专业知识及能力的考核，以此选聘专业水平较高的档案管理者。

另外，还要开展专业的培训活动，将相关专业知识、专业技能，以及当下较为成熟且先进的管理理念、技术等多个方面，都加入到培训内容之中，借此加强对档案管理者的培训力度，促使相关档案管理人员能够在参与培训的过程中，认识到档案管理工作的重要性，提升其对该工作的重视程度，培养他们的创新意识与工作责任意识，丰富他们的专业知识，使其能够掌握更多更先进的档案管理技术手段，并且能够熟练掌握并操作相关信息技术，这样不仅能够推动档案管理的信息化建设，还能够规范其自身的档案管理操作行为，降低档案管理中失误问题产生的机率。

总结

综上所述，相关职业院校针对档案管理进行有效的信息化建设，不仅能够实现对传统档案管理模式的创新，还能够提高档案管理工作的效率以及质量，而对档案管理予以规范，则能够提升其有序性，也有利于减少工作中的各种问题，使得档案管理工作能够顺利有效的发展。因此，相关职业院校应该意识到档案管理规范创新、信息化建设的重要作用，并且要结合具体情况，开展相应的规范创新工作。