新形势下如何做好档案管理工作

崔平

（河北 石家庄 050000）

档案管理对于我国政府、企业单位、事业单位及学校等都有着重要作用。信息技术的不断完善使我国各单位对档案管理的要求愈来愈高，因此，各单位要结合目前实际情况，提高档案管理工作效率，推进档案管理工作规范化进程，从而尽快实现档案管理工作与新形势时代要求相符合，将档案管理工作效能发挥到极致。

一、新形势下档案管理工作的现存问题

随着社会经济的快速发展和各种管理模式的不断创新，传统档案管理工作模式面临着巨大的挑战与危机。档案管理工作对社会各企业、事业单位的运作与发展有着重要的作用，档案管理的规范化影响着各单位内部人才的调动和日常工作的管理，也在一定程度上影响着其经济效益的实现。现代档案管理工作逐渐由纸质管理转变为电子信息管理，通过网络工具和信息技术对档案进行信息化与多媒体化。即便如此，目前的现代档案管理工作仍然存在如档案管理发展落后、档案管理模式落后、缺乏相关人才等问题。

（一）档案管理发展滞后

由于传统企业管理模式对档案管理工作的忽视，很多单位仍没有意识到档案管理工作对企业运行的重要作用。因此，在社会经济不断发展的情况下，档案管理工作没有得到有效的发展，使目前的档案管理已经不能够满足社会发展情况下各单位的基本需求，使各企业的整体发展受到影响。

（二）档案管理模式落后

目前我国的档案管理工作在管理方式上仍沿袭着传统档案管理的工作方式，随着各企业的不断发展壮大，单位内部档案增多，人工处理的方式不仅不能够及时有效对档案进行分类和保管，还增添了企业运转的负担，给企业正常发展形成了阻碍。虽然我国目前建立了一些与档案管理工作相关的制度与政策，但各单位并没有将其融入到日常的管理工作中，使档案管理工作效率无法得到保障。

（三）档案管理工作缺乏相关人才

各单位对档案管理工作一直保持着忽视态度，使档案管理部门缺乏相关人才。在信息技术与社会科技不断发展的今天，很多档案管理人员不具备专业的档案管理技能，也没有接受过相关的专业知识培训，因而无法适应新的档案管理工作要求，降低了档案管理工作效率。

二、新形势下档案管理工作规范化的具体对策

（一）建立健全完善的档案管理工作制度

要想满足新形势下各单位对档案管理工作的需求，规范化档案管理工作，首先就要建立健全完善的档案管理工作制度，这不仅是档案管理工作法制化的要求，更是档案管理规范化、科学化及合理化的基本保障。目前，我国政府已经对档案管理工作颁发了相关法律法规，各单位要将这些法律法规与公司内部档案管理工作制度相结合，保证档案管理工作的有效发展，同时为档案的收集、整理、保管与造成提供强有力的法律支持。除此之外，各单位要对档案工作人员进行相关法律法规的宣传与培训，使档案管理工作人员明确相关法律法规，保证工作行为的合法性，从而最大程度的发挥档案管理工作制度的效能。

（二）制定与时代发展要求相符合的档案管理方案

当今社会信息技术高速发展，计算机技术普及到家家户户，网络在人们的日常生活中被广泛应用，这些使档案管理工作的发展面临着巨大的挑战。因此，要想保证档案管理工作在信息时代中得到稳定有效的发展，就要制定出与时代要求相符合的、全新的档案管理方案。各单位可以结合以往的档案管理工作经验，对其进行总结、梳理、分析，对传统档案管理工作与现代化的档案管理工作的相同点和不同点进行剖析，去糟取精，整理并计划出与单位内部情况相符合的具体工作流程，以现代化的管理手段、新形势的管理理念和“新”与“老”相结合的管理章程推进档案管理规范化的进程。这种方法不仅能够在形式上以信息技术取代人工操作，更能在不脱离实际的基础上提高档案的利用率，在最大程度上实现档案管理对企业的价值。

此外，网络信息技术虽然能够极大地提升档案管理工作效率，促进企业发展，但是，网络同样具有一定程度的不安全因素。因此，档案管理工作人员在基本工作之外还要重点关注其应用软件和网络工具的安全性、稳定性和保密性，确保档案的完整与真实。

（三）加强专业培训力度，提升档案管理人员综合素养

推进档案管理的规范化进程，不仅要完善管理制度、制定相关方案，更要提高档案管理工作人员的专业素养，保证相关工作人员的稳定性，对其进行专业技能培训，给工作人员增加档案管理经验。要提高档案管理工作人员的综合素养，一方面加强对其进行档案安全意识的培训，使档案工作人员提升对档案完整性、真实性与保密性的重视；另一方面要加强档案管理工作人员的信息技术技能，对其进行系统专业的培训与考核，推进档案管理电子信息化。

另外，各单位还可以制定一些奖惩制度，帮助档案管理工作人员树立职业责任意识，激发工作人员的工作热情，鼓励其努力提升自身相关技能。

三、针对以上问题提出解决的对策

（一）提高档案管理人员的业务素质

做好档案管理工作，要建设起专业的档案管理工作团队，要选择专业对口、业务水平足够高的工作人员来从事，从业前要对其进行专业的培训与考核，要在基础上就做到专业、高效;对于既有的档案管理工作人员，要定期对其进行培训，要求其学习先进的管理知识、科学管理的方法与原则，提高工作效率与管理质量，要与时俱进;此外，还应建立完善的考核机制，做到“有功必赏、有过必罚”，要让从业人员充分提高积极性，避免一种思想的怠慢与轻视。

（二）健全档案管理制度

建立档案工作制度必须遵循以下要求：第一，规章制度要体现合理性、科学性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，以适应单位档案管理的需要。第二，简明实用。制度必须具有可操作性，其建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标，以便更好地发挥制度的指导和规范作用。第三，坚持制度约束的双向性。既约束领导又约束职工。领导的行为和形象直接影响着制度的顺利执行，而职工是单位的主要构成群体，是制度的主要约束对象和执行者。第四，坚持制度执行的严肃性。档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。

（三）改进和完善档案功能

使其记录内容全面、客观、动态。对档案的功能应进行重新定位：一是对档案的原有重要部分应该予以保留;二是档案的内涵要进一步丰富和扩大，以便使所具有的功能更加适合单位对信息的需求，从而更好地为单位服务。

（四）采用信息化管理手段

信息化是当今社会发展的一大趋势，它对档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高档案工作的效率和水平，以尽快实现档案信息化管理。目前，国外档案管理很多已使用计算机，就是在国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多。实现人事档案计算机辅助管理势在必行。

（五）做好档案管理工作，强化服务意识，提高服务水平是很有必要的

档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念。以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。要明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，提高服务质量。服务的好坏是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度，发揮好档案信息资源的作用，使其充分地为社会主义现代化建设服务，是我们档案工作者义不容辞的责任。

结语

总之，档案管理工作规范化不仅能够提升相关部门工作水平，提高企业档案利用效率，还能推动企业整体发展。因此，各单位要抓住信息时代的机遇，摒弃传统档案管理模式的弊端，结合我国现有相关制度，充分发挥管理优势，尽快实现档案管理工作的规范化、合理化、法制化。