人工智能对档案管理的影响及发展

赵录

（伊金霍洛旗推进现代服务业发展中心，内蒙古自治区 鄂尔多斯 017200）

一、人工智能对档案管理的影响

（一）文档的种类和数量增加

人工智能的发展，使得文档的种类、数量明显增加。大数据时代，首先要合理应用各类数据，包括新老信息，一般间隔两年，数据信息量便会增加一倍。随着信息技术的快速发展，各类电子设备的应用逐渐增多，催生出大量的文档信息。受政策推动影响，信息技术在各行业中都有所应用，对应组织机构逐渐从传统纸质工作环境转移到电子环境下。诸多行业中已经实现了业务活动的电子化、无纸化作业。电子文件的覆盖区域、发展速度一定程度上代表了信息系统的发展水平，发展速度是十分惊人的。档案管理中，应用电子文件，要充分考虑其种类、数量的发展情况。

（二）人工智能带动了档案管理的变革

人工智能技术快速发展，给当代社会的发展带来了巨大改变，档案管理工作必须及时适应变化情况。档案管理工作中，必须充分考虑管理主体、客体、管理环境、管理体系等要素的影响，从多个角度出发进行审视，并及时作出变革和创新化处理。从宏观角度出发，档案管理的体制、模式也会随之发生变化，这些变革必须同人工智能的发展相匹配。

（三）人工智能推动档案人员的分流、分化

档案管理工作的变革，对应岗位工作人员的工作内容、工作方法等也会随之发生变化。传统管理模式下，国内专职兼职的档案管理人员达到百万人，在纸质档案管理工作中，档案人员的个人价值和管理手段十分重要。但是随着信息化水平的提升，档案管理职业逐渐出现社会化、专业化的情况。一方面，要充分考虑档案接收至档案开发利用中各个环节的专业价值，即使应用信息系统进行管理作业，也需要保证一定的专业性；另一方面，借助购买服务的方法来提高档案管理水平。档案管理的中介越来越多，对应社会化程度也会随之提升。因此，未来档案中介机构表现出的专业水平，一定程度上代表了档案工作的专业性。

（四）人工智能促使档案学的细化、融合

档案学，即将档案现象当作研究对象的学科，需要从现象出发，积极认知档案现象的发展、变化，并针对具体规律进行总结分析，探讨对应的技能方法。档案学的核心内容：为档案实体管理、档案信息开发等提供理论和智力方面的支撑，新时期，随着电子文件的普及、电子档案的保管需求，逐步提出了数字档案室、智慧档案室的概念。这一概念更加符合时代发展需求，对应档案学的理论、认知方法等都应满足变化要求。虽然档案学领域中，并未深度融入大数据技术，但是不可忽视的是，记录人类记忆的数据研究、保护、开发等工作是档案学发展的必然责任。档案学的发展历程中，可以看出，每一次技术变革都会对档案学的发展产生深远影响。计算机技术的引入，使得档案信息化、数字化理念成为现实，改变了档案的处理流程，为档案大数据的发展奠定了基础。从学科发展的前瞻性出发，必须及时进行新技术的分析，技术变化必然会使得档案学出现重大变革。

二、人工智能助推档案管理发展的建议

（一）来源上的优势

档案界的发展中，无法及时进行预判管理技术发展方向的考虑、了解管理形态变化，一定程度上会导致“技术代差”，严重时还会引发机构危机。为此，档案界人员，必须充分认知到数据是人工智能应用的根本。换言之，掌握最为精确的数据信息，方可真正意义上的实现“智能”。档案管理在数据质量、数据管理方面具有一定优势，与互联网上的大量流态数据相比，档案数据由于完整性、真实性、可靠性，极易脱颖而出，可为人工智能、机器学习等提供优质资料。此外，随着国内电子政务水平的提高，高附加值的机构逐渐增多，包括跨机构、跨地域协同公共业务所进行的档案数据管理，已经逐渐成为业内重点开发项目。因此，档案界必须及时转变思维，发挥档案数据的优势，配合相关机构，打造相应的数据库，保证合理应用智能工具和方法，发挥档案数据的价值。

（二）借鉴下的因地制宜

部分专业在引入人工智能转型升级期间，遇到了较大的阻力作用，实践效果无法满足预期目标，积极进行融入策略的研发具有重大价值，是保证人工智能在各行业生存发展的必要条件。国务院最新人工智能相关规划中指出，要加强跨学科的探索性分析研究，加强人工智能在心理学、经济学等专业的融合。当下，图书馆、情报学等专业的档案管理中，已经逐步融入了人工智能技术，专家系统、自然语言等在进行图书馆文献分类方面，在访问公共目录设计方面都有所应用。文献查询中，逐步普及了预测性搜索、全文搜索技术，且应用程度越来越高，在图书馆的工作自动化管理中，机器人技术也得到了大范围应用。上述应用案例为人工智能技术在档案界中的应用，实现智慧管理等奠定了良好基础。但是，上述应用过程中，必须充分考虑技术条件的可行性，必须保证贴合主体情况、满足实际需求，保证贯彻落实科学性，考虑因地制宜的效果等。如江苏太仓智慧档案馆的建设中，馆藏系统中引入了智能化的Agent 技术，经由该技术，可保证定期对馆藏数字化档案资源存储区进行全面扫描，将可用文字信息及时存入指定数据库中，如CFS 文件库中，该方法应用中可将检索时间控制在0.1 秒范围内。检索速度、检索精度等都更具优势。

（三）融合作业的主次有别

技术、工具的发展意义，一般是为人类的实践活动进行服务。唯技术主义论无法及时解决所有认知问题，在实践活动的处理中价值较低。在档案管理中，引入人工智能这一问题上分析，必须分清主次、了解核心目标，这对相关技术的发展具有重大价值。档案管理等业务中，合理应用技术手段是必然趋势，但切勿盲目进行技术要义的追随，强行应用必然会导致反面效果。人工智能技术的应用中，必须及时将其融合到具体的档案管理业务细节方面，结合业务发展、实践需求变化等进行管理，实现有的放矢，保证新技术为管理提供有效助力作用。如某监督管理局的发展中，业务活动存在档案管理数量大的特点，且存储内容种类多、格式多，面对新时期急速增加的电子档案查询服务、电子归集、档案信息提取等需求，人工智能技术的价值便十分明显了。合理应用文本处理、图像识别技术，可快速完成电子档案的智能化比对、智能化分类，相关人员要及时进行归档批处理标准规范，力求有效提高电子文件的归档质量、归档效率。还可借助信息抽取技术，完成档案内容的结构化控制和文本挖掘，为后续检索服务、高效查询等业务进行服务。

（四）运用中的包容开放

当下，大数据在各个行业应用中，无法实现专业实践方面的完全融入，这是制约人工智能技术应用的主要难点。大量分析研究后发现，技术研究成熟度并不是主要制约要素，主要制约影响因素是懂技术且懂业务的人才相对匮乏。为了充分发挥大数据技术的功能，必须结合具体应用场景进行分析，但是当下仅个别人士方可进行智能数据处理技术、海量专业数据的紧密对接。为此，档案管理人才的挖掘中，必须考虑包容心、开放性的眼光，积极与技术人员进行信息交流和全面合作。多方面因素共同发展是当下各行业顺利发展的必要途径，档案管理中，更要考虑取长补短的价值。新时期，国内各大地区的档案管理机构与人工智能技术服务企业的合作日益密切，对应岗位的档案管理人员和技术研发人员的交流逐渐增多，从业务细节方面开始沟通，确定了技术的引入节点。并充分结合了当下国内档案业务的管理现状，力求充分发挥人工智能技术的价值。

结语：人工智能技术具有发展速度快、影响范围广的特点，档案管理人员必须充分意识到新时期面临的威胁。当下，各大数据机构逐步引入了人工智能技术，在智慧数据管理方面得到了明显进步。档案管理工作必须与时俱进，保证清醒认知，了解智慧管理的根源在于档案人，并非是技术。新时期，人工智能技术在档案管理中的应用已经成为大势所趋，智能技术的应用逐步取代了机械化、传统化、模式化的发展态势。为了合理应用人工智能技术，档案管理工作必须正视技术变革的价值和影响，不断进行自身知识结构的调整和分析，力求在未来发展中具有足够的竞争实力。