公证业务档案管理的意义及利用探讨

高春红

（河北省平山县公证处，河北 石家庄 050400）

公证档案是客观反映事实以及行为记录的证据，档案管理者根据公证业务档案的使用目的以及使用领域发挥出不同的作用，保障公证业务主体维护或实现自身的合法权益，完成真实反映。从自身的发展业务而言，其有效的记录了公证机构审批、分离，实现司法机关的改进流程。其能够明确适应国际惯例，达到预防纠纷，实现证明的转变过程。从传统业务转化为现有的公证业务，提供第一手资料，依托于必要条件对公证业务发展具有非常重要的指导意义。公证业务档案管理可以对档案进行收集、整理、保管、鉴定，形成独特的公证机构，以便能够根据自身服务职能管理业务档案。

一、传统档案管理以及信息化档案管理的特性分析

传统档案管理主要以纸质、录音、照片等为载体，这些作为档案的实体证据，其需要工作人员手工操作为主，实现档案的收集、保管、编制、接收等，因此档案管理的工作量极大，步骤繁琐。稍有不慎，便会导致公证档案管理出现严重的工作不足[1]。而建立档案管理信息平台，可以打造基于现有档案管理制度的一体化交互平台，使档案信息能够实现纵向发展及共享。打造信息化应用后，可以实现档案信息传输网络化、自动化、在线化。充分发挥档案部门的信息服务功能，注重电子文件的档案管理。并就先进理论实现应用，以国际标准进行贯彻，融合思想创新以及技术创新[2]。确保电子档案以及综合应用实施现代化档案管理制度，可以保证档案工作标准规范。利用现代化技术手段，对公正档案信息资源进行管理，确保档案管理能够实现信息化发展。通过扫描等技术手段，转化成计算机，可以识别以及可处理的数字化信息平台，确保档案管理坚持规范性原则。对于字符内部的编码标准、数据处理格式、信息输出标准、信息显示、打印等能够直接面向网络用户，实现服务格式以及数据的交换。根据电子计算机管理系统，计算机网络化传输发展其涉及面积广、专业技术较优[3]。因此，其必须懂得自然科学，实现工作有序化、标准化、规范化，提升公信力以及积极的文化管理。

二、公证业务档案管理的改进要素

（一）确保公证业务档案管理能够具备连接性

目前，我国公证档案管理需要具备连接性的特性。公证档案管理由简单至复杂，其经历了由手工到智能的全面转变。虽然在改进过程中，其自身呈现了高速的发展结果，但也存在相关问题，这些问题如不有效改进，将会严重干扰公证业务档案的后续发展效率[4]。首要问题便是公证档案管理目前出现脱节现象，公证档案管理出台办法目前已距今30 多年历史。这30 多年是我国改革开放、开拓创新的时代，同时更是我国服务经济建设的时代。在公证档案管理中，需要落实我国的建设原则，维护其业务的稳定以及开拓创新。因此，通过集中调整公证档案管理，必须具备收集、整理、借鉴于一体的操作体系。此外，也应具备现实的指导依据，避免保管期限、统计移交、保管防护等出现脱节现象，降低档案应有的价值，影响档案收集以及价值鉴定[5]。

（二）公正档案的管理标准亟待统一

公证档案的管理标准亟待统一，目前公共档案的管理标准呈现出了较大的差异性。在公证机构依照相关办法进行管理公证档案的期间，其仅以省级为单位，制定符合本行政区域的档案管理补充办法，大体框架一致。且各省份的搜集方法、测定标准等具有明显不同，这导致体现出来的全国公证档案管理标准不一，无法体现现代管档案管理的科学性以及有效性。老旧的管理方案无法有效且合理的发挥档案管理的应用价值[6]。

此外，对于现有的档案管理人员而言，档案管理人员设备防护以及提供服务不匹配，这均是阻挠档案管理健康发展的原因。大部分公证机构（以市、县级为例），其公证机构规模较小且人员不足，这导致财力出现紧张，且大部分的公证机构由于忽略对于自身业务管理档案的投入，导致档案管理纸张出现字迹模糊、褪色等现象。档案管理者无专业能力，在工作中无法针对档案管理采取合理有效的档案管理方法。这就在无形中缩短档案的管理寿命，且已经出现损坏的档案无法补救，更无法为档案管理使用者提供高质量的服务要求，造成档案管理工作的退化[7]。

三、如何有效确保公证业务档案管理实现全面发展

（一）确保公证业务档案管理实现多元化发展

在现代化改进流程中，其必须实现档案工作管理智能化以其多元化的背景，满足现有的发展需求。在现代化知识结构中，将其作为公证档案管理者自身具备的知识要素，以实现深刻影响，确保档案工作队伍以及档案管理人员的知识结构配比合理。此外，具有现代科学技术以及业务支持团队非常重要，档案管理者必须具备多元化的知识结构，以确保科研成果能够在档案管理中有效应用。使档案管理者不断的实现学习，并就理论发展文化等进行全面管理。根据计算机数学等学科知识，对档案管理实现优化，以确保其能够具备直接作用，全面掌握档案管理的知识。根据档案管理以及档案管理目录、文学档案等开展自动化探索。确保实现档案检索、复制等，并就专业知识进行调整。从档案目前的管理化发展趋势而言，档案工作者需要具备档案管理的现代化技术，以确保能够实现档案信息分析以及研究，提升档案的信息服务以及咨询功能。通过多样性的学习体系，使档案管理人员能够建立复合型的人才结构，树立合理的大局意识。在工程建设等重大案件处理中，发挥自身的保障作用，为档案管理工作的后续发展保驾护航，树立全新的社会理念。妥善解决在用人机制方面存在的错误，以实现更加合理的发展观点，确保档案管理责任体系以及风险意识加强。具备全新的社会效益以及经济效益，使档案管理更加具有务实的作风，努力创造条件，积极做好档案管理工作[8]。

（二）实现数字化建设的特性

在档案管理过程中，促进档案管理的效率，实现电子转化。通过多样性的措施，确保公证服务档案能够在现有基础上完成有效的落实。目前，大多数档案管理工作依然以纸质载体为主，其配合部分音像档案载体，完成档案管理工作记录、储存、保管。在改进过程中，档案储存以及管理可以利用电子档案的快捷查询功能实现多次输入，以保障资料能够实现储存、利用。但目前资料的快捷查询等功能相较落后，无法确保自身能够完成有效的应用。因此，必须加快其整个电子化的转化速度，实现扫描A/D 变换器等设备应用，确保其自动采集数据或人工录入数据可以完成纸质档案电子转换。在应用过程中，不仅可以减少纸质档案多次查询造成破损的可能，同时也可以提升工作效率，减少人员损失。我国档案管理的法律较为落后，在转换后其仍需要留存纸质档案。在后续的档案载转换过程中，其部分文件的原始数据可以留有指示载体，并进行双套保存。

（三）在档案管理过程中实现统管共用

在档案管理过程中，必须分析档案管理目前出现的问题，并对档案管理进行优化。在现有的管理体制中，可以对档案管理进行统管共用，依照公证文件预选归档办法规定，其公证文书档案可以在本处保管，一定年限后移交至当地档案馆进行保管。因此，必须做好文件的移交工作。例如，将专业档案转交给更具档案管理专业的部门管理，以确保在档案的硬件建设上能够更加先进。档案的备份、恢复、认证等管理技术能够更加安全，可以确保公证档案管理资料的共享更加便捷。

（四）对档案管理人员实现全方案的加强培训

对于档案管理人员而言，必须确保档案管理人员能够实现事业单位档案管理工作，并将其作为重要力量，提升档案管理人员的综合素质。加强其教育及培训力度，确保档案管理人员能够掌握专业化的知识技能，了解法律法规。在后续的档案管理中，使其按照档案管理的规章制度进行办事，明确事业单位档案管理工作的发展目标以及方向，开展相关工作。例如，档案管理人员可以着重提升自身的管理技能以及经验，加强整个思想素质教育。确保每一位档案管理人员都能具备较高的职业道德，富有责任感，并积极的投入到档案管理工作中，促进档案管理工作合理、有效、科学进行。

结束语

综上所述，在档案管理工作中，作为重要的组成部分，公证业务档案管理必须在现有流程中对以往工作中出现的纰漏进行整改。通过多样性的研究体系，制定出全新的发展方向，以确保对事业单位档案管理提供重要的实际意义。事业单位的领导更应加强对档案管理工作的应用，创新管理意识以及管理手段，完善整个管理制度，促进档案管理工作能够科学顺利开展。借助多元化的管理体系，使档案管理工作突破现有格局。