企业职工档案不完整问题的解决对策

文·逄煜

企业职工档案是企业人力资源和组织人事等部门在招聘、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的反映职工个人经历、政治思想、业务能力、技术水平、工作表现及工作变动等情况的文件材料，是历史地、全面地考察职工的重要依据。企业职工档案的健全完整，对职工的职称评审、职级晋升、薪酬及福利待遇、劳动合同订立或解除、“五险一金”的接续及待遇获得、退休手续办理等影响极大，需要档案部门对其足够重视并认真对待。

一、企业职工档案不健全的表现

（一）增量的职工档案中存在的问题

增量的职工档案是指那些因企业招聘录用或接收国家安置分配而新入企业的人员档案。这些增量的职工档案分别来源于学校、人才交流中心、就业服务中心、政府人事部门或民政部门、其他企事业单位和被并购的企业以及退役军人复转前的部队。增量职工档案不健全的主要问题表现在以下几个方面。

一是大中专毕业生就业后，有的学校未将学生档案及时转递到毕业生就业单位。有的学校采用平信邮寄方式转递档案，造成学生档案丢失或错领。有的学校将学生的学籍档案和党员关系档案分开转递，导致上述档案二缺一，查询找齐很困难。

二是企业面向社会新招聘的城镇职工档案，有的存放在人才交流中心或就业服务中心，有的存放在原工作单位，如果职工调换过多个单位，而档案未及时转入就业服务中心，就容易造成职工档案内容不完整。也有的单位因职工档案管理不严谨、不规范，让职工档案滞留在个人手中，再就业时职工自己拿着档案到新单位应聘或报到，其档案的完整齐全和真实准确都难以保证。

三是被并购企业的职工档案在交接过程缺乏逐项验收的环节，导致有些缺失的职工档案材料未能在“入口关”上加以界定或解决，“带病”进入新的单位。因为无论企业并购过程的论证与决策过程时间长短，一旦并购决策实施，其交接过程都比较急促，加之有的企业领导在组织接收被并购企业的工作中，采取“速战速决”、遗留问题以后再说的方针，并购之后企业职工档案材料不齐全的问题自然在所难免。

（二）存量的职工档案中存在的问题

存量的职工档案是指那些已在企业中保存的职工档案。这些档案有的企业统一存放于档案管理部门，有的企业是按照职工身份或其他类别划分，分别存放在人力资源部门、组织人事部门和档案管理部门。存量职工档案存在的主要问题表现在以下几个方面。

一是职工档案收集不齐全。从每一份存量职工档案形成的时间上看，短则只有几年，长则始于新中国建立之初。由于我国对企业职工档案的管理要求是逐步科学规范起来的，因此相比较而言，部分历经年代久远的职工档案不规范不齐全的问题比较多，比如因历史原因造成档案中某一类文件资料缺失，像职工岗位变动表、最初学历与最高学历、工资福利待遇与职级晋升、干部任用、奖惩、劳动保险金缴纳与缴纳衔接、失业再就业资料等；有的职工档案填写的不规范、不认真，像招录职工登记表无照片、登记事项不完整，参加工作时间前后不一致，用人单位意见、劳动部门意见只加盖公章未填写办理日期。

二是有的企业对存量职工档案未进行规范整理或整理的不科学，没有按照《职工档案整理规范》来区分类别，没有编页、加盖档号、没有纸质卷内目录，只是按照时间顺序把材料排序起来放进档案袋。

三是有的企业对职工档案分散管理，不符合集中统一管理的要求。特别是那些进入企业时的“带病”职工档案，长期存放在企业人力资源部门，而没有实行专人专管，造成职工档案不完整问题长期存在。有的企业在使用职工档案时，人力资源部门的每位工作人员都可以经手，一旦职工档案出现新问题，无法追究责任、查明原因，增加了后续解决问题的难度。

二、确保企业职工档案完整齐全的对策

（一）把职工档案健全完整作为档案接收的前置程序

人力资源部门负责档案接收的工作人员在接触到新入职职工档案时，一定要开档验收，对符合接收条件的，办理存档手续；不完整不齐全的职工档案，视情况提出拒收和整改意见。

开档验收，一是查看职工档案中的文件材料是否齐全。二是查看职工档案中的文件材料是否规范，如应由本人签字的文件是否签字，应张贴照片的地方是否贴了照片，应加盖公章处是否盖了公章，应填写成文日期处是否填写了日期。三是凡不符合归档要求的、内容不完整、手续不完备的档案材料，人力资源部门要通过与本人联系、与上一家用人单位或存档单位协商的方式进行查遗补缺，待问题解决后再接收。四是职工档案中缺少的必备文件材料，职工本人或上一家用人单位或存档单位均无法再补充提供时，为了防范将来可能由此引发责任不清或劳动纠纷，应与职工本人签署其档案递交时的内存文件资料备忘证明。

（二）有序开展常态化的职工档案整理工作

一是健全档案管理机制，实行档案专人专管制度。在职工档案管理部门设专职档案管理人员，在部分职工档案暂时或长期在人力资源部门或组织人事部门代管的设置兼职档案管理人员。专兼职人员按照职责分工，做好职工档案的接收、移交、转递、归档工作，严防管而不严或兼而不管的现象发生。

二是实施常态化的职工档案整理工作。要及时将职工在职务晋升、考察考核、培训、奖惩、任免等工作中新形成的材料整理归档；要根据形势发展的需要，在一定期限后，组织职工填写新一轮的《职工登记表》，补充完善职工相关信息；对需经组织审查盖章或本人签字的归档材料，核实其盖章签字有效、准确、无误后归入职工档案；发现职工档案所缺的文件材料后，要逐项进行登记、索要。严防违规泄露职工档案内容，不得擅自涂改、抽取、销毁或伪造职工档案材料。

三是对职工档案实行集中统一管理。具备条件的一定要将职工档案集中统一到企业综合档案室进行管理。不具备条件的，可委托有保管档案资质的档案代理服务机构代为保管职工档案，并设专人与代管单位进行对接、沟通、检查。

（三）明确相关涉档部门在职工档案管理工作中的职责

职工档案的齐全完整规范，需要档案管理部门与其他涉档部门如人力资源部门和组织人事部门的密切配合。因为职工档案的形成、整理、归档中很多事项是由人力资源部门或组织人事部门操作的，因此人力资源部门和组织人事部门在接收增量档案过程中，一定要把好档案入口关，及时收集、整理、补充欠缺的或不规范的文件材料，同时要加强保密意识，严守保密纪律，严防失密泄密现象发生。