基层单位档案管理办法探析

李亚辉

（吉林省公主岭市范家屯镇人民政府综合服务中心，吉林 公主岭 136100）

基层单位传统的档案管理形式只是对资料进行收集和保管，管理观念陈旧、落后，已不适应当前社会发展的需求。因此，应转变档案管理观念，提升档案管理水平，完善传统档案管理中的不足，使档案管理工作切实发挥出应有的功能。基层档案管理工作与每个人关系密切，一定要摒弃档案管理只是个别档案管理人员的职责的错误观念，基层单位各部门都要行动起来，营造单位内部档案管理的良好氛围，实现档案管理工作的全过程化、全员化，这样，档案管理工作才能更好地渗透到工作的每一个环节，开创档案管理工作的新视角，呈现档案管理的新局面。

一、基层单位档案管理工作的意义及特点

（一）意义

要想让基层单位的档案管理工作跟上当前社会发展的步伐，就一定要进行创新，这种创新是对传统档案管理思想的创新、模式的突破。我们要根据档案管理工作的特点搭建更加科学现代的档案管理结构，使基层单位的档案管理工作摆脱陈旧的观念与僵化的系统，使基层单位的档案管理工作不再是简单的资料整理与收集，而是可以利用资料进行实际价值的产出，创造更加丰富的资源，有效改善传统基层单位档案管理工作的弊端，使管理工作的整体水平与生产价值得到提升。

另外，基层单位档案管理工作创新可以让基层单位内部形成良好的氛围，使基层单位档案创新工作起到带头作用，让基层单位各个岗位的人员都能产生创新意识和思想，建立良好的创新工作环境，使创新工作由微观层面逐渐提升到宏观创新层面，进而提升基层单位的发展水平，使基层单位加速创新和现代化的步伐，产生可观的创新效能。

（二）基层单位档案管理工作的特点

基层单位的档案管理工作拥有一个较为复杂的体系。档案管理工作的内容比较多样，科技档案、行政档案、会议档案和载体档案等，都是基层单位档案管理工作的工作内容，这些档案中包含文字、声音、图片及录像，在保管的过程中一定要保障安全和准确，以便人们进行查找和翻阅。另外，在基层单位的档案管理工作中，我们对档案的保存有着极高的要求，这些内容主要都以纸张的形式存在，并使用分类的方式进行保管，这在一定程度上给基层单位档案管理工作带来难度。

二、基层档案管理工作中经常出现的问题

（一）基层单位档案管理观念落后

在基层单位档案管理工作中一直以来被简单地认为是对历史资料的收集、整理和保管，管理人员工作轻松无压力，为此，很多单位的档案管理人员都是兼职的，根本没有专门的档案管理人员，使档案管理工作跟不上时代的发展变化，效率低下，不能有效体现出档案信息资料的价值。

（二）档案管理工作不规范

在基层单位的档案管理过程中，从档案的收集工作到档案资料的存档，以及档案目录、卷宗等都有明确的要求，按照规范进行存档是档案管理人员的职责。不过，由于每一次档案检查，不同的上级单位对档案整理的要求也不一样，所以，档案管理人员都得重新准备相应的资料，这给档案工作人员带来很大的难度，也使档案管理不能按照规范的要求进行。

（三）对档案管理工作不重视

不仅基层单位的领导不重视档案管理工作，一些档案管理人员也对档案管理不重视，这样的状态也根本无法发挥积极主动的管理意识。很多基层单位档案管理工作几十年如一日，遇到上级检查档案，就临时准备资料应付检查。平时对档案管理工作不闻不问，在档案管理过程中也有人为的过失，导致档案资料丢失的现象，因此，档案管理工作已远远不能满足当前的档案发展要求。

（四）管理队伍整体实力水平仍需提高

基层档案管理建设与发展需要从业人员具备专业的能力与职业素养，尤其是随着基层档案管理要求的不断提高，更是需要从业队伍不断提高专业性、综合能力等，但显然部分基层单位中的档案管理人员是达不到这一要求的。首先，部分基层单位对档案管理队伍的管理与培养比较忽视，没有根据档案管理工作发展变化，以及管理队工作需要，建立完备的档案管理培训机制、档案管理考核机制等，对单位档案管理队伍的帮助实在是太少了。其次，基层工作往往比较艰苦，虽然随着我国整体经济的不断发展，区域经济差距在不断缩小，但是差距仍然存在，所以很多档案管理方向的人才不愿意来到基层工作、打拼，缺少拼搏精神、吃苦耐劳等优良品质，使得基层档案管理队伍中专业化的人才相对较少。此外，部分档案管理人员对自身的要求比较松散，在工作中提不起精神，有一种混日子的感觉，这些都会降低其工作质量，降低基层档案管理时效性。

（五）监督机制落实不到位

为了保证基层档案管理质量，在开展工作的同时，必须要建立健全档案管理监督机制，但显然很多基层单位并没有做好这一点，往往无法及时发现档案管理工作中存在的问题与风险。在一些基层单位中并没有设立独立的档案管理监督部门，对于档案工作的监督往往都是由档案管理部门自身来完成，这样会滋生一些问题，不利于保证监督的客观性与公正性。部分基层单位在档案管理工作过程中，并没有将监督机制落实到各个环节当中，没有建立完备的监督流程，缺少对档案管理的事前、事中或事后的监督。

三、做好基层单位档案管理工作的措施

（一）转变档案管理理念

目前，信息技术以其高效、便捷的特点已经应用于各行各业。因此，基层单位领导需要重视档案管理的信息化。档案管理人员还应及时转变管理观念，积极宣传本单位档案管理应用信息技术的效益，不断增强自身档案管理信息化意识，推进档案管理信息化建设。

（二）转变档案工作重点，统一归档数据格式

为了全面贯彻档案信息“快、宽、准、准”的理念，需要加强档案管理的传递和处理。目前，利用计算机进行档案管理是核心内容。人们不需要进入文件数据库来查找数据，他们可以在不接触原始数据的情况下获得所需的信息。这样，可以有效避免由于频繁使用而对原始数据造成的损坏，并且可以维持文件的使用寿命。通过利用信息技术，可以满足档案数据集成处理的要求，有效提高档案管理水平。信息技术的充分应用也使档案管理人员从传统的保管者转变为今天的“审核员”。通过多媒体技术的运用，可以规范基层单位档案的格式和字体，方便人们查阅。

（三）运用信息技术加强档案管理

随着信息技术的发展，档案管理信息电子化是档案发展的必然趋势，改变传统的落后的依靠人工操作的管理模式，建立起信息技术下的档案管理平台体系，实现档案管理的标准化、规范化，为进一步实现信息资源的共享奠定基础。为此，基层单位要从职能部门内部开始，实现档案数据采集、分析、整理和存储的智能化、现代化，经过内部局域网实现各部门之间的联通，形成信息化的管理平台。同时，要加强档案管理的安全性与可靠性，积极采用前沿技术如大数据、云计算进行管理等，以提高档案管理的工作质量和效率。

（四）对管理工作的机制进行创新

基层单位的档案管理工作机制也要紧跟基层单位的发展步伐进行创新，坚持没有创新就没有发展的管理理念，在机制创新工作中敢于正视问题，并用积极的态度解决问题，完善管理工作机制。现代的档案管理工作不再是单纯的资料管理工作，而是运用一体化管理机制，通过信息化建设，提高档案管理工作的工作效率，使档案管理工作人员可以充分发挥自己的聪明才智，在工作中勇于创新。我们要拓展资料收集的内容，不仅要对传统的纸质文书进行收集，还要对各种实物、影像、照片进行收集，让档案管理工作变得更加全面立体，构建更加科学的资源管理体系。

另外，我们可以采用档案实体与档案信息进行分离的管理方法。这种方式可以让档案的信息与物质载体进行分离，使档案信息化建设可以走向深化检索的道路，同时也保障档案实体的安全，有利于对档案信息进行深层次加工与价值发掘，使档案信息可以进行网上传输，加快信息的流动频率，创造更多的资源。

（五）注重档案管理安全性

由于基层单位档案信息量巨大，信息技术的应用虽然使档案管理更加高效便捷，但也会带来一些缺陷和问题。例如，在档案信息化建设过程中，档案信息经常发生丢失或泄露，或者信息版本更新不兼容、不可读，载体容易损坏等。因此，档案管理者需要注意其安全性，避免信息泄露和不可估量的损失。文件管理员可以通过计算机加密技术和云计算存储技术确保信息的安全，也可以通过一些保护软件提高信息的安全性。

（六）提高档案管理人员素质

人才是根本。因此，为了适应档案管理的要求，档案管理者需要不断提高自身的信息技术能力，实现档案管理的高效化。基层要培养综合素质高的档案管理队伍。一是加强对现有档案管理人员的培训，如举办档案信息技术交流会、档案管理方法讲座等，强化自身理论知识，学习更多档案管理方法，提高综合管理水平。第二，基层单位可以提高招聘门槛，这不仅要求应聘者具备丰富的管理知识和经验，还要求具备较强的计算机操作水平，以支持高效的档案管理。三是制定相应的激励制度，定期组织档案管理培训会。档案管理员可以结合工作实践分享经验和意见。单位可以根据档案管理人员的工作业绩给予奖励，有效调动他们的学习和工作积极性。

（七）对档案管理的服务职能进行创新

档案管理工作主要的内容就是服务，这也是档案管理工作存在的原因，因此，我们一定要对档案管理工作的服务内容进行创新。首先，要了解群众对档案管理工作的需求，在培训档案管理工作人员时根据需求调整培训内容，提高档案管理工作服务的针对性和工作水平。其次，要定期组织档案管理工作人员进行经验交流，使他们可以在交流过程中交换工作经验，让他们的服务能力与水平可以快速提升。基层单位还要重视档案管理工作人员的服务观念更新工作，组织档案管理工作人员进行定期学习，使他们树立正确的档案服务意识，明确自身肩负的责任与使命，发掘内在潜力，使他们可以对档案管理部门创新发展提供良好助力。

同时，还要对档案管理工作的服务领域进行创新，让档案管理工作的服务可以满足当前社会发展的需要，让社会各项事业中有档案管理工作的身影。我们要利用信息化建设工作提高档案信息服务的工作效率，有效利用互联网的资源储存与传播功能，建设网络档案信息管理平台，群众的档案信息需求可以借由互联网的优势快速实现，提高基层单位档案管理工作的服务能力，为社会与经济的发展做出良好贡献。

结论

综上所述，基层单位的档案管理工作对基层单位的发展有着深远的影响，做好基层单位档案管理模式的改革工作对基层单位的现代化改革和发展有着决定性影响。因此，我们要在档案管理模式的改革工作中积极发现存在的问题，正视这些问题，通过科学有效的分析找到解决这些问题的应用方案，让基层单位档案的价值可以在基层单位改革发展过程中得到体现，使基层单位可以进入一个全新的发展阶段。