信息化背景下不动产档案管理路径研究

付长祝

（菏泽市不动产登记中心，山东 菏泽 274000）

引言

我们现在处于信息化、信息化的时代，我们正用计算机识别和处理的信息化代码管理。而不动产档案馆信息化是社会建设的基础资源，因此，我们要抓住时代发展的机遇，加快不动产档案馆建设，发挥不动产权属档案信息资源的优势。我国现代化城市的规划和建设中，不动产档案的信息化建设也是城市建设的重要组成部分，因此，要推进不动产档案馆信息化，从而为数字城市建设发展提供支撑和服务。

一、不动产档案及其信息化

不动产档案指的是在房地产开发和管理过程中产生的一些具有保存价值的图像、文字等资料，其不仅是房屋产权和房屋自然状况的详细记载资料，也是房地产物权登记的第一手凭据。在当前我国房地产市场发展速度较快的背景下，不动产档案在城市拆迁、不动产交易、产权纠纷中发挥的作用逐步突显出来。不动产档案信息化是指利用信息技术，将纸质的不动产档案资料转化成电子档案，再通过计算机、数据库、互联网等进行管理和利用。相比于传统的不动产档案管理服务工作，信息化能够让不动产档案管理服务效率大幅提升。不动产档案信息化主要具有以下两个特点：一是专业性和信息化特点。所谓专业性，是指不动产档案真实记录了“不动产”在建设、交易过程中产生的各项数据资料，同时经不动产管理部门进行专门登记管理，其内容信息具有专业性和严肃性的特点，能够作为不动产登记和交易等活动中的主要依据。信息化是指利用数字技术实现不动产档案的计算机管理，可以有效提高不动产档案信息服务水平与能力。二是动态性和网络化。动态性指的是不动产档案信息处于动态变化的状态，这主要是由于不动产交易频繁所导致的。不动产档案建立以后，随着不动产买卖、继承和赠予等行为的发生，不动产的权属会产生相应的变化，不动产档案中记载的信息随之出现转移、变更等动态变化。网络化则是指通过利用计算机和互联网技术，让不动产档案资料收集、整理、移交、归档和查询利用都可以通过互联网进行，最大限度降低对档案纸质原件的侵扰。这样不仅能够有效保护不动产档案原件，同时还能提升不动产档案信息管理服务效率。

二、不动产档案信息化建设的必要性

当前，不动产登记的范围较为广泛，需要进行相应的统计，按照不同的门类进行区分。因此，不动产登记的管理面临很多难题，而不动产档案信息化建设可以充分发挥现代信息技术的优势，对所有档案数据进行有效整合，从而达到共享的目的。单纯依赖纸质存在形式的传统不动产档案管理方式已经无法适应时代的发展，只有紧跟信息化发展步伐，不断创新，才能丰富不动产档案的管理形式。国内的不动产登记制度正在进行统一化处理，在互联网+和大数据技术应用的过程中，不动产登记管理的职责会得到更加精准的落实。当前，国土资源部正在进行全国范围内自然资源的登记处理，不动产登记的账目和依据具备很高的统一性，这也使得互联网+和大数据的突出优势得到了显现。在数据信息平台实现普及的情况下，数据信息的共享措施将得到有效改进，尤其可以促进不动产登记的各类职能得到有效整合，为不动产档案管理工作的全方位改良创造更加有利的条件。

三、当前不动产档案管理存在的问题

（一）不动产档案管理融入互联网技术能力不足，缺乏创新服务方式

在新时期条件下，互联网信息技术已经覆盖了各个领域，发挥着不可替代的作用，只有将互联网信息技术运用与档案管理相结合，才能进一步提高档案管理的科学化水平，提供便捷的档案查询利用服务。但是，有些不动产档案管理部门缺乏创新服务方式，不能充分运用先进的互联网信息技术，无法实现即时查询的服务功能，让查档用户多跑腿，既费时又费力。

（二）不动产档案管理信息化水平较低

过去的不动产档案管理，因为设备、技术等局限，往往会出现数据不够完整、信息采集要求低等问题。基础性工作不规范，不仅会影响档案的信息化效果，也会降低信息的利用率，同时也会产生诸多安全隐患。另外，因为不动产档案管理软件不够独立，很容易受到其他系统的干扰，其针对性、实用性、开放度偏大，最终会限制档案管理工作，并会令档案信息化工作存在安全隐患，这样难免会对不动产档案信息化建设带来阻碍。

（三）信息化技术未能实现对错误图像的有效纠正

纠正不动产档案中的错误图像是确保不动产档案的应用价值得到完整开发的基础。但是，一些信息化技术在探索应用的过程中，缺乏对图像扫描管理相关情况的研究，未能实现对图像分辨率构成情况的考察，导致不动产档案之中图像的顺序无法得到明确识别，难以在纸质档案的管理顺序得到明确的情况下，实现错误图像的有效纠正。一些扫描技术在应用的过程中，对于不动产档案之中不同画面的顺序调查分析存在不足，缺乏对影像资料扫描特征的分析，导致影像资料的清晰度无法得到充分维护，也使得文字性质的资料难以保证具备足够的完整性。一些信息化技术在探索应用的过程中，对于档案信息的可读性分析研究不够充分，缺乏对影像资料清晰度的重视，导致错误图像的识别效果不够理想，无法在明确错误图像具体问题的情况下，提高错误图像的纠正水平。

（四）各个部门工作不协调，管理难度加大

不动产登记涉及内容广泛，业务较为复杂，看似简单的登记管理工作，实际需要复杂繁琐的整合。虽然随着信息化管理水平的提升，对于分散登记有了新的方案与办法，集约化程度大大提高，但落到实处还不够到位，群众多跑路等现象即使较以往有所减少但还是时有发生。各部门信息断层、沟通不到位，或是互相推诿、办事不积极，导致百姓问题得不到高效解决。此外，各地方政府在一些政策中并未得到统一，甚至关于某一问题制定的政策会出现冲突。例如对于划拨土地房屋登记问题，有关文件及法律规定：“当划拨房屋所有权及国有建设用地使用权出现转移的，应持有并提交该地区或有批准权的人民政府的相关批准文件。当需补交土地出让价款的，则要根据相关法律补交土地出让价款，并且提供土地出让价款缴纳凭证；或需要缴纳税费的，要依法缴纳税费，同时提交税费缴纳凭证。”但在实际中，我国各地方政府对于划拨土地房屋所有权转移的相关政策不协调，甚至政策法规还存在不足，导致补交土地出让价款和相关费用标准也存在不同。不动产登记档案管理不协调也会导致登记工作繁杂，最终使服务不到位，公平性减弱。

四、不动产档案管理信息化建设的具体对策

（一）健全不动产档案管理的法律法规

不动产登记制度是我国《物权法》中一项基本的物权制度，作为新兴的产物，其发展也需要经历市场种种的考验，相关管理制度也需要不断地完善和巩固。只有法律法规给予明确的规定，才能真正做到有法可依、有法必依，为不动产档案管理提供可靠的法律保障，维护不动产管理的权威。随着社会经济的稳步发展，人们的法律意识不断提高，用法律武器维护自己合法权益的意识逐渐增强，一旦发生交易纠纷等民事案件时，都会付诸法律程序，相关法律法规的作用就得到凸显。因此，只有不断推进不动产档案管理的信息化建设进程，才能真正实现有法可依、有法必依；而各种法律法规的不断健全，也有效地满足了民众的需求，进一步维护不动产档案管理部门的权威。两者相互促进，相辅相成。只有不断完善不动产档案相关法律法规，重视不动产档案管理规范制度建设，才能通过不动产档案管理水平的提升，增强其服务社会的功能。

（二）加强信息化档案建设

不动产档案建设还需运用GIS 地理信息系统设想，运用三维虚拟档案库房管理系统，以此提高信息化档案管理的效率。前者指的是以图管档、以图查房的档案管理新模式，它将现有的不动产档案与楼盘信息及房屋测绘数据进行有机关联，真正实现房地产平面图、房屋档案数据与不动产业务数据三者之间形成图档一体化管理模式。后者指的是建立三维虚拟档案库房管理体系，实现实物档案与数字档案的相对应管理，提高管理效率，节约管理成本。同时，还可以对档案数据与业务数据的关联性进行有效运用，以GIS 系统为依托，实行多样化的不动产档案查询。包括查询各项房屋的基本信息，例如，在GIS 电子地图上指出某一幢房屋，就可以体现出房屋的包括建筑年限、结构、层次、面积等所有信息。商品房还可以根据预售许可证号或商品房备案合同编号，查询楼盘的所在位置、预销售信息等。同时，在大数据背景下，还可以利用GIS 技术整合房屋数据，在一个系统中可查询和统计房屋的备案、登记、抵押、查封等各类信息和房屋交易状态，减少工作环节，提高效率。为拆迁、住房保障等提供强大的基础数据。通过GIS 与不动产档案信息数据的结合，实现查询和统计的一体化便捷操作，以此提高信息技术的不动产档案管理效率。

（三）提高不动产资料扫描管理工作的规范性

在不动产档案扫描管理过程中，需要对信息化技术的突出应用价值加以总结，尤其要将档案资料扫描清晰度的控制作为主要关注的问题，以便可以在档案项目遗漏问题的控制方面取得进展，为交接单等主要资料的规范化扫描提供帮助。一定要加强对档案文件中各类信息偏差的研究分析，尤其要对电子资料的录入信息进行精准分析考察，使信息化技术的应用可以在提升档案阅读质量方面发挥作用，为不动产资料的准确扫描管理提供帮助。

（四）建立高素质的人才队伍

管理效率的提高需要专业素养好、技术水平高、团队协作能力强的人才队伍的支持。因此，国家可以通过发放奖金或解决住房问题等一类福利政策来广泛招纳人才，提高这一岗位的核心竞争力，引进专业的科技人才，或是培养一批专业性强的不动产登记档案管理人员。此外，还可以通过吸收借鉴国内外先进的技术经验提高档案管理人员的水平。同时，新时代的档案管理人员不仅在专业技术上需要有着卓越的表现，在道德素养方面也不能落后，正如前文所说，信息安全不仅要靠技术的提升，也需要档案管理人员能够严格遵守行业道德规范，防止信息被泄露。

结束语

随着城市化进程的快速推进，不动产档案管理工作受到更多人的关注，然而在实际管理工作中，还存在较多的不足之处。唯有采取有针对性的优化措施，提升不动产档案信息服务能力，才能为更好地开展不动产档案管理工作保驾护航。