大数据背景下构建社保档案信息化管理体系的思考

文/崔冠栋

社保档案信息化管理是社保档案管理的重要发展方向，其可推动社保档案信息接收、传递、利用一体化服务的实现。为此，档案管理工作实践中，需要强化对社保档案信息技术的研究。本文将分析信息技术在社保档案管理应用中遇到的问题，并在此基础上探讨相应解决的措施与对策

伴随着我国社保制度的不断完善以及参保率的提升，促使我国社保档案的种类、数量都有了大幅度的增加，同时也增加了我国社会保险档案管理工作的难度。社保经办机构只有借助于大数据技术及大数据平台，建立起现代化的社保档案信息管理体系，才能满足日益复杂的社保档案管理要求，实现社保档案信息资源的有效整合，提高社保档案管理的专业性，提升社保档案管理工作的效率，使之更好地发挥服务功能，为经济社会发展提供有力支撑。

一、大数据背景对社保档案管理工作所产生的主要影响

1.大数据背景下针对社保档案管理方法所产生的影响

在传统的社保档案管理工作中，由于我国社保参保率整体较低，且相关部门在开展工作时缺乏工作流程和行业标准的制约，因此就极易出现两种情况：其一，各地区在进行社保档案管理工作时通常采用人工录入管理的工作方式。在过去，由于参保率低，社会保险的覆盖范围也较为狭窄，因此人工处理社保档案的方法还有据可依。但是在大数据背景下，随着我国社保实现全面覆盖的进程加快，人工管理方式已然不能够满足社会各界对其工作效率的基本要求，而且该种模式对工作人员的数量要求极大，长此以往必将造成部门人员冗余，致使各单位人员支出加大，影响单位内部的平衡；其二，行业内部缺乏标准致使社保档案管理工作开展缺乏规范，各地区所执行的标准及流程不一。由于在传统的社保档案管理模式中各地区普遍采用人工处理的方式方法，在此背景下，很容易造成各地区工作开展水平不一致，档案信息的准确性和安全性大打折扣，从而影响社会各界对社保单位工作的整体评价，降低各部门的公信力[1]。

2.大数据背景下针对社保档案管理平台所产生的影响

在传统的档案管理工作中，社保档案往往寄存在各单位的档案保管室中，而通常情况下，由于各单位在发展过程中逐步扩大自身规模，导致纸质档案的数量也逐步呈现出上升趋势，使工作人员数量大量增加。因此，不但加重了档案管理科室的工作难度，而且在对相关人员的社保档案进行查阅时，也会受制于档案规模的基础庞大而难以迅速开展，大大制约了部门管理水平的提升。现阶段，尤其是在大数据背景下，各单位对社保档案管理工作的要求从纸质转移到了电子化管理，如何全面实现档案接收、传递以及利用的一体化目标也成为各部门工作人员所关注的焦点，只有将社保档案信息全面录入到相关平台内部，才能够保障该项工作的安全性及准确性。

3.大数据背景下针对社保档案管理制度所产生的影响

传统的社保档案管理模式已经落后于时代的要求，在此背景下，我国社会各界所普遍遵循的档案管理制度也失去了其对行业工作开展进行规范和约束的初衷。尤其是在针对社保档案安全性的相关要求方面，传统的社保档案管理制度较为片面，且内容中并未涉及对档案信息化和电子化管理所提出的相关规范。所以，各社保经办机构在加强对大数据技术的学习与利用的同时，必须要对以往的社保档案管理工作模式进行全面的调整与优化，并结合我国社会的实际状况，以及社会各界的根本要求，来构建出更为完善合理的管理制度，从而让行业相关人员在开展工作时能够有据可依，切实解决参保人员在社会保险的参保和待遇享受过程中所遇到的诸多问题[2]。

二、现阶段我国社保档案管理工作中所存在的基本问题

1.现阶段我国社保档案管理部门缺乏基于大数据基础上的管理意识

近年来，随着我国社会大数据技术水平的全面提高，各行各业对信息化的认识也有了相对显著的进步。但是，在社保档案管理部门，由于相关管理人员深受传统档案管理模式的制约，且其自身对大数据技术的认知不足，因此传统的思维模式已然阻碍了行业内整体工作水平的提升。同时，在个别地方，尽管上级领导已经下达了加强社保档案信息化管理建设的要求，但是由于部门内部工作人员并不具备相应的信息化知识和手段，在对大数据技术进行充分利用的同时很难达到改革创新的发展要求，因此在其主要的工作中仍旧以传统的档案管理模式为主，故此大大制约了其信息化的发展水平，阻碍了社保档案管理工作的全面开展[3]。

2.现阶段我国社保档案管理工作缺乏效率

各社保经办机构在进行社保档案的管理工作时，除了要对不同险种产生的社保信息进行精准录入以及分类归纳之外，在社会进步发展的要求下，还需对相关信息进行整合分析，从而保障各级领导能够对本地区的社会保险覆盖面有所了解、有所掌握，以确保对当地由社会保险所衍生出来的诸多问题进行科学有效的决策。但是，由于部分社保经办机构内部对信息化缺乏相应的了解认识，所以社保档案管理人员仍旧采用传统的管理模式来开展工作。在此情况下，一面是逐步扩大的参保人员基数，一面是人工处理的工作方式，很难在实际工作中对相关信息进行准确的录入与分析，这不但影响单位内部的管理水平，而且还影响社保档案处理的最终效果。

3.现阶段我国社保档案管理工作缺乏完善的安全化管理制度

在社保档案管理工作中，如何保证档案信息存储的安全性是行业内部在开展工作时所必须关注的重中之重。社保档案的合理化存储不但代表着参保人员基本信息的安全，而且对后续工作中参保人员合法权益的正常行使也起着决定性作用。然而在传统的社保档案管理工作中，对纸质档案的存储缺乏严谨性，致使其在保存过程中极易因污损或火灾而降低其信息的准确性。尤其是在现阶段，各地区部门对大数据技术的利用并不到位，因此在纸质档案的电子化录入过程中通常会发生对应偏差，从而严重影响了参保人员的合法权益，制约了本地区社会保险工作的运行。

三、加强社保档案管理信息化建设工作的相关策略

1.增强社保档案管理部门的大数据管理意识，不断提升信息化思维力度

在大数据时代背景下，社保经办机构必须加强对信息化技术的学习与实践，在充分了解信息化工作的内涵与优点的同时，全面实现社保档案纸质化向电子化、人工处理模式向智能处理模式的有效转变。在此过程中，省级社会保险管理部门需加强对全省各级社保经办机构践行信息化管理的要求，立足于社会保险省级统筹的发展目标，统观全局，整合资源，对社保档案管理工作进行合理化配置。全省社保工作人员需树立信息化思维，并通过对当前社会大数据技术发展的了解来对社保档案管理工作模式进行全面的改革与创新，同时，依托“金保工程”建立健全社保档案大数据管理平台，从而全面提高社保档案管理的工作质量。

2.在大数据背景的支持下全面提高部门工作的整体效率

一是省级社会保险管理部门需依据当前我国社会发展的基本状况，以及社会各界的相关要求，来督促全省社保经办机构工作人员全面提高对社保档案管理的认知水平，并在合理利用大数据技术的基础上，针对传统的档案管理工作进行模式和基本工作方法的创新；二是定期对所有档案管理人员进行专业技能的培养和考核，除了档案管理相关的内容培训外，还需对其进行大数据技术的统一学习，在此基础上，保障社保档案管理人员岗位职能的发挥，并充分借助大数据社保管理平台，实现部门信息化水平的提升；三是社保档案管理部门需主动摒弃传统管理工作的落后模式，在实际的管理工作中加强对单位现状的了解，并在此基础上通过对大数据的相关利用来掌握本地区单位的参保规律，从而切实制定出更为合理的社保档案管理计划。

3.利用大数据技术加强社保档案管理的安全化建设

首先，要求各社保经办机构能够对本单位内部所有的纸质参保信息进行统一的录入和分析，并在保障各方面数据准确性的同时，实现单位内的电子化管理目标。其次，为了维护大数据社保档案管理平台信息调取和查阅的安全性，要求社保档案管理部门制定严格的查阅制度，对内外网进行合理化加密，以有效防止部分信息数据的泄露，从而保障所有参保人员基本信息存储的安全程度。最后，可将纸质档案与电子档案合二为一，建立起统一的社保档案管理工作室，在实现录入、传递、利用及第三方查阅为一体的服务目标的同时，对单位内部的所有信息进行全方位的合理保护。

4.多措并举，逐步建立健全档案管理的制度体系

一是全面整合行业资源，立足于各单位部门的基本要求来构建、完善全省统一的社保档案管理制度和社会保险档案管理平台，通过对档案登记、考核以及评估等各环节的约束，来保障各部门工作人员自身岗位职能的发挥。二是对全省社保经办机构档案管理人员进行信息化、数字化以及电子化的专业培训，从而保障内部社保档案管理平台的合理开发与利用，以提高相关人员的工作效率。三是制定社保经办机构创建“AAA级”档案室的目标，通过奖惩制度全面调动全省社保经办机构的工作积极性，从而提高对信息化管理的重视程度。四是做好对档案管理的监督工作，对违法违纪的行为给予严厉惩处，严格规范全体工作人员对社保档案信息录入、统计及管理过程中的所有行为，并及时予以核查和回顾，从而避免信息混乱，保障档案管理工作的安全。

通过上述分析研究可见，传统的档案管理工作模式已然落后于时代发展的要求。尤其是在新时期、新形势下，社会在进步，大数据技术也在不断发展，社会各界对社保档案管理工作也提出了更高的要求。相关部门只有在全面贯彻落实社会保险档案管理信息化的基础上，改变其自身原有的、落后的管理理念，逐步深化信息化的相关思维，并通过对行业建设、单位建设以及队伍建设的整体改革，来将信息化贯彻落实到整个社保经办行业的实际工作中，从而实现社保档案管理工作的电子化、信息化的相关要求。为此，各级社保部门必须拧成一股绳，践行国家所提出来的相关政策，在不断提升自身管理工作的专业化水平和服务质量的基础上，提高社会各界的满意率，切实抓好档案管理信息化这一重要环节，以促进行业内部的健康有序发展。