大数据时代企业电子文件归档和电子档案管理的探索与实践

文/姚 姮

在大数据时代，通过分析档案从纸质向电子转变过程中出现的法律凭证、“四性”保障、档案利用等一系列问题，以国家档案局试点项目为基础提出切实可行的解决措施，达到创新管理模式、实现经济效益和社会效益双提升的工作效果

当前正处于以计算机技术为核心的全球网络化时代，随着信息化进程的加快和办公自动化程度的加强，越来越多的电子文件呈现在人们面前。从纸质到电子的转变，可以说是有记录以来档案最大的变革。与纸质文件相比，电子文件具有更大的信息量和更广阔的发展空间，打破了传统档案管理模式，从而为档案工作带来了新的要求和挑战。

基于此背景，国家、行业和技术层面都在不断推进电子文件和电子档案单套制，2016年4月国家档案局发布的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中首次在国家层面明确提出“在有条件的部门开展电子档案单套制（即电子设备生成的档案仅以电子方式保存）、单轨制管理试点”，并逐步开始在全国范围内开展电子档案单套制的试点工作。我公司作为勘测设计行业的代表，以设计项目文件材料归档、会计核算电子文件资料、电子发票以及其他电子票据归档和电子档案管理为试点内容成为国家档案局试点单位并顺利通过试点验收，在试点工作中发现一些问题并探索出一些电子档案管理工作经验。

一、电子档案管理应关注的问题

1.电子档案如何发挥法律凭证效力的问题

在传统纸质档案管理模式中，纸质档案因其载体的稳定性得以保证信息的原生性，进而发挥档案的法律凭证价值。而在数字化时代，电子文件具有极强的流动性和易改性，且修改后难查痕迹，因此，电子档案如何发挥法律证据效力是需要关注的重点问题。我国颁发的《中华人民共和国电子签名法》明确规定“可靠的电子签名与传统手写签名与盖章具有同等的法律效力”，从而确保了带有国家认证的数字证书的电子文件的法律效力。确保电子文件的真实可靠，是电子文件拥有证据证明力的前提。

2.电子档案如何保障“四性”的问题

电子档案的“四性”是指真实性、完整性、可用性、安全性，在电子文件时代，由于电子文件的信息载体的可分离性以及存储介质的不稳定性，导致电子文件存在着使拷贝件和原件“真假难辨”，原文件必须要不断转换格式去适应新系统等问题，削弱和降低了电子文件的“四性”，从而难以有效控制电子档案的“四性”符合程度。

3.电子档案如何利用挖掘的问题

伴随着大数据时代信息建设的不断提速，信息、数据也成为了企业发展和竞争的重要动力，如何分析、挖掘档案大数据是信息深入开发、推进知识管理、企业大数据应用的基础。转换档案利用方式，不仅仅只局限于收集档案相关信息，更需要延伸到前端业务系统——从电子文件产生的源头采集相关数据信息，发掘档案资源价值，让档案“亮起来”。

二、工作中采取的相应措施

面对以上出现的种种问题，我公司持续推进企业档案工作由“双套制”到“单套制”管理模式的转变以及从被动到主动的服务模式的转变，并探索出一些创新性、示范性的先进举措，为公司创造良好的经济效益和社会效益。

1.搭建高效的基础设施，保证电子文件高速流转

建立同城异地备份中心建设，与企业总部实现互联互通。除使用连续数据保护软件对电子档案管理系统虚拟机进行数据保护外，在备份中心机房部署NBU数据备份系统，实现电子档案数据的同城异地备份，提高数据安全性。

建立企业数字档案馆专用私有云平台，基于大规模电子文件存储、管理、利用的要求，为电子档案管理系统的存储扩容和系统运行提供充足可靠的IT资源服务。

建设独立的集中式存储（主存储和备份存储），为电子档案管理系统提供专用存储资源，满足电子档案规模的高速增长，提供高可靠的存储环境。

建立高效企业互联网访问基础设施环境，从总体上提升互联网接入的稳定性、可靠性和高性能要求，保证前后方沟通和信息传输的通畅。

2.优化业务流程，完善电子文件管理模式

完善业务系统作业流程，建立起电子文件从产生、流转至归档的全生命周期管理机制，实现电子文件的及时可靠完整归档。结合业务系统的信息化建设，通过与档案管理系统的对接联动，对业务模式、业务流程进行再造和重组，同步梳理业务流程产生的各类电子文件及其元数据，使电子文件的收集归档与业务系统高度融合，不断推进并最终实现以电子档案为主体的档案“单套制”管理。

以公司设计项目系统为例，为加强设计报告、设计图册等设计产品电子文件和纸质归档的一致性管理，重新梳理产品的出版流程，从而改进优化系统文印出版功能，在原有产品源文件管理基础上，线上提交出版电子文件的PDF版本文件，最终实现出版电子文件和纸质文件归档的一致性，为档案工作向单套管理的转变提供了坚实保障，目前勘测设计图纸档案单套管理工作已着手实施，其他档案文件的单套管理工作将逐步推行。

在财务共享中心中，为优化会计档案立卷归档过程、最大发挥电子会计档案作用，重新梳理电子会计档案元数据及其整理流程，将传统以“卷”管理模式转变为以“件”方式管理，把财务共享中心产生的关键数据信息归档至档案系统，方便后期查找利用；另一方面，在电子发票、电子票据上，已无需打印纸质文件，在档案单套管理的探索实践上取得初步成效。

3.自主开发检测系统，充分保障电子档案“四性”

深入研究电子档案“四性”相关制度标准，自主开发独立于与业务系统，与电子档案管理系统松耦合的设计架构的四性检测系统。通过对电子文件归档信息包、电子档案长期保存封装包进行“四性”检测，并将检测结果可视化展现，展现内容包含四性的检测状态、检测结果、检测时间等信息。四性检测系统读取元数据和电子文件进行四性检测和数据分析，不变更电子档案的任何数据信息，最大程度保护电子档案管理系统的系统独立和数据完整，充分保障电子文件“四性”。

采用数字证书电子签名服务和可信时间签名服务两部分保护数据的完整可信，防止对数据未经授权的修改，确保签名行为的不可抵赖。再加上四性检测系统，从而真正解决了电子文件归档和电子档案长期保管过程中，档案来源真实性、档案电子文件不完整、元数据信息不完整、重复归档、档案迁移可靠性等传统档案工作中难以解决的一系列难题，极大地提高了档案工作效率和数据质量。

4.制定规范的管理体系，建立电子档案管理标准

建立科学合理的电子文件管理制度、标准、规范体系，是有效开展电子文件归档和电子档案管理工作的前提。制度规范应涵盖电子文件从形成归档到档案管理的全过程管理及安全性要求，内容包括档案元数据、归档接口、档案四性检测、数字证书等，统一、规范的制度体系是推进电子文件归档与电子档案管理工作的重要一步。

根据国家《电子签名法》、国家档案局《电子文件归档与电子档案管理规范》等国家、行业的标准规范，结合试点工作目标和档案工作发展趋势，新编及修订了一系列公司级的标准规范，明确了从电子文件形成到电子档案管理的全周期各环节的工作要求，规定了业务系统电子文件和数据信息归档的技术路线、实现机制、归档数据封装规范，从公司管理、档案管理、信息化等各个方面建立和保障了电子文件的管理和归档依据，为推进企业以电子档案为主的档案单套管理工作提供基本依据。

5.完善电子档案元数据，挖掘电子档案价值

电子档案元数据不仅仅只是提高档案管理人员工作效率的数据，更是实施知识管理和大数据分析应用的基础。采集元数据不规范、不完整，就无法揭示业务系统中电子文件的流转过程，导致后期用户利用不方便，档案资源成为“死资源”。制定元数据规范，为归档接口开发建设、档案数据库建设、档案四性检测提供了基本依据。元数据方案本着开放共享的理念，树立“企业档案数据仓库”的理念，从数据长期利用、深度开发为出发点，将业务部门认为重要或需长期关注的业务数据纳入元数据建设体系。元数据取值根据设定规则从业务系统数据中取值或者默认取值，实现元数据自动采集，无需人工干预，并且利用信息技术，实现关联业务电子文件的关联展现，使档案信息资源“活起来”，方便用户后期利用，为电子档案长期利用、知识管理及大数据利用奠定了良好的基础条件。

三、工作效果

1.档案单套管理工作上取得突破

技术上，档案电子文件基于数字证书进行电子签名，解决了电子档案在法律规定的电子凭据可信用方面的基本问题，解决了数字证书过期导致档案电子文件完整性被破坏的普遍难题，解决了电子档案形成时间的可信性问题。业务上，实现电子文件归档质量的全面提升，对于已对接的业务系统中原生为电子的，加上相关技术和制度规范的保障和规定，均可取消纸质载体归档。

2.全面提升电子文件归档质量

在档案单套管理发展形势下，相关档案文件材料归档范围的适用性和适应性同时也需要进行相应调整。一是通过重新梳理相关业务文件归档范围和归档形式，提升电子文件收集归档的可操作性；二是通过完善业务系统作业流程，建立起电子文件全过程收集归档机制，实现了电子文件的及时可靠完整的归档；三是通过电子文件在线归档、自动电子签名、档案四性检测等手段，保障电子文件及时可靠完整归档。

3.管理新模式创造大价值

加强电子文件归档和电子档案管理，持续推进档案单套制管理模式，使企业的档案文件在不同程度减少了纸质输出，档案文件的大量电子化也避免了数字化的大幅投入，实体档案馆运行维护和人工成本随着上述工作将显著减低。推行单套制会给企业带来显著的经济效益，同时纸张消耗的大幅减少在生态保护方面也将产生良好的社会效益。

综上所述，在大数据时代背景下，档案管理信息数量和类型越来越多、信息资源利用也愈加广泛，档案管理工作要顺应时代发展趋势，积极探索如何创新管理工作思维，树立大数据应用理念，进一步挖掘电子文件价值，从成果管理转变为价值管理，打造完整高效的档案信息大数据平台，从而使档案更好地发挥服务与利用功能，为公司的发展提供有力的支撑。