新形势下高校档案管理现状及应对策略

文/李 笃

当前，我国通过应用总体经济理论，推动了全球市场经济的发展，为我国高校参与全球教育行业竞争营建了前所未有的机遇。同时，也推动了我国高校教育的全面转型升级。本文以此为出发点，在我国高校高质量发展新形势下，概述了高校档案管理内涵，介绍了高校档案管理现状，剖析了档案管理中存在的问题，并提出了应对措施与策略

进入新时代，高校档案管理通过增强档案管理的信息属性，提高了档案采集、存储、使用的功能。借助信息化深化改革，建立档案数据化管理，深入发掘了档案数据特征，全面提高了档案管理效率、扩增了档案数据化管理后的效用，推动了高校行政管理、教育管理、资源管理等各个方面发展。

一、高校档案管理内涵解析

从概念界定看，高校作为一个教育组织机构，在其运行过程中生成的所有资料，均可以作为档案进行收集、整理、著录、鉴定、保管、编研、统计、利用服务等。

随着高校系统性改革工作的深化，档案管理也正在向着规模化、功能化、数据化方向持续扩展。例如，在规模化方面，高校与高校之间、高校与行政单位之间的档案信息交互频率正在增加。在功能化方面，高校档案管理的成果，可以为国家教育事业、人力市场建设等提供更为精准的依据。在数据化方面，日新月异的高校高质量发展，每日均在生成海量档案信息，为了实现对此类信息的高效化管理，则需要进一步将其升级档案数据化管理水平。

二、新形势下高校档案管理现状分析

与传统时期的高校档案相比，新形势下的高校档案管理已经发生了根本性转变。首先，自2018年大范围实施“互联网+”改革以来，我国高校通过建立计算机网络，全面实现了档案信息化管理改革，更新了档案管理自动化办公系统、建立了新型档案信息管理系统。其次，在档案信息化管理中，已经实现了档案信息采集、存储、上传、应用方面的一体化管理。最后，由于近年来数字化思维、数字化技术在各行业诸领域的应用，高校档案管理中出现了信息化管理深化改革与转型升级的新需求。

具体而言，初级的高校档案信息化管理，只是将纸质档案管理，转变成了电子档案管理，实现了管理方式上的根本转变。然而，这种转变只是在较低水平上提高了档案管理效率。要真正发挥档案管理效用，则需要深入一步，在深度层面上，结合当前对档案管理信息化管理的认知水平，将其延伸到档案数据化管理阶段。由于高校档案信息化管理与数据化管理之间存在本质性差别，前者注重管理方式的变革，后者强调管理效用的扩增。因而，需要抓取档案管理要素、档案管理指标、档案管理信息之间的数据共性特征，进而创建档案数据化管理体系，实现档案管理功能层面的转型，扩增档案管理效用，提高高校全要素生产率。

三、新形势下高校档案管理存在的问题

1.档案管理理念滞后

新形势下高校档案的数据特征已经获得了有效发掘，应用初级信息化管理阶段的管理理念，既不能满足数据分析需求，也很难真正达到对档案管理价值开发。以教育教学方面的档案管理为例，图书馆档案、教育产品档案、学籍档案之间存在密切关联，按照高校档案信息化管理理念，重点放在对各个子类的档案信息化管理方式上。

例如，一方面侧重于数量方面的信息增量处理，另一方面十分注重对于这些档案信息的单一化利用。如图书馆档案、教育产品档案、学籍档案，对于教师而言，有利于辅助教师研发新的教育产品。但是，由于缺少教师与学生两大主体，对于此类档案信息的交流与实时共享相对不足，容易使利用结果大打折扣。另外，对各类档案进行数据分析方面的不足，也降低了档案管理效用。很难实现真正意义上的档案高效使用、充分利用等目标。

2.档案管理效率较低

从实践经验看，对部分高校而言，虽然增强了档案管理的重要程度，但在档案信息化管理方面，既没有充分理解档案信息化管理存在多个发展阶段，也没有更为清晰地区分信息化管理与数据化之间的本质性差别。

所以当高校将档案管理限定在信息化管理阶段时，就导致了不能满足新形势下高校高质量发展中对于档案的高效使用、充分利用需求。深入一步看，现代高校与国家、社会、家庭、个体之间的关系日益紧密，对各行业诸领域的发展、人力市场的完善等越来越发挥着不可替代的作用。因此，一方面高校档案管理效率较低时，社会组织与个体人格向社会人格的全面发展速度相对较慢；另一方面高校与人力市场的信息比较不全面，进而影响人力资源“供给侧”与“需求侧”之间的均衡性。

3.档案管理利用不足

从当前的实际情况看，在完成高校档案管理人才更新换代与信息管理技能培训事项后，档案管理人员的综合素质仍然有待提高。而且在团队建设方面需要进一步结合档案数据化管理需求，提高团队协同管理能力。另外，随着移动终端新型数据采集设备的创新及应用，需要按照终端数据采集、通讯传输、数据中心数据分析等基本流程，开展系统性培训等。

四、新形势下强化高校档案管理的应对策略

1.提炼改革经验，更新档案管理理念

首先，高校应该提炼前期档案信息化改革经验，在档案信息属性基础上，突出档案数据特征。建议从两个方面开发档案管理价值，一方面赋予档案管理一个明确的中介功能，使其能够成为档案管理使用主体的“工具”；另一方面应该区分档案信息化管理与数据化管理之间的本质性差别，清晰地界定信息管理方式与数据分析功能。

其次，建议划分出“互联网+高校档案”改革的不同阶段，梳理出档案信息化管理阶段、档案数据化管理阶段，以及未来的档案智慧化管理阶段。根据当前高质量发展的需求与数字化技术应用现状，推动档案信息化管理向数据化管理的转型。同时，应该在互联网的“万物互联”基础上，将信息交互、数据共享作为档案数据化管理的基本前提，先建设档案数据化管理体系，再结合数据共享平台推动配套的机制改革，全面实现高校档案的高质量管理。

2.增加数字技术，提高档案管理效率

首先，应该在高校自动化办公、信息管理系统条件下，引入数据库技术，开展档案管理数据库建设工作。建议按照“数据库技术+计算机技术”的基本经验，在档案管理信息库基础上，建设档案管理要素库、档案管理指标库，并在二者之间建立起对应关系。完成不同类型的档案数据库建设后，可以通过信息管理系统中的通讯网络，将各个类型的档案数据库关联起来。

其次，建议应用大数据技术，在明确了终端数据采集——中端数据通讯传输——数据中心管理三大板块后：（1）在终端数据采集方面，购置新型数据采集设备，如语音输入设备、电子扫描设备、手持数据采集设备等，提高档案数据采集效率。（2）在数据传输方面，建议以当前的5G技术为准，结合高校计算机网络建设条件，建设基于5G技术的高速通讯网络。（3）在信息管理部门设置独立的数据管理小组，或者专门设置一个数据中心管理部门，增强档案数据化管理效率。简单讲，应该在三大板块的基础上，建立一个以“数据采集——数据上传——数据存储——数据获取——数据分析——生成分析报告——分发分析报告——调整数据档案管理方案”为基本流程的高校档案数据化管理体系。

3.培育新型人才，扩增档案利用途径

在高校档案数据化管理体系建设过程中，应该配套的实施系统性的人力资源管理培训，以此保障在培育新型人才的基础上，实现扩增档案管理成果利用途径的目标。首先，建议应该从数字化思维出发，优化管理人员的知识结构。具体操作中，应该先采用档案分析法对现有的管理人员开展摸底调研与知识结构解析，再通过制定知识结构优化专题开展培训，尤其应该突出数字化思维的培育，为后续的数据分析奠定必要条件。

其次，应该培训全要素分析与指标细化处理方法，使管理人员能够利用数据库技术更为全面地解析档案管理要素、完善档案管理指标。至于大数据技术方面的培训，建议与技术提供方签订合同，通过第三方开展专门化培训。最终则能够实现按照“以能配岗”的思路，将档案管理人员配置到合适的档案管理岗位等。

上述分析研究表明，新形势下高校档案管理的重要性在提升，作用在扩大。从以上初步分析可以看出，前期档案管理信息化改革中对高校发展起到了积极的促进作用。而在新形势下，我国高校高质量发展时期，一方面应该吸收、提炼前期改革经验；另一方面则需要在深度与广度两大层面，开发档案的数据特征，借助对数据库技术、大数据技术的进一步应用，建立效率更高、效用更大的档案数据化管理体系，进而为我国高校发展提供必要的技术支撑。尤其是在不同类型的档案管理中，应该尽可能利用数字化思维与数字化技术，增强数据共享、推进协同管理。据此，高校档案管理将会呈现一个新的局面，必定会更好地助力于高校的快速发展。