国有企业档案管理数字化转型策略研究

文/李 珏

本文结合当前国有企业档案管理实际问题，分析档案管理数字化转型过程中面临的困境，并提出相应有效的国有企业档案管理数字化转型策略，期望可以对其进一步的提高认识和理解，促进国有企业档案管理工作的顺利开展，为企业的发展与进步搞好服务与利用

国有企业是国民经济发展的命脉，是我国国民经济体系中十分重要的一部分内容，在社会主义现代化建设过程中占据着十分重要的地位。档案本身是国有企业在日常生产经营以及管理过程中各项工作的真实性记录，是国有企业中各种资产的重要凭证，是国有企业在发展过程中十分重要也是很关键的一项知识资源和宝贵的财富。将信息化技术应用并渗透到档案管理的工作中，能够为档案管理工作的开展提供新的平台和技术，为相关工作的顺利进行提供良好的支持，帮助企业更好地制定出对国有企业发展有利的决策。因此，结合企业管理实际，来分析及探索国有企业档案管理数字化转型策略意义，尤其面对当前新冠疫情防控的重要时期，数字化转型发挥着重要作用。

一、国有企业档案管理数字化转型过程中存在的实际问题

现如今在计算机技术体系不断完善的前提下，国有企业的信息化建设工作正在全面开展，整体模式正在不断完善，信息化工作几乎普及和渗透到了企业管理的各个环节，包括国有企业的办公管理、财务管理、采购管理等多个方面，档案管理的信息化建设水平正在不断提高，并且为国有企业的长远发展做出了一定的贡献。但是现实中国有企业的档案管理数字化建设情况和国际方面相比较，仍然体现出一定的落后性，缺乏真实有效的建设体系就是其中之一。

1.国有企业档案管理数字化建设的难度比较大

现代社会的发展过程中，以数字化形式开展的档案管理工作，本身就是一种高新技术产物。在这个过程中，需要基于高新技术体系以及专业的计算机网络技术和电子设备作为支撑，国有企业的档案管理数字化建设过程中，应用到的技术本身比较丰富，因此也会存在很多技术方面的问题，包括一些数字化的产品，在使用的过程中兼容性能并不是很良好，将其进行使用之后可能会被淘汰，因此导致数字信息在一些新的硬件设备和软件中难以得到显示[1]。这种问题对于档案管理工作的顺利开展造成的影响极大，使国有企业在实现数字化档案管理以及建设的过程中遇到了多样化的困难，直接影响到了国有企业发展的进程。

2.国有企业档案管理软硬件设施更新的速度比较慢

很多国有企业在档案管理的数字化建设过程中取得了优异的成绩，发展和建设的脚步比较快。但是整体上来看，国有企业档案管理过程中使用的一些专用的设备和设施，更新的速度比较缓慢，使用的设备相对来说比较陈旧。在应用的过程中，仅仅能够满足国有企业的日常档案管理需求，而无法真正满足数字化发展的客观要求。比如说，针对国有企业开展数字化档案管理建设时，需要配备各种型号、功能丰富的扫描仪以及电子资料备份设备等，而这些设备本身具有的落后性，可能无法满足新时代国有企业发展的实际需求，在这些方面缺乏投资，导致数字化档案建设的目标始终难以实现[2]。

3.国有企业档案管理数字化转型中存在的业务问题

在传统的档案管理工作中采取的一般是纸质管理的模式，在管理和应用环节，必然会存在一些业务问题。如果无法得到有效的处理，就会使国有企业的数字化档案建设工作难以顺利开展。比如说，在针对原始的纸质档案进行鉴定时，可能会存在标准不明确以及人为操作方面的问题，使鉴定得出的档案数据资料的内容不是十分完整，体现在有一部分国有企业针对原始档案进行扫描的过程中，仅仅扫描了正本，而忽视了草稿，直接影响到后续档案使用的真实性以及准确性[3]。

二、国有企业档案管理数字化转型的策略分析

1.培养具有信息素养的档案管理人才

为了更好地开展档案管理工作，面对当前国有企业中复合型人才缺乏的问题，需要在加快人才培养步伐的同时，引进一些新的技术。实际上，国有企业中普遍存在人员的年龄结构不合理、人员的计算机操作水平不高和习惯于使用传统纸质档案开展管理工作等问题。因此，国企应当培养一批综合素质更强，同时了解档案管理业务，掌握自动化技术以及网络化技术等多个方面的信息管理技术综合人才，并参与到档案管理的过程中发挥相对应的效果和作用[4]。相应而言，陕西延长石油集团重视对档案管理工作人员的教育以及培训，定期对企业开展相对应的教育，使人员的综合素质水平得到进一步的培养。另外，结合实际情况采取公开招聘制度，吸引更多更优秀的档案管理人才，从事到档案管理的工作中，使陕西延长石油集团的数字化档案建设人才队伍得到进一步的完善和充实。而在新的技术方面，结合企业内部的制度体系进行合理的引入，使原本的档案管理模式得到改善，突破传统档案管理工作中存在的限制性因素，确保国企数字化档案管理工作更加顺利地进行。

2.把握企业档案数字化转型发展的方向

国有企业档案工作数字化转型主要是一种使用数字化技术来对档案工作进行变革管理，实现档案的资源数字化、业务的流程数字化以及管理的模式。数字化转型并不仅仅是使用现代化的数字化技术来使档案管理的效率得到提高，更为重要的是，通过这种现代先进的数字化技术，对档案业务体系进行重构，对流程进行合理性的构建和划分，让档案业务的管理工作在转型升级的过程中，创造出更多的价值[5]。首先，需要实现管理对象从纸质化档案向数字化档案的转变，为产生的各种电子信息数据的记录以及分析创造良好的条件。其次，信息化档案管理方式，从手工管理模式向系统管理体系的转变。让国有企业中档案管理从传统的分段式管理以及手工管理的模式，转变为集成化管理模式以及自动管理体系，让各种系统实现自动归档以及搜集和整理业务的目标。另外，是管理模式从传统的行政管理实现协同管理。基于数字化技术使档案业务的监督指导、跟踪检验流程以及考核评价体系得到了进一步的完善和规划，形成了国企总部、所属企事业单位共同治理的一种新局面。在此基础上，在这个过程中，延长石油集团的档案馆长以及副馆长等人，向省档案馆汇报了档案部门的实际情况，包括档案目标管理认证、地质资料的汇交以及档案编制等多个方面的内容，获得了上级领导部门的认同和鼓励，延长石油集团的档案管理在未来的数字化转型和人员的培训方面更加重视加强相关的工作，并和省档案馆之间及时协调，促进国企档案管理效果进一步提升。

3.进一步完善国企的档案管理数字化制度体系

市场经济的发展过程中，我国的法律制度正在逐步完善，国企也同样需要依靠法律制度体系来开展相关的工作，使国企内部的档案管理制度得到规范。在这个过程中，必须要结合实际情况来开展档案的数字化建设以及管理工作，将其落实在各个企业以及部门的发展过程中，使档案的管理效果进一步提高，并规范档案管理工作的整个流程，建设数字化档案管理工作体系，努力提高数字化档案建设工作的质量效果。在这个环节，可以渗透多元化的内容，包括电子文件归档的规范以及电子档案管理的技术标准和信息安全建设流程等多个方面[6]。

4.要进一步完善国企档案工作数字化转型保障体系

国企档案工作的数字化转型过程中，需要对整体的战略框架体系以及业务系统进行完善，使各个方面都能够获得众多要素的支撑和保障[7]。首先，要将档案管理工作的数字化转型归结到企业数字化转型的整个模式中，使其和企业的发展同步运行，并且为相关工作的开展提供必要的人才保障和资金支持，还要结合实际情况来制定出相对更加完善的国企数字化转型专项规划，有步骤、有安排地执行相应的工作。其次，重视组织保障体系的构建，包括业务部门、信息部门以及档案管理部门的整体性协同体系，使其得以完善，让国企档案部门在整体的数据管理过程中职责明确、定位清晰，可以对不同部门进行科学的责任安排以及分配，并促进国企档案管理的数字化转型[8]。

总而言之，当前社会的不断发展过程中，对国企的档案管理工作必须加以重视。数字化的转型以及发展必须要通过提高人才队伍的综合水平以及完善制度体系等多个方面来实现，使档案管理数字化转型以及建设的效果更加理想，达到相关方面的要求和目标，提高国企档案管理的效率和质量，为国有企业的加速发展提供有效的服务与大力支撑。