档案管理过程中精细化管理方法分析

宋韶芬

（新疆阿勒泰市北屯镇住房和城乡建设服务中心，新疆 阿勒泰 836300）

单位档案是单位日常工作的记录，在长期发展中所形成的重要文件资料，真实反映出单位的发展进程。对于档案管理来说，不仅能够记录单位的发展过程，更为重要的是反映出各级领导以及员工的工作状态，是落实人员管理的重要资料。从这个方面出发，档案管理有序进行，提高档案管理的水平，才能促进单位的稳步发展和进步。基于此，档案管理人员应该研究和分析提高档案管理效率的方式，促进该工作顺利进行。

一、档案管理过程中精细化管理的意义

（一）给企业提供最好的服务

精细化管理是重要的管理思想理念，对于单位发展有着重要的价值。要想实现管理理念深入发展，需要引导单位文化创建，只有这样才能保证企业内部思想上的统一，所有员工都能够为企业发展付出自己的努力，保证精细化管理有序开展和落实。

（二）推动企业的可持续发展

现代社会竞争压力增大，企业面临着巨大的生存压力，要想取得长远发展和进步，就要做好内部管理工作，需要逐步引入精细化管理手段，提高档案管理的总体水平。因为企业内部档案全面地记录了企业发展中的各项资料与文件，所以单位的档案管理人员需要积极总结经验教训，对于档案管理精细化有深刻的认识，明确工作思路和方法，保证单位管理工作顺利进行，给企业的可持续发展起到一定的促进作用。

（三）能够实现科学的岗位规章

任何工作的开展都是“人”进行的，所以人对于工程质量和效率有直接的影响。对于人的管理尤为重要，需要设定科学合理的管理制度，保证工作效率和质量。单位管理人员制定出切实可行的精细化管理制度，包含一定的激励措施，才能促进人员工作积极性的提升。而管理制度的设定，一方面要从档案管理实际情况出发，另一方面需要确定岗位职责，这样才能保证档案管理顺利实施。

二、精细化管理方法分析

在档案管理工作开展的过程中，精细化管理的方法应用需要从以下几个方面入手，才能够将精细化管理方式的效果发挥出来。

（一）落实精细化管理标准

企业档案管理开展过程中，需要按照工作标准落实各级管理人员的工作标准和要求，管理人员在了解自己的工作任务后，制定出精细化管理措施和流程，详细规定编码、分类、档案、资料、整体过程的全面管理和控制，实现各个档案管理阶段的精细化管理标准，消除档案管理混乱的问题，让档案完整的保存下来，为今后检查提供基础。需要注意的是，在进行精细化管理标准制度落实的过程中，需要根据档案管理的要求以及档案管理工作的内容，细致性的区分各种档案管理的标准，从而按照标准的方式开展管理，只有这样子才能够将档案管理的水平提升。

（二）运用精细化管理方法

企业需要重视档案管理工作，各级档案管理人员实现精细化管理和控制，如果有人员没有按照岗位工作要求进行档案管理，应该予以严厉处罚，严重不遵守规定者，给予开除，可以有效地净化档案管理团队，执行相关的管理流程和制度，从而可以保证档案管理顺利进行，保证档案管理工作质量和标准，实现精细化管理。

此外，档案管理流程要尽量简化，可以使得档案管理工作顺利进行，达到精细化的标准，以防止在档案管理工作发生差错的问题，可以有序组织开展归档、管理、分类、存档等，如果企业在档案管理中没有实施精细化管理措施，也就无法实现档案管理的有效控制，存在档案丢失、缺损等问题，极大的影响企业的发展和进步。因此，企业实施精细化档案管理措施，严格按照规定开展工作，发挥出精细化管理的优势，保证档案管理工作有效落实，各项有效开展进行，促进管理效果和质量的提升。

（三）落实标准化档案管理流程

全面分析和了解档案管理工作效率较低的原因，主要是管理方式不合理，管理人员在日常工作中，缺乏有效性，细节性工作管理和控制有着严重的问题，分类不明确。为了改变这一现状问题，企业需要严格落实档案管理的流程，各个环节都要符合精细化管理的标准，认真做好分类和归档管理工作，结合不同档案内容进行分类管理，不同类型的档案存储在不同的位置上，保证各类档案都能够实现合理的分类和精细化管理，实现流程的规范化管理和控制，真正体现出精细化管理的优势，促进档案管理总体水平的提升。

因此，档案管理要想提高管理水平和质量，就要严格执行标准化、精细化管理的标准与要求，做好流程管理和控制，实现档案管理规范化控制，实现人员有效管理和控制，符合精细化管理标准，同时还要积极的改进和完善，适应企业档案管理的要求。此外，还要做好精细化流程规定，达到规范化的标准，禁止存在档案不完善、缺失等问题。

（四）管理中落实奖罚机制

要想档案管理工作不会有任何的错误和问题，就要在档案管理实施中严格落实奖罚机制，对于遵守管理规定的人员给予必要的奖励，而违反管理规定的人员给予严厉的惩罚，以起到警示的效果，可以保证各级管理人员在工作进行中达到精细化管理的要求，认真完成各项档案管理工作，严格执行精细化管理的流程，保证档案管理高效、准确的完成，提高管理的效果，防止档案管理有任何问题出现。

因此，档案管理实施中，除了严格遵守管理规定后，设定符合要求的奖罚机制是非常重要的，这是档案管理的重要举措。只要是发生了珍贵档案损失的情况，立即追究相关人员的责任，处罚责任人，管理人员应该做好精细化档案管理的措施，达到细致、高效的管理，实现管理效果和水平的提升，任何一份档案都被完好地保存下来，提高档案管理的总体水平，为企业实现长远发展起到积极的作用。

（五）提高企业档案管理工作者的职业技能

在档案管理过程中想要达到精细化管理的要求，这需要从以下几个方面入手。首先对于信息化管理的特征需要给予一定的肯定，也就是在实践的过程中通过网络立足于节点传播以及大数据的集成化利用，在满足于精细化管理要求的基础上，需要根据档案管理的要求将针对性的管理计划制定出来。其次，根据档案管理信息化的特征，要求对岗位的职能进行科学划分，保证各个岗位工作人员的职业技能得到精细化的控制，无论是从信息管理特征分析或者是从专业人员的精细化实施分析，都需要将档案管理工作的职能以及应用要求相互一致，所以在企业档案管理工作开展的过程中，需要将其的职业技能提升，从而给精细化管理工作开展奠定良好的基础。在具体操作的过程中建立相关档案管理人员，开展专门的培训工作，也就是借助于各种相关考核的方式，对档案管理工作人员的能力进行综合分析，然后对相应的档案资料审理，收集以及档案分类能力培训，使其能够在工作开展的时候切实将自身的作用发挥出来，从而保证档案管理的完整性。

结语

总而言之，在档案管理过程中对于档案管理资料的要求非常高，因此必须要采取精细化管理方式应用才能够达到档案管理的要求。在以上分析中对精细化管理方法，在档案管理过程中的应用要点进行了深入研究，目的在于提高档案管理水平促进企业的不断发展。